Personalkosten im Businessplan kalkulieren – so geht’s richtig

In der Gründungsphase eines Unternehmens werden viele Bausteine gesetzt, die für ein stabiles Betriebsfundament unabdingbar sind. Wer hier Fehler macht, riskiert schnell die Zukunft seines Startups. Und: Wie der erfolgreiche Geschäftsmann weiß, kann sich ein Unternehmen ohne fähige Mitarbeiter nicht weiterentwickeln.

Wer als Gründer Mitarbeiter anstellt, muss sich natürlich auch über deren Bezahlung Gedanken machen. Wer zum Arbeitgeber wird, sieht sich mit einer ganz neuen Kalkulationshürde konfrontiert – den Personalkosten.

Personalkosten sind nicht nur ein wesentlicher Kostenfaktor, sie werden auch gern unterschätzt. Überlegt genau, welche personellen Ressourcen ihr benötigt. Plant auch euer Unternehmenswachstum und den damit gesteigerten Personalbedarf genau.

Am besten erstellt ihr schon im Finanzteil (hier steht, wie‘s geht) eures Businessplans eine detaillierte Personalplanung für die ersten fünf Geschäftsjahre und listet im Detail

• alle Mitarbeiter
• in ihrer Funktion und
• mit ihrem Lohn oder Gehalt
• den Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung auf.

Was sind eigentlich Kosten?

Personalkosten finden sich in den Gesamtkosten wieder. Diese garantieren einem Unternehmen reibungsloses ökonomisches Handeln. Noch bevor man sich über die Finanzierung des Personals Gedanken macht, sollte man also einen Businessplan erstellen – was ihr dabei beachten müsst, erfahrt ihr in unserem Fachartikel.

Dabei gilt: Kosten sind nicht gleich Kosten. Denn nicht jede Investition für das eigene Unternehmen schadet sofort der Liquidität, sondern verändert lediglich die eigene Kapitalstruktur.

Realistisch betrachtet können vier Kategorien unterschieden werden:

1. Gründungskosten: Sie sind der Katalysator eines Unternehmens, denn ohne sie läuft gar nichts. Nach einmaliger Tätigung bereiten sie einen Betrieb für die freie Marktwirtschaft vor. So gehören beispielsweise Notarkosten, Gewerbeanmeldung oder Patente zu diesem Spektrum.
2. Investitionen: Ausgaben, die als Basis für effizientes Arbeiten benötigt werden, nennt man Investitionen. Sie sollten in der Regel erst nach der eigentlichen Existenzgründung angeschafft werden und variieren, je nach Art des Unternehmens, natürlich erheblich. Maschinen, Immobilien, Mobiliar oder Computer sind klassisches Investitionsbeispiele. Diese Kosten erhöhen gleichzeitig den Eigenkapitalanteil.
3. Variable Kosten: Diese Beträge hängen stets vom Umsatz ab. So geben primär die Verkaufszahlen an, welche Kosten beispielsweise für Material, Verpackung, Logistik etc. entstehen und wie hoch sie sich beziffern. Hier kommt es auf die Umstände und die Wachstumsphase an, in denen sich ein Unternehmen befindet.
4. Fixkosten: Last but not least ergeben sich die Fixkosten aus den kontinuierlichen Aufwendungen für die eigene Firma: Strom, Miete, Versicherung und Personalkosten sind hier als markante Beispiele zu nennen.

In der Betriebswirtschaft gilt: Erst wenn all diese Kosten vom Umsatz einer Firma abgezogen werden, entsteht Gewinn.

Freelancerportale: Die kostengünstige Alternative zu festen Personalkosten

Wer sich als Startup noch nicht auf einen festen Personalstamm festlegen kann oder will, sollte sich Mitarbeitende auf Projektbasis ins Team holen. Helfen können euch hier Jobportale, die Freelancer und Studentenjobs vermitteln. Bei Auftragsportalen (hier findet ihr die besten Projektbörsen im Überblick) könnt ihr Projekte und Aufträge für Freelancer einstellen: Dadurch bleibt ihr bei den Personalkosten flexibel und könnt kostengünstig Aufgaben erledigen lassen.

Wie entstehen Personalkosten?

Existenzberater und Startup-Coaches machen immer wieder die Erfahrung, dass Gründer nur unzureichende Kenntnis darüber besitzen, welche und wie viele Kosten ein Mitarbeiter wirklich verursacht. Die Personalaufwendungen sollten schon am Anfang als essenzielle Bestandteile im Businessplan auftauchen, weshalb man sich frühzeitig über seine Pflichten als zukünftiger Arbeitgeber informieren sollte. Wer die Personalkosten innerhalb der Gesamtkosten falsch einplant, wird schnell an seine Finanzierungsgrenzen stoßen und das Unternehmen ernsthaft gefährden.

• Personalkosten setzen sich aus Lohn– und Lohnnebenkosten zusammen. Erstere sind die Vergütungen, welche Mitarbeitern direkt ausgezahlt werden, also Löhne und Gehälter. Lohnnebenkosten werden zusätzlich ausbezahlt und finden sich zum Beispiel auf der Gehaltsabrechnung in Form eines Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung wieder.
• Außerdem werden noch Kosten wie Urlaubsgelder, Arbeitskleidung oder Fahrtkosten dazu gerechnet. In manchen Fällen gliedert der Arbeitgeber auch noch indirekte Aufwendungen wie Büromaterial, Reinigungskosten oder ähnliches an. Subsummiert entstehen durch Mitarbeiter nicht selten Kosten, die sich auf 30 bis 40 Prozent der Gesamtkosten eines Unternehmens belaufen.
• Zwischen Lohn und Gehalt besteht ein signifikanter Unterschied (die Erklärung steht hier) der bei der Berechnung der Personalkosten keineswegs zu missachten ist. Während das Gehalt monatlich ausgezahlt wird und immer den gleichen Betrag enthält, ist der Lohn grundsätzlich von der Anzahl der Arbeitstage sowie der erbrachten Leistung des Mitarbeiters abhängig. Aus diesem Grund kann der Lohn monatlich variieren.

Wie kann man Personalkosten kalkulieren?

Mit dem monatlichen Bruttolohn für einen Mitarbeiter ist es nicht getan. Es empfiehlt sich immer ein wenig großzügiger zu planen, um Überraschungen zu vermeiden. Unter allen Umständen müssen diese faktischen und potentiellen Aspekte miteinkalkuliert werden:

• Monatlicher Bruttolohn
• Zusatzleistungen
• Gesetzliche Sozialabgaben (ca. 21 Prozent des Bruttolohns)
• Berufsgenossenschaftsbeiträge
• Freiwillige/tarifliche Spezialleistungen
• Weiterbildungskosten

Erst mit der Summe kann eine Aussage über längerfristige Personalkostenplanung getätigt werden. Dazu kommen selbstverständlich noch viele weitere Punkte, über die sich ein zukünftiger Arbeitgeber Gedanken machen muss. So zum Beispiel zu den gesetzlichen Regelungen zum Mindestlohn (Alles zum Mindestlohn 2019: Das müssen Gründer jetzt beachten), eventuellen Fördermitteln oder Lohnkostenzuschüssen. Am Ende sollte stets abgewogen werden, in welchem Kosten-Nutzen-Verhältnis ein Mitarbeiter zur Firma steht und ob die Finanzierung gestemmt werden kann. Gerade Gründer müssen diese Kalkulation beherrschen.