Pressemappe erstellen – Inhalt, Aufbau und Format

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Eine Pressemappe ist neben den amtlichen und behördlichen Papieren eines der wichtigsten Dokumente, die ein frischgebackener Firmengründer für einen erfolgreichen Start benötigt. Sie dient dazu, das neugegründete Unternehmen und die eigene Geschäftsidee in kompakter Form, optimal für Journalisten und Redakteure aufgearbeitet, darzustellen. Mit einer guten Pressemappe sorgen Existenzgründer nicht nur für positive und detaillierte Erwähnung in der Presse sondern erreichen neue Kunden sowie neue Investoren oder Förderer für das eigene junge Unternehmen. Dafür sollten Sie im Vorfeld gut präparierte Informationen bereithalten und der Presse so die Arbeit weitestgehend erleichtern.

Eine Pressemappe ist vielseitig nutzbar

Nichts ist wichtiger, als nach Unternehmensgründung kräftig die Werbetrommel zu rühren. Dafür sollten Sie auch Kontakt zu den lokalen Medien aufnehmen und eventuell zusätzlich eine Berichterstattung in überregionalen Medien in Betracht ziehen. Erkundigen Sie sich bei den in Frage kommenden Redaktionen, ob Interesse an einer Veröffentlichung besteht und Sie ihnen eine Pressemappe zukommen lassen dürfen. Mit überzeugendem Pressematerial ist der erste Schritt in Richtung Veröffentlichung bereits getan. Zudem sind diese Mappen beispielsweise auch auf Messen ein wirkungsvolles Werbemittel.

Inhalt einer Pressemappe

Damit Sie einen guten Eindruck bei Presseleuten hinterlassen, sollten Sie eine vollständige Pressemappe vorlegen können. Hier gilt es einige Punkte zu beachten und keine wichtigen Unterlagen und Informationen zu vergessen.

Ihre Pressemappe muss mindestens enthalten:

• Inhaltsverzeichnis
• Pressemitteilung(en)
• Informationen über Ihr Unternehmen
• Bilder mit aussagekräftigen Bildbeschreibungen
• Sonstige Materialien wie Statistiken, Produktbeschreibungen und weiteres

Mit dem Inhaltsverzeichnis erleichtern Sie Redakteuren ihre Arbeit deutlich. So verschafft dieser sich schnell einen Überblick und kann interessante Informationen auf Anhieb finden.

Selbstverständlich gehören in eine Pressemappe auch Pressemitteilungen. Dieses besondere Format muss gut aufbereitet sein, im Idealfall so, dass Redaktionen die Informationen nahezu 1:1 abdrucken können. Ältere Pressemitteilungen geben einen guten Einblick über sämtliche Neuigkeiten im Unternehmen in chronologischer Reihenfolge. Eine Anleitung, was in eine gute Pressemitteilungen gehört und wie sie strukturiert wird, lesen Sie in dem Fachartikel „Aufbau einer guten Pressemitteilung“.

Apropos Ihr Unternehmen – Informationen darüber dürfen auf keinen Fall fehlen. Präsentieren Sie sich hier von der besten Seite und geben Sie einen prägnanten und stichhaltigen Einblick in Ihr Unternehmen und Ihre Geschäftsidee. Die vollständige Kontaktadresse (Ansprechpartner, Adresse, (Mobil-)Telefon, Fax, E-Mail, Web-Adresse) ist ein unbedingtes Muss.

Viele Medien – egal, ob online oder print – wünschen sich aktuelles Bildmaterial. Fügen Sie Ihrer Pressemappe deshalb auf jeden Fall hochauflösende Bilder und Fotos bei, die Sie gerne veröffentlicht sehen möchten. Klar können Sie sich auch mit Material aus Bildagenturen behelfen – doch Vorsicht: Diese Quellen haben Journalisten auch und verwenden sie. Redaktionen sind aber immer auf der Suche nach neuen, bisher nicht verwendeten Bildern und hätten die gern kostenlos zum Abdruck. Es lohnt sich, hier zu investieren und ein gutes spannendes, vielleicht sogar das gesamte Thema illustrierende Foto zu liefern. Selbst wenn dann ihr Pressetext nicht verwendet wird – vielleicht wird das Foto benutzt und dann haben Sie zumindest schon mal einen Bildcredit veröffentlicht. (Den müssen Sie natürlich auch bei allen Fotos in Ihrer Pressemappe angegeben.)

Fügen Sie Ihrer Mappe zudem Zusatzmaterial wie Statistiken und Auswertungen hinzu, um noch detaillierter zu informieren. Insbesondere gut gemachte Infografiken sind in den Online-Redaktionen gern gesehene Bonusmaterialien. In Printprodukten werden diese jedoch selten übernommen, hier gibt das CI der Zeitungen meist ein eigenes Design vor. Hier sind es die Zahlen, mit denen Sie punkten können. Daraus bauen die Redaktionen dann selbst ihre Grafiken.

Aufbau einer Pressemappe – Diese Regeln sollten Sie einhalten

Damit Sie mit Ihrer Pressemappe größtmöglichen Erfolg erzielen und eine gute PR erhalten, gilt es gewisse Regeln einzuhalten:

• Zwar unterliegt eine Pressemitteilung keinen zeitlichen Begrenzungen, dennoch ist es wünschenswert, hier auf die natürliche Aufmerksamkeitsspanne eines Menschen achten. Diese liegt bei knapp 15 Minuten. In dieser Zeit sollte ein Redakteur also Ihre Mappe verstanden und ihren Nutzen erkannt haben.
• Immer eine gute Idee für Existenzgründer: Stellen Sie auf einem gesonderten Papier kurz Ihre Person vor und fassen Sie die Idee Ihres Startups strukturiert zusammen. Erläutern Sie den potentiellen Investoren und Kunden kurz die wichtigsten Fakten Ihres Unternehmens.
• Benutzen Sie in Ihrer gesamten Pressemappe einen einfachen Satzbau, nur wenige Fremdwörter, vermeiden Sie eingeschobene Nebensätze und verwenden Sie durchschnittlich nicht mehr als 17 Wörter pro Satz.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Pressemitteilung nicht nach einer Werbeanzeige aussieht. Pressemitteilungen sind nicht werblich aufgemacht und berichten nur objektiv über ein Unternehmen.

Umfang, Schriftart, Aufbau: Formatierung der Pressemappe

Neben den inhaltlichen Regeln für das Verfassen einer Pressemitteilung gibt es zudem auch formale Aspekte. Zwar existieren hier keine 100-prozentig einheitlichen Regeln, aber dennoch darf Ihr Text nicht nach „Kraut und Rüben“ aussehen.

Daher empfehlen sich folgende Formatierungen:

• Verwenden Sie für Ihre Pressemitteilung das Format DIN A4.
• Diese sollte einen ungefähren Umfang von einer bis drei Seiten haben.
• Die Spaltenbreite des Fließtextes sollte circa 45 bis 60 Anschläge betragen, bei einem 1,5-fachen Zeilenabstand.
• Lassen Sie beim rechten Seitenrand fünf bis sieben Zentimeter Platz für die Anmerkungen des Redakteurs.
• Auch bei der Schriftart sollten Sie darauf achten, gängige Systemschriften wie Helvetica, Arial oder Verdana zu verwenden. Achten Sie hier darauf, dass Sie durch Formatierungen (beispielsweise fett, kursiv und unterstrichen) so wenig wie möglich hervorheben.
• Auch beim Aufbau der Pressemeldung sollten Sie einiges beachten. In der Regel entscheiden schon die Überschrift und die ersten Zeilen, ob ein Journalist weiter liest. Hier empfehlen Fachleute die sieben berühmten Ws (Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Wozu?) kurz und prägnant zu beantworten.
• Im Fließtext sollten Sie die wichtigsten Informationen an den Anfang setzen und mit „unwichtigeren“ Aspekten den Text beenden – Redakteure kürzen in der Regel von hinten nach vorn.
• Um den Text leserlich zu gestalten und aufzulockern, ist es sinnvoll, wenn Sie regelmäßige Absätze und Zwischenüberschriften einfügen.

Storytelling – Mehr als Fakten: Lassen Sie den Profi ran

Nicht jeder Unternehmer ist auch in der Lage, eine strukturierte und interessante Pressemappe beziehungsweise Pressemeldung zu entwerfen (Stichwort Storytelling: Wie das auch für Ihre Pressemitteilungen funktioniert, erfahren Sie in dem Fachartikel Storytelling: Wie man eine Pressemitteilung schreibt). Damit Sie auf der sicheren Seite sind und einer erfolgreichen PR nichts im Wege steht, können Sie einen Fachmann zu Rate ziehen, wenn Sie sich die Gestaltung und Befüllung einer Pressemappe selbst nicht zutrauen.

Spezielle Agenturen bieten ein breites Spektrum an Leistungen, auch für Existenzgründer. Hierbei nutzen sie die jahrelange Erfahrung im Bereich des akademischen Arbeitens. Denn wie eine akademische Arbeit auch muss eine Pressemappe alle Fakten auf den Punkt bringen, gut strukturiert und in sich schlüssig sein. Neben dem gründlichen Recherchieren beherrschen Profis zudem das Storytelling-Handwerk und verpacken nüchterne Fakten, Auswertungen und Analysen in anspruchsvolle und interessante Präsentationen.