Pres­se­map­pe erstel­len – Inhalt, Auf­bau und Format

Mit einer guten Pres­se­map­pe sor­gen Exis­tenz­grün­der nicht nur für posi­ti­ve und detail­lier­te Erwäh­nung in der Pres­se son­dern errei­chen neue Kun­den sowie neue Inves­to­ren oder För­de­rer für das eige­ne jun­ge Unternehmen.

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Eine Pres­se­map­pe ist neben den amt­li­chen und behörd­li­chen Papie­ren eines der wich­tigs­ten Doku­men­te, die ein frisch­ge­ba­cke­ner Fir­men­grün­der für einen erfolg­rei­chen Start benö­tigt. Sie dient dazu, das neu­ge­grün­de­te Unter­neh­men und die eige­ne Geschäfts­idee in kom­pak­ter Form, opti­mal für Jour­na­lis­ten und Redak­teu­re auf­ge­ar­bei­tet, dar­zu­stel­len. Mit einer guten Pres­se­map­pe sor­gen Exis­tenz­grün­der nicht nur für posi­ti­ve und detail­lier­te Erwäh­nung in der Pres­se son­dern errei­chen neue Kun­den sowie neue Inves­to­ren oder För­de­rer für das eige­ne jun­ge Unter­neh­men. Dafür soll­ten Sie im Vor­feld gut prä­pa­rier­te Infor­ma­tio­nen bereit­hal­ten und der Pres­se so die Arbeit wei­test­ge­hend erleichtern.

Eine Pres­se­map­pe ist viel­sei­tig nutzbar

Nichts ist wich­ti­ger, als nach Unter­neh­mens­grün­dung kräf­tig die Wer­be­trom­mel zu rüh­ren. Dafür soll­ten Sie auch Kon­takt zu den loka­len Medi­en auf­neh­men und even­tu­ell zusätz­lich eine Bericht­erstat­tung in über­re­gio­na­len Medi­en in Betracht zie­hen. Erkun­di­gen Sie sich bei den in Fra­ge kom­men­den Redak­tio­nen, ob Inter­es­se an einer Ver­öf­fent­li­chung besteht und Sie ihnen eine Pres­se­map­pe zukom­men las­sen dür­fen. Mit über­zeu­gen­dem Pres­se­ma­te­ri­al ist der ers­te Schritt in Rich­tung Ver­öf­fent­li­chung bereits getan. Zudem sind die­se Map­pen bei­spiels­wei­se auch auf Mes­sen ein wir­kungs­vol­les Werbemittel.

Inhalt einer Pressemappe

Damit Sie einen guten Ein­druck bei Pres­se­leu­ten hin­ter­las­sen, soll­ten Sie eine voll­stän­di­ge Pres­se­map­pe vor­le­gen kön­nen. Hier gilt es eini­ge Punk­te zu beach­ten und kei­ne wich­ti­gen Unter­la­gen und Infor­ma­tio­nen zu vergessen.

Ihre Pres­se­map­pe muss min­des­tens enthalten:

  • Inhalts­ver­zeich­nis
  • Pressemitteilung(en)
  • Infor­ma­tio­nen über Ihr Unternehmen
  • Bil­der mit aus­sa­ge­kräf­ti­gen Bildbeschreibungen
  • Sons­ti­ge Mate­ria­li­en wie Sta­tis­ti­ken, Pro­dukt­be­schrei­bun­gen und weiteres

Mit dem Inhalts­ver­zeich­nis erleich­tern Sie Redak­teu­ren ihre Arbeit deut­lich. So ver­schafft die­ser sich schnell einen Über­blick und kann inter­es­san­te Infor­ma­tio­nen auf Anhieb finden.

Selbst­ver­ständ­lich gehö­ren in eine Pres­se­map­pe auch Pres­se­mit­tei­lun­gen. Die­ses beson­de­re For­mat muss gut auf­be­rei­tet sein, im Ide­al­fall so, dass Redak­tio­nen die Infor­ma­tio­nen nahe­zu 1:1 abdru­cken kön­nen. Älte­re Pres­se­mit­tei­lun­gen geben einen guten Ein­blick über sämt­li­che Neu­ig­kei­ten im Unter­neh­men in chro­no­lo­gi­scher Rei­hen­fol­ge. Eine Anlei­tung, was in eine gute Pres­se­mit­tei­lun­gen gehört und wie sie struk­tu­riert wird, lesen Sie in dem Fach­ar­ti­kel „Auf­bau einer guten Pres­se­mit­tei­lung“.

Apro­pos Ihr Unter­neh­men – Infor­ma­tio­nen dar­über dür­fen auf kei­nen Fall feh­len. Prä­sen­tie­ren Sie sich hier von der bes­ten Sei­te und geben Sie einen prä­gnan­ten und stich­hal­ti­gen Ein­blick in Ihr Unter­neh­men und Ihre Geschäfts­idee. Die voll­stän­di­ge Kon­takt­adres­se (Ansprech­part­ner, Adres­se, (Mobil-)Telefon, Fax, E-Mail, Web-Adres­se) ist ein unbe­ding­tes Muss.

Vie­le Medi­en – egal, ob online oder print – wün­schen sich aktu­el­les Bild­ma­te­ri­al. Fügen Sie Ihrer Pres­se­map­pe des­halb auf jeden Fall hoch­auf­lö­sen­de Bil­der und Fotos bei, die Sie ger­ne ver­öf­fent­licht sehen möch­ten. Klar kön­nen Sie sich auch mit Mate­ri­al aus Bild­agen­tu­ren behel­fen – doch Vor­sicht: Die­se Quel­len haben Jour­na­lis­ten auch und ver­wen­den sie. Redak­tio­nen sind aber immer auf der Suche nach neu­en, bis­her nicht ver­wen­de­ten Bil­dern und hät­ten die gern kos­ten­los zum Abdruck. Es lohnt sich, hier zu inves­tie­ren und ein gutes span­nen­des, viel­leicht sogar das gesam­te The­ma illus­trie­ren­de Foto zu lie­fern. Selbst wenn dann ihr Pres­se­text nicht ver­wen­det wird – viel­leicht wird das Foto benutzt und dann haben Sie zumin­dest schon mal einen Bild­credit ver­öf­fent­licht. (Den müs­sen Sie natür­lich auch bei allen Fotos in Ihrer Pres­se­map­pe angegeben.)

Fügen Sie Ihrer Map­pe zudem Zusatz­ma­te­ri­al wie Sta­tis­ti­ken und Aus­wer­tun­gen hin­zu, um noch detail­lier­ter zu infor­mie­ren. Ins­be­son­de­re gut gemach­te Info­gra­fi­ken sind in den Online-Redak­tio­nen gern gese­he­ne Bonus­ma­te­ria­li­en. In Print­pro­duk­ten wer­den die­se jedoch sel­ten über­nom­men, hier gibt das CI der Zei­tun­gen meist ein eige­nes Design vor. Hier sind es die Zah­len, mit denen Sie punk­ten kön­nen. Dar­aus bau­en die Redak­tio­nen dann selbst ihre Grafiken.

Auf­bau einer Pres­se­map­pe – Die­se Regeln soll­ten Sie einhalten

Damit Sie mit Ihrer Pres­se­map­pe größt­mög­li­chen Erfolg erzie­len und eine gute PR erhal­ten, gilt es gewis­se Regeln einzuhalten:

  • Zwar unter­liegt eine Pres­se­mit­tei­lung kei­nen zeit­li­chen Begren­zun­gen, den­noch ist es wün­schens­wert, hier auf die natür­li­che Auf­merk­sam­keits­span­ne eines Men­schen ach­ten. Die­se liegt bei knapp 15 Minu­ten. In die­ser Zeit soll­te ein Redak­teur also Ihre Map­pe ver­stan­den und ihren Nut­zen erkannt haben.
  • Immer eine gute Idee für Exis­tenz­grün­der: Stel­len Sie auf einem geson­der­ten Papier kurz Ihre Per­son vor und fas­sen Sie die Idee Ihres Start­ups struk­tu­riert zusam­men. Erläu­tern Sie den poten­ti­el­len Inves­to­ren und Kun­den kurz die wich­tigs­ten Fak­ten Ihres Unternehmens.
  • Benut­zen Sie in Ihrer gesam­ten Pres­se­map­pe einen ein­fa­chen Satz­bau, nur weni­ge Fremd­wör­ter, ver­mei­den Sie ein­ge­scho­be­ne Neben­sät­ze und ver­wen­den Sie durch­schnitt­lich nicht mehr als 17 Wör­ter pro Satz.
  • Ach­ten Sie dar­auf, dass Ihre Pres­se­mit­tei­lung nicht nach einer Wer­be­an­zei­ge aus­sieht. Pres­se­mit­tei­lun­gen sind nicht werb­lich auf­ge­macht und berich­ten nur objek­tiv über ein Unternehmen.

Umfang, Schrift­art, Auf­bau: For­ma­tie­rung der Pressemappe

Neben den inhalt­li­chen Regeln für das Ver­fas­sen einer Pres­se­mit­tei­lung gibt es zudem auch for­ma­le Aspek­te. Zwar exis­tie­ren hier kei­ne 100-pro­zen­tig ein­heit­li­chen Regeln, aber den­noch darf Ihr Text nicht nach „Kraut und Rüben“ aussehen.

Daher emp­feh­len sich fol­gen­de Formatierungen:

  • Ver­wen­den Sie für Ihre Pres­se­mit­tei­lung das For­mat DIN A4.
  • Die­se soll­te einen unge­fäh­ren Umfang von einer bis drei Sei­ten haben.
  • Die Spal­ten­brei­te des Fließ­tex­tes soll­te cir­ca 45 bis 60 Anschlä­ge betra­gen, bei einem 1,5-fachen Zeilenabstand.
  • Las­sen Sie beim rech­ten Sei­ten­rand fünf bis sie­ben Zen­ti­me­ter Platz für die Anmer­kun­gen des Redakteurs.
  • Auch bei der Schrift­art soll­ten Sie dar­auf ach­ten, gän­gi­ge Sys­tem­schrif­ten wie Hel­ve­ti­ca, Ari­al oder Ver­da­na zu ver­wen­den. Ach­ten Sie hier dar­auf, dass Sie durch For­ma­tie­run­gen (bei­spiels­wei­se fett, kur­siv und unter­stri­chen) so wenig wie mög­lich hervorheben.
  • Auch beim Auf­bau der Pres­se­mel­dung soll­ten Sie eini­ges beach­ten. In der Regel ent­schei­den schon die Über­schrift und die ers­ten Zei­len, ob ein Jour­na­list wei­ter liest. Hier emp­feh­len Fach­leu­te die sie­ben berühm­ten Ws (Wer? Was? Wann? Wo? Wie? War­um? Wozu?) kurz und prä­gnant zu beantworten.
  • Im Fließ­text soll­ten Sie die wich­tigs­ten Infor­ma­tio­nen an den Anfang set­zen und mit „unwich­ti­ge­ren“ Aspek­ten den Text been­den – Redak­teu­re kür­zen in der Regel von hin­ten nach vorn.
  • Um den Text leser­lich zu gestal­ten und auf­zu­lo­ckern, ist es sinn­voll, wenn Sie regel­mä­ßi­ge Absät­ze und Zwi­schen­über­schrif­ten einfügen.

Sto­ry­tel­ling – Mehr als Fak­ten: Las­sen Sie den Pro­fi ran

Nicht jeder Unter­neh­mer ist auch in der Lage, eine struk­tu­rier­te und inter­es­san­te Pres­se­map­pe bezie­hungs­wei­se Pres­se­mel­dung zu ent­wer­fen (Stich­wort Sto­ry­tel­ling: Wie das auch für Ihre Pres­se­mit­tei­lun­gen funk­tio­niert, erfah­ren Sie in dem Fach­ar­ti­kel Sto­ry­tel­ling: Wie man eine Pres­se­mit­tei­lung schreibt). Damit Sie auf der siche­ren Sei­te sind und einer erfolg­rei­chen PR nichts im Wege steht, kön­nen Sie einen Fach­mann zu Rate zie­hen, wenn Sie sich die Gestal­tung und Befül­lung einer Pres­se­map­pe selbst nicht zutrauen.

Spe­zi­el­le Agen­tu­ren bie­ten ein brei­tes Spek­trum an Leis­tun­gen, auch für Exis­tenz­grün­der. Hier­bei nut­zen sie die jah­re­lan­ge Erfah­rung im Bereich des aka­de­mi­schen Arbei­tens. Denn wie eine aka­de­mi­sche Arbeit auch muss eine Pres­se­map­pe alle Fak­ten auf den Punkt brin­gen, gut struk­tu­riert und in sich schlüs­sig sein. Neben dem gründ­li­chen Recher­chie­ren beherr­schen Pro­fis zudem das Sto­ry­tel­ling-Hand­werk und ver­pa­cken nüch­ter­ne Fak­ten, Aus­wer­tun­gen und Ana­ly­sen in anspruchs­vol­le und inter­es­san­te Präsentationen.

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