Firma kaufen: 5 Tipps zur erfolgreichen Kommunikation im Nachfolgeprozess
mit Best Practise aus dem Sage Nachfolgeplaner
Eine der besonderen Herausforderungen im Nachfolgeprozess ist die Kommunikation zwischen Nachfolger und Altunternehmer. Zum Teil diametrale Ziele, Persönlichkeiten mit ganz unterschiedlichem Temperament und nicht zu letzt ein Lebenswerk, von dem sich der eine trennen und das der andere wertschätzen soll – hier warten viele Fallen. In diesem Fachartikel geben wir euch Tipps, wie ihr die Kommunikation für eine erfolgreiche Nachfolge am besten aufstellt.
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg in Veränderungsprozessen. Miteinander ist in vielerlei Hinsicht die Lösung für zwischenmenschliche Probleme. Wenn ihr es schafft, gemeinsam mit dem Unternehmer, der seinen Betrieb an euch übergeben will, ein Team zu bilden – die Gemeinsamkeiten zu betonen und die Unterschiede und Streitigkeiten auf ein Minimum zu begrenzen – dann wird der Nachfolgeprozess gelingen.
Da man Tipps anhand tatsächlicher Beispiele am praktischesten versteht, haben wir uns Hilfe geholt: Mit dem Content Hub #SageNachfolgePlaner bietet der Spezialist für innovative mittelständische Software Nachfolgern/innen Tipps, Geschichten und Inspiration rund um die Unternehmensnachfolge. Experten, Insider und Nachfolger teilen hier ihr Wissen in Form von Artikeln, Podcasts, E-Books oder Webinaren.
Den gesamten Podcast #SageNachfolgePlaner findet ihr hier.
Tipp 1: Der richtige Zeitpunkt
Alles hat seine Zeit und braucht seine Zeit. Eine goldene Regel, die man vor allem zu Beginn seines Arbeits- und Unternehmerlebens oft nicht zu schätzen weiss.
Plane deine Kommunikation vorher
Wer sich mit einer potenziellen Nachfolge beschäftigt und sich einen grundsätzlichen Zeitplan dazu erstellt, der sollte auch bei allen Steps hin zur Nachfolge einen Kommunikationsplan haben.
- Wann geht man auf potenzielle Nachfolger bzw. auf potenzielle Unternehmen, in denen man einsteigen will, zu?
- Wann müssen Mitarbeiter angesprochen werden?
- Wann Kunden, Lieferanten?
All das sollte in eurem Nachfolgeplan niedergeschrieben sein. Nichts ist schlimmer, als wenn wichtige Player in diesem Prozess von den Ereignissen überrollt werden.
Ist das Unternehmen & der Unternehmer bereit für einen Nachfolger?
Auch wenn der Altunternehmer in Richtung Rente geht… dass er bereit ist, seine Firma weiterzugeben, ist damit nicht garantiert. In ihm muss das Bedürfnis wachsen, kürzer treten zu wollen, die Erkenntnis reifen, dass es seinem Unternehmen gut tut, wenn es einen neuen Lenker bekommt. Und in diesem Erkenntnisprozess muss er für sich selbst definieren, welche Anforderungen er an diesen Wechsel hat.
- Soll das Unternehmen unbedingt in Familienbesitz bleiben?
- Welche Qualifikationen sollte ein Nachfolger unbedingt mitbringen?
Hat der Altunternehmer seine Vorstellung entwickelt oder zumindest eine Idee vom Nachfolgeprozess, ist er auch offen für die richtige Lösung.
Ein schönes Beispiel für diese benötigte Zeit ist der Nachfolgeprozess von Martin Schulze und seinen Kollegen. Er hat sein gesamtes bisheriges Berufsleben bei BusinessCode verbracht: Erst Werksstudent, dann als Entwickler, wechselte er später zur Projektleitung und übernahm danach das Business Development, bevor er einer von 10 Geschäftsführern wurde.
„Nachdem der ehemalige Geschäftsführer das Unternehmen aus gesundheitlichen Gründen veräußern wollte, sollte ursprünglich ein externer Käufer gesucht werden“, so Martin Schulze in Folge 18 des #SageNachfolgePlaner-Podcast.
Doch viele der Mitarbeiter waren der Meinung, dass Unternehmen sollte im Kern und vor allem die bestehende Unternehmenskultur weitestgehend erhalten bleiben. Sie alle waren seit mindestens 12 Jahren dabei und als Team bestens eingespielt. Und so wurde der Erhalt genau dieser Kultur die größte Motivation für die Mitarbeiter, die Nachfolge anzutreten.
Wesentlicher Erfolgsfaktor für die Unternehmensnachfolge war denn auch für Martin Schulze das gegenseitige Vertrauen, sowohl unter den Kollegen als auch zwischen der Mitarbeiterschaft und dem ausscheidenden Geschäftsführer.
#SageNachfolgePlaner Podcast mit Martin Schulze
Die Videoversion des Gespräches von Martin Schulze und #SageNachfolgePlaner Host Jan Friedrich seht ihr hier:
Geduld als Tugend im Nachfolgeprozess
Der Vorteil der Jugend: Ungeduld und Vorwärtsstreben – nur so kommen Dinge in Bewegung. Doch gleichzeitig macht euch als angehende Nachfolger klar: Euch fehlen Erfahrungen, die euch in aller Regel in Jahrzehnten gegenüber sitzen. Den Unternehmer, den ihr „beerben“ wollt, hat seinen Betrieb viele Jahre zum Erfolg geführt. Das solltet ihr nicht nur respektieren sondern davon auch profitieren. Selbst, wenn ihr Fehler erkennt, im Nachfolgeprozess eine Menge an notwendiger Veränderungen im Unternehmen seht – lasst das nicht raushängen und mindert damit die Leistung des Altunternehmers. Das sind Potenziale, keine Mängel. Und habt Geduld, euch etwa auch die Gründergeschichte anzuhören – oft versteht man so sehr viel besser, wie das Unternehmen „tickt“.
Tipp 2: Alle Stakeholder im Nachfolgeprozess richtig einbinden
Eine ganze Menge von Menschen sind in euren Nachfolgeprozess eingebunden oder müssen irgendwie und irgendwann vom Wechsel erfahren. Wie oben schon erwähnt: ihr solltet euch schon früh einen Plan aufstellen, wer wann welche Information bekommt. Und auch das Wie ist wichtig. Doch im Detail.
Wann informiert man Kunden und Lieferanten über die Nachfolge?
Proaktive Kommunikation verfolgt immer auch den Gedanken, die Information nicht nur an den Mann oder Frau zu bringen, sondern beachtet den Adressaten und seine Interessen. Wenn ihr also Kunden und Lieferanten sowie Geschäftspartner über die Nachfolge ins Bild setzt, solltet ihr auch wissen, warum sie das erfahren sollten und was ihr damit erreichen wollt. Ihr könnt ankündigen, dass mit euch als Nachfolger Innovation stattfindet, sich das Produktportfolio verändert oder ein finanzstarker Investor neu mit an Bord ist.
Für Kunden ist ein solcher Wechsel auch als werbewirksame Mitteilung interessant: Die pure Neugier auf etwas Neues bringt euch schon eine gewisse Aufmerksamkeit – vorausgesetzt, ihr stellt das Neue als interessant dar.
Besonders wichtige Partner und Lieferanten, die sich eventuell auch auf Veränderungen in der Lieferkette einstellen müssen, solltet ihr früher und persönlicher informieren, unter Umständen sogar in direkten und persönlichen Gesprächen. Das gibt ihnen zum einen das Gefühl, dass ihr als Nachfolger genauso zuverlässig und auf Augenhöhe ist der Vorgänger agiert – zum anderen gibt es ihnen auch die Zeit und Möglichkeit, mitzugestalten. Die persönlichen Verhältnisse zu wichtigen Partnern sind das A&O guter Geschäftsbeziehungen, die solltet ihr frühzeitig aufbauen.
Wie wichtig genau diese Beziehungen sind, hat Stephan Grund erkannt. Bei seinem Management-Buy-In bei dem Mittelständler OKM GmbH stellte der BWL-Absolvent fest, dass es keinen digitalen Vertriebsweg, kein CRM-System, kein klassisches Key-Account-Management gab und auch die Händler waren jahrelang nicht mehr besucht worden. Wichtige Elemente, wie der Gründer des Online-Cateringservice Caterwings fand. Also schob er die digitale Transformation an und etablierte ein Follow-up für den Fall, dass Kunden nicht auf den Kontakt antworten. Nicht jeder Mitarbeiter verstand diese Notwendigkeit sofort… und hier zeigt sich dann auch das Konfliktpotenzial in der Nachfolge: „Wer das vergisst, muss angesprochen werden. Das ist manchmal problematisch“, erinnert sich Stephan Grund.
Mitarbeiter im Nachfolgeprozess und den Veränderungen mitnehmen
Denn nichts ist fordernder bei der Nachfolge, als die bestehenden Mitarbeiter eines Unternehmens auf die richtige Weise auf den Weg mitzunehmen. Stephan Grund hat seinen Einstieg ins Unternehmen zunächst weich gestaltet, sich zuerst zurückgehalten, nur dazu gesetzt und zugehört. Er wollte von den Mitarbeitern lernen und sich nach und nach eine eigene Meinung bilden. Anhand zunächst kleinerer Themen hat er sich im Laufe der Zeit eine Stellung bei den Mitarbeitern erarbeitet.
„Auf diese Weise kommt man nicht wie der böse übergriffige Manager rüber“, so Stephan Grund in Folge 17 des #SageNachfolgePlaner-Podcast.
Letztlich sind die Anforderungen an einen Unternehmer hinsichtlich Mitarbeiter-Kommunikation grundsätzlich die gleichen, wie während einer Nachfolge und den Abläufen danach. Doch als Nachfolger solltet ihr euch bewusst sein, dass die Menschen euch gegenüber oft jahrelange Erfahrungen, viel Fach- und Detailwissen angesammelt haben, vielleicht über persönliche Kontakte und Geschäftspartnern und Kunden verfügen und Vieles einfach besser wissen können, als ihr. Zuhören ist also immer eine gute Idee. Und ihr übernehmt eine ganze Menge an „Altlasten“ – vielleicht wurde das Potenzial eines Mitarbeitenden vom Altunternehmer nicht ausreichend erkannt, vielleicht gab es Klüngeleien. All das müsst ihr erkennen und so sanft wie möglich in euren Veränderungsprozess einbauen.
#SageNachfolgePlaner Podcast mit Stephan Grund
Die Videoversion des Gespräches von Stephan Grund und #SageNachfolgePlaner Host Jan Friedrich seht ihr hier:
Nutzt die Potenziale für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Gute, offene und vor allem positive PR kann Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern erzeugen, kann eure Position als Nachfolger stärken und Aufmerksamkeit für eure Produkte schaffen. Ihr solltet auch hier die Kommunikation proaktiv planen und genau wissen, wann ihr an die Presse Hintergrundinformationen zu euch sowie euren persönlichen Zielsetzungen und Werten lanciert. Presse ist immer mehr an Persönlichkeiten als an Sachthemen interessiert – wenn ihr also eine gute Geschichte zu eurem Nachfolgeprozess erzählen könnt, dann ist das Gold wert.
Tipp 3: Offen heisst nicht ergebnisoffen
Kommunikation hat immer Ziele. Das kleinste ist sicher, seinen Standpunkt mitzuteilen. Aber in aller Regel wollt ihr mehr: Ziele sind Konsenz für Entscheidungen, Bestätigung oder auch der offene Diskurs. Für den solltet ihr auch die notwendige Offenheit mitbringen, ihn euch anzuhören und euch mit Meinungen auseinander zu setzen, die ihr nicht erwartet habt.
Doch das wichtigste an einer offenen Diskussion ist das Ergebnis. Denn nur das schafft die Grundlage für die nächsten Schritte. Deshalb solltet ihr in eurem Kommunikationsplan nicht nur festhalten, wen ihr wann und wie informieren wollt. Ihr solltet auch – am besten schriftlich – festhalten, was ihr euch von diesem Schritt erwartet. Formuliert klare Ziele.
- Welches Feedback, welche Reaktion soll sich aus der verschickten Pressemitteilung zur Nachfolge ergeben?
- Welche Veränderungen oder welches Verhalten erhofft ihr euch von euren Mitarbeitern, wenn ihr mit ihnen sprecht?
- Wie könnte ein Kompromiss zwischen Altunternehmer und euch bezüglich strittiger Punkte in der Nachfolge aussehen?
Tipp 4: Verschwiegenheit versa Transparenz
Der Nachfolgeprozess ist eine heikle Situation für ein Unternehmen. Die Veränderung ist vor allem bei Firmen gross, die durch den Gründer und oft langjährigen „Familienvater“ (sehr viel seltener hat man es in dieser Generation mit Frauen in der Führungsposition zutun) geprägt. Das Risiko, dass unaufgearbeitete Probleme an dieser Stelle offen ausbrechen, etwa Mitarbeiter über ihre Position im Unternehmen nachdenken, Konkurrenz eine Chance zur Marktveränderung sehen usw., ist gross. Auch die Bewertung eines Unternehmens ist etwas, was nicht unbedingt nach Außen dringen sollte. Bis zur Unterzeichnung der Verträge also insbesondere während der Verhandlungen, sollten sich beide Parteien im Nachfolgeprozess eine gewisse Verschwiegenheit einräumen und den Diskurs nicht offen austragen.
Doch gleichzeitig sollten alle anderen Beteiligten nicht von der Entwicklung überrollt werden. Wie oben bei den Stakeholdern schon zu lesen ist… jede Gruppe hat einen eigenen Informationsbedarf und -anspruch, muss so frühzeitig wie möglich eingebunden werden.
Während also bis zum Abschluss der Nachfolgeregelung Diskretion gefragt ist, solltet ihr dann sofort sehr viel Transparenz zeigen und auf die Gruppen zugehen: informiert, welche Ansprechpersonen bis wann verantwortlich sind und wer danach übernimmt. Dabei beachtet unbedingt: interne vor externer Kommunikation. Niemand will zuerst aus der Presse erfahren, dass er einen neuen Chef hat.
Tipp 5: Nachfolgebegleiter – Mentoren im Prozess
Wohl jeder Nachfolge-Ratgeber empfiehlt euch, den anstehenden Prozess durch Begleiter abzusichern. Oft sind eure ersten Gespräche mit Steuerberatern oder Unternehmensberater, die euch mit Fachwissen zum Ablauf einer Übernahme zur Seite stehen. Die Hausbank wird sehr wahrscheinlich früh in die geplante Nachfolge eingebunden. Tatsächlich gibt es auch auf die Nachfolge spezialisierte Experten, die euch auch als Mentoren und unter Umständen auch Mediatoren helfen.
Insbesondere in der Familiennachfolge kann das ein sehr guter Weg sein, um die vielen miteinander verwobenen Positionen und Funktionen der Beteiligten klar zu trennen und miteinander in Harmonie zu bekommen. So hat es jedenfalls Dina Reit erfahren. Eigentlich hatte sie kein Interesse daran, den von ihrem Vater 2005 gegründeten Maschinenbau-Betrieb zu übernehmen. Sie wollte Kuratorin in einem namhaften Kunstmuseum werden und studierte Kunstgeschichte. Doch dann entschloss sie sich recht spontan, in den Familienbetrieb einzusteigen. Schon von Beginn an haben die beiden eine Nachfolge-Beraterin hinzugeholt, die strukturiert mithilfe eines Meilenstein-Planes die Übergabe vorbereitet. Eine der zentralen Fragen ist dabei: Inwieweit ist die Firma bisher auf den Vater ausgerichtet und wo liegen Stärken der designierten Nachfolgerin. Das bedeutet, inwiefern muss sich auch die Firma verändern. Dieser 5 Jahres-Plan beinhaltet Verantwortungen (z.b. über Personal, Finanzen, Marketing etc.), Ausbildungs-Milestones der (Konstruktionsseminare, Praktika in anderen Firmen etc.), sowie konkrete Timings (z.B. wann werden Geschäftsanteile an die bisher eingetragene Prokuristin übergeben).
„Über das Strategische reden wir (innerhalb der Familie – d. Red.) jeden Tag. Aber wenn wir über die Nachfolge reden, also zum Beispiel, dass wir in der Wir-Form kommunizieren müssen, da hat es wirklich geholfen, eine Beraterin dabei sitzen zu haben, eine dritte Person“, so Dina Reit in Folge 14 des #SageNachfolgePlaner-Podcast.
Es gibt hervorragende Fachleute und Ratgeber, die euch bei diesem Prozess helfen können. Die euch mit anwaltlicher oder steuerrechtlicher Einschätzungen von dem richtigen Nachfolge-Kandidaten überzeugen können, die als Mittler zwischen euch und dem bestehenden Unternehmen aktiv sein können. Sehr wahrscheinlich werdet ihr einen Wirtschaftsprüfer einschalten und früher oder später – nämlich bei den Verträgen – werdet ihr auch auf die Dienste eines Notars zurückgreifen. Hier findet ihr die wichtigsten Ansprechpartner, Nachfolge-Begleiter und Organisationen bezüglich Unternehmensnachfolge zusammengefasst.
#SageNachfolgePlaner Podcast mit Dina Reit
Die Videoversion des Gespräches von Dina Reit und #SageNachfolgePlaner Host Jan Friedrich seht ihr hier: