E-Mail-Marketing Strategie: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Kampagne

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E-Mail-Marketing hat den größten positiven Einfluss auf die Erreichung der Umsatzziele und die Steigerung der Conversions. Nicht einmal Suchmaschinenoptimierung kann dabei mithalten. 2019 gab es weltweit 3,9 Milliarden E-Mail-Nutzer, bis 2023 sollen es laut Prognosen rund 4,3 Milliarden sein. Und auch die Zahl der täglich verschickten E-Mails wächst zunehmend, waren es im Jahr 2017 noch 269 Milliarden, erwarten Schätzungen im Jahr 2025 rund 376 Milliarden.

Mit E-Mail-Marketing könnt ihr viele potenzielle Kunden gleichzeitig erreichen, ihr könnt persönliche Beziehungen zu ihnen aufbauen und pflegen. Kurz: Newsletter sind ein Kanal, um den keine Marketing-Abteilung herumkommt.

Damit ein Mailing die richtige Zielgruppe erreicht und die gewünschten Handlungen hervorruft, bedarf es einer Strategie.

E-Mail-Marketing planen – Deshalb braucht ihr Strategien

Das E-Mail-Marketing steht vor zwei großen Herausforderungen. Zum einen müssen die Newsletter höchst effektiv sein, um die gewünschten Ziele zu erreichen und nicht in der täglichen Flut der Nachrichten unterzugehen. Zum anderen sind die rechtlichen Rahmenbedingungen der DSGVO so streng, dass es einiger Vorbereitung bedarf.

Umso wichtiger ist es, bereits zu Beginn einer Kampagne richtig aufgestellt zu sein. Durch E-Mail-Marketing lässt sich kostengünstig mit vielen Interessenten in Kontakt treten. In dem ihr Segmentierung und Personalisierung nutzt, könnt ihr unterschiedliche Angebote versenden, die genau den Nerv des Konsumenten treffen. Fühlt sich dieser gut abgeholt und in seinen Bedürfnissen verstanden, wird er mit großer Sicherheit einen Lead produzieren.

Schritt für Schritt zur Newsletter-Kampagne

Damit die Kampagnen erfolgreich performen, sollten im Vorfeld einige Planungsschritte durchlaufen werden. Für jedes neue Projekt müssen die Schritte optimiert werden.

Definiere Ziele deiner E-Mail-Kampagne

Wie in allen Bereichen des Online-Marketings müssen die Ziele nach dem SMART-Prinzip festgelegt werden. Je genauer die KPIs im Vorfeld bestimmt werden, desto besser lassen sich die Ergebnisse messen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass alle Zielstellungen auch realistisch in der Konzeption verankert werden. Utopische Vorstellungen sind nicht hilfreich für den Erfolg. Zu den wichtigsten Zielen gehören unter anderem

• neu generierter Traffic,
• die Stärkung der Kundenbeziehung und
• natürlich die Steigerung der Umsätze.

Dafür können eigene KPIs entwickelt und mit konkreten Zahlen untermauert werden.

Lege deine Zielgruppe für den Newsletter fest

Um passgenaue Mailings zu versenden, ist es empfehlenswert, nicht eine homogene Zielgruppe festzulegen, sondern granularer vorzugehen. Das bedeutet: unterteilt unterschiedliche Empfängergruppen nach demografischen, sozio-demografischen oder psychografischen Merkmalen. Ebenfalls unterschieden werden müssen Bestandskunden sowie Neukunden.

E-Mails sind effektiv, wenn sie für ihre Empfängerinnen und Empfänger relevant, sprich auf Ihre spezifische Zielgruppe abgestimmt sind. Genau wie bei jeder anderen Marketingaktivität definieren Sie also auch hier im ersten Schritt Ihre ideale Kundschaft – Ihre sogenannte Buyer-Persona. Denn nur wenn Sie die Anforderungen Ihrer Zielgruppe kennen, können Sie Ihre E-Mail-Kampagne auch auf diese ausrichten.

Mithilfe von Analyse-Tools und eigener Recherche lassen sich zudem die Onlinezeiten der unterschiedlichen Gruppen ermitteln. Für Neukunden müssen zudem die Anforderungen der DSGVO – im Double-Opt-in-Verfahren – berücksichtigt werden. Das Anmeldeformular sollte hier prominent – und bei Bedarf auch mit einem Anreiz – auf unterschiedlichen Kanälen präsentiert werden.

Plane die Inhalte deines Newsletters

Ein Leitfaden mit den Inhalten muss erstellt werden. Diese können je nach Zielgruppe und den unterschiedlichen KPIs voneinander abweichen. Der Content hängt eng mit der Zielstellung zusammen. Ein Newsletter sollte immer nur auf ein Ziel ausgerichtet sein. Sollen Kundenbeziehungen gestärkt werden, sind Geburtstage oder Feierlichkeiten ein willkommener Anlass. Um einen Anstieg des Traffics zu erreichen, können Neuigkeiten mittels eines Mailings versendet werden. Und natürlich helfen Produktvorstellungen, die Conversions zu maximieren. Hierfür können bereits in der Strategieplanung unterschiedliche Vorlagen erstellt werden.

In jedem Falle solltet ihr in euren Newslettern Mehrwerte bieten. Ob bereits bei der Akquise neuer Abonnenten oder auch bei bereits bestehenden … Nutzer sind im Umgang mit ihren Kontaktinformationen vorsichtig geworden und es braucht Überzeugungsarbeit, damit sie diese Daten mit euch teilen. Deshalb bietet ihnen etwas im Austausch gegen ihre E-Mail-Adresse. Mögliche Inhalte, die einen Mehrwert darstellen können, sind:

Mögliche Inhalte & Mehrwerte für euren Newsletter

• E-Books (ausführliche Materialsammlungen zu einem Thema)
• Whitepaper
• Infografiken (gut Zusammenfassung eines Themas in grafischer Form)
• Checklisten
• Vorlagen (zB Rechnungsvorlagen, Lieferscheinvorlagen, Mahnvorlagen)
• Webinare oder Schulungen

Ermittle den Versandzeitpunkt deines E-Mail-Marketings

Je nachdem, wann die ermittelten Zielgruppen erreichbar sind, sollte dahingehend der günstigste Versandzeitpunkt gewählt werden. Der falsche Zeitpunkt wirkt sich negativ auf die geplanten Ziele aus. Im B2B-Bereich sind der Freitagnachmittag oder der Montagvormittag eher ungünstig. Entweder sind die Ansprechpartner bereits im Feierabend oder sie arbeiten die Nachrichten des Wochenendes auf. Anhand einer Analyse kann die Onlinezeit der Zielgruppe ermittelt werden und das Mailing kommt genau zur richtigen Zeit im Postfach an.

Erstelle mögliche Betreffzeilen und teste sie

Kurz, knackig, präzise. Idealerweise hat ein Mailing-Betreff nur so viele Zeichen, wie sich in der Vorschau komplett darstellen lassen. Der Empfänger muss sofort mit der wichtigsten Information versorgt und neugierig gemacht werden. Der Betreff soll ein Bedürfnis wecken, dass der Leser gar keine andere Wahl hat, als zu klicken und bestenfalls einen Lead zu hinterlassen.

Mit A/B-Testings lassen sich verschiedene Versionen ausprobieren. Nach einer definierten Testphase wird erkennbar, welche Variante besser bei der Zielgruppe ankommt.

Finde die passende Software für dein E-Mail-Marketing

Massenmailings werden keinesfalls einzeln verschickt. Das händische Pflegen ist ein Arbeitsaufwand, den ich vermeiden könnt. Für das E-Mail-Marketing gibt es professionelle Software, die nicht nur versendet, sondern viele weitere Funktionen aufweist.

Welche der Online-Programme die besten Funktionen und Konditionen bieten, haben wir für euch in diesem Text getestet und zusammengefasst: Die besten Newsletter-Tools 2022 für Gründer und Startups.

Hier spielt vor allem die DSGVO-Konformität eine wichtige Rolle. Von einer genauen Segmentierung über die Personalisierung bis hin zum Retargeting und zur Auswertung können alle wichtigen Aufgabenfelder abgedeckt werden. Bei kostenlosen Anwendungen sind die Meinungen zwiegespalten, im schlimmsten Fall kann die Zustellbarkeit nicht garantiert und die eigene Reputation geschädigt werden.

Werte den Response auf deine E-Mail-Kampagne aus

Ist der Newsletter versendet, kann nach einigen Tagen die Auswertung hinsichtlich der festgelegten KPIs erfolgen. Neben Öffnungs- und Klickraten, ein Blick auf die Bounces werden auch die Ziele betrachtet. Sind die Erwartungen erfüllt, können die folgenden Mailings geplant werden. Wurden Ziele nicht oder unterdurchschnittlich erreicht, empfiehlt sich ein Retargeting und ein Versand an die Abbrecher. Aus den Ergebnissen lassen sich zudem Optimierungsmöglichkeiten ableiten, was bei einer zukünftigen Kampagne verbesserungswürdig ist.

Fazit: Strategieplanung für E-Mail-Marketing ein absolutes Muss

Ohne eine detaillierte Konzeption wird E-Mail-Marketing keinen Erfolg bringen. Unter Berücksichtigung unterschiedlicher Zielgruppen, Zielstellung und Themengebiete können die jeweiligen Empfänger bedürfnisorientiert angesprochen werden. Neben den harten Zahlen und Fakten sind ein Redaktions- und Zeitplan verpflichtend.