Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer richtig berechnen, verrechnen und abführen - so geht’s

Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer – alle Gründer haben davon zumindest gehört. Tatsächlich müsst ihr diese Steuer aber im Griff haben. Sonst geht eure Liquidität schnell flöten…In diesem Beitrag erklären wir euch die Grundlagen: Was sind das für Steuern, wie berechnet man sie und wie führt man sie ans Finanzamt weg.

Umsatzsteuer? Ist das die Mehrwertsteuer für Unternehmer?

Um die Verwirrung zu erst einmal zu erhöhen: Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer sind eigentlich das Gleiche – und dann doch wieder nicht. Finanztechnisch heißt das: „die Umsatzsteuer ist der Sache nach“ eine Mehrwertsteuer.

Man kann es aber auch anders erklären:

Umsatzsteuer – Definition:

Die Umsatzsteuer ist grundsätzlich genau das, was der Name schon suggeriert – nämlich eine Steuer auf Umsätze, die ein Unternehmen macht. Wenn immer Waren oder Dienstleistungen gegen Geld verkauft werden, entstehen Umsätze. Und für genau diese Umsätze werden Steuern erhoben.

Wenn ein Unternehmer an einen Unternehmer Waren verkauft, wird die Umsatzsteuer weitergereicht. Der Wiederverkäufer kann sich die abgeführte Umsatzsteuer allerdings anrechnen lassen und muss sie nicht bezahlen (näheres dazu findet ihr weiter untern im Punkt „Vorsteuer“).

Beim Endkunden, dem Verbraucher, bleibt die Umsatzsteuer dann hängen. Nachdem er die Ware nicht mehr weiterverkauft, sondern verbraucht oder besitzt, kann er seine Umsatzsteuer nicht mehr irgendwo geltend machen und ersetzt bekommen. Für ihn verteuert die Umsatzsteuer die Ware also erheblich (um 19 % oder 7 % in Deutschland). Weil die Ware dadurch einen höheren Wert erhält (sie ist ja teurer geworden), hat sich irgendwann einmal der Begriff „Mehrwertsteuer“ eingebürgert. Eigentlich ist es aber nur die Umsatzsteuer, die der Endverbraucher eben am Ende nicht ersetzt bekommt (wie der Unternehmer) und eben aus eigener Tasche bezahlen muss.

Wer muss Umsatzsteuer zahlen? Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer erst einmal verpflichtet, Umsatzsteuer zu entrichten.

Eine Ausnahme gibt es bei Kleinunternehmern (Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG). Hier besteht ebenso eine grundsätzliche Steuerpflicht – allerdings wird von einer Erhebung der Steuer seitens des Finanzamtes abgesehen.

Die Kleinunternehmerregelung – das sollte man beachten:

Man kann beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung beantragen, wenn man nicht mehr als 17.500 Euro Brutto-Umsätze im Jahr erwirtschaftet. Für das laufende Jahr dürfen zu erwartende Umsätze außerdem 50.000 Euro nicht übersteigen. Kündigt sich das an, ist man ebenfalls aus der Kleinunternehmerregelung raus. Mit dem Verzicht auf die Umsatzsteuer fällt allerdings auch das Recht weg, sich die Vorsteuer abzuziehen – was den Einkauf von Waren wiederum teurer macht. Die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung ist für 5 Jahre bindend und kann innerhalb dieses Zeitraums (außer bei Überschreiten der Grenzen) nicht rückgängig gemacht werden.

Spezialfall Differenzbesteuerung

Alle, die mit gebrauchten Waren handeln, die sie von Privatleuten kaufen und an Privatleute verkaufen, können auf die sogenannte Differenzbesteuerung optieren. Dann wird für den Händler die Umsatzsteuer nur auf die Differenz von An- und Verkaufspreis vorgeschrieben (anstatt auf die gesamten Verkaufs-Umsätze). Das stellt eine deutliche Erleichterung für den Händler dar. Das Thema Differenzbesteuerung ist allerdings nur in diesem speziellen Fall ein Thema.

7 oder 19 Prozent – Welcher Umsatzsteuersatz ist der richtige für dein Geschäft?

Grundsätzlich gibt es in Deutschland zwei Umsatzsteuersätze: 7 % und 19 %. Wann welcher Steuersatz zur Anwendung kommt, ist dabei nicht immer völlig logisch – man muss das also jeweils wissen. Manches an der Zuordnung ist sogar absurd: So werden Bücher mit 7 %, Ebooks aber mit 19 % besteuert, selbst wenn es sich um das gleiche Buch in elektronischem Format handelt. Ein Take-Away-Essen wird mit 7 % besteuert, isst man das Gericht im Restaurant, ist der Steuersatz 19 Prozent. Eine Übersicht, wofür der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent gilt, erfahrt ihr im „Umsatzsteuergesetz (UStG), Anlage 2 (zu § 12 Abs. 2 Nr. 1 und 2) / Liste der dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Gegenstände„.

Die Umsatzsteuervoranmeldung – Fristen, Anmeldung, Tipps

Der Unternehmer muss dem Finanzamt seine fällig gewordene Umsatzsteuer regelmäßig entrichten. Das kann monatlich, vierteljährlich oder jährlich geschehen. Die Entscheidung wird dabei vom Finanzamt getroffen – bei weniger als 1.000 Euro Steuern wird üblicherweise nur jährlich gefordert, zwischen 1.000 und 7.500 Euro vierteljährlich und über 7.500 Euro muss man monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Maßgeblich für die Umsatzsteuer (USt) sind die gestellten Rechnungen – egal, ob sie bereits bezahlt wurden. Das bezeichnet man als Soll-Besteuerung. In Einzelfällen kann das Finanzamt aber auch darauf zurückgreifen, nur die tatsächlich eingegangenen Zahlungen zu besteuern – das bezeichnet man dann als Ist-Besteuerung.

Dauerfristverlängerung beantragen

Eine Dauerfristverlängerung (um einen Monat) kann beantragt werden, dann hat man jeweils immer einen Monat länger Zeit, muss allerdings zu Jahresanfang eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Steuerlast des Vorjahres zu leisten.

Wer berechnet eigentlich die Umsatzsteuer, die gezahlt werden muss?

Berechnen muss der Unternehmer die zu zahlende Umsatzsteuer selbst, danach gibt er im passenden Zeitraum die Voranmeldung ab und entrichtet die Steuer. Vorsteuer kann immer dann abgezogen werden, wenn die Leistung bereits erbracht ist und eine Rechnung vom Leistenden tatsächlich bereits vorliegt (Ausnahme: Anzahlungen).

Das sind also die wesentlichen Punkte. Details dazu, wie die USt in der Rechnung korrekt ausgewiesen werden muss, wie Kleinunternehmerrechnungen auszusehen haben, und weitere Details zur Umsatzsteuer sind in den entsprechenden Spezialbeiträgen zu finden.

Die Vorsteuer & der Vorsteuerabzug

Ein Beispiel: Wir stellen uns vor, Unternehmen A ist Großhändler und kauft eine Ware beim Hersteller F. Danach verkauft Unternehmen A die Ware an einen Importeur I weiter. Der Importeur verkauft die Ware dann an den Einzelhändler E. Der wiederum verscherbelt sie an den kaufwilligen Kunden K.

Was passiert nun mit der Umsatzsteuer? Dem Großhändler A entstehen beim Verkauf Umsätze – dementsprechend ist er umsatzsteuerpflichtig. Allerdings hat er die Ware auch schon zuvor eingekauft, und dafür Umsatzsteuer entrichtet, die der Hersteller F auf der Rechnung ausgewiesen hat. Für das Finanzamt sieht die Sache also folgendermaßen aus: Der Großhändler A hat beim EINKAUF der Ware bereits eine bestimmte Umsatzsteuer entrichtet. Beim Verkauf der Ware nimmt er eine Umsatzsteuer ein (die er auf seiner Rechnung ausweist). Zu versteuern ist allerdings nur die DIFFERENZ der beiden Umsatzsteuerposten. Das heißt, der Unternehmer kann für seine Umsatzsteuermeldung an das Finanzamt die bereits bezahlte Umsatzsteuer beim Kauf als sogenannte Vorsteuer abziehen. Danach geht das Spiel in der gleichen Weise weiter über die ganze Kette bis zum Endverbraucher. Die Umsatzsteuer wird dabei nur „durchgereicht“. Lediglich der Endverbraucher, der das Produkt dann kauft, kann keine Vorsteuer mehr geltend machen – er zahlt am Ende also eigentlich die Umsatzsteuer.

Rechnung richtig erstellen mit Umsatzsteuer

Wie ihr eine saubere Rechnung erstellt, erfahrt ihr in diesem Fachartikel: Basics „Rechnung schreiben“: Eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen, inklusive Musterrechnung. Und damit das ganze einfacher wird, könnt ihr hier kostenlose Rechnungsvorlagen bekommen: Basics: Die Rechnungsvorlage – coole Rechnungsvorlagen im Web (Infos & Linktipps).

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