Zeitmanagement Methoden: So organisiert ihr eure Arbeitszeit und werdet effektiver

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Was sind Zeitmanagement Methoden?

Die richtige Arbeit zur richtigen Zeit priorisieren – das zeichnet gutes Zeitmanagement aus. Das ist schwerer als gedacht und wahrscheinlich hat jede und jeder von euch das schon selbst erlebt… viele und meist dringende Nachrichten, Anrufe zu allen möglichen Zeiten und Meetings wie informelle Gespräche fordern von euch Zeit.
Die Wahrheit ist: mit geöffnetem Posteingang, aktiven Kommunikations-Apps und immer offener Bürotür bekommt ihr viele Arbeiten nicht gewuppt.

Mit Zeitmanagement Methoden könnt ihr eure verfügbaren Zeiten besser erfassen, eure Arbeitsabläufe strukturieren und damit sinnvoller planen. Ihr setzt Prioritäten und vor allem stellt ihr Regeln auf. Es gibt unterschiedliche Ansätze für ein effektives Zeitmanagement. Doch alle haben eines gemeinsam: Wenn ihr euch entschlossen habt, solltet ihr euch an diese Regeln halten. Und als Basis solltet ihr natürlich auch die Arbeitszeiterfassung nicht aus den Augen verlieren und im besten Falle messen, etwa durch Zeiterfassungs-Apps.

Vorteile von Zeitmanagement Methoden

Gute Zeitmanagement Methoden haben folgende Vorteile:

• gute Work-Life-Balance: Auch das hat wohl jeder schon erlebt… die Grenzen zwischen Arbeit und eurem Privatleben sind wichtig. Die Risiken sind nicht nur, nach langer Dauerbelastung auszubrennen – es ist auch ganz klar erwiesen, dass man ineffektiver ist, wenn man nicht ausreichend ausruht, entspannt und sich mit anderen Themen beschäftigt.
• Vermeidung von Stress: Auch der ist nicht nur ungesund sondern hilft euch nicht, eure Arbeiten besser zu bewältigen.
• schlechte Gewohnheiten erkennen und vermeiden: Tatsächlich stehen sie euch viel häufiger im Wege, als euch klar und lieb ist – wir alle haben uns Dinge angewöhnt, die nicht hilfreich bei der Arbeitsbewältigung sind. Mit Zeitmanagement Methoden erkennt ihr solche Gewohnheiten und könnt sie bewusst abstellen.
• auch gefühlt mehr Zeit: Oft ergibt sich die Befriedigung aus bewältigter Arbeit gar nicht aus den abgearbeiteten Fakten – vieles davon ist Gefühl. Wenn ihr eine To-Do-Liste schreibt, die Punkt für Punkt abstreichen könnt, dann ist das einfach ein befriedigendes Gefühl.

Basis für Zeitmanagement Methoden: die Zeitfluss-Analyse

Mit einer Zeitflussanalyse könnt ihr in kurzer Zeit herausfinden, wie produktiv ihr überhaupt seid. Diese Infos benötigt ihr für die verschiedenen Management Methoden, um eure Aufgaben und die dafür benötigten Zeiträume definieren zu können.

Für die Analyse solltet ihr folgende Fragen beantworten:

• Wie nutze ich meine Zeit?
• Wo verstecken sich meine Zeitdiebe?
• Wie viele Stunden arbeite ich pro Tag tatsächlich?

Nachdem ihr eure Zeit für mehrere Tage gemessen habt, geht es zur Auswertung. Dazu solltet ihr Antworten finden auf die Fragen:

• Wie viel Zeit habt ihr wirklich produktiv verbracht?
• Wo habt ihr Zeit verschwendet?
• Was überrascht euch an den Ergebnissen?

Aus diesen Ergebnissen habt ihr bereits eine Übersicht eure Aufgaben mit dem bisherigen Zeitaufwand… nun könnt ihr mit einer Zeitmanagement Methode optimieren.

9+1 Zeitmanagement Methoden im Überblick

ToDo-Liste | Die einfachste Zeitmanagement Methode

Quasi der Klassiker der Zeitmanagement Methoden, mit einem klaren Fokus: Allein die Visualisierung eurer Aufgaben sorgt dafür, dass ihr besser organisiert seid.

• Schritt 1: Schreibt eure Aufgaben auf.
• Schritt 2: Wenn auf Papier, dann solltet ihr danach mit einer Zahl die Priorität der Aufgabe zuordnen. Arbeitet ihr digital, dann sortiert die Aufgaben in die richtige Reihenfolge.
• Schritt 3: Gibt es Termine, Deadlines usw. – schreibt diese dazu.
• Schritt 4: Aufgabe erledigen
• Schritt 5: Streicht die erledigte Aufgabe weg. Das wirkt unheimlich bereinigend.

Doch es gibt natürlich mehr Methoden…

Timeboxing und Timeblocking – Zeiten in die Box

Mit Timeboxing habt ihr eine zielbasierte Zeitmanagement Methode. Das Prinzip ist einfach: Ihr setzt euch ein Ziel, eine möglichst spezifische Aufgabe und gebt euch für die Bewältigung dieser Aufgabe eine ganz klar definierte Zeit – eine Timebox.

Organisiert ihr so mehrere Aufgaben, dann habt ihr einen Überblick über Tätigkeit und Zeitaufwand, Klarheit über den Tagesablauf oder könnt Grenzen setzen.

Eine typische Timebox ist die zeitliche Begrenzung von Meetings… Häufig passiert das sowieso, mindestens einer der Teilnehmer stellt eine zeitliche Grenze auf, bis wann er Zeit für das Meeting hat. Aber warum das nicht immer so organisieren?

Es gibt weiche und harte Timeboxen: Weiche priorisieren die Fertigstellung der Arbeit und das Zeitfenster kann dafür angepasst werden. Harte Timeboxen hingegen sind am Ende, wenn der Wecker klingelt – egal, wie weit ihr mit der Aufgabe seid. Welche der beiden ihr nutzt, solltet ihr an den jeweiligen Aufgaben orientieren… Muss etwas fertiggestellt werden, dann hilft die weiche Timebox, geht es aber darum, das Email-Postfach zu leeren (dass sich ja auch weiterhin füllt), ist die harte Timebox besser. Sonst sitzt ihr für immer.

Timeblocking ist dem Timeboxing ganz ähnlich – allerdings blockt ihr hier definierte Zeiträume eures Kalenders für zusammenhängende Aufgaben. So entstehen Zeitfenster, die ihr bestimmten Projekten, bestimmten Organisationsabläufen (zB Mitarbeiter-Betreuung) usw zuordnet. Das Timeblocking ist weniger kleinteilig als das Timeboxing, das setzt aber auch voraus, dass ihr in den zeitlichen Kategorien denkt. Ihr solltet also eure Tages- und Wochenprioritäten erfassen, gleiche oder kombinierbare Aufgaben erkennen und daraus Zeitblöcke definieren. Wenn ihr euch dann diese Zeitblöcke in den Kalender eintragt, bekommt das Ganze auch eine Visualisierung und auch eure Mitarbeitenden können sich darauf einstellen.

Die GTD-Methode: Zentrales Management mit Priorisierung

„Getting Things Done“, eine Methode von David Allen aus den frühen 2000er Jahren, versucht, Aufgaben nach Priorität zu ordnen.

• Der erste Schritt dazu ist es, alle anstehenden Aufgaben niederzuschreiben – und zwar an einem Ort.
• Im zweiten Schritt sortieren ihr eure Aufgaben nach Priorität.

Die GTD-Methode nutzt Projektmanagement-Tools, denn es geht nicht um eine einfache ToDo-Liste sondern ihr sollt bei der Erfassung der Aufgaben recht detailiert vorgehen. Und sie ist auch für Teamarbeit gut geeignet. Mit Projektmanagement-Tools könnt ihr diese Aufgaben auch mit Mitarbeitenden teilen und Verantwortlichkeiten festlegen.

Pomodoro-Methode: Zeitmanagement Methode mit Eieruhr

Prinzip und Sinn der Pomodoro-Technik ist, 25-minütigen Sitzungen mit kurzen Pausen zu unterbrechen. Das soll vor allem eure Konzentration steigern.

Erfunden hat sie der Italiener Francesco Cirillo: Um effektiver an seinen Uni-Aufgaben zu arbeiten, nutzte er eine Küchenuhr (auch als Eieruhr bekannt)  in Form einer Tomate (auf Italienisch „pomodoro“), um die Zeit zu stoppen.

Ein „Pomodoro“, also eine Arbeitseinheit, dauert 25 Minuten, dann gibt es eine fünfminütige Pause. Nach vier „Pomodori“ macht ihr eine lange Pause. Während der Arbeitsphase solltet ihr alle Ablenkungen reduzieren: Handy und Chat- oder E-Mail-Benachrichtigungen aus, ist also Pflicht. Außerdem solltet ihr alle anderen informieren, dass ihr derzeit beschäftigt seid aber dann auch klar kommunizieren, wann ihr wieder ansprechbar seid.

Außerdem benötigt ihr einen passenden Timer: Das geht natürlich mit jedem Timer aber es gibt spezielle Tomato Timer sowie Pomodoro-Apps.

Gerade am Anfang hilft euch diese Zeitmanagement Methode nicht, Aufgaben ziel- und zeitgenau zu bewältigen. Welche Prioritäten bestimmte Aufgaben haben, erfasst diese Methode nicht. Deshalb solltet ihr die Pomodoro-Technik mit anderen Zeitmanagement Methoden kombinieren.

Außerdem solltet ihr die Pause effektiv gestalten, es geht darum, euer Gehirn zu entspannen. Dabei helfen physische Beschäftigung wie aktive Bewegung, kurzes Aufräumen des Schreibtisches, ein kurzer Snack oder Kaffee, Musikhören etc. Alles, was euch dabei hilft, „den Kopf frei zu bekommen“.

Pareto-Prinzip | 80-20 Regel: Zeitmanagement nach Prioritäten

Das Pareto-Prinzip – auch 80-20 Regel genannt oder auch Gesetz der wenigen Unverzichtbaren – ist ein Phänomen, dass sich tatsächlich beobachten lässt. Der Ökonom Vilfredo Pareto fand schon 1906 heraus, dass 20 Prozent der Menschen in Italien 80 Prozent des Bodens besitzen. Daraufhin prüfte er  die Einkommensverhältnisse in südeuropäischen Ländern und fand auch wieder ein 80/20 Verhältnis. Interessanterweise lässt sich dieses Phänomen auch in anderen Bereichen der Wirtschaft und des allgemeinen Lebens beobachten: 20 Prozent einer Pflanze enthalten 80 Prozent der Früchte,
80 Prozent der Gewinne eines Unternehmens stammen von 20 Prozent der Kunden, 20 Prozent einer Sportmannschaft erzielen 80 Prozent der Punkte.

Mit dem Pareto-Prinzip als Zeitmanagement Methode könnt ihr die Priorisierung eurer Aufgaben organisieren. Denn 20 Prozent eures Gesamtaufwandes erzeugen 80 Prozent eures Erfolges.

Wichtig ist hier, genau herauszufinden, welche erledigten Aufgaben diesen überproportionalen Impact erzeugen. Deshalb folgende Schritte:

• Schritt 1: Listet alle Dinge auf, die ihr an diesem Tag erledigen müsst.
• Schritt 2: Findet heraus, welche dieser Aufgaben die größten Auswirkungen haben.
• Schritt 3: Priorisiert diese Aufgaben im Tagesablauf.

Die Pareto-Methode hilft euch dabei, euch auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren – auf jene, deren Bewältigung entscheidend ist.

Das Eisenhower-Prinzip | Zeitmanagement Methode mit Matrix

(Eisenhower-Matrix, 4 Quadranten, nach Dringlichkeit und Wichtigkeit (x und y Achse) aus der sich dann die Aktionen ergeben (Priorität, Sofort erledigen, Ignorieren/verschieben, delegieren/löschen)

Die Eisenhower-Methode hat ihre Grundlage in einem Zitat des US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower: “Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.” Aus diesen Worten entwickelte Stephen Covey eine eigene Zeitmanagement Methode.

Dafür nutzt ihr die Eisenhower-Matrix mit vier Quadranten:

• Quadrant A beinhaltet alle Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind.
• Quadrant B umfasst alle Aufgaben, die dringend aber unwichtig sind.
• In den Quadrant C kommen Aufgaben, die wichtig aber nicht dringend sind.
• Und in D stehen alle Aufgaben, wie weder wichtig noch dringend sind.

Entsprechend dieser Priorisierung geht es nun darum, wie ihr mit den Aufgaben umgeht. A solltet ihr natürlich selbst und sofort angehen, B solltet ihr sehr wahrscheinlich deligieren, für C solltet ihr Termine definieren und D muss trotzdem auf eine ToDo Liste.

ALPEN-Methode | 5 Schritte Zeitmanagement Methode

Die Methode nach Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert, der mit seinem Ratgeber Das 1×1 des Zeitmanagement und dem Buch Simplify your life bekannt wurde, nimmt auch die Priorisierung von Aufgaben in den Fokus. Das Akronym meint:

• A –> Aufgaben aufschreiben
• L –> Länge einschätzen
• P –> Pufferzeit einplanen
• E –> Entscheidungen treffen
• N –> Nachkontrollieren

So wie mit der Eisenhower-Matrix organisiert ihr eure Aufgaben vorab.

Eat that Frog | Zeitmanagement Methode mit Biss

„Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tue es am besten gleich als Erstes am Morgen.“

(Mark Twain)

Die schwerste Aufgabe gleich zuerst am Tage – das ist die Kurzfassung dieser Methode. Große oder komplexe Aufgaben gar nicht erst verschieben, gleich zuerst in Angriff nehmen und sich dann erst weniger dringenden Arbeiten widmen – so die Idee.

Ihr erreicht damit, dass ihr Wichtiges priorisiert.

10-10-10 Methode – Langfristige Zeitmanagement Methode

Wollt ihr besonders langfristige Arbeiten organisieren oder – sehr typisch für Selbstständige und Gründer – eure Unternehmensausrichtung und -zielsetzung planen, dann kann euch die 10-10-10-Methode helfen.

Folgende Fragen stellt ihr euch dafür:

• Welche Aufgaben/Projekte sind in den nächsten 10 Tagen relevant?
• Welche Aufgaben/Projekte sind in den nächsten 10 Wochen relevant?
• Welche Aufgaben/Projekte sind in den nächsten 10 Monaten relevant?

Der Abstand Tage, Wochen, Monate kann natürlich nach euren Bedürfnissen angepasst werden: also Stunden, Tage, Wochen oder Wochen, Monate, Jahre…
Es geht vor allem darum, dass ihr eure verschiedenen Zeitachsen im Unternehmen im Blick haltet.

Fazit

Egal, welche Zeitmanagement Methode ihr wählt oder vielleicht auch welche Kombination – ihr solltet euch vor allem klar machen, dass ihr euch nach eurer Entscheidung konsequent an den Plan halten solltet. Ein Zeitmanagement ist nichts, was man AN und AUS schalten sollte sondern konsequent weiterführen, denn nur so wird aus der Mühe auch ein Gewinn.