Mitarbeiter einstellen – So gehts, darauf müsst ihr achten

Ohne ein Team geht kein Unternehmen. Doch worauf müsst ihr achten, wenn ihr Mitarbeiter anstellt? Wir zeigen es euch…

5/5 (1)

Durchschnittlich 13,3 Mitarbeiter hat jedes deutsche Startup, so der aktuelle Deutsche Startup Monitor (DSM 2019). Und auch wenn spannende Geschäftsfelder, innovative Produkte und flache sich erst neu findende Hierarchien junge Menschen in Startups ziehen – Gründer sollten trotzdem das 1×1 der Mitarbeiterbeschäftigung kennen und einhalten. Denn Mitarbeiter bedeuten auch Verantwortung. Dieser Text gibt euch die wesentlichen Informationen für das Einstellen von Mitarbeitern.

Mitarbeiter suchen – so findet ihr euer Team

In Zeiten von Fachkräftemangel kommt ihr wahrscheinlich nicht umhin, nach motivierten Arbeitnehmern zu suchen. Einige Dinge sollten beachtet werden.

Bedarf ermitteln: Wen braucht ihr und wieviele?

  • Bei welchen Tätigkeiten brauche ich Unterstützung?
  • Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sollte der neue Mitarbeiter mitbringen?
  • Und in welchem zeitlichen Rahmen möchte ich ihn beschäftigen?
  • Welches Budget habe ich für die Anstellung?

Schon frühzeitig (also bei eurem Businessplan) die absehbaren Personalkosten kalkulieren, solltet ihr nicht vergessen. Hier zeigen wir euch, wie ihr das macht: Personalkosten im Businessplan kalkulieren – so geht’s richtig

Aktive Mitarbeitersuche – alternative Kanäle

Das Schalten klassischer Stellenanzeigen in Zeitungen ist längst nicht mehr die einzige Möglichkeit, auf Mitarbeitersuche zu gehen. Online lassen sich Mitarbeiter finden, auf entsprechenden Jobbörsen können Unternehmen ein eigenes Profil erstellen und sich finden lassen oder selbst aktiv auf die Suche gehen. Gerade für die Startup Szene gibt es besondere Kanäle:

  • In Berlin wird ein wöchentlicher Newsletter mit Startup-Jobs verschickt, der sehr beliebt ist.
  • Coworking Spaces sind gute Orte, um Mitarbeiter zu finden. Schaut hier mal: Coworking Spaces in deiner Stadt
  • Es gibt auf Gründer spezialisierte Jobportale.
  • Jobanzeigen bei Facebook werden immer beliebter, hier könnt ihr auch recht kostengünstig gutes Targeting betreiben.

Mitarbeiter halten – Geförderte Weiterbildung

Junge dynamische Mitarbeiter wollen nicht nur Arbeiten, sie wollen Erfahrungen sammeln. Um sie länger an euer Unternehmen zu binden, müsst ihr ihnen also etwas bieten. Für den Alltag kann das die Tischtennisplatte und die gute Kaffeemaschine sein, perspektivisch funktioniert das am besten, wenn ihr euren Mitarbeitern die Chance gibt, sich zu entwickeln. Ein Weg: Weiterbildung.

Das klingt teurer als es ist. Tatsächlich sieht es in Sachen Weiterbildung für Arbeitgeber gut aus: Arbeitgebern steht ebenso wie Angestellten eine Weiterbildungsförderung nach dem Qualifizierungschancengesetz zu. Diese Förderung kann bei der Agentur für Arbeit beantragt werden. Wie hoch die Förderung ausfällt, hängt unter anderem mit der Unternehmensgröße zusammen.

Mitarbeiter einstellen: Wichtige Formalitäten

Wer als Arbeitgeber neue Mitarbeiter einstellt, muss verschiedene Pflichten erfüllen. Hier Schritt für Schritt alle notwendigen Formalitäten als Arbeitgeber.

Schritt 1: Arbeitsvertrag abschließen

Der Gesetzgeber gibt für Arbeitsverträge klare Regeln vor, die ihr auch unbedingt einhalten müsst. Folgenden Punkte gehören in jeden Arbeitsvertrag: 

  • Name, Anschrift, Personendaten – die Personendaten des Arbeitnehmers und des Unternehmens
  • Arbeitszeit/-ort – Regelt das wann und auch das wo für eure Mitarbeiter. Grundsätzlich sollten Wochenstunden im Vertrag geklärt sein. Bietet ihr Gleitzeit an, sollte die tägliche Arbeitszeit ebenfalls angegeben werden. Benötigt ihr Mitarbeiter in Schichten, dann sollten im Vertrag auch die Schichtzeiten und die Pflichtanwesenheitszeiten benannt werden. Heute ist es recht üblich, Mitarbeitern auch die Chance einzuräumen, von zu Hause aus zu arbeiten. Ihr solltet das wenn möglich nicht ausschließen aber regeln … wieviel Zeit dürfen eure Mitarbeiter im Homeoffice sein, wann wollt ihr sie im Büro sehen.
  • Überstunden/Freizeitausgleich – Werden Überstunden abgefeiert oder finanziell ausgeglichen? Wenn möglich, lasst euren Mitarbeitern die Wahl.
  • Urlaub – Eine Mindestzahl an Urlaubstagen definiert der Gesetzgeber, wollt ihr mehr geben, dann solltet ihr das auch im Arbeitsvertrag festlegen.
  • Arbeitsplatzbeschreibung – Grundsätzlich solltet ihr im Vertrag auch regeln, was denn die Aufgabengebiete eures Mitarbeiters sind. Denn schließlich definiert das auch die Leistung, für die er sich mit diesem Vertrag verpflichtet. Achtet darauf, dass die Beschreibung offen genug dafür ist, dass ihr den Mitarbeiter auch an anderen Stellen einsetzen könnt, üblicherweise mit dem Zusatz “auch andere, ihm zumutbare Aufgaben” muss er akzeptieren. 
  • Kündigungsfrist und Probezeit – Das darf nie fehlen und dient der Absicherung des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers. 

Rechtssichere Verträge bekommt ihr natürlich am besten bei einem spezialisierten Anwalt – aber es gibt auch hier Vordrucke und insbesondere für Angestellte in Minijobs oder Midijobs gute Vorlagen. 

Schritt 2: Betriebnsummer beantragen

Um Mitarbeiter einstellen zu können, müsst ihr bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragen. Die wird bei allen weiteren Schritten immer wieder von euch abgefragt, etwa beim An- und Abmelden eurer Mitarbeiter bei der Krankenkasse. Die Beantragung einer Betriebsnummer funktioniert online unter bno.arbeitsagentur.de.

Betriebsnummer-Service der Bundesagentur für Arbeit
Eschberger Weg 68
66121 Saarbrücken
Tel: 0800 4 5555-20
Fax: 0681 988429-1300
betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

Schritt 3: Mitarbeiter erfassen | Diese Unterlagen benötigt ihr

Folgende Unterlagen solltet ihr von eurem Mitarbeiter erfassen und am besten in eine Personalakte ablegen:

  • Ausgefüllter Personalfragebogen (Persönliche Angaben, Angaben zur Beschäftigung, Steuer etc.)
  • Personalausweis Kopie
  • Rentenversicherungsnummer
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
  • Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  • Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
  • Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
  • Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis bei ausländischen Mitarbeitern
  • Schwerbehindertenausweis
  • Gesundheitsbescheinigung in Pflegeberufen, Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern usw.
  • Nachweise über Zusatzqualifikationen

Braucht ihr Hilfe beim Bewerber- und Personal-Management: Schaut mal, was dieses Startup für euch tun kann. Gründerstory Personio: Schnell wachsendes Startup im schnell wachsenden Markt | Bewerbermanagement und Personalverwaltung

Schritt 4: Meldung eurer Mitarbeiter bei Krankenkassen und Ämtern

Bei diesen Stellen müsst ihr eure Mitarbeiter melden:

  • Sozialversicherung: Arbeitnehmer sind gesetzlich in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versichert. Nur bestimmte Berufsgruppen sind von dieser gesetzlichen Versicherungspflicht ausgenommen. Ihr seid als Arbeitgeber zwingend zur Meldungen beim Sozialversicherungsträger verpflichtet. Ihr müsst also dringend neue Mitarbeiter bei der zuständigen Krankenkasse anmelden, die dann als sogenannte “Einzugsstelle für die Sozialversicherungsabgaben” fungiert. Bei Minijobbern ist die Minijob-Zentrale zuständig. Übrigens: Die Meldung ist nur noch über verschlüsselte Datenübertragung möglich, also erkundigt euch nach dem elektronischen Wege, wie ihr eure Mitarbeiter meldet. Es gibt dafür zugelassene Programme und auch Onlinetools.
  • Gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft): Unternehmer müssen neue Mitarbeiter auch bei der Berufsgenossenschaft (BG) anmelden, der für sie zuständigen gesetzlichen Unfallversicherung. Welche das ist, erfahrt ihr am besten beim Dachverband Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. (DGUV), allgemeinen Hotline 0800 – 60 50 404.
  • Finanzamt: Ihr seid als Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass die Lohnsteuern eurer Mitarbeiter einbehalten und rechtzeitig an das Finanzamt abgeführt werden. Die Meldung geht über ELSTER (Elektronische Steuererklärung) und das Verfahren für die Mitarbeiter-Meldung heisst ELStAM. Für diese Anmeldung benötigt ihr Geburtsdatum und Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters und Steuerklasse.
  • ggf. Gesundheitsamt: Wenn ihr Lebensmittel herstellt, verarbeitet oder verkauft, müssen Mitarbeiter, die damit zu tun haben (Achtung: Bürokraft in Zweifel nicht) beim Gesundheitsamt angemeldet werden. Für die Anmeldung benötigt ihr je Mitarbeiter eine Unbedenklichkeitsbescheinigung von einem Amtsarzt.

Mitarbeiter anstellen – Kosten & Förderungen

Das Gehalt des Mitarbeiters stellt nicht den einzigen Kostenfaktor dar. Neben dem Netto-Lohn, den der Mitarbeiter monatlich ausgezahlt bekommt, müssen auch Ausgaben für die Sozialversicherung und die Einkommenssteuer einkalkuliert werden. Krankenversicherung, Pensionsversicherung und Unfallversicherung lassen die Personalkosten schnell ansteigen. Beachtet auch die aktuellen Regelungen für den Mindestlohn.

Lohnsteuer – Das solltet ihr kalkulieren

Der Lohnsteuersatz hängt immer vom jährlichen Gehalt des Mitarbeiters ab.

  • unter 11.000 Euro entfällt die Lohnsteuer
  • bis 25.000 Euro liegt die Lohnsteuer bei 36,5 %
  • bis 60.000 Euro liegt sie bei 43,21 %
  • ab 60.000 Euro beträgt sie sogar 50 %

Lohnbuchhaltung für Startups – so geht’s: Aufgaben, Organisation, Personalabrechnung

Mitarbeiter Kosten sparen: Alternative Beschäftigungsmodelle

Gerade in den ersten Jahren nach der Existenzgründung sind finanzielle Belastungen ein heikles Thema. Deswegen kann es durchaus sinnvoll sein, beim Personal nicht nur auf Vollzeitbeschäftigte zurückzugreifen. Je nachdem wie hoch der Bedarf an tatkräftiger Unterstützung ist, kommen folgende alternative Beschäftigungsmöglichkeiten infrage:

  • Minijob (unter 450 Euro/Monat) – Arbeitgeber zahlen lediglich eine pauschale Abgabe in Höhe von etwa 30 % an die Minijobzentrale der Bundesknappschaft
  • Midijob (zwischen 450,01 und 850 Euro/Monat) – Arbeitgeber müssen maximal etwa 21 % des Arbeitgeberentgeltes als Lohnsteuer bezahlen
  • Teilzeitbeschäftigung (20 bis 30 Stunden/Woche) – Auf Arbeitgeber kommen etwa die gleichen Kosten zu wie bei einer Vollzeitstelle, dafür genießen sie aber mehr Flexibilität bei Auftragsschwankungen
  • Studentenjobs – Bei einem Verdienst unter 400 Euro/Monat entfällt die Rentenversicherungspflicht, außerdem besteht erst ab mehr als 20 Arbeitsstunden pro Woche eine Sozialversicherungspflicht

Förderung für bestimmte Arbeitnehmer

Mit einer ganzen Reihe von Programmen werden Arbeitgeber bei der Anstellung von Mitarbeitern gefördert. In der Regel geht es dabei aber darum, besondere Mitarbeiter (z.B. aus Arbeitslosigkeit) wieder in Arbeit zu bekommen. Kennen solltet ihr:

  • Eingliederungszuschuss der Arbeitsagentur
  • KfW Gründungskredite für Arbeitsmittel (auch Personal)
  • besondere Programm der Bundesländer

Eine Übersicht über alle Gründer-Förderungen findet ihr hier: Leitfaden Gründer-Finanzierung | So bekommt ihr das Geld für den Start

Bitte bewerte diesen Artikel:

X
X