Projektmanagement für Gründer: Wichtige Tools und Apps

Kollaboration muss gezielt und organisiert sein – das trifft für Teams, die jung und vielleicht sogar rund um den Globus verteilt sind, besonders zu. Startups benötigen effiziente Tools und Apps für ihr Projektmanagement – welche das sein können, erfahrt ihr in diesem Fachartikel.

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Das Projektmanagement gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Unternehmensführung. Ob ihr als selbstständiger Unternehmer oder als angestellter Projektmanager euch mit dem Projektmanagement als eine der wichtigsten Ressourcen zur Erreichung der Unternehmensziele befassen wollt oder müsst, kommt es auf die richtige und lösungsorientierte Ausgestaltung dieses Managementinstruments an.

Zu den Aufgaben und Anforderungen des Projektmanagements gehört es, dass Projektziele oder auch übergreifend Unternehmensziele richtig geplant und gesteuert werden können. Idealerweise trägt das Projektmanagement dazu bei, Chancen für neue Projekte oder Unternehmensziele erkennbar und nutzbar zu machen. Ebenso sollten die mit den jeweiligen Projekten oder Zielen verbundenen Risiken aufgezeigt und eingegrenzt werden können.

 

Wirkungsvolle Tools für euer Projektmanagement

Für die Leitung von Projekten ist es von größter Wichtigkeit, alle projektrelevanten Daten, Dokumente und Informationen auf einen Blick vorliegen zu haben. Für die bestmögliche Übersicht und Steuerung von Projekten sind einige sehr gute Softwarelösungen erhältlich. Mithilfe dieser Tools lassen sich oftmals auch projektübergreifend alle aktuell vorhandenen oder für die Zukunft vorgesehenen Projekte angelegt, geplant, organisiert und gesteuert, sowie verwaltet und überwacht werden.

Einige dieser praktischen Projektmanagement-Tools bieten ein übersichtliches Dashboard, auf dem alle wichtigen Aufgaben, Daten, Dokumente, Termine, Personalien, Korrespondenzen und weiteres Material auf einen Blick erkennbar sind und leicht bearbeitet werden können.

InLoox für Outlook

InLoox ist ein praktisches Projektmanagement-Tool, das sich auf Plattform der bekannten und vielfach genutzten Microsoft-Office-Software Outlook einbinden lässt. Das eigenständige Programm InLoox verfügt über eine anwenderfreundliche Oberfläche, auf der ihr eure Projekte auf einfache Weise planen und steuern könnt.
Web: https://www.inloox.de/

Wrike – der Klassiker

Die Software-as-a-Service (SaaS) Projektmanagementlösung Wrike gilt als eines der am längsten und häufigsten genutzten Projektmanagement-Tools. Wrike wird besonders gern von Agenturen, Kreativen oder Unternehmen mit einem größeren außerhalb des Unternehmens bis hin zu global tätigen Mitarbeiterstammes angewendet. Die Funktionen von Wrike verbessern die Kommunikation und Leistungsfähigkeit von an verschiedenen Orten tätigen Teams. Projekte können in Einzelaufgaben zerlegt werden, den entsprechenden Mitarbeitern oder Verantwortlichen zugewiesen werden. Unternehmensinterne Projekte oder Projekte für Kunden können mit Wrike termingerecht gesteuert und überwacht werden. Bis zu 35 verschiedene Anwendungen, wie zum Beispiel Gmail, Microsoft-Office365, Salesforce und Weitere, können in Wrike eingebunden werden.
Web: https://www.wrike.com/de/

Function Point – Projektmanagement für Freiberufler

Die Software Function Point ist besonders für Agenturen oder kreative Freiberufler konzipiert. Function Point bietet verschiedene leistungsstarke Tools für einzelne mit bestimmten Projekten betraute Abteilungen im Unternehmen, wie zum Beispiel für die Buchhaltung, die Rechnungsstellung, den Kundenservice, die Auftragsannahme und -Bearbeitung, das Marketing, die Kreativabteilung und Weitere. Das Dashboard bietet einen Überblick über die Projekte, die Aufgaben und deren Verteilung an Mitarbeiter, die Terminierung und Weiteres. Weiterhin kann auf dem Dashboard die Rentabilität der Projekte eingesehen werden.
Preis: Der Preis für die Nutzung von Functionpoint liegt bei 34 USD pro Benutzer im Monat.
Web: https://functionpoint.com/

Scopevisio – Cloudbasiertes Projektmanagement

Die wesentliche Stärke von Scopevisio liegt in der Nutzung der Cloud. Auf Scopevisio können Unternehmen ihre Projekte, Geschäftsprozesse, Daten, Dokumente oder Weiteres ihren Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeitern oder Teams an jedem Ort auf der Welt mit Internetzugang und auf jedem stationären oder mobilen Endgerät zugänglich machen. Durch die Vergabe von benutzerdefinierten Rechten erhalten so die entsprechenden Personen oder Gruppen den Zugang zu den für sie bestimmten Bereichen. Ebenso ermöglicht Scopevisio auch den Austausch von Daten mit anderen Dienstleistern oder Unternehmen, wie zum Beispiel DATEV, Creditreform und Anderen.
Web: https://www.scopevisio.com/

factro – Deutsches Projektmanagement

Das leistungsstarke Projektmanagement-Tool Factro hat mit vielen Vorteilen aufzuwarten. Die als Web-App konzipierte Software bietet umfangreiche Funktionen, wie zum Beispiel die Möglichkeit, Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben und Projekte zu erstellen, die Erstellung eines Projektstrukturplans auf einem übersichtlichen und intuitiv sehr einfach zu bedienenden Dashboard, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Anlegen von Checklisten, Funktionen zur Kontrolle der Leistungen oder Projektkosten und vieles weitere. Factro ist ein deutsches Produkt und mit den entsprechenden Sicherheitsstandards ausgestattet. Die Gestaltung des Preises für verschiedene Nutzungskategorien ist weiterhin ein großer Vorteil des Projektmanagement-Tools.
Preise: Es steht eine kostenfreie Basic-Cloud-Version für bis zu 10 Nutzern zur Verfügung. Weitere Versionen sind die Team-Cloud-Lizenz für 7,99 EUR im Monat, die Business-Cloud-Lizenz 19,99 EUR im Monat und die Professional-Cloud-Lizenz 29,99 EUR im Monat. Diese Preise gelten pro Nutzer ab jeweils 3 Nutzern der Plattform.
Web: https://www.factro.de

Stackfield – Zur besseren Teamkommunikation

Ein Projektmanagement-Tool, deren Stärken unter anderem in der Verbesserung der Teamkommunikation liegt ist die cloudbasierte SaaS-Projektmanagementsoftware der Stackfield GmbH aus Deutschland. Das Dashboard von Stackfield liefert den Überblick über Projekte, Aufgaben, Terminierung und die Verteilung der Verantwortlichkeiten. Besonderes Augenmerk liegt bei der Sicherheit der Daten, die ausschließlich auf deutschen Servern abgelegt werden. Zur Vereinfachung und Verbesserung der Kommunikation der in den Projekten zusammenwirkenden Teams stehen einfach zu handhabende Gruppenchaträume zur Verfügung.
Web: https://www.stackfield.com/de/

Trello – Kostenloser Start in das Projektmanagement

Trello ist eine Projektmanagementsoftware, die seit dem Jahr 2011 von dem britischen Unternehmen Atlassian im Web zur Verfügung gestellt wird. Seit 2015 ist Trello auch in deutscher Sprache verfügbar. Das Programm kann in einer Basisversion kostenlos genutzt werden. Für weitere Features, wie beispielsweise Hintergrundbilder und Sticker sowie Extra-Funktionen kann der Basis-Account in einen kostenpflichtigen Gold-Account erweitert werden. Auf Trello können schon in der Basisversion auf einem Board mit anderen Mitgliedern verschiedene Listen erstellt werden, die zum Beispiel mit Anhängen, Checklisten, Terminen und ähnliches versehen werden können. Für Trello stehen auch verschiedene Apps für Smartphones und iPhones zur Verfügung.
Web: https://trello.com/

Asana – Kompatibel mit vielen Services

Asana ist eine webbasierte Projektmanagementsoftware der beiden ehemaligen Facebook-Mitarbeiter Moskowitz und Rosenstein. Gegründet wurde das Unternehmen 2008 in San Francisco in Kalifornien mit der Veröffentlichung der Software im Jahr 2011. Asana ist besonders auf die Teamarbeit und Vereinfachung der Kommunikation zur Planung, Bearbeitung und Kontrolle von Projekten ausgerichtet. Große Vorteile von Asana sind die Kostenfreiheit in einer Basisversion und die Möglichkeit, die Software in viele andere Tools verschiedener Anbieter integrieren zu können, wie zum Beispiel Salesforce, Microsoft-Teams, Dropbox, tray.io, Everhour, Chrome-Erweiterung, OneDrive, Google Drive und viele weitere.
Preise: In einer Premium-Version für 9,25 EUR pro Nutzer im Monat stehen weitere Funktionen zur Verfügung. Kleine Teams können von Asana Rabatte erhalten. In einer Enterprise-Version werden weitere Kontrollmöglichkeiten und ein erweiterter Support zur Verfügung gestellt. Die Preise der Enterprise-Version werden von Asana nach Kontaktaufnahme genannt.
Web: https://asana.com/de

Basecamp – Für Kommunikation mit euren Kunden

Basecamp ist eine einfache Projektmanagementsoftware, deren Funktionen besonders die Kommunikation innerhalb von Teams und mit Kunden fördert. Das Tool ist aufgrund seiner leicht verständlichen Benutzerfreundlichkeit besonders gut als erstes Programm oder Anfänger-Software im Bereich Projektmanagement geeignet. Ihre Funktionen sind besonders auf Agenturen oder kreative Freelancer und ähnliche Nutzer abgestellt. Aufgaben können an eine oder mehrere Personen zugewiesen werden. Die Bildung von Besprechungsforen ist möglich. Für die Kommunikation und Interaktion mit Kunden steht ein separater Bereich zur Verfügung. Das Programm stellt eine deutsche Bedienungsoberfläche zur Verfügung. In einer Testversion können die Funktionen von Basecamp ausgiebig getestet werden.
Preise: Erhältlich ist die Software für 99 USD im Monat pro Team.
Web: https://basecamp.com/

AceProject – Englisches Projektmanagement

AceProject ist eine webbasierte Projektmanagement-Software, deren Oberfläche in englischer Sprache gestaltet ist. Das Programm kann in fünf verschiedenen Erweiterungen von einer kostenfreien Basic-Version bis hin zu einer Gold-Version mit einer unendlichen Anzahl an Nutzern im Monat gebucht werden. AceProject bietet ein übersichtliches Dashboard, das recht intuitiv bedient werden kann. Verschiedene Hilfetools stehen zur Verfügung. Mit den Integrationen Ganttschart und Timesheet können Daten der Projekte visuell aufbereitet und innerhalb bestimmter Zeitabläufe getimt und überwacht werden. AceProject auf die Vereinfachung der Teamkommunikation ausgerichtet.
Preise: kostenfreier Basic-Account für bis zu 3 aktive Nutzer und 3 aktive Projekte – Gesamtkapazität 1 GB, Standard 24 USD im Monat für bis zu 10 aktive Nutzer und 10 aktive Projekte – Gesamtkapazität 5 GB,  Advanced 49 USD im Monat für bis zu 30 aktive Nutzer und 30 aktive Projekte – Gesamtkapazität 15 GB, Silver 99 USD im Monat für bis zu 100 aktive Nutzer und 100 aktive Projekte – Gesamtkapazität 45 GB sowie der Gold-Version 199 USD im Monat für unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Projekte – Gesamtkapazität 100 GB.
Web: https://www.aceproject.com/

Podio – Vielfältiges Projektmanagement Tool

Podio von Citrix ist eine sehr anpassungsfähige Projektmanagementsoftware, die besonders auf die Erleichterung der Teamkommunikation ausgerichtet ist. Auf einer deutschsprachigen Oberfläche können besonders viele unterstützende Tools und Erweiterungen integriert werden. Es besteht die Möglichkeit, personalisierte Integrationen oder Webformulare zu verwenden. Verschiedene Apps zur Anpassung und Unterstützung der unterschiedlichen Arbeitsabläufe in Unternehmen können der Basisversion der Software hinzugefügt werden. Zusätzlich zu der deutschen benutzerfreundlichen Bedienungsoberfläche wird ein deutschsprachiger Blog mit vielen Informationen und Tipps zur Nutzung und Weiteres geführt.
Preise: Der Preis liegt bei 9 USD im Monat für das Basispaket, 14 USD im Monat für die Podio-Pro-Version und 24 USD im Monat für eine Premium-Version mit weiteren Funktionen. Für eine Enterprise-Version kann eine individuelle Preissetzung mit dem Unternehmen Citrix vereinbart werden.
Web: https://podio.com/

Bitrix24 – Das Social Network fürs Business

Bitrix24 ist ein webbasiertes Projektmanagement und Teamkommunikationstool mit vielen Anpassungsmöglichkeiten für das eigene Unternehmen. Die Plattform bezeichnet sich als ein „Social Network für das Business“. Es ist als ein Social Intranet und Collaborations-Tool in besonderer Weise auf die Teamkommunikation spezialisiert. Beispielsweise wird mit VOiP, dem Telefonieren über den Browser bis hin zur Installation der eigenen Telefonanlage, verschiedenen Chaträumen und Räumen für Videokonferenzen sowie 35 weiteren Collaborations-Tools für eine besonders schnelle Kommunikation zwischen Teams, Mitarbeitern oder Kunden gesorgt. Wem die umfangreichen Tools auf Bitrix24 nicht ausreichen, hat die Möglichkeit weitere Features und integrierbare Apps über einen Marketplace hinzuzufügen.
Preise: Bitrix24 ist in einer kostenfreien Basis-Version erhältlich, die weiteren Tarife von Bitrix24: Free – 12 Nutzer – 1 Administrator – 5GB Gesamtkapazität, Plus – 24 Nutzer – 2 Administratoren – 24 GB Gesamtkapazität, Standard – 50 Nutzer – 5 Administratoren – 100 GB Gesamtkapazität, Professional – unbegrenzte Anzahl an Nutzern, Administratoren und Gesamtkapazität.
Web: https://www.bitrix24.de/

MS Project- und Portfoliomanagement

Die in das Office-Paket von Microsoft eingebundene Projektmanagementsoftware MS Project- and Portfoliomanagement gilt als der Klassiker moderner Projektmanagementprogramme. Die Software ist unterteilt in die Bereiche Projektmanagement, Portfoliomanagement und Ressourcenmanagement. Zur Nutzung des Programms stehen eine lokale sowie eine cloudbasierte Lösung zur Verfügung. Mithilfe der Cloud kann an jedem Ort der Welt mit einem Internetzugang auf die Software und die hinterlegten Daten zugegriffen werden.
Preise: Die verschiedenen lokalen und cloudbasierten Angebote sind in verschiedenen Versionen erhältlich. So kann schon ab 5,90 pro Monat und Nutzer die Software Project Online Essentials gebucht werden. Weitere Cloudversionen sind Project Online Professional für 25,30 EUR je Benutzer im Monat sowie Project Online Premium für 46,40 EUR je Benutzer im Monat. Es stehen Testzeiträume zur Verfügung, in denen die Versionen ausgiebig kostenfrei getestet werden können.
Web: https://products.office.com/de-de/project/project-and-portfolio-management-software?tab=tabs-1

Outsourcing als eine günstige Alternative zur Erleichterung des Projektmanagements

Eine arbeitserleichternde, kosten- und personalsparende Alternative zum alleinigen Projektmanagement kann das Outsourcen von bestimmten Teilaufgaben an andere Abteilungen im eigenen Unternehmen oder spezialisierte Dienstleister außerhalb des Unternehmens darstellen. Besonders das Outsourcen ständig wiederkehrender Routineaufgaben innerhalb eines Projektes oder übergreifend innerhalb des gesamten Unternehmens können euch viele Freiräume für andere wichtige Tätigkeiten schaffen. Zu den sinnvollen Tätigkeitsbereichen innerhalb vieler Unternehmen, besonders auch für Einzelunternehmer, Agenturen und Freiberufler, bietet sich das Outsourcen von allgemeinen Bürotätigkeiten wie beispielsweise Telefonservice und Support für Kunden und Geschäftspartner an. Darunter fallen auch Auftragsannahme und Bearbeitung, Beantwortung oder Versenden von E-Mails, die Abwicklung der Korrespondenz, Rechnungserstellung und Eingangsprüfung, Buchführungsaufgaben oder die Aufbereitung von Daten für statistische Zwecke und vieles andere mehr. Ein leistungsstarker Dienstleister kann euch als Unternehmer wesentlich entlasten. Durch das Outsourcen dieser Routineaufgaben entstehen, ohne Verluste des Überblicks über eure Projekte, große Kapazitäten an Zeit, Kraft und anderen Ressourcen, die für die wesentlichen Aufgaben zur Erstellung eurer Produkte oder Dienstleistungen, sinnvoller und besser eingesetzt werden können.

Exkurs: Das ist Projektmanagement & seine Aufgaben

Nach der Norm DIN 69901 wird das Projektmanagement als die Gesamtheit von Führungsaufgaben, unter der Bildung einer Führungsorganisation und Anwendung von Führungstechniken sowie Führungsmittel für die Abwicklung eines Projekts definiert. Dabei sollen unter optimalem Einsatz an personellen und finanziellen Ressourcen mit allen notwendigen Anwendungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten, Wissen, Techniken oder Methoden auf alle Vorgänge innerhalb der Projekte die Projektziele erreichbar werden.

Mit einem Projektmanagementstrukturplan und dem Einsatz ausgewählter Tools können die einzelnen Aufgaben des Projektmanagements in Einzelschritte zerlegt werden. Unter Tools werden einzelne Werkzeuge oder Hilfsmittel für einzelne Bereiche des Projektmanagements verstanden. Aus diesen einzelnen Teilbereichen des Projektmanagements könnt ihr mithilfe der passenden Tools wiederum wichtige Rückschlüsse für verschiedene Unternehmensanalysen gewinnen, wie beispielsweise Informationen für Soll-Ist-Vergleiche, Planungen oder das Benchmarking – dem Vergleich von Projekten und dem Projektmanagement eurer Mitbewerber. Nur mit einem effektiven und effizienten Einsatz des Projektmanagements erhaltet ihr einen stetigen genauen Überblick über eure Projekte und habt die Möglichkeit eure Ressourcen ohne Verschwendung gezielt einzusetzen.

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