Mitarbeiter einstellen – So gehts, darauf müsst ihr achten

Ohne ein Team geht kein Unternehmen. Doch worauf müsst ihr achten, wenn ihr Mitarbeiter einstellt? Wir zeigen es euch die wichtigsten Schritte Anmeldung über Betriebsnummer beantragen und richtiges Onboarding bis Lohnbuchhaltung.

Mitarbeiter einstellen: Durchschnittlich 18,4 Mitarbeiter hat jedes deutsche Startup, so der aktuelle Deutsche Startup Monitor (DSM 2022). Und auch wenn spannende Geschäftsfelder, innovative Produkte und flache Hierarchien junge Menschen in Startups ziehen – Gründer sollten trotzdem das 1×1 der Mitarbeiterbeschäftigung kennen und einhalten. Denn Mitarbeiter bedeuten auch Verantwortung.

Unsere Übersicht liefert euch die wesentlichen Informationen für das Finden und Einstellen von Mitarbeitern, das Beantragen einer Betriebsnummer (braucht ihr unbedingt für das Einstellen von Mitarbeitern!) sowie die notwendigen Unterlagen für die Anmeldungen bei Krankenkassen & Co.

Mitarbeiter suchen – so findet ihr euer Team

Zu allererst müsst ihr natürlich die richtigen Mitarbeiter finden – in Zeiten von Fachkräftemangel kommt ihr wahrscheinlich nicht umhin, nach motivierten Arbeitnehmern aktiv zu suchen. Einige Dinge sollte ihr beachtet.

Mitarbeiter-Bedarf ermitteln: Wen braucht ihr und wie viele?

Grundsätzlich solltet ihr euch diese Fragen stellen und Antworten darauf haben:

  • Bei welchen Tätigkeiten brauche ich Unterstützung?
  • Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sollte der neue Mitarbeiter mitbringen?
  • Und in welchem zeitlichen Rahmen möchte ich ihn beschäftigen?
  • Welches Budget habe ich für die Anstellung?

Schon frühzeitig (also bei eurem Businessplan) die absehbaren Personalkosten kalkulieren, solltet ihr ebenfalls nicht vergessen. Hier zeigen wir euch, wie ihr das macht: Personalkosten im Businessplan kalkulieren – so geht’s richtig

Aktive Mitarbeitersuche – alternative Kanäle

Das Schalten klassischer Stellenanzeigen in Zeitungen ist längst nicht mehr die einzige Möglichkeit, auf Mitarbeitersuche zu gehen. Online lassen sich Mitarbeiter finden, auf entsprechenden Jobbörsen können Unternehmen ein eigenes Profil erstellen und sich finden lassen oder selbst aktiv auf die Suche gehen. Gerade für die Startup Szene gibt es besondere Kanäle:

  • In Berlin wird ein wöchentlicher Newsletter mit Startup-Jobs verschickt, der sehr beliebt ist.
  • Coworking Spaces sind gute Orte, um Mitarbeiter zu finden. Schaut hier mal: Coworking Spaces in deiner Stadt
  • Es gibt auf Gründer spezialisierte Jobportale.
  • Jobanzeigen bei Facebook, Instagram und anderen Social Media Kanälen werden immer beliebter, hier könnt ihr auch recht kostengünstig gutes Targeting betreiben.
  • den Punkt „Jobs“ für eure offenen Stellen solltet ihr auf eurer Webseite nicht vergessen!

Personalberater haben oft ein umfangreiches Netzwerk und spezielle Fähigkeiten im Rekrutierungsprozess, die euch unterstützen können, geeignete Kandidaten zu finden und einzustellen.  Ob nun das gesamte Recruiting an eine Personalvermittlungsagentur gegeben wird oder nur Teilprozesse: oft spart ihr so Zeit und ihr könnt euch als Unternehmer ganz auf euer Kerngeschäft konzentrieren. 

Die Stärke von Experten für Recruiting- und Personalvermittlung liegt darin, passgenau die Mitarbeiter und das Unternehmen zusammenzuführen, und dabei über den Tellerrand hinaus zu schauen. Wenn also Fachkräfte oder auch Quereinsteiger mit einem ganz bestimmten Skillset gefragt sind, oder eben dieses erst eruiert werden soll, kann eine professionelle Personalberatung eine sehr gute Option sein. 

Mitarbeiter Onboarding – Der beste Start in euer Unternehmen

Nicht sehr überraschend aber doch häufig ignoriert: Mitarbeitende sind sehr viel häufiger mit ihrem Arbeitsplatz zufrieden und bleiben ihrem Unternehmen treu, wenn schon der erste Schritt gut gelaufen ist. Ein mangelhafter Onboarding-Prozess rächt sich in jedem Unternehmen. 

Mit Onboarding ist die Art und Weise gemeint, wie ihr eure neuen Mitarbeitenden in euer Unternehmen einführt. Das betrifft nicht nur den ersten Arbeitstag – ein guter Onboarding-Prozess hilft den Mitarbeitenden,

  • die Arbeitsräume kennenzulernen,
  • die Prozesse zu verstehen,
  • die Hierarchien zu erkennen,
  • sich im Team willkommen zu fühlen und
  • erste soziale Kontakte zu knüpfen.

Es gibt viele verschiedene Aktivitäten, die ihr als Arbeitgeber für ein geglücktes Onboarding vorbereiten solltet. 

Mitarbeiter halten – Geförderte Weiterbildung

Junge dynamische Mitarbeiter wollen nicht nur Arbeiten, sie wollen Erfahrungen sammeln. Um sie länger an euer Unternehmen zu binden, müsst ihr ihnen also etwas bieten. Für den Alltag kann das die Tischtennisplatte und die gute Kaffeemaschine sein, perspektivisch funktioniert das aber am besten, wenn ihr euren Mitarbeitern die Chance gibt, sich zu entwickeln. Ein Weg: Weiterbildung.

Das klingt teurer als es ist. Tatsächlich sieht es in Sachen Weiterbildung für Arbeitgeber gut aus: Arbeitgebern steht ebenso wie Angestellten eine Weiterbildungsförderung nach dem Qualifizierungschancengesetz zu. Diese Förderung kann bei der Agentur für Arbeit beantragt werden. Wie hoch die Förderung ausfällt, hängt unter anderem mit der Unternehmensgröße zusammen.

Mitarbeiter einstellen Ablauf: Wichtige Formalitäten

Wer als Arbeitgeber neue Mitarbeiter einstellt, muss verschiedene Pflichten erfüllen. Hier Schritt für Schritt alle notwendigen Formalitäten als Arbeitgeber:

Schritt 1: Arbeitsvertrag erstellen und abschließen

Der Gesetzgeber gibt für Arbeitsverträge klare Regeln vor, die ihr auch unbedingt einhalten müsst. Folgenden Punkte gehören in jeden Arbeitsvertrag:

Name, Anschrift, Personendaten

die Personendaten des Arbeitnehmers und des Unternehmens

Arbeitszeit/-ort

Regelt das wann und auch das wo für eure Mitarbeiter. Grundsätzlich sollten Wochenstunden im Vertrag geklärt sein. Bietet ihr Gleitzeit an, sollte die tägliche Arbeitszeit ebenfalls angegeben werden. Benötigt ihr Mitarbeiter in Schichten, dann sollten im Vertrag auch die Schichtzeiten und die Pflichtanwesenheitszeiten benannt werden. Heute ist es recht üblich, Mitarbeitern auch die Chance einzuräumen, von zu Hause aus zu arbeiten. Ihr solltet das wenn möglich nicht ausschließen aber regeln … wieviel Zeit dürfen eure Mitarbeiter im Homeoffice sein, wann wollt ihr sie im Büro sehen.

Überstunden/Freizeitausgleich

Werden Überstunden abgefeiert oder finanziell ausgeglichen? Wenn möglich, lasst euren Mitarbeitern die Wahl.

Urlaub

Eine Mindestzahl an Urlaubstagen definiert der Gesetzgeber, wollt ihr mehr geben, dann solltet ihr das auch im Arbeitsvertrag festlegen.

Arbeitsplatzbeschreibung

Grundsätzlich solltet ihr im Vertrag auch regeln, was denn die Aufgabengebiete eures Mitarbeiters sind. Denn schließlich definiert das auch die Leistung, für die er sich mit diesem Vertrag verpflichtet. Achtet darauf, dass die Beschreibung offen genug dafür ist, dass ihr den Mitarbeiter auch an anderen Stellen einsetzen könnt, üblicherweise mit dem Zusatz „auch andere, ihm zumutbare Aufgaben“ muss er akzeptieren.

Kündigungsfrist und Probezeit

Das darf nie fehlen und dient der Absicherung des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers. 

Rechtssichere Verträge bekommt ihr natürlich am besten bei einem spezialisierten Anwalt – aber es gibt auch hier Vordrucke und insbesondere für Angestellte in Minijobs oder Midijobs gute Vorlagen. 

Schritt 2: Betriebsnummer beantragen

Um Mitarbeiter einstellen zu können, müsst ihr bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragen. Die wird bei allen weiteren Schritten immer wieder von euch abgefragt, etwa beim An- und Abmelden eurer Mitarbeiter bei der Krankenkasse. Die Beantragung einer Betriebsnummer funktioniert online unter bno.arbeitsagentur.de.

Betriebsnummer-Service der Bundesagentur für Arbeit

Eschberger Weg 68
66121 Saarbrücken
Tel: 0800 4 5555-20
Fax: 0681 988429-1300
[email protected]

Schritt 3: Arbeitserlaubnis überprüfen

Immer häufiger werdet ihr es mit Bewerbern aus dem Ausland zu tun haben. Vor der Anstellung von ausländischen Fachkräften müsst ihr sicher sein, dass sie in der Bundesrepublik arbeiten dürfen.

Dazu solltet ihr wissen:

Staatsangehörige der EU-Mitgliedstaaten, der EWR-Staaten (Norwegen, Island, Liechtenstein) und der Schweiz benötigen grundsätzlich keine Aufenthaltserlaubnis für eine Beschäftigung.

Angehörige der Drittstaaten brauchen für die Arbeitsaufnahme einen Aufenthaltstitel oder ein Visum.

Schritt 4: Mitarbeiter einstellen | Diese Unterlagen benötigt ihr

Folgende Unterlagen solltet ihr von eurem Mitarbeiter erfassen und am besten in eine Personalakte ablegen:

  • ausgefüllter Personalfragebogen (Persönliche Angaben, Angaben zur Beschäftigung, Steuer etc.)
  • Personalausweis Kopie
  • Rentenversicherungsnummer
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
  • Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  • Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
  • Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
  • Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis bei ausländischen Mitarbeitern
  • Schwerbehindertenausweis
  • Gesundheitsbescheinigung in Pflegeberufen, Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern usw.
  • Nachweise über Zusatzqualifikationen

Braucht ihr Hilfe beim Bewerber- und Personal-Management: Schaut mal, was dieses Startup für euch tun kann. Gründerstory Personio: Schnell wachsendes Startup im schnell wachsenden Markt | Bewerbermanagement und Personalverwaltung.

Schritt 5: Meldung eurer Mitarbeiter bei Krankenkassen

Wichtig ist die Sozialversicherung: Arbeitnehmer sind gesetzlich in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versichert. Nur bestimmte Berufsgruppen sind von dieser gesetzlichen Versicherungspflicht ausgenommen. Ihr seid als Arbeitgeber zwingend zur Meldungen beim Sozialversicherungsträger verpflichtet. Ihr müsst also dringend neue Mitarbeiter bei der zuständigen Krankenkasse anmelden, die dann als sogenannte „Einzugsstelle für die Sozialversicherungsabgaben“ fungiert.

Bei Minijobbern ist die Minijob-Zentrale zuständig. Übrigens: Die Meldung ist nur noch über verschlüsselte Datenübertragung möglich, also erkundigt euch nach dem elektronischen Wege, wie ihr eure Mitarbeiter meldet. Es gibt dafür zugelassene Programme und auch Onlinetools.

Schritt 6: Mitarbeiter bei der Berufsgenossenschaft anmelden

Auch die gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) solltet ihr im Blick haben: Unternehmer müssen neue Mitarbeiter auch bei der Berufsgenossenschaft (BG) anmelden, der für sie zuständigen gesetzlichen Unfallversicherung. Welche das ist, erfahrt ihr am besten beim

Dachverband Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. (DGUV),
allgemeinen Hotline 0800 – 60 50 404.

Schritt 7 zu Mitarbeiter einstellen: Finanzamt-Meldung

Zum Beschäftigungsbeginn müsst ihr für jeden neu eingestellten Mitarbeiter

  • den vollständigen Namen
  • das Geburtsdatum und die
  • die Steuer-Identifikationsnummer

ans Finanzamt melden. Das funktioniert über das ELStAM-Verfahren des Finanzamtes.

Ihr müsst auch mitteilen, ob es sich um eine Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung handelt. Danach könnt ihr die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Mitarbeiters elektronisch abrufen und so die korrekte Lohnsteuer berechnen und abführen.

Lohnbuchhaltungs-Software: Steuer für Mitarbeiter berechnen

Ihr seid als Arbeitgeber auch dafür verantwortlich, dass die Lohnsteuern eurer Mitarbeiter einbehalten und rechtzeitig an das Finanzamt abgeführt werden. Die Meldung geht über ELSTER (Elektronische Steuererklärung). Wie das genau geht, zeigen wir euch in diesem Artikel: Gehaltsabrechnung – Lohnabrechnung für Startups erstellen – Anleitung, Erklärung, Vorlage und Muster.

Zwar macht Software allein noch keine Lohnbuchhaltung, aber Lohnbuchhaltungs-Tools können euch dabei helfen und einige Arbeitsschritte vereinfachen. Wir haben die wichtigsten Lohnbuchhaltungs-Programme für euch getestet und stellen sie euch kurz vor, inkl. Features, Highlights, Preise und Empfehlungen.

Schritt 8: Weitere Anmeldungen für neu eingestellte Mitarbeiter

Eventuell müsst ihr eure Mitarbeiter auch beim Gesundheitsamt melden: Wenn ihr Lebensmittel herstellt, verarbeitet oder verkauft, müssen Mitarbeiter, die damit zu tun haben (Achtung: Bürokraft in Zweifel nicht) beim Gesundheitsamt angemeldet werden. Für die Anmeldung benötigt ihr je Mitarbeiter eine Unbedenklichkeitsbescheinigung von einem Amtsarzt.

Mitarbeiter einstellen – Kosten & Förderungen

Das Gehalt des Mitarbeiters stellt nicht den einzigen Kostenfaktor dar. Neben dem Netto-Lohn, den der Mitarbeiter monatlich ausgezahlt bekommt, müssen auch Ausgaben für die Sozialversicherung und die Einkommenssteuer einkalkuliert werden. Krankenversicherung, Pensionsversicherung und Unfallversicherung lassen die Personalkosten schnell ansteigen. Beachtet auch die aktuellen Regelungen für den Mindestlohn.

Lohnsteuer – Das solltet ihr kalkulieren

Der Lohnsteuersatz hängt immer vom jährlichen Gehalt des Mitarbeiters ab.

  • unter 11.000 Euro entfällt die Lohnsteuer
  • bis 25.000 Euro liegt die Lohnsteuer bei 36,5 %
  • bis 60.000 Euro liegt sie bei 43,21 %
  • ab 60.000 Euro beträgt sie sogar 50 %

Lohnbuchhaltung für Startups – so geht’s: Aufgaben, Organisation, Personalabrechnung

Mitarbeiter Kosten sparen: Alternative Beschäftigungsmodelle

Gerade in den ersten Jahren nach der Existenzgründung sind finanzielle Belastungen ein heikles Thema. Deswegen kann es durchaus sinnvoll sein, beim Personal nicht nur auf Vollzeitbeschäftigte zurückzugreifen. Je nachdem wie hoch der Bedarf an tatkräftiger Unterstützung ist, kommen folgende alternative Beschäftigungsmöglichkeiten infrage:

  • Minijob (unter 450 Euro/Monat) – Arbeitgeber zahlen lediglich eine pauschale Abgabe in Höhe von etwa 30 % an die Minijobzentrale der Bundesknappschaft
  • Midijob (zwischen 450,01 und 850 Euro/Monat) – Arbeitgeber müssen maximal etwa 21 % des Arbeitgeberentgeltes als Lohnsteuer bezahlen
  • Teilzeitbeschäftigung (20 bis 30 Stunden/Woche) – Auf Arbeitgeber kommen etwa die gleichen Kosten zu wie bei einer Vollzeitstelle, dafür genießen sie aber mehr Flexibilität bei Auftragsschwankungen
  • Studentenjobs – Bei einem Verdienst unter 400 Euro/Monat entfällt die Rentenversicherungspflicht, außerdem besteht erst ab mehr als 20 Arbeitsstunden pro Woche eine Sozialversicherungspflicht
  • Freelancer beauftragen – diese können vor Ort oder Remote arbeiten. Wir haben hier eine gute Übersicht der Freelancer-Portale 2023 für jede Projektart.

Förderung für bestimmte Arbeitnehmer

Mit einer ganzen Reihe von Programmen werden Arbeitgeber bei der Anstellung von Mitarbeitern gefördert. In der Regel geht es dabei aber darum, besondere Mitarbeiter (z.B. aus Arbeitslosigkeit) wieder in Arbeit zu bekommen. Kennen solltet ihr:

  • Eingliederungszuschuss der Arbeitsagentur
  • KfW Gründungskredite für Arbeitsmittel (auch Personal)
  • besondere Programm der Bundesländer

Eine Übersicht über alle Gründer-Förderungen findet ihr hier: Leitfaden Gründer-Finanzierung | So bekommt ihr das Geld für den Start

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