E-Rechnung statt Papierberge: Was ihr jetzt wissen müsst
Ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland erstellen Rechnungen noch überwiegend oder ausschließlich in Papierform. Doch viele Rechnungen müssen in Zukunft elektronisch übermittelt werden. Mit den Merksätzen für elektronische Rechnungen 2022, wisst ihr, worauf ihr achten müsst!
Die öffentliche Verwaltung treibt den Abschied vom Papier voran: Seit dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung für alle Unternehmer, die im Auftrag des Bundes tätig werden, Pflicht. Länder und Kommunen müssen bereits seit April elektronische Rechnungen annehmen. Für viele Unternehmen ist diese Umstellung eine Herausforderung, immerhin erstellt derzeit noch ein Drittel Rechnungen überwiegend oder sogar ausschließlich in Papierform (33 Prozent).
Der Digitalverband Bitkom hat jetzt ein Faktenpapier „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ veröffentlicht, das kleinen, mittleren und großen Betrieben bei der Umstellung auf die E-Rechnung hilft. Denn diese muss in einem bestimmten strukturierten Format erstellt werden und eine automatische Verarbeitung ermöglichen – es handelt sich also nicht um eine elektronisch versendete Rechnung, die etwa als PDF an eine Mail angehängt wird. Das Faktenpapier der Bitkom „Die 10 Merksätze zu elektronischen Rechnungen“ steht hier zum kostenlosen Download bereit.
Die Merksätze aus dem Paper zur E-Rechnung im Kurzüberblick:
- Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
- Elektronische Rechnungen sind technologieneutral (zur Auswahl -> Tools zur Erstellung von XRechnung und ZUGFerD)
- Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten
- Jede Rechnung muss lesbar sein
- Jede Rechnung muss Pflichtangaben enthalten (Zur Liste aller Pflichtangaben für Rechnungen)
- Jede Rechnung muss aufbewahrt werden (die Fristen findest du in der Übersicht Aufbewahrungsfristen für Dokumente)
- Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
- Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein.
- Digitalisierung und Archivierung im Ausland ist möglich
- Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
„Die E-Rechnung hilft, Papierberge in deutschen Unternehmen und in der Verwaltung abzubauen. Und sie macht die Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfest. Eine Rechnung auf Papier oder als PDF ist nicht mehr zeitgemäß“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. Die Vorteile der E-Rechnung lägen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werde einfacher und schneller, die Unternehmen sparten Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen.
Die Einführung der E-Rechnung geht auf eine EU-Richtlinie zurück, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken soll. Es ist zu erwarten, dass von der Regelung eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen. Britze: „In Deutschland hat sich in den vergangenen zwei Jahren schon viel getan: Nutzten 2018 noch 19 Prozent der Unternehmen die E-Rechnung, sind es in diesem Jahr bereits 30 Prozent. Es ist wichtig, dass sich jetzt auch alle anderen Unternehmen mit diesem Thema auseinandersetzen. und die Umstellung auf die E-Rechnung professionell umsetzen“
Mit dem Webevent „Chancen ergreifen: Die E-Rechnung in Wirtschaft und Verwaltung“ schaffte Bitkom am 7. Juli eine Plattform, um das Thema mit Expertinnen und Experten des Bundesinnenministeriums, des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) und von Bitkom-Mitgliedern zu diskutieren. Einen Mitschnitt des Webevents könnt ihr euch hier anschauen.