Erfolgsrezepte für Startups und Gründer

Kre­di­to­ren­buch­hal­tung für Start­ups – ein­fach erklärt!

Wenn es um die Buch­hal­tung geht, den­ken vie­le Unter­neh­mens­grün­der vor allem an die Debi­to­ren­buch­hal­tung – man­che viel­leicht auch noch an die Lohn­buch­hal­tung. An die Kre­di­to­ren­buch­hal­tung wird viel sel­te­ner gedacht: Dabei ist genau sie es, die am Ende alles bezahlt.

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Wenn es um die Buch­hal­tung geht, den­ken vie­le Unter­neh­mens­grün­der vor allem an die Debi­to­ren­buch­hal­tung – man­che viel­leicht auch noch an die Lohn­buch­hal­tung. An die Kre­di­to­ren­buch­hal­tung wird viel sel­te­ner gedacht: Dabei ist genau sie es, die am Ende alles bezahlt.

Was ist das: Debi­to­ren- und Kreditoren

Debi­to­ren sind Men­schen, die einem etwas schul­den. Kre­di­to­ren sind die, denen man selbst etwas schul­det. Das sind also alle Lie­fe­ran­ten, Zulie­fe­rer und die Händ­ler, von denen man regel­mä­ßig etwas kauft. Damit erklärt sich auch, war­um die Kre­di­to­ren­buch­hal­tung so wich­tig ist: Wer näm­lich als Unter­neh­men oder Unter­neh­mer sei­nen Zah­lungs­ver­pflich­tun­gen nicht oder nicht pünkt­lich nach­kommt, wird sehr bald Schwie­rig­kei­ten mit sei­nem Geschäfts­be­trieb bekom­men. Wer sei­ne Lie­fe­ran­ten­rech­nun­gen nicht pünkt­lich zahlt, erhält oft auch kei­ne pünkt­li­chen Lie­fe­run­gen – und damit ist der Work-Flow in einem Unter­neh­men schnell emp­find­lich gestört. Nicht zuletzt kön­nen auch eige­ne Lie­fer­ver­zö­ge­run­gen durch feh­len­den Nach­schub und Mahn­ge­büh­ren von den Lie­fe­ran­ten bares Geld und wert­vol­le Kun­den­be­zie­hun­gen kosten.

Orga­ni­sie­ren von Kre­di­to­ren- und Debitorenbuchhaltung

Buch­hal­tung – egal wel­cher Art – ist immer das Stief­kind im Unter­neh­men. Kein Unter­neh­mer setzt sich ger­ne mit Buch­hal­tungs­fra­gen aus­ein­an­der, und die unge­lieb­te Buch­hal­tung wird häu­fig nur all­zu ger­ne auf die berühm­te lan­ge Bank gescho­ben. Gera­de bei der Debi­to­ren­buch­hal­tung kann sich das aber schnell rächen.

Um alle finan­zi­el­len Din­ge im Unter­neh­men ein­fach und effi­zi­ent zu regeln und ein­deu­ti­ge Ver­ant­wor­tung zu schaf­fen, kann man sich an die übli­che und bewähr­te Auf­ga­ben­tei­lung zwi­schen den bei­den Buch­hal­tungs­ar­ten halten.

Das ver­wal­tet die Debitorenbuchhaltung

  • das Ver­bu­chen aller Kundenbelege
  • alle Kun­den­rech­nun­gen
  • das Mahn­we­sen im Bereich der Unternehmenskunden
  • das Ein­zie­hen von Last­schrif­ten bei Kun­den (alle die­se Berei­che hei­ßen auch „For­de­rungs­ma­nage­ment)
  • alle Kun­den­da­ten und Kundenstammdaten
  • Lie­fer­ver­trä­ge mit Kunden
  • alle zu erfül­len­den War­tungs­ver­trä­ge bei Kunden
  • Boni­täts­prü­fung bei Kunden
  • Ver­ga­be und Ver­wal­tung von Kre­dit­li­ni­en für Kunden
  • Zusam­men­stel­lung von offe­nen For­de­run­gen, Sum­mie­ren aller noch aus­ste­hen­den Beträ­ge mit Eingangswahrscheinlichkeiten
  • Erstel­lung eines Über­blicks über den Cash­flow im Unternehmen

Die Kre­di­to­ren­buch­hal­tung verwaltet …

  • alle Stamm­da­ten von Lie­fe­ran­ten, mit denen es län­ger­fris­ti­ge Geschäfts­be­zie­hun­gen gibt
  • alle Lie­fer­ver­trä­ge des Unternehmens
  • Prü­fung und Ver­bu­chung der Lieferantenbelege
  • Anwei­sun­gen der Zah­lun­gen an Lie­fe­ran­ten, Manage­ment von regel­mä­ßi­gen Zah­lun­gen (Dau­er­auf­trä­gen)
  • Anzah­lun­gen und Vor­aus­zah­lun­gen an Lieferanten
  • Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung
  • die gesam­te Kor­re­spon­denz mit Kreditoren
  • Über­sicht über die Kre­di­to­ren­kos­ten des Unter­neh­mens ins­ge­samt (Unter­neh­mens­kos­ten)
  • Ana­ly­se der Fäl­lig­keits­struk­tur von Kre­di­to­ren­for­de­run­gen (wich­tig für die Unter­neh­mens­pla­nung und die Sicher­stel­lung der Liquidität)
  • übli­cher­wei­se auch die gesam­te Eingangspost
  • übli­cher­wei­se auch die Ein­hal­tung von gesetz­li­chen Vor­schrif­ten und Richt­li­ni­en auch außer­halb des Buch­hal­tungs­we­sens und bei unter­neh­mens­in­ter­nen Vorschriften

Auf die­se Art und Wei­se ist die Auf­ga­ben­last gleich­mä­ßig ver­teilt und die Mit­ar­bei­ter-Res­sour­cen sind vor­teil­haft aus­ge­nutzt. In der Regel hat die Debi­to­ren­buch­hal­tung ja mit Buch­hal­tungs­auf­ga­ben bei einem gut lau­fen­den Unter­neh­men deut­lich weni­ger Arbeit – die­ser Arbeits­man­gel wird durch die Zufüh­rung zusätz­li­cher Auf­ga­ben­be­rei­che opti­mal aus­ge­gli­chen. Es ent­ste­hen zudem kla­re Zustän­dig­kei­ten und Ver­ant­wort­lich­kei­ten und wich­ti­ge Unter­neh­mens­auf­ga­ben wer­den geord­net und regel­mä­ßig wahrgenommen.

Effi­zi­en­te Kre­di­to­ren­buch­hal­tung in 4 Schritten

Schritt 1 zur sau­be­ren Kre­di­to­ren­buch­hal­tung: Prüft die ein­ge­gan­ge­ne Rechnung

Zahlt kei­ne Rech­nung, bevor ihr sie geprüft habt. Denn ihr habt weder Zeit, falsch gezahl­tem Geld hin­ter­her zu ren­nen noch könnt ihr euch fal­sche Zah­lun­gen leis­ten. Also schaut, ob Leis­tung auf der Rech­nung auch wirk­lich erbracht wur­den, ver­gleicht Ein­zel­prei­se mit dem Ange­bot und rech­net auch die Mehr­wert­steu­ern nach – selbst hier gibt es Feh­ler, die eure Rech­nungs­stel­ler machen.

Schritt 2 zur sau­be­ren Kre­di­to­ren­buch­hal­tung: Kon­tie­rung und Buchung

Ein­ge­hen­de Rech­nun­gen wer­den in der Kre­di­to­ren­buch­hal­tung kon­tiert und ver­bucht. Die Kon­tie­rung bezeich­net die Zuwei­sung ein­zel­ner Rech­nungs­pos­ten auf ent­spre­chen­de Kon­ten wie „Mate­ri­al­ein­kauf“ oder „Büro­ein­rich­tung“. Dafür gibt es so genann­te Stan­dard­kon­ten­rah­men SKR03 oder SKR04 – die­se sol­len euch das Gan­ze vereinfachen.

Schritt 3 zur sau­be­ren Kre­di­to­ren­buch­hal­tung: Auszahlung

Zah­lung so früh wie mög­lich macht vor allem dann Sinn, wenn es Skon­to gibt, ihr also bei frü­her Zah­lung etwas ein­spart. Ansons­ten soll­tet ihr eure Liqui­di­tät im Auge behal­ten und mög­li­che Zah­lun­gen einkalkulieren..

Schritt 4 zur sau­be­ren Kre­di­to­ren­buch­hal­tung: Archivierung

Geprüf­te, kon­tier­te und bezahl­te Rech­nun­gen soll­tet ihr ordent­lich archi­vie­ren. Denn auch für Grün­der und Selbst­stän­di­ge schreibt der Gesetz­ge­ber stren­ge Auf­be­wah­rungs­fris­ten vor, die man unbe­dingt beach­ten sollte.

Gut ver­knüpft: Kre­di­to­ren­buch­hal­tung und Einkauf

Es kann sich loh­nen, das Beschaf­fungs­we­sen (den „Ein­kauf“) im Unter­neh­men sehr eng mit der Kre­di­to­ren­buch­hal­tung zu ver­zah­nen. Im Beschaf­fungs­we­sen zäh­len mög­lichst güns­ti­ge Prei­se, gute Kon­di­tio­nen und schnel­le Leis­tung der Lie­fe­ran­ten. Ein Ver­gleich der Zah­lungs­be­din­gun­gen und Kos­ten sowie von durch­schnitt­li­chen Kos­ten­stei­ge­run­gen ist mit­hil­fe von Daten aus der Kre­di­to­ren­buch­hal­tung viel ein­fa­cher und umfas­sen­der zu bewerk­stel­li­gen. So kön­nen unnö­ti­ge Beschaf­fungs­kos­ten ver­mie­den und Kos­ten­stei­ge­run­gen recht­zei­tig erkannt und abge­mil­dert oder aus­ge­gli­chen wer­den. Das kommt dann wie­der­um den Unter­neh­mens­kos­ten zugu­te, die damit auf nied­rigst­mög­li­chem Niveau liegen.

Digi­ta­le Buch­hal­tungs­hel­fer: Künst­li­che Intel­li­genz in der Buchhaltung?

Gera­de in den letz­ten Jah­ren kom­men immer mehr Buch­hal­tungs­hel­fer auf den Markt, bei denen die Soft­ware über eine gewis­se Men­ge an künst­li­cher Intel­li­genz ver­fügt. Gera­de die – struk­tu­rell ein­fa­che­re – Kre­di­to­ren­buch­hal­tung kann sich für einen sol­chen Ansatz durch­aus eig­nen. Wer allei­ne arbei­tet, oder nicht viel Zeit für die Buch­hal­tung hat, kann sich damit das Leben in Zukunft wohl deut­lich erleichtern.

Die ers­ten Sys­te­me sind zwar schon auf dem Markt, wirk­lich pra­xis­be­währt und völ­lig aus­ge­reift sind sie aller­dings noch nicht, in den nächs­ten Jah­ren ist hier sicher­lich noch deut­lich mehr zu erwar­ten. Wer nur wenig Buch­hal­tungs­auf­wand hat, und im Bedarfs­fall Feh­ler schnell fin­den und kor­ri­gie­ren kann, kann aber schon ein­mal durch­aus einen Test­ver­such wagen. Die in Deutsch­land bekann­tes­ten Sys­te­me sind derzeit

Bei bei­den schickt man die Bele­ge ein­fach an das Unter­neh­men, die Soft­ware erstellt die gesam­te Buch­hal­tung dann automatisch.

Für alle, die dem noch nicht so ganz trau­en, spielt vor allem die Orga­ni­sa­ti­on der Abläu­fe und die gute Über­sicht­lich­keit in der Kre­di­to­ren­buch­hal­tung die tra­gen­de Rol­le, wenn es um das Ver­rin­gern des Auf­wands geht. Gera­de in der Kre­di­to­ren­buch­hal­tung lässt sich vie­les sehr gut auto­ma­ti­sie­ren – die­sen Vor­teil soll­te man nut­zen und hier ein wenig Zeit und Über­le­gung inves­tie­ren, die sich spä­ter mehr­fach bezahlt macht.

 

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