Traumberuf Wedding-Planer: Selbstständig als Hochzeitsplaner

Selbstständig als Hochzeitplaner. So geht es und darauf müsst ihr bei eurer Gründung achten.

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Das Ja-Wort für eine Hochzeit zu organisieren, bedeutet viel Stress – für alle Beteiligten. Ein Hochzeitsplaner macht sich diesen Stress zum Beruf und sorgt dafür, dass Paare mit ihren Familien einen gelungenen Tag erleben, ohne jedes Detail selbst überlegen zu müssen.

Schritt 1: Planung | Wege zum Weddingplaner

Die Planung einer Hochzeit ist aufwendig, wesentlichen Fragen, die für ein gelungenes Hochzeitsevent zu beantworten sind:

  • Einen Termin finden
  • Eine Location finden
  • Einladungskarten verschicken
  • Catering organisieren und Menü aussuchen
  • DJ wählen
  • Hochzeitsoutfits einkaufen
  • Brautstrauß aussuchen
  • JGA und Polterabend organisieren
  • Eventuell eine Brautentführung planen
  • Standesamtlich und/oder kirchliche Hochzeitszeremonie durchdenken
  • Die eigentliche Hochzeitsfeier nach der Trauung und das Abendprogramm planen
  • Passende Dekoration beschaffen

Angesichts einer solchen To-do-Liste ist es nicht gerade verwunderlich, dass immer mehr Paare zu einem Hochzeitsplaner eilen, um die Last der Aufgaben in professionelle und erfahrene Hände abzugeben. Der Hochzeitsplaner steht dabei meist unter enormem Druck, denn er hat es sich zur hauptberuflichen Aufgabe gemacht, alle Hoffnungen und Wünsche der Brautpaare bis ins kleinste Detail umzusetzen, damit der schönste Tag im Leben der beiden auch unvergesslich wird.

Der Hochzeitsmarkt – spannend aber heiß umkämpft

Trotz dieser immensen Bürde sprießen immer mehr selbstständige Weddingplaner wie Pilze aus dem Boden. Natürlich, denn als Hauptgrund für die Gründung wird gern in betriebswirtschaftlicher Hinsicht die lukrative Ausgangsbasis des Hochzeitsplaners genannt – immer wieder hört man die Aussage: „Geheiratet wird immer!“ – und anderen Menschen ein Lächeln ins Gesicht zaubern, ist eine durchaus erstrebenswerte Arbeit. Aber deshalb ist leider auch die Konkurrenz entsprechend groß und der Markt umkämpft. Wer diesen Trendberuf ergreifen möchte, benötigt also eine sorgfältige Vorbereitung.

Grundbedingung: Bau dir dein Netzwerk auf

Und genau hier zeigt sich, worauf es außerdem bei der Planung einer Hochzeit ankommt: Ein gutes Netzwerk! Ohne Kontakte zu exklusiven Caterern und Bekleidungsgeschäften sowie zu (ausgefallenen) Locations oder talentierten Musikern kann ein Hochzeitsplaner nicht arbeiten. Bereits beim ersten Gespräch muss der Weddingplaner in der Lage sein, seinen Kunden attraktive Optionen anzubieten, um den Auftrag zu ergattern. Wer sich außerdem durch überzeugende Arbeit eine gute Reputation aufgebaut hat, z. B. durch effektive Mund-zu-Mund-Propaganda, wird schneller neue Projekte bekommen. Auch Fotos oder Videos von geglückten Hochzeiten, atemberaubenden Locations oder extravaganten Showeinlagen tragen zum guten Ruf bei!

Aus- und Weiterbildung zum Hochzeitsplaner

Der Trendberuf Hochzeitsplaner gehört nicht zu den Ausbildungsberufen, insofern sind die formalen Zugangsvoraussetzungen nicht allzu hoch. Die Erfahrung zeigt, dass viele zunächst den Einstieg über den Beruf des Eventmanagers gehen und sich dann auf dieses Gebiet spezialisieren. Eines steht jedenfalls fest: Fähigkeiten im Managen von Events sind unabdingbar, denn das Planen und Koordinieren sollte nicht unterschätzt werden. Nur wer in diesen Dingen geschult und begabt ist, kann die mitunter hohen sowie verschiedenen Vorstellungen der Brautpaare adäquat umsetzen. Deshalb ist es auch in Anbetracht der Konkurrenz naiv anzunehmen, man könne ohne jegliches Knowhow erfolgreich durchstarten. Die Leistungen von Hochzeitsplanern umfassen die ganzheitliche Planung einer Hochzeit.

Wer über recht wenige Kenntnisse verfügt, sollte neben einem Existenzgründerseminar auch die vorhandenen Ausbildungsmöglichkeiten nutzen, um sich breit aufzustellen und bestmöglich vorzubereiten. Möglichkeit dazu bieten beispielsweise

  • die IHK (Industrie- und Handelskammer)
  • die EKA (Europäische Kommunikationsakademie)

Diese Kurse sind zwar oft mit relativ hohen Kosten verbunden, können aber definitiv dabei helfen, essentielle Grundlagen zu erwerben:

  • Existenzgründung
  • Marketing
  • Hochzeitsorganisation
  • Hochzeitsbranche

Gleichzeitig sorgen entsprechende Nachweise oder Zertifikate über Zusatzqualifikationen für ein größeres Vertrauen auf Kundenseite. Neben diesen kaufmännischen Grundkenntnissen benötigen gute Hochzeitsplaner außerdem einiges an Soft-Skills: Vor allem starke Nerven, Menschenkenntnis, Einfühlungs- sowie Durchhaltevermögen und starke Organisationsfähigkeiten, die auch unter Zeitdruck nicht nachlassen. Nicht selten ändern sich während der Planung die Wünsche des Brautpaares, dann sind Geduld und Flexibilität an der Tagesordnung.

Schritt 2: Von der Idee zum Unternehmen

Sobald ihr eine ausreichende fachliche Expertise habt, um als Eventplaner und Hochzeitsplaner arbeiten zu können, solltet ihr prüfen, wie und mit welchen Mitteln ihr euren Unternehmensplan umsetzen könnt.

Lean-Startup: Beginne klein und vielleicht im Nebengewerbe

Gerade bei Gründungen, die als Soloentrepreneure und Einzelunternehmer starten können, ist es sinnvoll, den Businesscase als Nebengewerbe zu starten. Denn da könnt ihr testen, wie sich der Markt tatsächlich verhält und wo vielleicht eine Lücke für euch ist. Doch Vorsicht: Die Organisation eines großen Events quasi nebenher wird schwierig – Teil eures Kundenversprechens ist es auch, für diese Kunden da und ansprechbar zu sein. Und viele der organisatorischen Aufgaben lassen sich auch nicht nach Feierabend beim Hauptjob bewältigen.

Wie ihr ein Unternehmen nebenberuflich aufziehen könnt, haben wir euch in unserem Leitfaden Nebenberuflich gründen | So startet ihr euer Unternehmen neben dem Job zusammengefasst.

Marktanalyse – Aller Anfang ist schwer

Zu Beginn einer Selbstständigkeit sollte zunächst die Ausgangslage geprüft werden:

  • Wie viele Hochzeiten finden überhaupt statt (das örtliche Standesamt kann hierfür Zahlen liefern)?
  • Wie viele Paare in der Region wollen und können sich einen Weddingplaner leisten?
  • Wie sieht insgesamt die Konkurrenzsituation aus?

Es ist enorm wichtig, die Konkurrenz zu kennen, sodass man sich gezielt von ihrem Angebot abheben kann. Dazu gehört auch die Frage nach dem Preis-Leistungsverhältnis: Welche Leistungen bietet die Konkurrenz zu welchem Preis? Wo kann man sich mit einem abweichenden Angebot platzieren?

Businessplan & Finanzplan

Viele Gründer scheitern innerhalb der ersten drei Jahre, besonders, wenn ihnen umfassendes Knowhow fehlt. Um eben dies zu vermeiden, lohnt sich der Besuch bei einem sogenannten Gründertreffen, welche in jeder größeren Stadt stattfinden. Hier kann man sich intensiv mit anderen austauschen und nützliche Tipps einholen! Ein Finanzplan trägt außerdem maßgeblich zum Überleben des Unternehmens bei!

Schritt 3: Vorschriften & Genehmigungen für Hochzeitsplaner

Was die formalen Startvoraussetzungen betrifft, so ist die Anmeldung eines Gewerbes beim Amt unerlässlich. Wer ein Studium in einem thematisch ähnlichen Bereich absolviert hat, kann eventuell den Status eines Freiberuflers im Sinne einer künstlerischen Tätigkeit erlangen. D.h. ein Physiker dürfte es eher schwer haben, sich beim Finanzamt als freiberuflicher Weddingplaner zu positionieren. In jedem Falle spielen Referenzen in diesem Beruf eine große Rolle, um potenzielle Kunden zu überzeugen.

Wie ihr ein Gewerbe richtig anmeldet, erfahrt ihr hier: Gewerbeanmeldung – so meldet man ein Gewerbe richtig an (inklusive Gewerbeanmeldung Formular)

Viel wichtiger ist, dass ihr eure Risiken minimiert. Eine sinnvolle Mixtur an Versicherungen, die euch vor der Pleite eines Kooperationspartners absichern oder der kurzfristigen Absage einer Location, solltet ihr also abschließen. Welche Versicherungen für Unternehmer sinnvoll sein können, haben wir hier für euch zusammen gefasst:

Schritt 4: Marketing | So wirst du zum erfolgreichen Hochzeitsplaner

Was macht den Unterschied zwischen einem Hochzeitsplaner und einem erfolgreichen Kollegen? Klar: Qualität und wirtschaftliche Raffinesse. Wenn ihr euren Kunden das erwartete besondere Erlebnis beschert und dabei auch noch aus dem Budget einen guten Gewinn ziehen könnt, dann läuft es. Manche werden auf Menge setzen und viele Hochzeiten über die Bühne bringen wollen – andere setzen auf höchste Maßstäbe und Budgets. Wo ihr euch seht, müsst ihr selbst entscheiden. Ihr solltet aber wissen, was ihr tut und tun wollt.

Klassische Werbemittel sind Mindestmaß

Hochzeitspaare sind nicht anders als Gäste anderer Events: Wenn sie den Entschluss für ihre Veranstaltung gefasst haben, dann wollen sie loslegen. Sie werden googlen, Flyer sammeln, Hochzeitsmagazine durchblättern und Freunde fragen, wer die tolle Hochzeit im vergangenen Jahr organisiert hat.

Ihr solltet eure Zielgruppe alle kennen und ihr genau dort begegnen, wo sie steckt. Um sich selbst anzupreisen, dürfen außerdem eine professionell aufbereitete Webseite, Flyer, Infomappen und Visitenkarten nicht fehlen.

Außerdem sind die richtigen Werbemittel enorm wichtig: Beispielsweise können romantische Notizbücher mit dem Unternehmenslogo von künftigen Kunden genutzt werden, um die Hochzeitsvorbereitungen und Gedanken schriftlich festzuhalten.

Tipps für ein ganzjährig lukratives Geschäft

Da Hochzeiten nicht selten in den schönen und sonnigen Monaten des Jahres stattfinden, sollte man damit rechnen, dass die Auftragslage in den Wintermonaten eher mau ist. Strategisch kann es dann Sinn machen, nicht nur Hochzeitsplanungen anzubieten, sondern auch große Geburtstage zu organisieren. Denn im Prinzip sind abgesehen von der Kleidung (außer es ist eine Motto-Party) die Anforderungen und Inhalte nicht wesentlich anders.

Wer als frischer Gründer wenig Budget für Marketing übrig hat, sollte sich an ausgefallenen Guerilla-Strategien orientieren, um Aufmerksamkeit zu erregen oder bei Heiratswilligen in der Umgebung als Option im Gedächtnis zu bleiben!

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