Grundausstattung Geschäftspapiere – das braucht ihr, das müsst ihr kalkulieren

Vor allem Tech-Startups gehen gerne davon aus, dass Briefpapier und Co. ein Relikt aus alten Tagen sind. Dabei ist es auch heute noch in jeder Branche wichtig, in Sachen Geschäftspapiere gut aufgestellt zu sein. Oft benötigen selbst kleine Firmen und Freiberufler die notwendigen Papiere, Designs und Ausstattungen, um ein professionelles Image wahren zu können. Wir haben alles Wissenswerte zum Thema zusammengestellt. Was, wann, wo und wie? Alle Infos hier in der Übersicht.

Was sind Geschäftspapiere?

Bevor es daran geht, die Kosten für die Geschäftspapiere zu planen, sollte man sich erst einmal darüber im Klaren sein, welche Artikel überhaupt benötigt werden. So gehören Briefumschläge und die passenden Briefbögen in das Grundinventar einer jeden Firma. Denn die Gründe für das Ausgeben oder Versenden von Briefen sind vielfältig – trotz E-Mail, WhatsApp und Co.:

• Rechnungen
• Mahnungen
• Angebote
• Werbung
• Visitenkarten
• Flyer
• Danksagungen
• Und vieles mehr

Welche Formate benötigt ihr?

Neben dem klassischen Briefumschlag ist es dabei sinnvoll, auch Din A5- und Din A4-Umschläge zur Hand zu haben, um wichtige Dokumente sicher zu verwahren, versenden oder zu transportieren.

Für Startups sollte dieser Bereich ausreichend aber nicht übermäßig ausgestattet sein. Großpackungen für Briefumschläge und Co. können schnell dazu verleiten, in Unmengen einzukaufen. Es lohnt sich hier, klein anzufangen. Ein Vorrat von 100 Umschlägen in der Standardgröße und je 30 in DIN A5 und DIN A4 sind in der Regel für die Anfangszeit mehr als ausreichend. Oft stellt sich erst im laufenden Arbeitsalltag heraus, welche Umschläge tatsächlich regelmäßig zum Einsatz kommen. Vielleicht benötigt das Unternehmen spezielle Umschläge mit einer Schaumstoffeinlage oder Varianten mit einem stabilen Papprücken.

Umweltschutz & Nachhaltigkeit

Im Sinne der Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit sollte man immer versuchen, die Nutzung von Papier möglichst gering zu halten. Vor allem Firmen in der Gründungsphase können von Anfang an eine Reihe von Möglichkeiten dafür implementieren. Kunden sollten immer die Wahl zwischen einer digitalen Rechnungszustellung und einer postalischen Zustellung haben. Auch Mahnverfahren lassen sich über diverse Tools digital abwickeln, ohne dass diese an Rechtsgültigkeit verlieren. Wenn dennoch Papier benötigt wird, am besten auf umweltfreundliche Recycling-Varianten setzen.

Außerdem gibt es sowohl für Papier als auch Druckerfarbe Labels für umweltschonende Inhaltsstoffe und Produktion. Hier mehr dazu.

Visitenkarten – besonders und hochwertig

Ein weiterer Teil der Geschäftspapiere sind Visitenkarten. Sie sollten immer und überall griffbereit sein. Ob im Auto, auf dem Schreibtisch oder, wenn man auf dem Geburtstag des besten Freundes unterwegs ist: Eine hochwertige Visitenkarte ist immer ein guter Weg, um bei potenziellen Kunden und Geschäftspartner im Gedächtnis zu bleiben.

Auch Startups sollten nicht darauf verzichten, eine hochwertige Visitenkarte zu nutzen. Sie ist ein einfacher Weg, die benötigten Informationen als auch das Corporate-Design an potenzielle Kunden und Geschäftspartner weiterzugeben. Wer sich in seiner Branche frisch etablieren möchte, der kann dieses Tool nutzen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Visitenkarten kann man dabei kaum genug haben. Es ist durchaus sinnvoll, von Anfang an auf günstige Großpakete zurückzugreifen.

Zur Do-it-yourself Variante erfahrt ihr hier mehr.

Gründerrat

Um eine zeitlose Visitenkarte zu haben, solltet ihr darauf verzichten, Daten anzugeben, die sich eventuell ändern können. Statt der genauen Adresse könnt ihr zum Beispiel die Stadt als Hauptsitz angeben. E-Mail-Adressen, Telefonnummer und der Firmeninhaber sind in der Regel konstante Kontaktinformationen.

Geschäftspapiere anfertigen lassen

Ist die Frage nach dem „Was“ also geklärt, muss man sich mit dem „Wie“ beschäftigen. Dabei ist es hier leicht, in die vermeintlich günstige Schnäppchenfalle zu tappen. Denn Briefpapier lässt sich in Massen billig über diverse Online-Plattformen bestellen, und mit ein paar Mausklicks kann man eine Visitenkarte selbst gestalten und in Druckauftrag geben. Oft ist jedoch die Überraschung groß, wenn die Briefumschläge so dünn sind, das man hindurchsehen kann und das Visitenkarten-Design ausschaut, als hätte die fünfjährige Nichte es gebastelt.

Von einem Do-it-yourself-Plan sollte man hier lieber die Finger lassen.

Dabei muss die Unterstützung eines kompetenten Teams kein hoher Kostenfaktor sein. Wer sich ein wenig aus Berlin hinausbewegt, der findet preisgünstige Angebote von guten Druckereien, Designern und Händlern. So kann man seine Geschäftspapiere beispielsweise ganz in Berlin-Nähe, in Lüneburg drucken lassen. Online, telefonisch oder vor Ort bestellen, und der Druckauftrag wird nach individuellen Ansprüchen umgesetzt. Wichtig ist die persönliche Beratung durch erfahrene Experten.

Warum nicht einfach selber drucken?

Eine weitere Möglichkeit, die Geschäftspapiere auf Vordermann zu bringen, ist der Heimdruck. Was auf den ersten Blick wie eine kostengünstige Alternative zum Druckerprofi aussieht, hat gleich mehrere Kehrseiten zu bieten.

Selbst der beste Office-Drucker ist nicht in der Lage, die hohe Qualität von Offset- und Digitaldrucken zu sichern. Dies gilt für das Bedrucken von Briefpapier, Briefumschlägen und Visitenkarten. Neigt sich die Farbpatrone dem Ende, sind Farbunterschiede zu anderen Briefköpfen zu sehen. Wird die Patrone dann gewechselt, kann das gleiche Problem auftreten. Unachtsam gehandhabte Ausdrucke verschmieren, und der Versuch, in Eigenarbeit eine Visitenkarte glatt zu schneiden, ist ebenfalls zum Scheitern verurteilt.

Und wie ist das mit dem Design?

Nun weiss man also, was bedruckt werden soll und wo man es am besten bedrucken lässt. Aber was soll drauf auf die Visitenkarte? In Sachen Design ist es ebenfalls ratsam, die Finger von vermeintlich einfachen wie günstigen Lösungen zu lassen. Denn auch, wenn es möglich ist, mit nur wenigen Schritten ein Logo zu gestalten, ist das Resultat aus der Laienhand selten überzeugend.

Man lässt sich leicht dazu hinreißen, alle gebotenen Grafik-Tools zu verwenden. Auch wilde Farbkompositionen und aufregende Schriftarten sind in den Eigenkompositionen keine Seltenheit.

Möchte man sich in seiner Branche etablieren, ist ein durchdachtes Corporate Design ein Schlüsselpunkt. Dazu gehören mehrere Elemente:

• Webseite
• Logo
• Geschäftspapiere
• Uniformen (branchenbedingt)

Dieser Bereich sollte von Anfang gut aufgestellt sein. Denn ein sich ständig änderndes Logo ist wenig vertrauensvoll, weder für Kunden, noch für Geschäftspartner. Auch hochwertige Visitenkarten aus professionellem Druck und Briefumschläge, die passend zum Briefkopf designet sind, sind gern gesehen. Wer darauf verzichtet, diese Tools für den Aufbau des Firmenimages zu nutzen, der verliert potenzielles Einkommen.

Die Kosten richtig einschätzen

Es ist schwer, einen festen Preis für die Grundausstattung der Geschäftspapiere zu ermitteln. Die Gesamtkosten setzen sich aus diesen Faktoren zusammen:

• Grafikdesign – Logo, Briefkopf usw.
• Materialien – Umschläge, Briefpapier usw.
• Druck

Für Gründer ist es ratsam, sich auf die Zusammenarbeit mit Freelancern zu konzentrieren. Große Agenturen sind zwar in der Lage, traumhafte Webseiten in wenigen Tagen auf die Beine zu stellen – sie haben aber auch recht hohe Preise. Für komplette Projekte fallen schnell 5000 Euro und mehr an. Auch das Logo-Design lassen sich die Agenturen entsprechend gut bezahlen.

Gute Freelance Designer gibt es hingegen in jeder Preisklasse zu finden. Das Logo-Design kann mit einem Pauschalbetrag oder nach Stundensatz gedeckt werden. Der Einstiegspreis für den Stundensatz von Grafikdesigner liegt bei rund 40 Euro. Ein eigenständiges Logo-Design kann man bereits für rund 250 Euro erhalten. Ein komplettes Design-Paket liefert alle notwendigen Vorlagen für die Gestaltung der individuellen Geschäftspapiere.

Materialien lassen sich im Großhandel recht günstig erwerben. Je größer die Abnahmemenge, umso höher der Einzelpreis.

Beispiel Kostenrechnung

Besonders beliebt sind Komplett-Pakete. Diese umfassen alle relevanten Komponenten:

• Visitenkarten
• Logo-Design
• Briefbögen
• Briefumschläge
• Flyer

Im Gegensatz zum Einzelpreis ist hier eine große Erspanis möglich:

• 1000 Visitenkarten Basisdruck (vier Farben) – ab 25 Euro
• Logo-Design – ab 250 Euro
• 1000 Briefbögen mit Druck – ab 65 Euro
• 100 Briefumschläge mit Fenster und Druck – ab 50 Euro
• 500 Flyer in Farbe – ab 20 Euro

Gesamtpreis: 410 Euro

Für die Einzelbestellungen müssen des Weiteren separate Versandkosten zugerechnet werden. Diese können den Preis um weitere 15 bis 20 Euro erhöhen. Komplett-Pakete werden bereits ab 300 Euro angeboten.

Gründerrat

Für Briefpapier und Umschläge am besten zwei Qualitätsstufen griffbereit haben. Für einfache Rechnungen oder Mahnungen sind schlichte Papierbögen ausreichend. Für wichtige Angebotserstellungen oder persönliche Anschreiben an Kunden und Partner eine bessere Papierqualität wählen – allerdings auf Schimmer und Bordüren verzichten, das wirkt schnell kitschig.

Für den Druck auf einen Anbieter setzen, der sowohl online, als auch offline zur Verfügung steht. Lokale Angebote können mit guter Qualität und maßgeschneidertem Service überzeugen. Die Kosten für den Druckauftrag werden über die individuellen Details bestimmt. Gute Anbieter ermöglichen eine passgenaue Budgetierung für jeden Auftrag.