Agentur gründen: Selbstständig machen mit euren Skills und Fähigkeiten

Um eine Agentur zu gründen, braucht ihr euch nicht auf einen langen Behördengang einzustellen – das geht alles recht einfach. Viel wichtiger ist euer Geschäftsmodell, denn hier stecken die Herausforderungen. Den Markt gut zu kennen, eure Dienstleistung entsprechend anzubieten und eure interne Organisation schlank und effektiv aufzubauen, sind die Schlüssel zum Erfolg. Wir zeigen euch hier, wie ihr eine Agentur gründet und worauf ihr besonders achten müsst.

Unter einer Agentur versteht man ein Unternehmen, das im Auftrag seiner Kunden handelt und bestimmte Dienstleistungen ausführt oder Projekte erdenkt, begleitet und umsetzt. Der Begriff Agentur kommt aus dem Lateinischen, von dem Wort „agere“, und bedeutet so viel wie treiben, handeln, tätig sein oder etwas in Bewegung setzen.

Es gibt eine ganze Reihe von Dienstleistungen, die in Form einer Agentur angeboten werden, das hat sich sogar soweit etabliert, dass Behörden bestimmte Agenturen an die Seite gestellt werden, die eine Teilaufgabe übernehmen. Die klassische Agentur findet ihr im Kreativbereich:  ob Texter, Übersetzer, SEO-, Marketing- oder Social-Media-Experte, Grafikdesigner oder all diese Sparten zusammen in einer Agentur mit dem Gedanken von Fullservice-Angeboten.

Doch tatsächlich ist diese – nennen wir es Firmenbezeichnung – eine Umschreibung, um quasi als „Agent“ oder „Interessensvertreter“ eines Kunden zu agieren, bestimmte Dienstleistungen anzubieten, die entweder auf eine ganz spezielle Zielgruppe zugeschnitten sind oder bestimmte Wirtschaftsbereichen und Branchen ansprechen.

Warum eine Agentur gründen und nicht als Freelancer arbeiten?

Warum wollt ihr eine Agentur gründen? Schließlich könntet ihr eure Fähigkeiten auch als Freelancer anbieten und hättet damit einigen Aufwand bei der Gründung weniger.

Vorteile einer Agentur im Vergleich zu einer freiberuflichen Tätigkeit als Freelancer

  • mehr Kapazität im Team, damit wesentlich mehr und größere Aufträge möglich
  • Dienstleistungen auch dann im Angebot, wenn ihr sie selbst gar nicht könnt
  • größere Angebotspalette
  • komplexere Projekte inhouse möglich
  • Außenwirkung eine andere als Einzelkämpfer
  • Reaktion auf Marktgeschehen besser, ihr könnt euch auf neue Anforderungen an eure Dienstleistung besser einstellen
  • gut organisiert habt ihr die Chance, auf Urlaub und Freizeit, ohne dass das Geschäft zum Erliegen kommt
  • Honorarverhandlungen sind einfacher als beim Freelancer

Nachteile einer Agentur im Vergleich zum Freelancer

  • ihr gebt viel Freiheit auf, die ihr als Freiberufler im Grundsatz habt
  • mehr Verantwortung als Agenturinhaber (gegenüber euren Partner und/oder Mitarbeitern)
  • weniger Kerngeschäft (also Arbeit an der Dienstleistung für den Kunden), mehr Organisation
  • immer Reibungsverluste bei Teamarbeiten

Es liegt bei euch, diese Vor- und Nachteile gegeneinander aufzuwiegen und genau zu schauen, was ihr wollt: Geht es euch darum, einfach euer Ding durchzuziehen, seid ihr als Freelancer wahrscheinlich besser aufgehoben. Mit einer Agentur geht ihr früher oder später den komplexeren aber auch den besser skalierbaren Weg. Das setzt aber auch voraus, dass euer Geschäftsmodell skalierbar ist.

Agentur gründen: Voraussetzungen kennen und loslegen

Um eine Agentur zu gründen, bedarf es in der Branche auch keine spezielle Ausbildung. Für die Gründung werden in der Regel keine bestimmten Qualifikationen voraussetzt. Auch Zeugnisse oder Betriebsgenehmigungen müssen vor der Gründung nicht eingereicht werden.

Gewerbe anmelden

Das Einzige, was für die Eröffnung wirklich zwingend notwendig ist, ist ein Gewerbeschein. Diesen erhaltet ihr nach der Gewerbeanmeldung vom jeweiligen Amt. Wie das im Detail geht, erfahrt ihr hier: Gewerbeanmeldung.

Mit der Anmeldung eures Gewerbes wird das Gewerbeamt das Finanzamt sowie die für euch zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK) informieren.

Finanzamt Anmeldung

Ihr seid in der Pflicht, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online ausfüllen und elektronisch per ELSTER ans zuständiges Finanzamt übermitteln. Darin wird abgefragt, welche Leistungen ihr anbieten werdet, für welche Rechtsform ihr euch entschieden habt und mit welchen Einnahmen ihr rechnet.

Das Finanzamt definiert aus diesen Angaben, ob ihr neben Einkommenssteuer auch noch andere Steuern zahlen müsst wie Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer (mit der Kleinunternehmerregel seid ihr von der Umsatzsteuer befreit) usw.

Mitgliedschaft in der IHK

Sobald ihr eine Agentur gründet, seid ihr zur Mitgliedschaft in der IHK verpflichtet. Diese Pflicht wieder immer mal wieder diskutiert und in Frage gestellt. Aber auch höchstrichterlich gibt es davon bisher kein Abrücken. Also stellt euch gleich darauf ein. Unter sehr engen Bedingungen könnt ihr euch eure Mitgliedsbeiträge zurückholen (Achtung: ihr müsst die Befreiung von der Beitragspflicht tatsächlich aktiv beantragen).

Unter diesen Umständen könnt ihr euch von der IHK-Beitragspflicht für den Gewerbebetrieb befreien lassen:

  • kleine Unternehmen ohne Eintrag im Handelsregister, sofern ihr Jahresertrag oder Gewinn höchstens 5.200 Euro beträgt
  • erstmalige Existenzgründer ohne Eintrag im Handelsregister (während der ersten zwei Jahre kein Grundbeitrag, während der ersten vier Jahre keine Umlage), solange der Gewerbeertrag oder Gewinn unter 25.000 Euro liegt

Richtige Rechtsform für eure Agenturgründung

Hier habt ihr jede Menge Möglichkeiten, die sich vor allem darin unterscheiden, wie, mit wem und wozu ihr eure Agentur gründet.

Wollt ihr allein starten und trotzdem nicht als Freelancer sondern als Agentur, dann geht die Gründung als Einzelunternehmer oder GbR. Ihr seid alleiniger Inhaber, trefft alle Entscheidungen alleine und müsst eure Gewinne mit niemandem teilen. Allerdings tragt ihr auch alleine die Verantwortung und das komplette Risiko. Und im Schadensfall haftet ihr persönlich auch mit eurem Privatvermögen.

Alternativ gründet ihr eine Kapitalgesellschaft wie die UG (haftungsbeschränkt) oder GmbH. Dies macht vor allem Sinn, wenn ihr eure Haftung begrenzen wollt und das nötige Startkapital für eine solche Gesellschaft aufbringen könnt. Die Kapitalgesellschaften sind auch dann gut geeignet, wenn ihr Geldgeber ins Boot holen wollt, also zB in der GmbH (stille) Gesellschafter integrieren wollt.

Gründet ihr im Team, also mit mehreren Menschen, die auch aktiv am Unternehmen arbeiten wollen, dann bietet sich bei der Agentur-Gründung eine Personengesellschaft an. Davon gibt es eine ganze Reihe wie die Partnergesellschaft, die OHG, die KG, die kombinierte GmbH & Co. KG oder GmbH & Co. OHG. Bei diesen Gesellschaften müsst ihr euch dann auch im Handelsregister eintragen lassen und seid zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Tatsächlich könnt ihr auch mit mehreren Gründern eine GbR wählen, die nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung beim Finanzamt einreichen muss.

Wir haben euch eine Übersicht der verschiedenen Rechtsformen erstellt, die euch dabei helfen kann, die richtige für eure Gründung zu finden.

Betriebsnummer beantragen

Wollt ihr Mitarbeiter einstellen, müsst ihr eine Betriebsnummer beantragen: Als Arbeitgeber erstattet ihr für eure sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, Minijobber und Auszubildenden Meldungen zur Sozialversicherung. Damit ihr an diesem Meldeverfahren teilnehmen könnt, benötigt ihr eine Betriebsnummer.

Vergeben wird diese Nummer vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit, der Antrag geht online, die Nummer kommt dann per Post.

Wie du dein Team aufbaust, und mit welchen Incentives du die richtigen Leute findest (besonders im Trend liegen Angebote im Bereich Home-Office, des nachhaltigen Verkehrs und der flexiblen Arbeitszeit) findest du weiter unten im Artikel.

Eure Agentur bei der Berufsgenossenschaft anmelden

Solltet ihr Mitarbeitende einstellen, benötigt ihr eine Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft. Sie sichert euch und eure Angestellten als gesetzliche Unfallversicherung gegen Betriebsunfälle ab. Für euch zuständig ist die Verwaltungsgenossenschaft (VBG).

Möglichkeit aber keine Pflicht: Anmeldung bei Berufsverbänden

Auch für Agenturinhaber gibt es Berufsverbände, ihr Nutzen liegt neben der Vernetzung in der Branche (etwa bei Verbandstreffen) vor allem in der Stärkung eurer Interessen gegenüber der Politik. Außerdem ist die Präsenz in solchen Verbänden, die aktive Mitarbeit oder gar bestimmte Gremienarbeit auch immer ein Plus in der Wahrnehmung – sowohl auf eurer Kundenseite als auch in den konkurrierenden Agenturen. Für euch sind denkbar:

Sicherheit durch Versicherungen: Schutz vor betrieblichen Risiken

Man kann sich ja immer die schlimmsten Dinge ausmalen, die bei einer Unternehmung schief gehen können. Wir werden euch jetzt nicht mit Angst bremsen. Tatsächlich gibt es Möglichkeiten, euch gegen mögliche Fehler und Risiken abzusichern – nicht nur gegen die eigenen sondern auch die eurer Mitarbeitenden. Eine Betriebshaftpflicht sichert Sach- und Personenschäden Dritter ab, eine gewerbliche Rechtsschutzversicherung hilft euch dabei, bei ausstehenden Rechnungen, schwierigen Mitarbeiterverhandlungen usw die nötige Rechtsberatung auch bezahlen zu können und auch für eure Einrichtung (von Server über Rechner bis teure Möbel) gibt es eine Inhaltsversicherung.

Agentur gründen: Geschäftskonto eröffnen

Auch klar, sobald ihr ein Unternehmen gründet, solltet ihr eure privaten und geschäftlichen Geldtransaktionen trennen – übrigens auch schon als Freelancer.
Welche Geschäftskonten-Anbieter gerade lohnenswerte Angebote haben, haben wir euch in unserem aktuellen Geschäftskonto Vergleich zusammengestellt.

Agentur gründen mit Erfolg: Geschäftsmodell | Businessplan

Wie bereits in der Einleitung geschrieben: Während der rechtliche Prozess einer Agenturgründung nicht sehr aufwändig ist, kommt es vor allem auf euer gut durchdachtes Geschäftsmodell und einen validen Businessplan an.

Fachliche Voraussetzungen wie Know-how im Bereich Marketing und Vertrieb, ein gutes Netzwerk, Soft Skills in Form von Kreativität und Kommunikationsgabe setzen wir jetzt einfach mal voraus: diese Dinge müsst ihr als Unternehmensgründer sowieso und überall mitbringen. Auch Grundkenntnisse in kaufmännischen Aufgaben, von der Buchführung über Mitarbeiterführung bis zu Kundenbetreuung solltet ihr haben. Vieles davon lässt sich im Alltag verfeinern und erlernen, manches durch kluge Organisation (zb mit Projektmanagement-Tools oder Buchhaltungssoftware) professionalisieren.

Doch wirklich wichtig ist, dass ihr euch mit eurer Dienstleistung und euren einzelnen Leistungsangeboten sehr genau auseinander gesetzt habt. Nicht nur genau wisst, Was ihr anbieten wollt. Sondern auch über das Wie gut bescheid wisst und nicht vergessen: ihr euch den Markt dazu – also die Bedürfnisse der potenziellen Kunden – sehr genau kennt. Praktisch ist es natürlich, wenn ihr im Angestelltenverhältnis oder als Freelancer bereits einige Referenzen und Kenntnisse sammeln konntet. Dieses Insiderwissen solltet ihr auf jeden Fall nutzen.

Agentur gründen: Geschäftsmodell entwickeln

In aller Regel wisst ihr schon so ungefähr, was ihr gern als Agentur anbieten wollt. Ein Brainstorming der Möglichkeiten ist vielleicht trotzdem nicht schlecht, einfach, um den Horizont so groß wie möglich zu halten. Nutzt dazu das Prinzip des Business Model Canvas,

Doch bei allen Möglichkeiten kommt es vor allem darauf an, dass ihr ein ganz konkretes und definiertes inhaltliches Bild eurer Agentur habt und auch anderen zeichnen könnt.

Nische finden | USP formulieren | Portfolio definieren

Eigentlich kann man euch selbst als Agenturgründer als ersten Kunden eurer eigenen Leistung definieren. Egal, aus welcher Ecke eure Dienstleistung kommt: der Weg mit dem späteren Kunden durchläuft verschiedene Phasen, die ihr selbst ebenfalls zu Beginn durchlauft.

Eure Agentur kann unterschiedlichste Zielgruppen und Branchen ansprechen. Doch gerade zu Beginn macht es Sinn, euch auf eine bestimmte Nische zu spezialisieren und euer Dienstleistungsportfolio erst dann auszuweiten, sobald eure Agentur wächst und Kunden andere Dienste anfragen.

Sucht euch zu Beginn die Fähigkeiten, ihr im Speziellen mitbringt – das worin ihr besonders gut seid. Das ist euer Unique Selling Point (USP).

Natürlich solltet ihr dabei auch schauen, ob es einen Markt für diesen Dienst gibt und wie es hier mit den Angeboten eurer Konkurrenz aussieht –  eine Markt- und Konkurrenzanalyse hilft euch dabei.

Preisgestaltung eurer Agentur

Eine weitere wichtige Säule eines guten Geschäftsmodells ist die Preisgestaltung. Als Agentur rechnet ihr Leistungen üblicherweise auf Stundenbasis oder in Form von Tagessätzen ab. Ihr solltet versuchen, als frisch gegründete Agentur weder explizit teurer als eure Konkurrenz zu sein noch erheblich billiger: Zu niedrige Preise lassen beim potentiellen Kunden Zweifel an der Qualität der Arbeit aufkommen. Außerdem sind Preiserhöhungen vor allem gegenüber Bestandskunden immer nur mit viel Aufwand und Risiko durchzusetzen.

Außerdem sollte in eure Preisfindung auch immer eine Analyse eurer fixen und laufenden Betriebsausgaben einfließen: Ein Freelancer ohne eigenes Office und monatlich zu bezahlende Mitarbeitende kann natürlich einen anderen Stunden- oder Tagessatz verlangen – allerdings hat er auch weniger Planungssicherheit und in aller Regel Know-how zu bieten. Eure Kalkulation sollte genug Umsatz generieren, um

  1. alle Kosten zu decken,
  2. einen Gewinn zu erwirtschaften
  3. und ausreichend finanzielle Rücklagen zu bilden.

Gründungskosten einer Agentur

Die Kosten bei eurer Agenturgründung sind je nach Art der Agentur und Rechtsform sehr unterschiedlich. Kosten für die Gründungsberatung, Anwalts- und Notarkosten aber auch der Eintrag eines Markenamens sind optional -aber eventuell nötig.

Rechnet auf jeden Fall mit folgenden Kosten:

  • Anmeldung beim Gewerbeamt
  • evtll. Kosten für Handelsregistereintrag
  • Kosten für den Markenschutz
  • Anschaffungskosten für die Einrichtung
  • Kosten für die technische Ausstattung
  • Marketing-Kosten für die Eröffnung
  • Miete für die Geschäftsräume plus Nebenkosten
  • Lizenzkosten
  • Steuern und Versicherungen
  • Mitgliedschaften in Verbänden
  • Personalkosten

Wichtiger Kostentreiber: Eigenes Büro, Coworking-Space oder 100 % Homeoffice

Besonders als Agenturinhaber stellt man sich in der Gründungsphase die Frage, wo das Unternehmen seinen Sitz haben soll. Soll man ein traditionelles Büro mieten, von zu Hause aus arbeiten oder ist ein CoWorking-Space doch die bessere Entscheidung? Alle drei Optionen haben ihre eigenen Vor- und Nachteile.

Ein eigenes Büro zum Beispiel bietet ein professionelles Arbeitsumfeld und mehr Freiraum. Die Räumlichkeiten sind dafür in der Regel sehr teuer. Vor allem in den Anfangsphasen einer Firmengründung könnte dies eine Herausforderung darstellen.

Das Homeoffice wiederum ist günstigste Alternative und auch für viele Mitarbeiter sehr verlockend. Hier leidet jedoch die Teambindung sehr darunter. Außerdem kann die Leistung der Belegschaft weniger gut kontrolliert werden.

Die beste Lösung für die Anfangsphase ist daher oft ein Coworking-Space als kostengünstigere Alternative zum traditionellen Büro. Hierbei teilt man sich den Arbeitsplatz quasi mit anderen Personen. Daher sind die Mietkosten im Vergleich sehr gering und in der Regel auch flexibel kündbar.

Businessplan für Agentur gründen: Basis für den Erfolg

Auch wenn ihr keinen Investor oder Kreditgeber überzeugen müsst, nicht den Gründungszuschuss nutzen wollt oder andersweitig gezwungen seid, einen Businessplan aufzustellen: Macht euch trotzdem diese Mühe.

Eine kluge Geschäftsstrategie und ein gut durchdachter Businessplan sind essenziell für den langfristigen Erfolg eines jeden Unternehmens. Die genauen Vorstellungen und Ziele der Agentur werden dabei detailliert im Geschäftsplan festgehalten. Der Businessplan ist ein Konzept, das den Grundstein für den Unternehmenserfolg legt.

Der Plan sollte eine

  • Marktanalyse,
  • das Geschäftsmodells und
  • die Finanzprognosen enthalten.

Dabei muss der Businessplan stets realistisch und umsetzbar sein. Schließlich dient das Dokument nicht nur als Orientierungshilfe.

Keine Sorge vor der Papierarbeit: Einen Businessplan zu erstellen, gelingt euch ganz leicht mit den entsprechenden Vorlagen. Deshalb haben wir eine Übersicht der besten Businessplan-Tools für euch.

Agentur gründen: Das richtige Team | Und jetzt Markteroberung

Wie jedes Unternehmen ist auch eine Agentur nur so gut, wie ihr Personal und der Erfolg davon abhängig, wie gut ihr es schafft, Kundenkontakte aufzubauen.

Mitarbeitende finden: Die besten Benefits für qualifiziertes Personal

Längst kein Geheimnis mehr: Personal ist fast überall Mangel. Und das bedeutet, besonders gutes Personal erst recht. Ein Weg für eure Agentur, euch hier gut aufzustellen, ist es, mit guten Leuten zusammen eine Agentur aufzubauen – in Partnerschaft. Ihr dürft davon ausgehen, dass alle Beteiligten mit derselben Überzeugung und Interesse am Erfolg des neuen Unternehmens arbeiten. Doch gleichzeitig bedeutet das natürlich auch Abstimmungsbedarf, gemeinsame Ziele und ein gemeinsames Verständnis von dem, was ihr wollt. Auch das ist nicht immer einfach.

Wollt ihr auf Angestellte setzen, dann gilt auch hier: Eine qualifizierte Belegschaft ist das Herzstück des Unternehmens. Viele Agenturen arbeiten dabei mit freiberuflichen Mitarbeitern. Doch auch eine Festanstellung ist möglich. Aber: Es braucht mehr als nur einen sicheren Arbeitsplatz. Als Leiter einer Agentur ist es also zwingend notwendig, mit Mitarbeiterbenefits zu arbeiten.

Mit Mitarbeiter-Benefits punkten

Hierbei handelt es sich um bestimmte Mitarbeitervorteile, die sich auf die Arbeitsbedingungen und das Arbeitsumfeld beziehen. Die Benefits können dabei unterschiedlichster Natur sein. Klar ist, dass ein Obstkorb und gratis Kaffee schon längst nicht mehr ausreichen. Kostenlose Öffi-Tickets, Zuschüsse für E-Bikes, Home-Office-Möglichkeiten und Gleitzeit sind starke Argumente, um Mitarbeiter für eure frisch gegründete Agentur zu finden. Dabei müssen natürlich auch die finanziellen Möglichkeiten berücksichtigt werden. Jedem Mitarbeiter ein E-Bike oder die Jahreskarte für die Bahn zu finanzieren, kann ganz schön ins Budget gehen.

Marketing für die eigene Agentur: Durchstarten in den Markt

Schon bei der Namensgebung eurer Agentur solltet ihr das Ziel nicht vergessen, denn er ist nicht unerheblich für euren Erfolg. Seid kreativ, behalten dabei aber auch den Zweck eurer Agentur im Auge. „Zum Goldenen Hirschen“ ist vielleicht nicht die naheliegendste Bezeichnung – zumindest aber verspricht sie etwas, sorgt für eine Emotion. „Revolte“ sagt etwas über das Gründerteam. Das klassische „Müller Werbeagentur“ mag auch funktionieren.
Habt ihr einen passenden Namen gefunden, sichert euch die Markenrechte dafür und möglichst auch für euer Logo. Auch die passenden URLs (Domains) und Social-Media-Kanäle solltet ihr früh anmelden.

Außerdem solltet ihr zum Start eine Marketing-Strategie entwickeln. Achtet dabei auf eure Zielgruppe: Wo und mit welchen Maßnahmen könnt ihr sie am besten erreichen? Mit eurem eigenen Marketing könnt ihr auch gleich eure Fähigkeiten unter Beweis stellen.

Ansonsten prüft das ganze Portfolio an Werbemaßnahmen:

  • eigenen Website,
  • Content-Marketing,
  • Social Media,
  • SEO-Maßnahmen,
  • Flyer oder Print-Anzeigen

Und natürlich die beste Werbung überhaupt: Empfehlungen zufriedener Kunden und die Mundpropaganda.

Fazit

Die Gründung einer Agentur ist auf der bürokratischen Seite recht einfach. Viel herausfordernder ist es, im Meer der Agenturen für allerlei Dienstleistungen das richtige Angebot zu finden und an den Kunden zu bringen.

 

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