HR Analytics: So professionalisiert ihr eure Personalabteilung

Engagiertes und hoch motiviertes Personal ist für jedes Unternehmen unverzichtbar, damit erstklassige Leistungen erzielt werden können. Dies gilt um so mehr für Startups, die sich erst noch am Markt behaupten müssen und unterstützt durch ein gutes Team durchstarten wollen.

Recruiting – Moderne Methoden, Personal zu finden

Viele unterschiedliche Methoden stehen zur Verfügung, um das passende Personal zu finden. Wichtig für die Suche ist allerdings, dass von vornherein feststeht, welcher Umfang an Personal mit welcher Wochenstundenanzahl benötigt wird.

Das bedeutet: Vor dem Recruiting steht die Personal(budget)planung.

Und als Gründer solltet ihr das schon früh in der Gründungsphase tun, wie und warum erfahrt ihr hier: Personalkosten im Businessplan kalkulieren – so geht’s richtig

Bedarfsplanung – dieses Personal benötigt ihr

Im Hinblick auf das Recruiting müssen gerade Startups immer am Ball bleiben. Keinesfalls dürfen Lücken in der Personaldecke entstehen. Das wäre vollends kontraproduktiv, weil hierdurch Umsatzchancen vertan werden. Darüber hinaus muss allerdings auch vorausschauend und sehr realistisch geplant werden. Es benötigt einfach auch Zeit, um geeignete Mitarbeiter zu finden. Konkret müssen die zu deckenden Arbeitsstunden herausgefunden werden, feststehen, welche Qualifikation die Mitarbeiter mitbringen müssen, und welche Arbeitsmodelle angeboten werden können.

Folgenden (standardisierten) Personalbedarf gibt es:

• Neubedarf, also die Besetzung von neuen Stellen
• Ersatzbedarf, bei dem freiwerdende Arbeitsplätzen neu besetzt werden
• Zusatzbedarf, also der übergangsweiser Mehrbedarf (etwa für die Saison)
• Minderbedarf, der einen geringeren Personalbedarf definiert
• Reservebedarf für Notsituationen

Zahlen: Eure quantitative Personalbedarfsplanung

Um euren eigentlichen Bedarf zu berechnen, müsst ihr zunächst die aktuellen und zukünftig anfallenden Tätigkeiten analysieren. Dabei helfen euch folgenden Fragen:

• Welche Leistungen erbringen eure Mitarbeitenden jetzt aktuell?
• Wie werden diese Leistungen steigen?
• Welche Anforderungen an eure Mitarbeitenden ergeben sich daraus?
• Welche Qualifikationen und Kompetenzen benötigen eure Mitarbeitenden, um die Leistung zu erbringen?

Überprüft dazu die Überstunden der aktuellen Mitarbeitenden – sie geben euch Hinweise, wo schon jetzt oder aber sehr bald Bedarf bestehen könnte.

Nutzt Schätzungen, die sich aus aktuellen Bearbeitungszeiten, vor allem aber aus Einschätzungen eurer Mitarbeiter ergeben. Um konkreter werden zu können, sorgt für eine detailierte Zeiterfassung der Arbeitsschritte.

Auch euer Umsatz, am besten auf ein Jahr gerechnet, kann euch wichtige Kennzahlen liefern.

Personalbudgetplanung – diese Gelder solltet ihr kalkulieren

Die Personalkosten müssen von Anfang an vollends gedeckt sein, damit das Startup nicht ins Trudeln gerät. Es kommt also darauf an, dass ihr eine realistische Einschätzung eures benötigten Budgets trefft.

Dazu solltet ihr zum einen die Kosten eurer schon bestehenden Personalstellen analysieren und aufgegliedert in Lohn und Nebenkosten erfassen.

Hinzu kommt der Abgleich mit branchenüblichen Löhnen – dauerhaft könnt ihr eurem Personal nicht weniger bezahlen. Agiert ihr in einem hart umkämpften Markt, müsst ihr eventuell sogar ein Mehr an Lohn (und damit auch Nebenkosten) zahlen, um überhaupt Personal rekrutieren zu können.

Beachtet auch die Entwicklung staatlicher Vorgaben wie den Mindestlohn – der steigt nämlich aktuell regelmässig.

Personalsuche – diese Wege gibt es

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, um geeignete Mitarbeiter zu finden. Alle Möglichkeiten sollten parallel genutzt werden, um eine breite Kundgabe der freien Stellen generieren zu können und eine gute Auswahl an Bewerbern erhalten zu können. Klassische Wege, wie ein Inserat in der Tageszeitung oder ein Aushang auf der eigenen Website oder in der Uni, sind immer noch parallel zu digitalen Möglichkeiten erfolgreich. Darüber hinaus gibt es auch die klassische Methode, einen Personaldienstleister mit der Mitarbeitersuche zu beauftragen. Weiterhin sind Jobmessen immer noch sehr frequentiert, sodass sich die Suche hier erfolgreich gestalten könnte.

Weitere digitale Möglichkeiten, die genutzt werden sollten, sind ein Mailing, Robots oder auch Jobportale im Internet. Weiterhin können auch spezielle Jobsuche-Apps genutzt werden, um mobile Möglichkeiten für die Personalsuche zu verwenden. Darüber hinaus gibt es spezielle Karrierenetzwerke, die bei der Suche eingesetzt werden sollten, wie beispielsweise LinkedIn oder Xing. Aber auch ein Recruiting über Social Media Kanäle ist durchaus möglich.

Digital gibt es sehr viele Möglichkeiten, um eine Stelle optimal ausschreiben zu können. Gerade Jobportale sind stark frequentiert. Neben den Branchenriesen, wie monster, stepstone, indeed oder jobware, gibt es immer wieder weitere neue Jobbörsen, die bei den Bewerbern Zuspruch finden und über die die Suche erfolgreich sein kann. Insgesamt haben sich alle digitalen Möglichkeiten erweitert. Hierdurch können neben klassischen Methoden auch digitale Angebote genutzt werden, um die zu besetzenden Stellen schnell vergeben zu können. Viele Jobportale bieten ihre Plattformen jetzt auch als App für die mobile Suche an.

Wird sehr spezialisiertes Personal benötigt, können auch die Profile auf den bekannten Karriereplattformen genutzt werden, um Fachpersonal einstellen zu können. Hier sind viele Profile detailliert hinterlegt, sodass ein guter Eindruck über die Teamfähigkeit, die Berufserfahrungen und persönlichen Empfehlungen direkt erhalten werden können. Vorteilhaft ist die Erleichterung der Suche von Mitarbeitern durch die digitalen Angebote. Je breiter die Information der zu besetzenden Stelle gestreut werden kann, um so schneller wird diese schon rein rechnerisch besetzt werden können. Viele spezialisierte Plattformen haben sich im Internet bereits gebildet, sodass eine Suche auch überaus gezielt gestartet werden kann.

Wie es dann nach der Einstellung von Mitarbeitern weitergeht und worauf ihr achten müsst, erfahrt ihr hier: Mitarbeiter einstellen – So gehts, darauf müsst ihr achten

Personalverwaltung: Digitale Tools für Planung & Abrechnung

Ein modernes Personalwesen sollte die Digitalisierung nutzen, zum Beispiel um digitale Personalakten anzulegen. Hier können sämtliche Dokumente der Mitarbeiter zusammengeführt und archiviert werden. Weiterhin sollte der Personalbereich stets über die Firmenentwicklungen informiert sein. Denn nur auf diese Art und Weise ist es möglich, schnell auf Entwicklungen zu reagieren und Personal einstellen zu können. Immerhin benötigt die Suche nach neuen Mitarbeitern Zeit, die nicht verloren werden sollte. Andernfalls könnte Umsatz wegfallen, was für ein Startup nicht zuträglich ist.

Wie ihr die Lohnbuchhaltung am besten organisiert, könnt ihr in diesem Artikel nachlesen: Lohnbuchhaltung-Tools Übersicht (Liste 2024) – die besten Programme zur Lohnbuchhaltung

Mitarbeiterentwicklung – Wie ihr gutes Personal empowered

Letztlich sollte immer bedacht werden, dass das Personal ein gewisses Kapital des Unternehmens ist. Hier sollten die Mitarbeiter immer auf den neuesten Stand gebracht werden und entsprechend in Weiterbildungen geschult werden. Die vorhandenen Kenntnisse entwickeln sich immer weiter. Zusätzliche Qualifikationen der Mitarbeiter erhöhen die Profitabilität eines Unternehmens.