Workflow-Management-Tools 2024 im Vergleich: die wichtigsten Tools um Arbeitsabläufe zu organisieren

Ziele & Vorteile von Workflow-Management-Tools

Unter Workflow (in deutsch etwa mit Arbeitsfluss zu übersetzen) versteht man die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, also einen Ablaufplan, in dem die einzelnen Arbeitsschritte aufgelistet sind. Ergänzt wird das mit Informationen darüber, wer für den Arbeitsschritt verantwortlich ist und ihn durchführt. In einem Workflow gibt es immer einen fest definierten Startpunkt, Ablauf und Endpunkt.

Das Workflow-Management umfasst dann die Planung, Steuerung und Analyse von Workflows. Euer Ziel des WF-Managements ist es, einen möglichst optimalen Workflow zu gestalten.

Workflow-Management-Tools nennt man die Software, mit denen ihr solche Workflows abbilden und für eure Mitarbeitenden nutzbar machen könnt. Es gibt eine ganze Reihe von solchen Tools, die meisten basieren auf einer Cloud-Lösung, sind also online nutzbar. Und in aller Regel sind sie mit weiteren Tools wie der Personalplanung oder Personalabrechnung verbunden oder der Zeiterfassung.

Typische Workflow-Beispiele in eurem Unternehmen

Es gibt eine ganze Reihe von Workflow-Beispielen, die ihr in eurem Unternehmen umsetzen könnt, klassische sind

• Posteingangsverteilung
• Eingangsrechnungsverarbeitung
• Reklamationsmanagement
• Beschwerdemanagement
• Bestellanforderung
• Qualitätsmanagement
• Stammdatenprozesse
• Personal- und Bewerbermanagement
• Urlaubsanträge

Workflows mit Online Kanban-Boards optimieren

Mit sogenannten Kanban Boards und Kanban Cards könnt ihr euren Workflow visualisieren, ihr könnt Aufgaben euren Teammitgliedern zuweisen und den Fortschritt der Prozesse einsehen. In der Regel reicht für sehr kleine Teams ein Whiteboard, so bald ihr allerdings über Abteilungen eures Unternehmens hinweg Workflows erstellen wollt, solltet ihr auf eine Kanban-Board-Software setzen, die auch diese Kollaboration und Transparenz ermöglicht.

Wünscht ihr euch diese Form der Visualisierung, solltet ihr auf ein Workflow-Management-Tool mit Kanbans setzen.

Weitere Visualisierung durch Gantt-Diagramm-Tools

Gantt-Diagramm sind eine weitere visuelle Darstellung von Projektdaten, in diesem Falle in Form eines horizontalen Balkendiagramms. Damit veranschaulicht ihr vor allem Arbeitspläne, verfügbare Ressourcen und den Fortgang der Aufgaben. Gantt-Diagramme erstellt ihr mit Gantt-Chart-Software.
Die wichtigsten Prozesse im Unternehmen, bei denen ihr mit Gantt-Diagrammen arbeitet, sind:

• Darstellung von Projektaufgaben
• Erstellung eines Projektzeitplan
• Reihenfolge der Aufgaben
• Beziehung zwischen den Aufgaben
• Verfügbare Ressourcen
• für die Aufgabe verantwortliche Mitarbeitende

Unsere Top 3 der Workflow-Management-Tools

Bitrix24 – Große Lösung für Arbeitsabläufe

Die Bitrix24 Workflow-Lösung hält vordefinierte Workflows bereit, mit denen unter anderem Abwesenheitsanträge erstellt, Dienstreisen eingetragen oder Abrechnungen erledigt werden. Dafür können die einzelnen Mitarbeiter direkt über den Feed tätig werden. Alle an einem Workflow vorgenommenen Anpassungen werden automatisch im Feed veröffentlicht.
In der Bitrix24 Workflow-Lösung bildet ihr ganz einfach eure Unternehmensstruktur, Mitarbeiterprofile sowie ein Mitarbeiterverzeichnis, aber auch eine digitale Zeiterfassung oder detaillierte Arbeitsberichte ab. Mit Hilfe der intelligenten Prozessautomatisierung reduziert ihr umständliche Genehmigungs-Prozeduren, indem ihr Standardprozesse wie Urlaubsanträge oder Dienstreisen automatisiert. Mit der Workflow-Lösung Bitrix24 ist es unter anderem möglich Dokumente zu bearbeiten, passende Benachrichtigen zu übermitteln, den Status von Elementen zu ändern und E-Mails oder SMS zu versenden, Buchungen zu stornieren, WebHook zu nutzen oder auf eine Vielzahl von Marketplace-Apps zurückzugreifen.

Besonderheiten: Trainingskurse für die effiziente Anwendung
geeignet für: richtet sich an alle Größen von Unternehmen
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: ja
Firmensitz / Serverstandort: Daten in Deutschland gespeichert, DSGVO-konformes Hosting, sichere SSL Protokollierung und Vergabe persönlicher User-Passwörter
Preise: Basic für 5 Nutzer 49 Euro/Monat, Standard für 50 Nutzer 99 Euro/Monat, Professional für 100 Nutzer 199 Euro/Monat und Enterprise ab 399 Euro/Monat
Testversion: 15-tägige Testversion
Link: Bitrix24 testen

Kanbanize – Arbeitsorga auf mehrschichtigen Boards und Zeitstrahlen

Kanbanize große Stärke und Besonderheit ist es, Lean und Kanban mit Portfoliomanagement, Arbeitsflussanalysen und automatisierten Geschäftsregeln zu kombinieren. Damit liefert es euch das Gesamtbild von allen Prozessen und Projekten in eurem Unternehmen. Der Ansatz von Kanbanize funktioniert über alle Hierarchieebenen hinweg, ihr könnt ein mehrschichtiges Kanban-Board erstellen, um die Arbeit eurer Teams an einem Ort zu bündeln.

Besonderheiten: Kanban-Boards und Zeitstrahlen
geeignet für: im Prinzip für alle, weil Software sowohl horizontal wie vertikal skaliert werden kann
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: ja
Firmensitz / Serverstandort: Datenzentren in den USA und in Europa
Preise: ab 119 Euro / Monat
Testversion: ja
Link: https://kanbanize.com

monday.com – Einfaches und intuitives Workflow-Management-Tool

monday.com ist ein einfaches, aber intuitives Workflow-Management-Tool, mit dem ihr Arbeitsabläufe gestalten, an wechselnde Anforderungen anpassen und damit für Teams Transparenz schaffen könnt.

Besonderheiten: –
geeignet für: kleine und mittelständige Unternehmen
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: ja, insbesondere Gantt
Firmensitz / Serverstandort: keine Angaben
Preise: 0 Euro (2 Nutzer), sonst ab 8 Euro / Monat
Testversion: 0 Euro Version (2 Nutzer)
Link: zu monday.com

Workflow-Management-Tools im Überblick (04/2024)

Teamhood – Visuelle Lösung für agile Teams

Teamhood ist eine hypervisuelle Projekt- und Teammanagementlösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsprozesse zu optimieren und schneller Ergebnisse zu liefern. Das Tool bietet Arbeitsräume, benutzerdefinierte Boards mit fein abgestimmter Zeiterfassung, Kollaborationsfunktionen und visuelle agile Metriken.

Besonderheiten: sehr visuell orientiert
geeignet für: junge, professionelle Teams geeignet
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: ja
Firmensitz / Serverstandort: keine Angaben
Preise: 0 Euro (1 Nutzer), sonst ab 9 Euro / Monat
Testversion: 7 Tage Testversion und 0 Euro Version (1 Nutzer)
Link: https://teamhood.com/de

Trello – Unter Startup beliebtes Workflow-Management-Tool

Trello, entwickelt von Atlassian, gehört zu einer ganzen Reihe von Tools und ist für Projektmanagement, Arbeitsmanagement und Kollaboration gedacht. Das Erscheinungsbild von Trello basiert auf den Prinzipien eines Kanban Boards, ist also ein visuelles Tool mit Karten und Spalten, über die ihr die Fortschritte des Projektes oder des Arbeitsablaufes nachverfolgt.

Besonderheiten: 200 Trello Power-Ups – App-Integrationen für zB Figma-Entwürfe, Slack-Kommunikationen oder Google Drive
geeignet für: Marketing-, Sales-, Support- und HR-Teams
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: ja
Firmensitz / Serverstandort: Server hosted auf Amazon Web Services in den USA
Preise: Free-Plan für kleine Teams, ab 5 $ / Monat
Testversion: 7 Tage Testversion und 0 Euro Version (1 Nutzer)
Link: https://trello.com/de

Asana – Komplexes, aber fähiges Tool mit Workflows

Asana ist vor allem bei Entwicklern ein beliebtes Tool mit Features für Kanban, agiles Projektmanagement, Bug Tracking, Business Process Management, Collaboration, Product Management, Roadmapping oder auch Ressourcenmanagement. Das Entwicklungstool hat aber auch eine Reihe von Workflow-Management-Funktionalitäten zu bieten.

Besonderheiten: toolübergreifende Integration von mehr als 270 Apps
geeignet für: Entwicklerteams
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: ja
Firmensitz / Serverstandort: möglich, Daten explizit in Frankfurt/Main zu hosten aber nicht Standard
Preise: Basic 0 Euro, Premium 10,00 Euro pro Monat und Nutzer, Business 24,99 Euro pro Nutzer und Monat
Testversion: 30-tägige Testversion
Link: https://asana.com

Jira – Besonderes Entwicklertool mit Workflows

Ebenfalls von Atlassian geschaffenes Entwicklungstool für agile Teams, mit klar und intuitiv gestaltetem User Interface. Hier könnt ihr vorkonfigurierte Workflows nutzen aber auch neue eigene anlegen. Jira interagiert mit mehr als 3.000 anderen Apps und ermöglicht so eine individuelle, maßgeschneiderte Erfahrung für Projektteams.

Besonderheiten: Erstellung von Software Roadmaps möglich
geeignet für: Entwicklerteams
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: nein
Firmensitz / Serverstandort: keine Info
Preise: kostenlos
Testversion: –
Link: https://www.atlassian.com/de/software/jira

Wrike – Sehr visuell konzentriertes Workflow-Management-Tool

Tool mit Fokus auf Kanban Boards, mit denen ihr Tasks visualisiert, wichtige To-Dos an das Dashboard anheftet und Kanban Cards einbindet. Außerdem bekommt ihr umfassende Reporting-Funktionen und könnte damit den Projektfortschritt und die Team Performance in Echtzeit analysieren.

Besonderheiten: Visuelle Projektkontrolle
geeignet für: Teams aus IT und Marketing ab 20 Mitgliedern
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: ja
Firmensitz / Serverstandort: keine Info
Preise: Free 0 Euro, Team 9,80 $ /Monat+Nutzer, Business 24,80 $ /Monat+Nutzer, weitere auf Anfrage
Testversion: 14 Tage
Link: https://www.wrike.com/de/

Zoho – CRM Tool mit Workflow-Management

Auch die große CRM-Software Zoho, sonst eher bekannt für das Management von Leads, Kunden und Nutzern, bietet unter dem Logo Zoho Creator ein Workflow-Management-Tool. Klares Ziel: Routinearbeiten schneller vom Tisch.

Besonderheiten: „Low-Code-Workflows“ die per Drag and Drop erstellt werden
geeignet für: das Workflow-Tool für alle, Zoho selbst ist schon eher die große Lösung
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: ja
Firmensitz / Serverstandort: weltweit
Preise: Standard 8 Euro /Monat+Nutzer, Professional 20 Euro /Monat+Nutzer, Enterprise 25 Euro /Monat+Nutzer
Testversion: 15 Tage
Link: https://www.zoho.com/de/creator

Stackfield – Deutsches Workflow-Management-Tool Angebot

Projektmanagement-Tool für die Orga eurer Arbeiten inklusive Workflow-Erstellung. Verfügbar als Desktop-Versionen und mobile App sowie mit Api.

Besonderheiten: aus Deutschland und auch hier gehostet
geeignet für: kleine und mittlere Unternehmen
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: nein
Firmensitz / Serverstandort: Deutschland
Preise: Business 11 Euro /Monat+Nutzer, Premium 16 Euro /Monat+Nutzer, Enterprise 24 Euro /Monat+Nutzer
Testversion: 14 Tage
Link: https://www.stackfield.com/de

Clickup – Ein Tool für alle, inklusive Workflow-Management-Tool

Clickup will sie alle ersetzen … jedes Feature der anderen Tools soll es in Clickup wiederfinden oder aber integriert werden. Mit ClickUp organisiert ihr Abhängigkeiten, plant Aufgaben und priorisiert jede Aufgabe in einer Projektzeitleiste. Gantt-Diagramme gehören genauso dazu wie Kanbans.

Besonderheiten: ein Tool für alle Aufgaben
geeignet für: gedacht für alle
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: ja
Firmensitz / Serverstandort: weltweit
Preise: Free 0 Euro, Unlimited 7 $ /Monat+Nutzer, Business 12 $ /Monat+Nutzer
Testversion: –
Link: https://clickup.com

GanttPro – Arbeitsorganisation mit Gantt-Diagrammen

GanttPro konzentriert sich auf Workflow-Management mit Gantt-Diagrammen. Darin allerdings ist es besonders gut und vielleicht das beste Tool. Splittet eure Projekte in Gruppen von Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteinen und organisiert und plant die Aufgaben sowie deren Fälligkeiten, Dauer und Abhängigkeiten.

Besonderheiten: nur Gantt-Diagramme
geeignet für:
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: kein Kanban
Firmensitz / Serverstandort: weltweit
Preise: Basic 7,99 $ /Monat+Nutzer, Pro 12,99 $ /Monat+Nutzer, Business 19,99 $ /Monat+Nutzer
Testversion: 14 Tage
Link: https://ganttpro.com/de

EdrawProj by Wondershare – Gantt-Diagramme erstellen

EdrawProj ist ein professionelles Gantt-Diagramm-Tool zum Planen, Verwalten und Verfolgen eurer Projekte, Prozesse und Ressourcen. Dank der intuitiven Drag-and-Drop-Funktionalität ist es einfach, Prioritäten zu setzen, das Startdatum und die Dauer von Aufgaben zu ändern und Abhängigkeiten festzulegen.

Besonderheiten: nur Gantt-Diagramme
geeignet für:
Visualisierungen mit Kanban & Gantt: kein Kanban
Firmensitz / Serverstandort: keine Angaben
Preise: EdrawMind 129 Euro/Jahr, EdrawMax 229 Euro/Jahr, Bundle 286 Euro/Jahr
Testversion: 30-tägige Geld-zurück-Garantie
Link: https://www.edrawsoft.com/de

Workflow-Management Tools Testsieger/Empfehlung

Fazit

Gerade, wenn ihr mehrere Mitarbeitende in Teams organisiert und ihnen das Arbeiten erleichtern wollt, dann setzt auf ein Workflow-Management-Tool. Damit schafft ihr sichtbare Abläufe, logische Verknüpfungen und Verständnis für die Organisation der Arbeit.