Vertriebsoptimierung: Mehr Kunden und mehr Umsatz durch Automation und effektive Prozesse

Ob etabliertes Unternehmen oder Startup nach der ersten Phase: Wenn ihr euch im Markt halten wollt, geht das nur durch einen erfolgreichen Sale. Und nicht nur einen, sondern möglichst viele. Dieses sehr allgemeine Unternehmensziel hat viele Facetten. Wie euch dabei eine Vertriebsoptimierung helfen kann, zeigt dieser Fachartikel.

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Ganz klar, jeder Unternehmer wünscht sich erfolgreiche Geschäftsabschlüsse. Ob Dienstleistung oder der Verkauf eines Produktes, in aller Regel messt ihr euren Erfolg am erfolgreichen Sale. Die Wege dahin sind oft nicht einfach, manchmal sogar mysteriös. Aber gerade, wenn ihr gar nicht so recht erklären könnt, wann und vor allem warum eure Kunden sich für euch entscheiden oder eben nicht, dann solltet ihr euren Vertrieb sehr genau analysieren und in der Konsequenz optimieren.

In diesem Artikel zeigen wir euch in drei Steps, wie ihr vorgehen könnt:

  • Step 1 Analyse des Ist-Standes
  • Step 2 Digitalisierung und Kooperation
  • Step 3 Wiederholung von Step 1 und 2

Übrigens: Selbst wenn ihr gerade sehr erfolgreich seid, solltet ihr immer wieder die Vertriebsoptimierung in den Fokus nehmen. Denn es ist viel schwer, gegen einen Negativtrend zu arbeiten, als in guten Zeiten Abläufe, Strukturen und Angebote noch besser zu machen.

Ziele der Vertriebsoptimierung

Wie jede Veränderung im Unternehmen solltet ihr euch auch bei der Vertriebsoptimierung als erstes die Frage stellen, welches grundlegende Ziel ihr verfolgt. Denn schon hier können sich unterschiedliche Herangehensweisen ergeben. Mögliche Ziele sind:

  • Steigerung des Umsatzes
  • Verbesserung eurer Rentabilität und Gewinns
  • langfristige also nachhaltige Stabilität des Absatzes

Nur ein kleines Beispiel, warum es wichtig ist, dies zu unterscheiden: Ist der Flaschenhals eures Vertriebes die geringe Anzahl von Kunden oder die Zahl an Vertragsabschlüssen mit euren Kunden, dann sind andere Maßnahmen gefordert als wenn ihr eine hohe Zahl von Abschlüssen habt, aber der Gewinn an jedem davon nur sehr gering ist.

Step 1 der Vertriebsoptimierung: Analyse des Ist-Standes

Um zu verstehen, was euch gerade ausbremst oder warum etwas nicht so funktioniert, wie es sollte und könnte, müsst ihr euch das Ist genau anschauen. Deshalb solltet ihr folgende Detailanalysen angehen:

Kenne deinen Markt: die Markt- und Konkurrenzanalyse

Was ist euer Zielmarkt, wie groß ist er, welche Potenziale hebt ihr schon, welche noch nicht. Manchmal baut man seine Geschäftsidee auf einem Bedarf auf, den es tatsächlich so gar nicht gibt. Das solltet ihr regelmäßig prüfen und mit klaren Zahlen analysieren.

Dazu gehört auch – nicht selten ist das sowieso der wichtigste Indikator – eine Prüfung der anderen Angebote auf diesem Markt. Welche Player bieten gleiche oder ähnliche Produkte, zu welchen Konditionen, was machen sie gleich und was anders? Aus den Fehlern aber noch viel mehr aus den Erfolgen der Konkurrenz könnt ihr viel lernen.

Wie eine Markt- und Konkurrenzanalyse funktioniert, zeigen wir euch in diesem Fachartikel: Markt- und Konkurrenzanalyse für den Businessplan.

Dazu gehört auch, eure Preisstrategie im Vergleich zum Markt zu prüfen und verschenkte Potenziale aufzudecken.

Kenne deine Kunden: Zielgruppenanalyse

Je besser ihr eure Kunden kennt, desto genauer könnt ihr ihnen das Angebot machen, das sie nicht ausschlagen können. Ob man Persona als Analyse der idealtypischen Kunden nutzt oder klassische Wege (wie Befragungen, Big Data Auswertung usw) der Zielgruppenanalyse geht – im besten Fall natürlich beides! – Ziel der Analyse sollte es sein, dass ihr sehr genau sagen könnt

  • wer eure Kunden sind
  • was sie zum Kauf bei euch bewegt
  • wo sie vielleicht noch im Kaufprozess verloren gehen
  • und welche Untergruppen eurer Zielgruppe ihr vielleicht noch gar nicht bedient.

Kenne deine Prozesse: Portfolio-Analyse & eure Vertriebswege

Geht auch hier ans Eingemachte: Nicht jedes irgendwann über die Jahre entwickelte Produkt muss dauerhaft Bestandteil eures Produkt-Portfolios sein. Gut laufende Produkte könnte man verbessern, schlecht performende vielleicht so gar loswerden. Vielleicht ergeben sich aus dieser Betrachtung sogar ganz neue Produkte (oder Dienstleistungen), die ihr noch gar nicht auf dem Schirm hattet.

Ebenso wichtig in der Analyse: auf welchen Wegen kommt der Kunde an eure Leistung? Vertriebsarten wie Direktvertrieb, Indirektvertrieb über Zwischenhändler, E-Commerce oder Filialvertrieb können alles die richtige Methode sein – oder eben die falsche. Vielleicht stellt ihr wie Ikea fest, dass die Zukunft nicht in der großen Lagerhalle liegt, in der alle Produkte immer und überall verfügbar sein sollten (für Ikea tatsächlich ein Traditionsbruch)! Vielleicht aber steckt ihr viel zu viel Geld in eure eigene Website und tatsächlich laufen die Verkäufe über andere Kanäle viel besser. Findet die erfolgreichsten Vertriebswege und analysiert, warum sie so erfolgreich sind.

Welche Struktur hat eigentlich euer Vertrieb? Wer hat wie und wann Kundenkontakt, wie wird er verarbeitet, wie schnell sind diese Prozesse und wie fehlerfrei. Stehen die administrativen Kosten im Verhältnis zu den operativen Kosten und wie gut arbeitet eigentlich euer Vertriebsteam? An dieser Stelle fließen ganz viele Dinge zusammen und die meisten Unternehmer machen sich hier auch die meisten Gedanken. Und ganz sicher lässt sich hier auch viel optimieren – wobei ihr nicht vergessen solltet, dass auch das beste Vertriebsteam kein mieserables Produkt verkaufen kann. Zumindest nicht mittelfristig.

Das Ergebnis dieser Analyse sollte eine Positiv- und eine Negativliste sein, in der ihr gut zusammengefasst habt, welche Faktoren bereits sehr gut laufen und wo ihr Bedarf zur Verbesserung seht. Denn aus dieser Liste ergibt sich

Step 2 zur Vertriebsoptimierung: Digitalisierung und Kooperation

Es gibt mehrere wichtige Ansätze, wie ihr euren Vertrieb optimieren könnt. Welche am besten passen, ergeben sich aus der vorherigen Analyse.

Digitalisierung eures Vertriebes

Ein wesentliches Potenzial, um euren Vertrieb zu optimieren, besteht in der Automatisierung und Digitalisierung. Das ist aber auch schon eine Binsenweisheit. Schließlich wissen alle, dass – um bei einem einfachen Beispiel zu bleiben – eine digitalisierte Auftrags- oder Bestellannahme euch viel mehr Bestellung pro Minute ermöglicht, als Mitarbeiter einer Filiale je abarbeiten könnten.

Doch was genau und in welchem Maße in eurem Business wirklich digitalisiert werden kann und sollte, ist eine viel schwieriger Frage. Vielleicht ist euer USP ja gerade die ganz persönliche und zeitintensive Eins-zu-Eins-Kundenberatung (macht beispielsweise Sinn bei der hochwertigen Produkten mit Erklärungsbedarf, wo der einzelne Sale viel mehr Wert hat, als viele Kundenkontakte).

Und trotzdem solltet ihr anhand eurer Analyse des Ist-Zustandes sehr genau schauen, was ihr digitalisieren und damit optimieren könnt. In fast allen Unternehmen gibt es Bullshit-Jobs, die Energie, Zeit und Mitarbeitermotivation rauben, aber das Geschäft nicht voran bringen. Vieles können Maschinen und KI so viel besser weil schneller und präziser als Menschen umsetzen.

Das könnt ihr durch Vertriebsoptimierung mit CRM erreichen:

Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben können Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit auf strategischere Aktivitäten konzentrieren. Dies führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und ermöglicht es dem Team, sich auf die Entwicklung von Kundenbeziehungen zu konzentrieren.

Verbesserte Lead-Qualität: Die Automatisierung von Lead-Management-Prozessen sorgt dafür, dass nur qualifizierte Leads an die Vertriebsmitarbeiter weitergegeben werden. Dies führt zu einer höheren Konversionsrate und spart Zeit, die sonst für die Bearbeitung von unqualifizierten Leads verschwendet würde.

Personalisierte Kundeninteraktion: Durch die Analyse von Kundenverhaltensdaten können Unternehmen personalisierte Interaktionen mit ihren Kunden schaffen. Dies trägt dazu bei, die Kundenbindung zu stärken und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Bessere Verkaufsprognosen: Die CRM-Vertriebsautomatisierung ermöglicht eine detaillierte Analyse von Vertriebsdaten. Dies erleichtert die Erstellung präziser Verkaufsprognosen und unterstützt das Management bei fundierten Entscheidungen.

Und Vertriebsprozesse zu digitalisieren, hat einen weiteren wichtigen Vorteil: es hilft der Kooperation eures Teams.  Ein klassisches Beispiel sind Customer-Relationship-Management Tools wie etwa das von Bitrix24, mit denen ihr Leads generiert und verwaltet, zu Kunden konvertiert und die gesamte Vertriebskette sichtbar und damit auch nachvollziehbar machen könnt. Hier entstehen wichtige Daten, die ihr für die am besten regelmäßige Ist-Stand-Analyse benötigt. Und eure Mitarbeitenden können sich hier organisieren und miteinander kollaborieren.

Nehmt eure Kunden in den Fokus

Eines der wichtigsten Kriterien im Vertrieb ist eure Kundenorientierung. Das beginnt bei euren Vertriebsmitarbeitenden, sowohl im Außen- als auch im Innendienst und geht weiter bei euren Serviceangeboten und Usability etwa des Webshops.

Deshalb:

  • organisiert regelmäßige Audits mit euren Verkäufern, um die Kundenansprache zu optimieren
  • sammelt Feedback aus den verschiedenen Kanälen, in denen Kundenkontakt besteht
  • sorgt auch bei kundenfernen Abteilungen eures Unternehmens für Wissen, zeigt Mitarbeitenden auf Messen oder eigenen Veranstaltungen, für wen sie eigentlich tätig sind
  • sorgt für Know-how-Transfer zwischen den Abteilungen

Stärkt die Kooperation

Mangelhafter Informationsfluss sorgt regelmäßig für Klagen von Mitarbeitenden. Sorgt hier für Transparenz und offene Kommunikation. Dazu hilfreich sind auch CRM Tools oder Kollaboration-Tools.

Gemeinsame Projekte verbessern das Hand-in-Hand in einem Unternehmen – so erkennen auch eure Mitarbeitenden die Bedürfnisse ihrer Kollegen und es ergeben sich aus verschiedenen Bedürfnissen mögliche Synergieeffekte und neue, kreative Möglichkeiten für noch kundenorientiertere Produkte und Dienstleistungen.

Step 3 zur Vertriebsoptimierung: Nachhaltige Erfolge durch Wiederholung Step 1 und 2

Kein Ist-Stand ist das Optimum. Schon deshalb nicht, weil sich die Umstände eures Geschäftes stetig ändern: neue Konkurrenten, andere Kundenbedarfe, modernisierte Produktionsverfahren – alles ist im Fluss. Seid euch bewusst darüber, dass auch ein sehr guter Vertrieb stetige Kontrolle und Verbesserung bedarf. Und sei es auch nur perspektivisch. Da viele Veränderungen der Prozesse aufwendig und zeitintensiv sind, solltet ihr regelmäßig euren Vertrieb optimieren.

Fazit

Auch wenn der Begriff „Vertriebsoptimierung“ etwa hölzern klingt, dahinter verbirgt sich nicht weniger als die möglichst regelmäßige Prüfung der verschiedenen Faktoren, die euch Verkäufe einbringen. So wie Gründer einen solchen Vertrieb erst aufbauen müssen und dabei genau analysieren sollten, wie dieser organisiert und fokussiert sein muss – so sollten im laufenden Betrieb die Vertriebswege und -organisation stetig geprüft und verbessert werden.

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