Jahresabschluss 2023 erstellen – Schritt für Schritt Anleitung

Das Jahr 2023 nähert sich seinem Ende. Bei den meisten Unternehmen entspricht das Kalenderjahr auch dem kaufmännischen Geschäftsjahr. Das bedeutet, mit dem Jahresende rückt auch der Jahresabschluss näher. Mit dem Jahresabschluss 2023 schließt ihr das kaufmännische Geschäftsjahr ab. Im Wesentlichen gesetzlich geregelt ist der Jahresabschluss im Handelsgesetzbuch (HGB).

Müsst ihr überhaupt einen Jahresabschluss erstellen?

Wenn ihr mit eurem Unternehmen der doppelten Buchführung unterliegt, müsst ihr zum Ende eines Geschäftsjahres einen Jahresabschluss aufstellen. Das ist geregelt in § 242 HGB. Verpflichtet sind hier unter anderem

• Personengesellschaften,
• Kapitalgesellschaften,
• Kapitalgesellschaften und Co.
• sowie Einzelkaufleute, die gewisse Umsatzgrenzen erreichen.

Dagegen sind kleine Gewerbetreibende und Freiberufler von der Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses befreit, bei ihnen genügt die einfache Buchführung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung am Ende. Ebenso sind Einzelkaufleute nicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet, wenn sie an den Stichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre nicht mehr als 600.000 EUR Umsatzerlös oder 60.000 EUR Jahresüberschuss erwirtschaftet haben.

Bestandteile und Fristen für den Jahresabschluss

Eure Unternehmenssituation bestimmt darüber, welche Pflichtbestandteile euer handelsrechtlicher Jahresabschluss enthalten muss. Mindestbestandteile sind Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Bei bestimmten Rechtsformen kommen weitere Teile hinzu. Kapitalgesellschaften beispielsweise müssen dem Jahresabschluss noch einen Anhang und unter bestimmten Voraussetzungen auch einen Lagebericht hinzufügen. In manchen Branchen gelten ebenfalls noch zusätzliche Anforderungen für den Jahresabschluss.

Welche Fristen ihr bei der Erstellung des Jahresabschlusses einzuhalten habt, hängt von der Rechtsform und der Unternehmensgröße ab. § 243 Abs. 3 HGB äußert sich unbestimmt zur Frist, indem dort von einer „einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechenden Zeit“ die Rede ist.

In der Regel nimmt man an, dass 3 Monate nach Ende des Geschäftsjahres einem solchen Zeitraum entsprechen. Sehr kleine Gesellschaften können sich maximal sechs Monate Zeit nehmen. Für Kapitalgesellschaften sind die Fristen in §264 Abs. 1 HGB exakt geregelt. Zur Aufstellung verpflichtete Personengesellschaften und Einzelunternehmen bewegen sich in einem Zeitrahmen von 6 bis 9 Monaten im ordnungsgemäßen Geschäftsgang.

Frühzeitig Jahresabschluss machen

Ihr müsst euren Jahresabschluss nicht sofort am 1. Januar beim Finanzamt vorlegen. Allerdings solltet ihr frühzeitig mit der Aufstellung anfangen und euren Gewinn ermitteln. Denn sollte sich herausstellen, dass eure Gewinne im aktuellen Jahr niedriger sind als im Vorjahr und das auch im kommenden Jahr zu erwarten ist, könnt ihr die Herabsetzung von Einkommen- und Körperschaftsteuervorauszahlungen (gültig ab 10.3. oder 10.6.) beantragen.

Vorbereitungen, um einen Jahresabschluss zu erstellen

Drei wesentliche Aufgabenbereiche prägen die Vorbereitung für die Aufstellung des Jahresabschlusses in der Buchhaltung. Es geht um

• die Erfassung
• die Prüfung
• und die Abstimmung.

Erfassung für euren Jahresabschluss – die Aufgaben

Bei der Erfassung werden alle notwendigen Unterlagen und Dokumente zusammengetragen, die die relevanten buchhalterischen Vorgänge des Jahres betreffen.

Konkret sind das:

• das Anlagevermögen (hier sind alle Wertgegenstände im Unternehmen mit Dokumenten zu erfassen). Ihr sammelt dazu alle Dokumente ein, die beispielsweise Möbel, Computer, das vom Auto und andere im Eigentum des Unternehmens stehende Gegenstände betrifft. Es handelt sich um Gegenstände, die dem Unternehmen dauerhaft zur Nutzung zur Verfügung stehen.)
• und den Warenbestand (Mit dem Warenbestand und der Inventur dokumentiert ihr sämtliche Waren, die sich aktuell noch im Lager befinden und auch Produkte, die zurzeit im Herstellungsprozess sind.)
• sowie Verträge. (Ihr stellt alle relevanten Verträge zusammen. Das betrifft Verträge mit Handelspartnern, mit Kunden, mit Arbeitnehmern, mit Versicherungen und Banken und sonstigen Vertragspartnern.)
• und Kontoauszüge. (Weiterhin heftet ihr chronologisch alle Kontoauszüge ab. Sie sollten so geordnet sein, dass ihr bei den Arbeiten am Jahresabschluss jederzeit auf eine bestimmte Buchung in einem Kontoauszug zurückgreifen könnt.)
• außerdem Forderungen & Rechnungen. (Schließlich listet ihr alle Forderungen und Rechnungen in einer übersichtlichen Liste auf. Kopien der entsprechenden Dokumente haltet ihr ebenfalls bereit.)

Prüfung der Unterlagen eures Jahresabschlusses

Jetzt werden sämtliche Unterlagen von euch geprüft. Ihr schaut nach offensichtlichen Fehlern, Stimmigkeit und Sinnhaftigkeit von Eintragungen und Abrechnungen. Besteht bei einer offenen Forderung das Risiko eines Zahlungsausfalls, verbucht ihr sie über eine Einzelwertberichtigung.

Abstimmung – Punkt 3 zum Erstellen eures Jahresabschlusses

Bei der Abstimmung verfügt ihr über eine detaillierte Übersicht aller relevanten Dokumente. Ihr vergleicht jetzt

• Kontoauszüge,
• das Kassenbuch,
• Belege,
• Steuervorauszahlungen und – forderungen

auf Stimmigkeit mit den übrigen Angaben. Es werden auch Buchungsbelege mit offenen Forderungen sowie Verpflichtungen abgestimmt. Außerdem gleicht ihr den Bestand der Finanzbuchhaltung mit dem Kassenbuch und den Belegen ab. Aus euren Übersichten ermittelt ihr die zu erwartende Steuerforderung des Finanzamtes und vergleicht sie mit den von euch bereits geleisteten Steuervorauszahlungen.

Damit sind die Vorbereitung für die Erstellung des Jahresabschlusses 2023  abgeschlossen.

Schritt für Schritt den Jahresabschluss 2023 erstellen

Mit dieser Schritt-für Schritt-Anleitung entsteht am Ende der fertige Jahresabschluss für euer Geschäftsjahr 2023:

Schritt 1: Abschluss von Unter- und Hauptkonten

Ihr schließt jetzt alle Hauptkonten und Unterkonten ab. Während des Geschäftsjahres werden die Geschäftsvorfälle des Unternehmens in der Buchhaltung in verschiedene Unterkonten gebucht. Das verschafft euch eine bessere Übersicht. Zum Jahresabschluss müssen diese Unterkonten wieder in einem passenden Hauptkonto zusammengeführt werden. Ihr zieht die Salden der Konten und übertragt sie in die Bilanz.

Schritt 2. Erstellen der Jahresabschluss-Übersicht

Die Abschussübersicht listet alle Anfangs- und Endbestände übersichtlich auf. Dabei wird nach Bestands- und Erfolgskonten gegliedert. Es kann sein, dass euer Finanzamt neben der GuV und der Bilanz auch diese Übersicht einfordert.

Schritt 3. Feststellung des Jahresabschlusses

In einem formalen Akt wird der Jahresabschluss festgestellt. Wie dieser Akt aussieht, hängt von der Rechtsform eures Unternehmens ab. Verantwortlich können hier beispielsweise der Gesellschafter, der Aufsichtsrat oder andere Organe einer Gesellschaft sein.

Was kostet die Erstellung eines Jahresabschlusses?

Welche Kosten für eine Erstellung eines Abschlusses beim Steuerberater entstehen, hängt unter anderem auch davon ab, welche Vorbereitungsarbeiten ihr bereits geleistet habt. Die Kosten lassen sich senken, wenn ihr eure Dokumente wie beschrieben ordnungsgemäß vorbereitet und vielleicht auch die Bilanz schon selbst aufgestellt habt.

Der Steuerberater darf je nach Aufwand für seine Arbeit bestimmte Gebührenrahmen ansetzen. Grundlage für die Anwendung der Gebührenrahmen sind dabei Bilanzsumme und Umsatzerlös. Je nach Größe und wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens können sich die Kosten auf einige 100 oder einige 1000 EUR belaufen.

Besonderheit Corona für die Jahre 2020/21: Steu­er­li­che Hil­fen für Un­ter­neh­men

Die Bundesregierung hatte neben einigen direkten Finanzhilfen für bestimmte Branchen auch grundsätzliche steuerliche Hilfen für alle ausgerufen, die 2020 unter der Corona-Epidemie wirtschaftlich gelitten haben (Diese Regelungen solltet ihr bei eurem Jahresabschluss 2020/2021 beachten)

Aufstockung Kurzarbeitergeld ist steuerfrei

Viele Arbeitgeber stocken das Kurzarbeitergeld ihrer Mitarbeiter auf, um soziale Härten abzumildern. Das Bundeskabinett hat am 6. Mai beschlossen, dass solche Aufstockungen bis zu einer Höhe von 80 Prozent des Gehalts steuerfrei bleiben und nicht mehr wie bisher als steuerpflichtiger Arbeitslohn gelten. Schon jetzt müssen auf die Aufstockung bis auf 80 Prozent des Bruttogehalts keine Sozialabgaben gezahlt werden. Hieran werden die Regeln für die Besteuerung angepasst. Diese Maßnahme war befristet bis 31. Dezember 2020.

Liquiditätshilfe: Gewinne aus 2019 verrechnen

Unternehmen, die wegen der Folgen der Corona-Pandemie in 2020 einen Verlust ausweisen werden, können diese absehbare Verluste pauschal mit Gewinnen für 2019 verrechnen. Dazu solltet ihr eine Erstattung von für 2019 gezahlten Beträgen bei eurem zuständigen Finanzamt beantragen, und zwar auf Grundlage eines pauschal ermittelten Verlustes für das aktuelle Jahr.

Steuerzahlungen stunden & Vollstreckung aussetzen

Wenn Unternehmen aufgrund der wirtschaftlichen Folgen der Corona-Pandemie in diesem Jahr fällige Steuerzahlungen nicht leisten können, sollen diese Zahlungen auf Antrag befristet und grundsätzlich zinsfrei gestundet werden. Den Antrag konntet ihr bis zum 31. Dezember 2020 bei eurem Finanzamt stellen. Detailierte Infos der Steuervorteile im Rahmen der Corona-Krise gibt es in diesem FAQ des Bundesfinanzministeriums.

Steuerfreie Boni für eure Mitarbeiter

Arbeitgeber können ihren Beschäftigten nun Beihilfen und Unterstützungen bis zu einem Betrag von 1.500 Euro im Jahr 2020 steuerfrei auszahlen oder als Sachlohn gewähren. Voraussetzung ist, dass Beihilfen und Unterstützungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden.

Wichtige Begriffe beim Jahresabschluss erstellen

Umlaufvermögen

Während das Anlagevermögen dauerhaft den Geschäftsbetrieb zur Verfügung stehende Gegenstände umfasst, geht es beim Umlaufvermögen um Vermögensgegenstände, die kurzfristig veräußert, verbraucht, verarbeitet oder zur Rückzahlung bestimmt sind.

Abschreibung

Bei Vermögensgegenständen des Anlage- und Umlaufvermögens treten unter anderem durch Zeitablauf Wertminderungen über Abnutzung auf. Diese werden im betrieblichen Rechnungswesen erfasst und als Abschreibung bezeichnet. Steuerlich steht die Abschreibung dafür, dass jährlich ein Teil der Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern von der Steuer abgesetzt werden kann.

Rückstellung

Es gibt Verbindlichkeiten, von denen man zwar weiß, dass sie mit hinreichender Wahrscheinlichkeit geltend gemacht werden, die aber insbesondere der Höhe und auch ihrer endgültigen rechtlichen Existenz nach ungewiss sind. Für solche Verbindlichkeiten findet man in der Bilanz auf der Passivseite sogenannte Rückstellungen. Man trifft mit Rückstellungen Vorsorge. Rückstellungen werden dem Fremdkapital zugerechnet.

Rücklage

Rücklagen sind Bestandteil des Eigenkapitals, die nicht als gezeichnetes Kapital, Gewinnvortrag oder Jahresüberschuss ausgewiesen sind. Man bilanziert sie entweder auf gesonderten Rücklagenkonten (offene Rücklagen) oder lässt sie im Jahresabschluss nicht erkennbar werden (stille oder versteckte Rücklagen/stille Reserven). Rücklagen werden dem Eigenkapital zugerechnet.

Rechnungsabgrenzungsposten

Mit einer Rechnungsabgrenzung kann im Jahresabschluss ein Wert in der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz der richtigen Rechnungsperiode zugeordnet werden. Der Erfolg eines Unternehmens soll im Jahresabschluss periodengerecht ermittelt werden. Manchmal treten bei Geschäftsvorfällen Buchungen auf, die unterschiedliche Rechnungsperioden betreffen. Typischer Fall aus der Praxis ist die Vereinbarung von Zahlungszielen. Mit der Rechnungsabgrenzung werden buchhalterisch Aufwendungen und Erträge abgegrenzt. Die Rechnungsabgrenzungsposten stellen Verbindlichkeiten oder Forderungen eigener Art dar.

Aufbau der Bilanz

Die einfache Bilanz gliedert sich auf der Aktivseite in

• Anlagevermögen
• Umlaufvermögen
• Rechnungsabgrenzungsposten

Auf der Passivseite finden sich

• Eigenkapital
• Rückstellungen
• Verbindlichkeiten
• Rechnungsabgrenzungsposten

Am Ende steht auf beiden Seiten die Bilanzsumme.

Jahresabschluss 2023 erstellen – diese Buchhaltungsprogramme helfen dir!

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Ob Buchhaltungsprogramme wie das von BuchhaltungsButler, sevDesk oder Sage – wie ihr euch die Arbeit mit dem Jahresabschluss damit vereinfachen könnt, erfahrt ihr in unserem Test 2023: Vergleich guter Buchhaltungsprogramme in der Cloud.