Homeoffice – Mit diesen Tools organisiert ihr euch

Damit Homeoffice gelingt, solltet ihr gut vorbereitet sein, Welche Dos und Donts ihr beachten solltet und welche Tools ihr braucht, erfahrt ihr hier.

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Es gibt viele Gründe für das Arbeiten im Homeoffice. Grundsätzlich mehr Flexibilität, eine bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, der Verzicht auf Anfahrtswege und damit eine deutliche Kosten- und Zeitersparnis. Allerdings fällt es nicht allen involvierten Personen so einfach, sich vom sozial aktiven Arbeiten im Büro auf das einsame Social Distancing umzustellen. In den meisten Büroräume herrschen gute Bedingungen, um produktiv arbeiten zu können, inklusive der Ausrüstung und den erforderlichen Tools. Damit euch das Arbeiten im Homeoffice auf Dauer erfolgreich gelingt, sind bestimmte Faktoren zu beachten.

Wichtigste Voraussetzung: Fühlt euch wohl im Homeoffice

Es ist kein Zufall, dass moderne Unternehmen mit Ausstattung und Services im Büro punkten, die gar nichts mit der Arbeit zutun haben. Wer im Büro ist, soll sich auch wohl fühlen. Das solltet ihr auch zu Hause nicht vernachlässigen. Wer im Chaos des Familienlebens arbeiten soll, der wird das als Stress erleben. Sorgt also für ein angenehmes Home-Office:

  • Wer einfach nur am Esszimmertisch oder auf der Couch anfängt zu arbeiten, der stellt in den meisten Fällen schnell fest, dass dies mit Tücken verbunden ist. Überall lauern Ablenkungen und Störungspotenziale, welche die Konzentration beeinträchtigen. Deshalb solltet ihr euch einen festen Arbeitsplatz erschaffen, an dem ihr motiviert tätig sein könnt.
  • Optimal ist ein separates Arbeitszimmer. Alternativ lässt sich durch ein geschicktes Einrichten ein gesonderter Bereich kreieren, um so für das richtige Büroambiente zu sorgen. Dafür dienen spezielle Raumtrenner, hohe Bücherregale und großformatige Pflanzen, um den Arbeitsbereich optisch vom restlichen Wohnraum zu trennen.
  • Eine wichtige Rolle spielt ebenfalls das Mobiliar, dazu gehören ein ausreichend großer Schreibtisch und ein bequemer Bürostuhl, mit ergonomischen Eigenschaften für ein gesundes Arbeiten.
  • Entscheidend sind auch die Lichtverhältnisse am Arbeitsplatz im Homeoffice. Je mehr Tageslicht vorherrscht, desto besser gestaltet sich die Konzentration und Produktivität. Dagegen führt ungenügende Beleuchtung zu Kopfschmerzen, Konzentrationsschwierigkeiten und einer depressiven Stimmungslage. Besonders an bewölkten Tagen und in den düsteren Abendstunden schafft eine potente Tageslichtlampe auf dem Schreibtisch wohltuende Abhilfe.
  • Im Büro gibt es meistens ein gut eingerichtete Küche für die Basisversorgung, dazu versorgen Lieferdienste, umliegende Lokale und die Kantine alle Mitarbeiter. Im Homeoffice seid ihr selbst für Mahlzeiten, Snacks und Getränke verantwortlich. Neben dem Schreibtisch sollte immer eine Flasche Wasser stehen.
  • Für die meisten Arbeitnehmer ist der Kaffeegenuss im Arbeitsalltag extrem wichtig. Zum richtigen Büro-Feeling gehört guter Kaffee unbedingt dazu. Während für die Zeit im Homeoffice eine einfache Kaffeemaschine meist ausreichend ist, bedarf es im Büroalltag einer Kaffeelösungen für Professionals. Als Komplettlösung erfüllen diese Maschinen auf Knopfdruck individuelle Wünsche. So lassen sich Pausen und Videokonferenzen viel angenehmer gestalten.

In Kontakt bleiben – Kommunikation mit Messengern

Mal schnell rüber ins Nachbarbüro oder an den Schreibtisch der Kollegen – geht im Homeoffice nicht. Doch die gewohnten kurze Kommunikationswege sind wichtig und lassen sich auch digital gestalten.

Viele Unternehmen setzen auf den Messenger Slack, der ist umfangreich und ermöglicht auch Videokonferenzen. Kostenlos für kleine Teams und ansonsten ab 6,25 Euro im Monat zu haben.

Teil des Office-365-Paketes und deshalb sowieso in vielen Unternehmen präsent: Der Microsoft Teams. Der besondere Vorteil ist die Integration aller Office-Anwendungen von Word bis Outlook. Ab etwa 4 Euro pro Monat und User zu haben.

Solltet ihr eher mit der Google G Suite – also der Unternehmensversion eines Google-Accounts arbeiten, dann steht euch Google Hangouts Chat zur Verfügung. Auch hier ist die Schnittstelle mit allen anderen Google Anwendungen wie Doc, Drive usw. der große Vorteil. Und ihr könnt den Video-Dienst Meet nutzen. Das monatliche Abo ist ab 5 Euro pro User zu haben.

Natürlich könnt ihr auch Whatsapp und den Facebook Messenger nutzen – immerhin sind das die weltweit beliebstesten Messenger – sprich irgendwie hat jeder die auf seinem Handy. Doch vor allem für Unternehmenskommunikation sind deren Datensicherheit fragwürdig.

Da gibt es deutlich besser Alternativen: Der schweizer Messenger-Dienst Threema ist nicht an eine Handynummer sondern arbeitet mit einem zufällig generierten Code, die gesamte Kommunikation ist verschlüsselt und mit Threema Work gibt es auch eine Lösung, die speziell auf Unternehmen zugeschnitten ist. Der wesentliche Unterschied zu Google, Microsoft und Slack: Hier geht es nur um das Austauschen von Nachrichten.

Wer lieber einen deutschen Dienst wünscht, greift zum Instant-Messenger Teamwire, den vor allem Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben nutzen. Auch hier werden alle Nachrichten verschlüsselt, Nutzerdaten anonymisiert und alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert und sind damit DSGVO-konform. Während Threema für etwa 3 Euro zu haben ist (in der Businessvariante pro Monat und User), kostet das Teamwire Paket zwischen 1,50 und 4 Euro pro Monat und Nutzer.

Von Angesicht zu Angesicht: Videokonferenzen im Homeoffice

Auch in Krisenzeiten muss die Meeting-Kultur eines Unternehmens aufrecht erhalten werden – nichts ist schlimmer, als stumpf vor sich hin arbeitenden einsame Mitarbeiter. Was für global verstreute Unternehmen längst usus ist … alle anderen entdecken gerade die große Welt der Video-Calls und Konferenzen. Größter Gewinner in der Coronakrise ist Zoom – das Tool wird von vielen deutschen Schulen eingesetzt aber auch Unternehmen haben es entdeckt. Das lässt Google nicht auf sich sitzen und greift frontal mit Google Meet an. Natürlich könnt ihr auch mit Skype Face-to-Face Kommunikation betreiben.

Eine Liste der besten Webkonferenz-Tools und ihren Funktionsumfang findet ihr in unserem Fachartikel Dein Online-Seminar – die besten Webkonferenz Tools in der Cloud.

Kooperation managen – Projektplanungstools fürs Homeoffice

Wenn viele Kollegen an einem Projekt arbeiten – dann braucht das vor allem Koordination. Wer ist für was zuständig, welche Kontakte bestehen und müssen genutzt werden, wie ist der aktuelle Status… Hand in Hand arbeiten geht besonders gut mit einem Projektmanagement-Tool.

Besonders beliebt und bekannt ist Asana, geeignet vor allem für Unternehmen mit großen Vorhaben und vielen Team-Mitgliedern. Die Basic-Variante gibt es kostenlos für bis zu 15 Personen.

Ebenso bekannt ist das Projektmanagement von Trello – hier stehen kleinere Teams und Aufgaben im Fokus. Bis zu zehn Personen können die kostenlose Variante nutzen, auf Wunsch auch nicht als Cloud sondern Desktop-Client.

Eine Übersicht der wichtigsten und besten Projektmanagement Tools und wie ihr diese einsetzt, findet ihr in unserem Fachartikel Projektmanagement für Gründer: Wichtige Tools und Apps

Kollaboration – Texte, Bilder und Dateien gemeinsam im Homeoffice bearbeiten

Kaum ein Dokument wird heute nicht mindestens von zwei Mitarbeitern bearbeitet – sei es, dass der Hausgrafiker nochmal die Präsentation schick macht oder der Sales-Kollege die Zahlen in den Berichten gern aktualisieren will. Dateien für mehrere Personen bearbeiten zu lassen geht natürlich in der alten Schreiben-Mailen-Schreiben-etc. Variante – doch das Chaos der vielen verschiedenen Versionen ist vorprogammiert. Am besten also nutzt ihr einen Cloud-Service, in dem ihr eure Dokumente quasi als Online-Varianten stehen habt und bei Bedarf auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig drin arbeiten können.

Die wohl am weitesten verbreitete Lösung dafür ist die Google G Suite. Mit einem Google Account habt ihr Zugang zu diesem Service, könnt Docs, Tabellen, Präsentationen usw. bearbeiten. Dateien können für beliebig viele Kollegen mit Google Account freigegeben und bearbeitet werden.

All diese Funktionen findet ihr auch in der web-basierte Version der aktuellen Office-Suite von Microsoft. Word, Excel, PowerPoint, OneNote – gibts alles nicht nur als Desktop Varianten sondern eben auch in der Cloud. Großer Vorteil gegenüber den Google Produkten: Da die Microsoft Dateiformate weit verbreitet sind, könnt ihr ohne große Wandlungsprozesse und damit einher gehende Verschiebungen in Layout usw. die Dateien auch Kollegen und Kunden ohne Cloud-Zugang zur Verfügung stellen.

Auch Dropbox, eher bekannt für reinen Cloudspeicher und das Synchronisieren von Dateien bietet ein Kollaborations-Tools: Dropbox Paper bietet alle grundlegenden Funktionen der Dokumentbearbeitung.

Mit dem Tool CryptPad setzt ihr bei euren gemeinsamen Dateienbearbeitung vor allem auf Datenschutz. Hier wird das gesamte Dokument verschlüsselt, bevor die Datei an den Server weitergeleitet wird. Dafür ist der Funktionsumfang der Tools deutlich geringer als bei den großen Paketen von Google und Microsoft: Rich-Text-Dokumente, Umfragen, To-Do-Listen und Kanbanboards sind möglich.

Wer es von euch ganz minimalistisch aber dafür auch kostenlos wünscht: Die kostenlose Web-App Nuclino hat einen einfachen Editor mit allen grundlegenden Funktionen.

Mit OnlyOffice könnt ihr alle eure Dokumente gemeinsam bearbeiten und dann mit Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, SharePoint und sonst allen denkbaren Cloud-Services verbinden. Die Open-Source-Software lässt sich auch auf eurem eigenen Server installieren und ist als Smartphone App verfügbar. Die kostenlose Variante ist für Teams bis 20 Personen geeignet.

Unterstützung für Handwerkern und KMUs: Speichern in der Cloud – das verspricht Einsparungen und leichte Verfügbarkeit. Wie kleine und mittelständige Unternehmen oder auch Handwerker diesen Service sinnvoll für sich nutzen, hat jetzt das Fraunhofer Institut untersucht und als Leitfaden veröffentlicht. Mehr dazu findet ihr hier.

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