Startup auf der Messe: Die Kosten für einen Messestand richtig kalkulieren

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Eine Messe bietet für junge Startups eine exzellente Plattform für die Vermarktung. Unternehmen können sich einem passenden Publikum präsentieren und in Kontakt mit Branchenpartnern treten. Allerdings ist eine Messebeteiligung heute oft mit Vorurteilen behaftet – zu teuer, zu aufwendig und zu wenig Erfolg! Aber mit der passenden Planung, Vorbereitung und Durchführung ist eine Messe eine echte Erfolgsschmiede.

Wer seinen ersten Messestand plant, der sieht sich schnell einem Berg von Entscheidungen gegenüber. Wie soll der Stand aussehen? Wie viel Personal wird benötigt? Und an welcher Messe lohnt sich die Teilnahme? Diese und viele weitere Fragen lassen sich mit dem richtigen Hintergrundwissen leicht klären. Im Folgenden findet ihr eine Checkliste für die Messeplanung und ein paar Kalkulationsbeispiele, die euch dabei helfen werden, die Kosten im Überblick zu behalten.

Messestand Kosten-Checkliste

Die Teilnahme an einer Messe ist mit einem nennenswerten Kostenaufwand verbunden. Um diese Kosten von Beginn an unter Kontrolle zu haben, müssen sämtliche Kostenfaktoren bekannt sein. So ist es möglich, im Vorfeld zu klären, wie hoch das Messebudget sein muss und ob sich der Messestand für das Unternehmen lohnt.

Kosten für den Standplatz

  • Miete der Messestandfläche
  • Aufbau / Abbau
  • Reinigung
  • Gebühren für Wasser / Strom / Internet / Gema
  • Versicherungen
  • Kosten für das Messepersonal
  • Lohnkosten
  • Zuschläge für die Wochenendarbeit
  • Kleidung
  • Anfahrt
  • Transfer Hotel / Messe
  • Unterkunft
  • Verpflegung

Kosten für die Standgestaltung

  • Informationsmaterial
  • Dekoration
  • Möbel / Stauraum
  • Werbematerial
  • Give-aways
  • Bewirtung

Abhängig von den individuellen Umständen der Messe und den Anforderungen des Unternehmens können weitere Kostenfaktoren hinzukommen. Diese Liste gibt allerdings einen groben Überblick der wichtigen Bereiche.

Wie verteilen sich die Messekosten?

Der Verband der deutschen Messewirtschaft (AUMA) gibt an, dass die Ausstellerkosten für Messen in Deutschland pro Jahr bei knapp 7,7 Milliarden Euro liegen. Der Messestand wird dabei als größter Kostenfaktor genannt. Rund 30 % der Gesamtkosten fallen auf den Standbau, den Transport von Messemöbeln und den Dienstleistungen wie der Standversicherung oder der Standreinigung. Dahinter befinden sich Kosten für die Standmiete, die als Einzelposten mit 20 % der Gesamtkosten zum Tragen kommen. Personalkosten, inklusive der Vor- und Nachbereitung des Messeauftritts nehmen 16 % ein. Ausgabe für die Übernachtung, Verpflegung oder Reisekosten decken zusammen 22 %.

Die Kosten für den Messeauftritt gering halten

© artisticco / fotolia

Die Gesamtkosten setzen sich aus zwei Komponenten zusammen: Fixkosten und variable Kosten. Zu den Fixkosten gehören dabei die Standmiete und die Dienstleistungen, die durch den Messebetreiber abgedeckt werden, wie zum Beispiel die Reinigung und die Standversicherungen. Der Quadratmeterpreis für eine mittelgroße B2B-Messe liegt dabei zwischen 150 und 200 Euro.

Kalkulationsbeispiel Standmiete und Dienstleistungen

20 qm Standfläche – ca. 3.500 Euro
Versicherung – 250 Euro
Endreinigung – 180 Euro

Gesamtkosten 3.930 Euro

Ein guter Messestand ist ein erstklassiges Aushängeschild für ein Unternehmen. Dabei gilt auch hier das alte Sprichwort: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck! Entsprechend ist es wichtig, einen ansprechenden Messestand zu präsentieren, der das Interesse der Messebesucher weckt.

Dafür stehen Firmen diverse Produkte zur Verfügung, die zu einem individuell angepassten Stand zusammengestellt werden können. Eine Kombination aus Faltdisplay, Messetheke und Banner hat einen wirkungsvollen Effekt. Unternehmen können diese Artikel über spezialisierte Dienstleister beziehen. Firmen wie zum Beispiel Hessen Display führen ein breites Angebot. Das in Deutschland ansässige Unternehmen stellt stabile Messeartikel her, mit denen sich ein individueller Stand kreieren lässt. Die Waren sind dabei nicht nur hochwertig verarbeitet, sondern auch umweltschonend hergestellt. Hinzu kommt, dass das Sortiment für jedes Budget genau das Richtige zu bieten hat. Ideal also für ein StartUp, das auf der Suche nach einem erstklassigen Messe-Banner-Display ist, ohne dabei das Messebudget unnötig zu strapazieren.

Für den Kauf eines Faltdisplays lohnt es sich, eine größere Investition einzuplanen. Wird das Display mit einem zeitlosen Motiv versehen, wie zum Beispiel dem Firmenlogo und der Leitphilosophie des Unternehmens, lässt es sich gleich mehrfach verwenden. Auch das Grundgerüst für die Messetheke lässt sich mehrfach verwenden. Display-Banner eignen sich für spezifische Werbebotschaften. Aktuelle Top-Produkte oder neue Vertragspartner lassen sich hier ideal präsentieren.

Kalkulationsbeispiel Ausstattung Messestand

Mobile Messetheke mit individuellem Druck (128 x 98 x 38 cm [B x H x T]) 349 Euro
PopUp-Faltdisplay mit individuellem Druck (200 x 224 x 51 cm [B x H x T]) 790 Euro
3 x RollUp-Display mit individuellem Druck (85 x 200 cm [B x H]) je 49 Euro

Gesamtkosten 1286 Euro

Werbemittel richtig einsetzen

Werbemittel sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Messeauftritts. Unternehmen sollten hier verschiedene Kommunikationsmittel nutzen. Klassische Werbemittel sind dabei Poster, Flyer, Broschüren, Flyer und Give-aways. Für die Werbegeschenke gibt es ein paar Klassiker, die von den Kunden immer gern genommen werden:

  • Kugelschreiber
  • Kalender
  • Schlüsselanhänger und Schlüsselbänder

In der Vergangenheit waren Bieröffner und Feuerzeuge sehr begehrt. Hier hat sich allerdings die allgemeine Sichtweise sehr geändert und diese Give-aways werden eher ablehnend behandelt.

FAZIT

Für den ersten Messebesuch ist es sinnvoll, ein mäßiges Budget anzusetzen. Insbesondere, da erst nach der ersten Messe der exakte Return On Investment bestimmt werden kann. Anhand dieser Daten ist es möglich, das Budget für zukünftige Messeteilnahmen zu ermitteln. Die finanzielle Messeplanung lässt viel Spielraum im Bereich der variablen Kosten.

Fehlt Euch derzeit das Budget für einen eigenen Messestand, gibt es kosteneffiziente Marketing-Tools, die Euer Unternehmen ideal vermarkten. Erfahrt zum Beispiel in unserem Artikel „Mehr Besucher, Umsatz und Bekanntheit: Local Awareness Ads auf Facebook für Euren lokalen Shop“, wie Ihr mit einem kleinen Budget eine große Wirkung erzielen könnt.

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