Bar eröffnen – so geht’s: Businessplan, Genehmigungen

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Ob schick oder urig, im Wohnzimmer-Style oder ganz schick im 80er Jahre Neon – viele Barbesucher träumen davon, eine eigene Bar zu eröffnen. Was auf den ersten Blick einfach aussieht, ist dann doch mit viel Planung, Engagement und Arbeit verbunden. Hier erfahrt ihr, wie ihr die Gründung einer eigenen Bar schrittweise für eure erfolgreiche Selbstständigkeit plant, und wie ihr trotz vieler Mitbewerber im Gaststättengewerbe den Traum vom eigenen Tresen in die Tat umsetzt .

Schritt 1: Von der Idee zur Planung | Konzept & Businessplan

Zunächst muss ein erfolgversprechendes Konzept gefunden werden, dass Gäste überzeugt und dauerhaft anzieht. Dabei gilt es, folgende Fragen ehrlich zu beantworten:

• Welchen Kundenkreis soll meine Bar ansprechen?
• Mit welchem Konzept überzeuge ich meine Wahlkundschaft?
• Ist diese Klientel an meinem Standort ausreichend vorhanden?

Die Wahl hängt letztlich entscheidend von eurer eigenen Persönlichkeit ab. Ein Nichtraucher kann beispielsweise keine Shisha-Bar eröffnen und ein Antialkoholiker wird in einer Cocktailbar nicht glücklich. Auch Design und Angebot sollten sich an euren Interessen, aber natürlich auch an einer Marktanalyse orientieren.

Lesetipp: Wie ihr eine Marktanalyse richtig umsetzt, erfahrt ihr in ... Basics: Markt- und Konkurrenzanalyse für den Businessplan | mit Checkliste

Das Konzept für eure Bar: Be unique!

Besonders kann vieles an einer Bar sein und am besten orientiert ihr euch bei eurem Konzept an euren eigenen Wünschen und Interessen. Wer Motorrad-Fan ist, kann durchaus auch mit einer Route66-Bar punkten – wenn sie konsequent umgesetzt wird.

Das kann natürlich auch die Einrichtung sein. Solltet ihr auf neue Möbel setzen, könnt ihr euch mit Anbietern beschäftigen, die schöne und hochwertige Bareinrichtungen verkaufen und bei der Auswahl kompetent zur Seite stehen.

Auch die Auswahl der Getränke, das musikalische Konzept, die Einrichtung oder einfach das Flair eurer Bar entscheidet über euren Erfolg. Ein paar spannende Tipps findet ihr vom New Yorker Jim Meehan, der als Ikone in der internationalen Bar-Szene gilt, in dem stern-Interview „An diesen 5 Dingen erkennen Sie eine gute Bar“.

Schau dich um – und finde deine Nische

Und natürlich solltet ihr den Zeitgeist nicht ganz aus euren Überlegungen raus lassen: Wer heute eine Bar betreibt, wird in der Regel nicht mit irgend welche Standart-Alkaholika starten sondern sich eine fein ausgesuchte Spirituosen-Sammlung anbieten. Denn hinter der Mode neuer Gin-Brennereien, besonderer Whiskey-Sorten etwa aus Japan oder auch die Qualität verschiedener Colas und Tonics steckt auch das Bedürfnis eurer Kunden, etwas Besonderes zu erleben. Nur Betrinken geht auch Zuhause!

Wichtig: Sammle erst einmal Ideen und lasse dich inspirieren von anderen. Interessante Bar-Konzepte, die besten Bars der Welt und leckere Rezepte findet ihr bei Mixology, dem Magazin für Barkultur.

Lage und Größe deiner Bar

Die ideale Größe der Bar hängt vom Zielpublikum ab. Hierbei spielt der zu erwartende Pro-Kopf-Umsatz in Relation zu den Kosten gestellt, eine entscheidende Rolle. Je größer die Bar, desto teurer kann die Einrichtung werden. Kleine Bars wirken mit wenigen Gästen gut besucht, große Räumlichkeiten hingegen leer und vermeintlich uninteressant.

Die Standortwahl kann zur Herausforderung werden. Eine neu eröffnete Bar sollte entweder in der Innenstadt liegen und von Laufkundschaft erreichbar sein oder über gute Anbindung zum öffentlichen Nahverkehr verfügen. In zentralen Lagen werden allerdings meist hohe Mieten verlangt, die von Anfang an zu entrichten sind. Je weiter eure Bar vom Zentrum entfernt ist, desto mehr Geld müsst ihr in Werbemaßnahmen investieren. Ein wichtiger Aspekt sind Mitbewerber, also andere Bars im Umkreis. Konkurrenten sind einerseits vorteilhaft, weil sie auch Publikum in die Gegend bringen. Andererseits verteilt sich die potenzielle Kundschaft auf viele Lokale und dies zwingt zu teils scharfem Wettbewerb. Nicht zuletzt entscheiden über den perfekten Standort gesetzliche Auflagen. Werden alkoholische Getränke ausgeschenkt, müssen Gästetoiletten vorhanden sein. Manchmal zwingt manche örtliche Behörde zur kostenpflichtigen Übernahme von Parkplätzen. Und häufig gibt es für die Räumlichkeiten zusätzliche Vorschriften des Bundeslandes. Wer auch im Sommer mit einer Bar erfolgreich sein will, muss seinen Gästen die Bewirtung im Freien gewährleisten können.

Businessplan für die eigene Bar erstellen

Es geht nicht ohne konkrete Überlegungen und dem Aufschreiben dieser Ideen und Konzepte. Auch wenns schwer fällt… Setzt euch hin und schreibt einen Businessplan. An mehreren Stellen eures Gründungsvorhabens werdet ihr froh sein, das kleine Heft rauszuholen und einem Banker, potenziellen Investor oder Vertreter einer Getränkemarke auf den Tisch legen zu können… denn die sehen dann, das ihr es ernst meint und wirklich an eurer Idee arbeitet.

Das gewählte Konzept wird detailliert in einem Businessplan dargestellt, um die Finanzierung auf soliden Grund zu stellen. Die Eröffnung einer Bar ist eine kostspielige Angelegenheit und benötigt in der Regel fremdes Kapital. Um private oder institutionelle Investoren zu gewinnen, ist ein ausführlicher Businessplan nebst Finanzplan unverzichtbar. Selbst wenn ihr eine bestehende Bar übernehmt, erfordert die Neueröffnung den Umbau oder mindestens eine umfangreiche Renovierung. Die Bar muss eingerichtet und ausgestattet werden, zudem benötigen ihr einen Vorrat an Getränken und Co. und müsst laufende Kosten für Pacht, Strom sowie Personal kalkulieren. Je nach Konzept benötigt ihr eine Summe im unteren bis mittleren 6-stelligen Bereich. Eine solide Finanzierung kommt nur mit ausführlichem Businessplan zustande.

Lesetipp: Wie ihr einen Businessplan schnell und effektiv erstellt, erfahrt ihr in unserem Fachartikel Basics: In 7 Schritten zum Businessplan.

Schritt 2: Praktische Schritte und Finanzen

Bevor ihr nun so richtig loslegt und auf dem Flohmarkt nach euren Barsesseln sucht… erst geht es nochmal um das harte Cash.

Kalkuliere richtig: Die Kosten einer Bar

Zu unterscheiden sind zwei Kostenphasen – die Kosten, die sich aus der Eröffnung einer Bar ergeben, und die laufenden Kosten. Hier die Startkosten:

• Kosten für Fortbildung, Recherche, Marktanalyse usw.
• Gewerbeanmeldung, Konzession und Genehmigungen
• Umbau- und Renovierungsmaßnahmen für die Location
• Einrichtung und technische Geräte
• Inventar wie Geschirr, Besteck, Töpfe, Tischwäsche
• Mietkaution (bis zu 3 Monatsmieten)
• ggf.. Ablöse für die Übernahme eines bestehenden Betriebes
• ggf. Unternehmensgründung (Notar, Handelsregistereintrag)
• ggf. Franchisegebühren

Laufende Kosten sind in der Regel:

• Strom, Wasser, Gas, Heizung
• Telefon, Internet, Porto
• Personal
• Miete, Pacht
• Steuern
• Versicherungen
• Wareneinkauf
• Wartungsverträge für technische Geräte, Instandhaltung, Reparaturen
• Werbung und Marketing
• Zinszahlungen
• Steuerberater/Rechtsanwalt
• Software-Gebühren (zB. Kassensystem)
• GEMA oder GEZ
• Beiträge für IHK und Branchenverbände
• Buchhaltung
• KFZ-Kosten
• Eigener Lebensunterhalt

Die Bar einrichten

Eine der wesentlichen Entscheidungen eurer Gründung und auch die, die am meisten Spass machen kann. Sollen es eher Flohmarkt-Möbel werden oder wollt ihr schick und neu kaufen? Welcher Style ist angesagt, welcher passt zu eurem Konzept? Das wichtigste: Habt eine klare Vorstellung – ein Vorbild, einen Entwurf, vielleicht ein Gemälde als innere Vorlage…

Gebrauchte Barmöbel sind zwar schwer zu finden und unter Umständen abgenutzt. Sie haben aber auch den Charme des Alten und schon Gelebten. Neue Möbel hingegen sind vielleicht teurer, dafür aber könnt ihr sehr genau einem Konzept folgen.

Macht euch an Gedanken zum Lichtkonzept – das ist nicht nur wichtig sondern häufig auch ein Kostentreiber. Coole Lampen sind oft teuer. Aber es gibt natürlich auch spannende DIY-Konzepte.

Schritt 3: Vorschriften, Genehmigungen und Absicherungen

Eine Bar zu eröffnen, setzt in der Regel eine Gaststättenerlaubnis gemäß Paragraf 1 Gaststättengesetz voraus. Schließlich biete ihr zumindest Getränke zum Verzehr vor Ort an. Um eine Gaststättenerlaubnis zu erhalten, müsst ihr fachliche Eignung und persönliche Zuverlässigkeit nachweisen. Beides wird durch folgende Dokumente sichergestellt:

• Gewerbezentralregisterauszug und polizeiliches Führungszeugnis vom Einwohnermeldeamt
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen des Finanzamts und Gemeindegewerbesteuer-Behörde
• Teilnahmebescheinigung einer IHK Gaststättenunterrichtung
• Erstbelehrungsnachweis vom Gesundheitsamt, nicht älter als drei Monate

Bei Beantragung der Erlaubnis muss zudem ein Vertrag vorgelegt werden, aus welchem die Anmietung von Räumlichkeiten hervorgeht, die den landesüblichen Bestimmungen gerecht werden. Bei Vorlage aller hier aufgeführter Papiere stellt das örtliche Gewerbeamt eine gebührenpflichtige Gaststättenerlaubnis aus.

Schritt 4: Rechtsform & Finanzierung klären

Und natürlich gibt es in Deutschland noch ein paar andere Voraussetzungen, um als Unternehmer unterwegs sein zu dürfen. So müsst ihr euch für eine passende Rechtsform entscheiden.

Die richtige Unternehmensform für eine Bar

Ihr habt bei der Existenzgründung die Wahl unter den Rechtsformen Einzelunternehmer, GmbH, GbR, UG sowie GmbH & Co. KG. Abhängig von eurer Wahl muss das neue Unternehmen im Handelsregister eingetragen werden und es bestehen steuerliche Unterschiede. Ein Einzelunternehmen ist beispielsweise schnell und kostengünstig zu gründen und gewährt euch vollkommene Entscheidungsfreiheit. Allerdings haftet ihr in vollem Umfang, sind im Krankheitsfall extrem gefährdet und werden von Geldgebern weniger kreditwürdig angesehen. Bei der Wahl der idealen Rechtsform kann euch ein Steuerberater helfen.

Ob GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GbR, AG, OHG oder Limited – ihr solltet genau prüfen, welche Rechtsform sich für euer Unternehmen eignet.

Finanzierung: Gelder beschaffen und Preise kalkulieren

Die Finanzierung der Geschäftsidee hängt von einem aussagefähigen Businessplan ab und kann durch klassische Kreditinstitute ebenso erfolgen wie über private Geldgeber. Privatinvestoren trefft ihr etwa auf den Plattformen von Auxmoney und Smava. Zudem können Gründer staatliche Fördermittel in Anspruch nehmen. Wichtig ist bei jeder Finanzierung, dass niedrige Zinsen zu verkraftbaren Monatsbelastungen führen. Holt euch unbedingt mehrere Angebote ein und vergleicht die Konditionen gründlich.

Die Preiskalkulation muss dem Konzept entsprechen, Lage und Ausstattung gerecht werden und nach Kosten in einem ausreichenden Überschuss resultieren. Richtet euer Angebot unbedingt an der Zielgruppe aus. Gestaltet die Preise für eure Gäste langfristig verkraftbar und unter Berücksichtigung von eventuellen Mitbewerbern. Denkt auch daran, dass die Preisgestaltung entscheidend für euren Bekanntheitsgrad sein kann und kostspielige Werbung erübrigt.

Schritt 5: Das richtige Marketing | So startet ihr erfolgreich

Ihr braucht Gäste, also müsst ihr werben. Irgendwie! Ein paar Anregungen hier.

Namen und Logo – euer Aushängeschild

Tatsächlich war das Kneipenwappen in langer Tradition ein Schild, zum Aushängen. Sichtbar für alle Wanderer, die einkehren wollten. Bedenkt das auch bei der Gestaltung eures Logos. Einladend, etwas versprechend sollte es sein.

Wählt einen Namen, der zur Lokalität passt und leicht in Erinnerung bleibt. Wesentlich wichtiger aber ist ein Alleinstellungsmerkmal, mit welchem sich eure Bar von der Konkurrenz abhebt. Die beste Werbung ist die sogenannte Mund-zu-Mund-Propaganda, die bringt neue Gäste auf Empfehlung eurer bestehenden Kundschaft.

Mundpropaganda

Die beste und billigste Werbung – sagt man. Doch um sie tatsächlich zu steuern, ist Mundpropaganda nicht ohne Geldeinsatz zu haben. Denn heute müsst ihr Menschen motivieren, gut über euch zu reden. Müsst sie anregen, ihre Begeisterung zu teilen.

Das geht über Digitale Branchenbücher – allen voran Google Business. Hier erfahrt ihr mehr darüber: Die wichtigsten 15 digitalen Branchenbücher im Detail.

Aber auch durch aktive Aufforderung auf euren Werbemitteln oder indem ihr es eurem Gast direkt sagt, führt zum Bewusstsein über den wichtigen guten Leumund.

Ebenso wichtig: Egagiert euch sozial, ob als Unterstützer eines regionalen Vereins oder einer passenden Organisation. Und: Sprecht darüber! Zum Beispiel in den sozialen Kanälen.

Social Media – Schnell bekannt werden

Werbung in den sozialen Medien ist sinnvoll und auch klassische Marketing-Maßnahmen wie beispielsweise Flyer führen zu mehr potenziellen Kunden. Schnell in der Region bekannt werden funktioniert zudem über Aktionen wie „Happy Hour“ oder „zwei Drinks für den Preis von einem“. Genau genommen wird zeitnahe Bekanntheit durch eine gut abgestimmte Mischung vieler Einzelaktionen in Verbindung mit der eigenen Persönlichkeit erreicht. Idealerweise beginnt ihr mit werbenden Maßnahmen bereits lange vor der Eröffnung und sichert so einen Kundenstamm, der in der Anfangsphase wichtiges Geld in die Kasse spült.

Wie ihr Content in Social Media Kanälen gut organisieren könnt und mit Hilfe von Tools erfolgreich publiziert, erfahrt ihr hier: Die 7 besten Social Media Tools für Startups: Postings & Content Marketing perfekt organisieren.