Pension eröffnen: Selbstständig machen mit Pension, AirBnB, Ferienhaus und Ferienwohnung

Schritt 1: Perspektiven für eure Pension | Konzept & Lage

Die familiäre Atmosphäre zeichnet eine Pension aus. Wer auf AirBNB seine Immobilie vermietet, bieten seinen Besuchern (zumindest in der Theorie) eine privat bewohnte Wohnung mit der entsprechenden Ausstattung und Einrichtung. Eine Ferienwohnung oder Ferienhaus muss wieder ganz anderen Ansprüchen genügen. Auch wenn diese Kategorien sich längst auflösen und man bei AirBNB inzwischen auch klassisch Ferienhäuser mieten kann … ihr solltet euch genau überlegen, welche Immobilie ihr wie anbieten wollt. Denn das entscheidet auch darüber, wie ihr euer Gewerbe anmelden und gestalten müsst.

Größe entscheidet über Status

Ihr solltet früh entscheiden, wie groß ihr eure Unterkunft sein soll. Zwar ist die Regelung, nach der eine Pension mit mehr als acht Betten konzessionspflichtig wird, nicht mehr gültig. Dafür zählt nur, ob ihr eure Gäste bewirtet. Bietet ihr also außer Unterkunft auch Speis und Trank, dann benötigt ihr eine Gaststätten-Konzession. Das heißt, ihr müsst beim zuständigen Gewerbeamt ein Gastgewerbe anmelden. Bei Inspektion durch das Gesundheitsamt wird dann geschaut, ob der Aufenthalt in der Pension für die Gäste keine gesundheitlichen Folgen haben wird. Mit der Konzession sind weitere Bedingungen verknüpft:

• ihr müsst einen gültigen Gesundheitspass vorlegen
• ihr müsst einen Hygienelehrgang besucht haben
• ihr benötigt eine Genehmigung vom Bauamt, dass in dem Gebäude eine Pension betrieben werden darf

Beherbergungsbetrieb: Welche Betriebsarten es gibt

Die Pension ist nur eine der Betriebsarten im Beherbergungsgewerbe. Die IHK definiert eine Pension so: „ein Beherbergungsbetrieb, in dem Unterkunft normalerweise für mehr als eine Nacht und Speisen überwiegend Hausgästen angeboten werden”. Die wesentliche Unterscheidung zum Hotel ist die Größe und Menge an Zimmern. Der Deutsche Tourismusverband hat die Definition wie folgt aufgestellt:

Was ist ein All-Suite-Hotel?

Ein All-Suite-Hotel ist ein Hotel, in dem die Unterbringung nur in Suiten erfolgt.

Was ist ein Aparthotel / Apartmenthotel?

Ein Aparthotel oder Apartment-Hotel ist ein Hotel, in dem die Unterbringung in Studios oder Apartments erfolgt.

Was ist ein Bauernhof?

Ein Bauernhof ist ein aktiv bewirtschafteter landwirtschaftlicher Betrieb, der im Voll- oder Nebenerwerb geführt wird.

Was ist ein Boardinghouse?

Das Boardinghouse (Serviced Apartment) ist ein Beherbergungsbetrieb in städtischer Umgebung, in dem die Unterbringung für längere Zeit erfolgt. Der Service reicht von sehr geringem Angebot bis hin zu einem hotelmäßigen Roomservice.

Was ist ein Ferienhaus?

Ein Ferienhaus ist eine separate Unterkunft (freistehendes Haus, Reihen- oder Doppelhaus) mit eigenem Sanitärbereich und Selbstverpflegungseinrichtung, in der zum vorübergehenden Aufenthalt Gäste gegen Entgelt aufgenommen werden.

Was ist ein Ferienwohnung?

Eine Ferienwohnung ist eine abgeschlossene Einheit innerhalb eines Hauses mit eigenem Sanitärbereich und Selbstverpflegungeinrichtung, in dem zum vorübergehenden Aufenthalt Gäste gegen Entgelt aufgenommen werden. Die zum Objekt zugehörige Terrasse oder der Balkon steht den Gästen für die Dauer ihres Aufenthaltes zur Verfügung.

Was ist ein Gasthof?

Der Gasthof ist üblicherweise ein ländlicher Gastronomiebetrieb, der Speisen und Getränke anbietet und auch einige Unterkünfte bereithält.

Was ist ein Gästehaus?

Ein Gästehaus ist ein Beherbergungsbetrieb, der Unterkunft normalerweise für mehr als eine Nacht und in der Regel keine Speisen anbietet.

Was ist ein Hotel?

Ein Hotel ist ein Beherbergungsbetrieb, in dem eine Rezeption, Dienstleistungen, tägliche Zimmerreinigung, zusätzliche Einrichtungen und mindestens ein Restaurant für Hausgäste und Passanten angeboten werden. Ein Hotel sollte über mehr als 20 Gästezimmer verfügen.

Was ist ein Kurpension?

Das Kurheim ist ein in einem Heilbad oder Kurort gelegener Beherbergungsbetrieb. Es ist ausgerichtet an den indikationstypischen Bedürfnissen des Kurgastes.

Was ist ein Kurhotel?

Das Kurhotel ist ein in einem Heilbad oder Kurort gelegenes Hotel. Es ist ausgerichtet an den indikationstypischen Bedürfnissen eines Kurgastes und verfügt über ein eigenes Angebot an Gesundheitsbehandlungen.

Was ist ein Motel?

Das Motel ist ein Hotel mit einem auf Kraftfahrer ausgerichteten Standort und nahe gelegener Parkmöglichkeit.

Was ist ein Pension?

Eine Pension ist ein Beherbergungsbetrieb, in dem Unterkunft normalerweise für mehr als eine Nacht und Speisen überwiegend Hausgästen angeboten werden.

Was ist ein Ferienzimmer?

Ein Ferienzimmer ist eine Unterkunft in einem privaten Haus, die nicht erlaubnispflichtig und mit maximal neun Betten ausgestattet ist.

Was ist ein B&B (Bed & Breakfast)

Als B&B bezeichnet man eine Übernachtungsmöglichkeit in einem Privathaushalt, bei der die Betreiber auch ein Frühstück anbieten. Hier steht vor allem die familiäre Atmosphäre im Vordergrund und Gäste erwarten in der Regel günstige Zimmer.

Was ist ein Hostel?

Im Hostel finden sich Zimmer für mehrere Personen, also nicht die üblichen 1 bis 2 Personen pro Zimmer sondern kleinere Gruppen. Das bedeutet für euch als Betreiber niedrigere Betriebskosten und dafür erwarten die Kunden auch niedrigere Preise. Häufig sind hier Jugendgruppen die Besucher.

Mit der Entscheidung für eine bestimmte Art Beherbergung sind viele Konsequenzen verbunden. Damit definiert ihr

• eure Zielgruppe
• eure Angebote und damit auch den Aufwand für Personal, Ausstattung usw.
• die notwendige Lage eurer Immobilie.

Lage, Lage, Lage: Erfolgsfaktor ist eure Immobilie und wo sie liegt

Ganz klar: die Lage eurer Pension entscheidet wesentlich über euren Erfolg. Das tollste Kleinod mit den liebevoll gestalteten Zimmern wird kaum jemand in einem Gewerbegebiet am Rande einer Kleinstadt buchen. Und in einem Feriengebiet werden potenzielle Urlauber nicht mit einer einfachen Absteige zufrieden sein, in der sie ihre zwei Wochen Ferien verbringen sollen.

Prinzipiell gilt: Mit Sicherheit suchen in einer Großstadt mehr Touristen eine Übernachtungsmöglichkeit als irgendwo draussen auf dem Land. Allerdings ist hier auch die Konkurrenz größer. Dafür wird in einer Urlaubsgegend euer Angebot besser wertgeschätzt, Buchungen sind längerfristig und auch eher für Wochen als für einzelne Tage und so kann das Saisongeschäft durchaus lukrativer sein als in einer Metropole.

Die kleineren Beherbergungsformen wie Pensionen punkten mit ruhiger Atmosphäre eines kleineren Hauses, mit Nähe und persönlichem Kontakt zum Betreiber. Und mit dem richtigen Konzept und kreativem Engagement könnt ihr auch abseits der üblichen Tourismus-Hochburgen erfolgreich werden. Wichtig sind eine gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten und vor allem ein Alleinstellungsmerkmal (siehe weiter unten).

Die richtige Immobilie finden

Maßgeblich sind natürlich auch die Immobilienpreise. Euer Finanzplan sieht ganz anders aus, wenn ihr das Gebäude erst mieten oder kaufen müsst. Solltet ihr bereits eine Immobilie besitzen, dann könnt ihr diese Anfangsinvestition vermeiden – seid aber natürlich an Standort und Umfeld des Hauses gebunden und müsst euer Pensionskonzept auf die bestehende Immobilie anpassen.

Standortanalyse: Gute Wahl für eure Pension

Die Standortanalyse hilft euch, den idealen Standort für eure Pension zu finden. Dazu

• analysiert ihr den Wettbewerb vor Ort
• welche Angebote die Konkurrenz anbietet
• wie die Marktsättigung an dem Standort ist
• schaut euch touristische Angebote um Umfeld an
• analysiert die Aktivitäten der Region zum Tourismus (auch perspektivisch)
• checkt Anbindung an Autobahnen, Bundesstraßen, Bahn- und Busverbindungen

Im Ergebnis solltet ihr wissen, wie viele Gäste ihr potenziell erwarten könntet und welche Art der Beherbergung diese suchen werden.

Alleinstellungsmerkmal – Ausstattung und das Design eurer Pension

Grundsätzlich ist im Gastgewerbe ist die Konkurrenz groß und ihr solltet euch mit einem Alleinstellungsmerkmal eurer Pension von euren Konkurrenten abheben. Das kann die pure Lage sein: Das erste Haus am Platze, also direkt am Seeufer, an der Landungsbrücke oder am Marktplatz kann schon genau diese Besonderheit sein.

Alternativ könntet ihr mit einem Motto arbeiten – ob es nun das Haus ist, in dem Luther tief versunken seine Thesen aufgeschrieben hat oder Grimms Märchenfiguren an den Wänden lächeln. Hier ist eurer Kreativität keine Grenze gesetzt – allerdings solltet ihr euch neben Originalität um Glaubwürdigkeit bemühen. Völlig an den Haaren herbeigezogene Historien oder unpassende Themen, die nicht zu eurem Standort passen, werden euch eher auf die Füße fallen.

Alternativ könnt ihr euch auch einen besonderen Service überlegen, um eine bestimmte Zielgruppe anzusprechen. Liegt eure Pension zum Beispiel an Rande eines Radwanderweges, dann könnte eine gut ausgestattete Fahrradwerkstatt durchaus ein Argument sein, bei euch abzusteigen.

Möglich ist auch, eure Pension durch die Ausstattung und das Design zu unterscheiden. Hotelketten, die explizit das Design in den Vordergrund ihrer Erscheinung gestellt haben, zeigen euch, wie das geht. Ob wechselnde Kunstausstellungen in eurem Foyer, durchdesignte Zimmer mit passenden Kunstwerken an der Wand – die Möglichkeiten sind vielfältig. Ideen dafür findet ihr in Galerien vor Ort, Kunsthochschulen oder Plattformen, die von unterschiedlichsten Künstlern Kunstwerke online anbieten.

Andere Geschäftsideen für eure Pension, die ihr am besten in Kooperationen mit Ausflugsveranstaltern der Region anbieten könnt, sind:

• Themen-Wochenenden anbieten
• Wanderungen mit Picknicks organisieren
• Hochzeitsfeiern anbieten
• Spezialitäten aus der Region anbieten

Alternative zur Neugründung: Pension als Nachfolger übernehmen

Gerade im Gastgewerbe werden Nachfolger gesucht. In vielen Gegenden verschwinden insbesondere die Gasthöfe und kleinen Pensionen, weil es keine junge Generation gibt, die in die Familiennachfolge eintritt.
Die Vorteile der Unternehmensnachfolge und Schritt für Schritt Anleitungen bei diesem besonderen Gründungsprozess haben wir euch aufbereitet.

Know-how, um eine Pension zu eröffnen

Grundsätzlich müsst ihr für die Eröffnung einer Pension keine speziellen fachlichen Kenntnisse vorweisen – ganz ohne zu Gründen, ist allerdings doch nicht ratsam. Das Risiko, in diesem doch komplexen Vorhaben unterzugehen, ist groß.
Eine Ausbildung als Hotelfachfrau/mann, als Fachkraft im Gastgewerbe oder als Hotelkaufmann/frau sind gute Grundlagen. Ergänzt ihr das noch mit Gründerseminaren, solltet ihr gut gerüstet sein.
Oder ihr sucht euch Berater und Unterstützer aus dem Fach, die euch bei eurem Gründungsprozess begleiten.

Schritt 2: Pension – von der Idee zum konkreten Konzept

Nun habt ihr also eine Idee, wie das mit eurer eigenen Pension aussehen soll. Ihr wisst, wo das Gebäude steht, kennt die Umgebung, habt eine Vorstellung davon, was ihr konkret anbieten wollt. Und nun gilt es, aus dieser Idee ein Konzept, einen belastbaren Plan zu formen.

Pension eröffnen: Das gehört in euren Businessplan

Keine Gründung ohne Businessplan. Stimmt zwar nicht – aber ihr macht es euch auch mittelfristig leichter, wenn ihr diesen Plan geschrieben habt. Benötigt wird der für Kredit- und Förderanträge, für Verhandlungen mit eurer Bank und vor allem für euch selbst: als Referenz für das, was vor euch liegt und auch zur Kontrolle, wie die Meilensteine geplant und dann auch geschafft wurden.

Im Businessplan gilt es, alle wichtigen Fragen rund um die geplante Pensionseröffnung zu beantworten und somit einen Wegweiser für die nächsten Tage, Wochen, Monate und Jahre zu haben. Zu diesen Fragen gehören zum Beispiel:

• Wie sollen Einnahmen generiert werden?
• Welche Dienstleistungen werden angeboten?
• Wie ist die Firma ausgerichtet – Stichwort „Spezialisierung“?
• Gibt es dafür eine Nische?
• Wo soll der Standort sein?
• Welche ist die Zielgruppe?
• Wie viele Mitarbeiter braucht ihr?
• Wie viel Kapital benötigt ihr?

Und der Businessplan zeigt nach der Beantwortung einiger zentraler Fragen deutlich, ab wann und unter welchen Bedingungen sich eure Pension wirtschaftlich tragen wird:

• Was ist meine Zielgruppe und wie will ich sie erreichen?
• Wie stark ist die Konkurrenz?
• Wie will ich mich von meinen Wettbewerbern absetzen?
• Wie viel Geld benötige ich für die Anfangsphase?
• Wie viel muss ich pro Jahr/Monat/Woche vermieten, um meine Kosten zu decken?
• Ab wann werde ich schwarze Zahlen schreiben?

Lesetipp: Wie ihr einen Businessplan schnell und effektiv erstellt, erfahrt ihr in unserem Fachartikel Basics: In 7 Schritten zum Businessplan.

Pension eröffnen: Konkurrenz analysieren

Um euer Alleinstellungsmerkmal genauer herauszuarbeiten und auch zu prüfen, solltet ihr zunächst die Konkurrenz analysieren.

• Wie viele Hotels, B&Bs oder Pensionen gibt es im näheren Umfeld und was bieten diese an?
• Wie hoch sind die Zimmerpreise der Konkurrenz?
• Was sagen euch die Online-Bewertungen der anderen Anbieter?

Vielleicht solltet ihr ein paar der Konkurrenten selbst testen und eine Nacht dort verbringen, um aus Gästesicht Verbesserungen und damit für euch wichtige Faktoren herauszufinden.

Die richtige Rechtsform für eure Pension

Gängige Rechtsformen für Existenzgründungen in der Beherbergungsbranche sind die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt). Aber natürlich könnt ihr auch als Einzelunternehmer oder als GbR starten. Eine Übersicht der Rechtsformen findet ihr hier: Unternehmensformen im Überblick: Das müsst ihr über UG, GmbH, Einzelunternehmer, AG, GbR und KG wissen

Schritt 3 zur eigenen Pension: Vorschriften, Genehmigungen und Absicherungen

Es gibt so einige Schritte, um eure Pensionsgründung offiziell zu machen und vor allem richtig zu machen.

Konzessionspflicht bei einer Pension

Seit der Erneuerung des Gaststättengesetzes zählt nicht mehr die Anzahl an Betten einer Pension bei der Frage, ob ihr eine Konzession für eure Pension benötigt. Wichtig ist jetzt, ob ihr externe Gäste bewirtet oder nicht. Bietet ihr nur für eure Hausgäste Speisen und Getränke an, wir keine Konzession benötigt. Öffnet ihr aber eure Räume wie ein Restaurant oder eine Bar auch für externe Gäste, dann benötigt ihr eine sogenannte Gaststättenkonzession.

Zur Beantragung der Konzession müssen folgende Dokumente vorgelegt werden:

• Personalausweis
• aktuelles polizeiliches Führungszeugnis (Bundesamt für Justiz)
• Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (Bundesamt für Justiz)
• Gewerbeversicherung (privates Versicherungsunternehmen)
• steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung (Finanzamt)
• Pacht- oder Mietvertrag (Vermieter)
• Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft)
• Gesundheitszeugnis für Betreiber und Angestellte (Gesundheitsamt)
• Nachweis über die Teilnahme an gesetzlich vorgeschriebenen Schulungen über Hygiene und Gesundheit (Gesundheitsamt + Industrie- und Handelskammer)
• Ausschankgenehmigung (Gewerbemeldestelle)

Handelsregistereintrag für eure Pension

Das Handelsregister dokumentiert als öffentliches Verzeichnis im Bereich eines zuständigen Registergerichts alle entsprechenden Unternehmen. Solltet ihr als GmbH oder UG gründen, müsst ihr euch ins Handelsregister eintragen lassen.

Gewerbeanmeldung für eure Pension

In jedem Falle müsst ihr eure Pension beim Gewerbeamt anmelden. Und das Gewerbeamt informiert dann das Finanzamt, das dann automatisch den Bogen zur steuerlichen Erfassung zu euch schickt.

Industrie- und Handelskammer für eure Pension

Bei einer Gewerbeanmeldung ist die Mitgliedschaft in der für euch zuständigen IHK Pflicht, also die IHK Hotel- und Gaststättengewerbe.

Pension eröffnen: Berufsgenossenschaften

Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte. Für eure Pension ist die Berufsgenossenschaft Nahrung und Gaststätten verantwortlich, hier müsst ihr euch auf jeden Fall anmelden.

Bundesverbände für eure Pension

Auch wenn die Mitgliedschaft in Branchenverbänden keine Pflicht sind – die Vorteile einer solchen Mitgliedschaft sind klar: Rechtliche Beratung, Fachkompetenz und Austausch mit Insidern. Für die Hotelbranche, der ihr mit eurer Pension zugehört, sowie für die Gastronomie ist der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband (DEHOGA) der richtige Verband.

Rundfunkbeitrag und GEMA für eure Pension

In aller Regel werdet ihr eure Zimmer mit Fernsehern oder Radios oder Internet ausstatten. Dann müsst ihr euch auch mit den Themen Rundfunkgebühr und GEMA befassen.

Wichtig zu beachten: Nichtraucherschutzgesetz & Jugendschutzgesetz

Das Jugendschutzgesetz (JuSchG) bestimmt, wer in welchem Alter welche Getränke konsumieren darf und regelt auch die Benutzung von Glücksspielautomaten. Ihr solltet euch genauer damit beschäftigen, was ihr wie in eurer Pension beachten müsst.

Das Rauchen in Schulen, Tageseinrichtungen, Krankenhäusern aber auch in Beherbergungsbetrieben und Gaststätten ist verboten. Ausgenommen davon sind die Eingangsbereiche und Foyers von Hotels und Pensionen. Auch hier solltet ihr euch genauer informieren, was das jeweilige Landesgesetz hierzu vorgibt.

Auslage bei Pension Pflicht: Preisverzeichnisse & Infektionsschutzgesetz

Beherbergungsbetriebe müssen bei der Rezeption ein sogenanntes Preisverzeichnis auslegen. Darin enthalten müssen die Preise für Übernachtungen, Frühstück sowie andere Speisen und Getränke zu sein.

Bietet ihr Speisen und Getränken, müsst ihr über einen Gesundheitspass verfügen. Und alle eure Mitarbeiter müssen entsprechend belehrt worden sein – dies müsst ihr als Betreiber dokumentieren.

Schritt 4: Marketing | Werbung für die Pensionseröffnung

Ganz wichtig: Stellt sicher, dass Kunden eure Pension auch finden. Das klingt banaler als es tatsächlich ist. Denn dazu gehört:

• Präsenz auf allen relevanten und bekannten Reise- und Hotel-Portalen
• eigene Webseite, die über alles Wichtige aktuell informiert
• Social Media Seiten, die Besucher weiterempfehlen können
• Ausschilderung vor Ort, am besten auch von zentralen Stellen wie Bahnhof oder Touri-Info
• Flyern und Broschüren, die ihr im Umfeld auslegen könnt

Online-Sichtbarkeit aufbauen

Heutzutage schafft sich beinahe jeder Kunde erst einmal über das Internet Überblick über angebotene Dienstleistungen. Eine benutzerfreundliche Website ist also das Aushängeschild schlechthin, wenn es um effektives Marketing geht. Eine übersichtliche Homepage sollte ausführliche Beschreibungen zu den entsprechenden Coaching-Programmen enthalten. Auch ein Formular bzw. die nötigen Daten zur Kontaktaufnahme, Adresse sowie Google MyBusiness Eintrag sollten deutlich ausgewiesen sein.

Achtet darauf, dass eure Gäste einen tollen Aufenthalt haben und bittet sie, auch in Online-Bewertungen ihre Zufriedenheit zum Ausdruck zu bringen.