Kreditorenbuchhaltung für Startups – einfach erklärt!

Wenn es um die Buchhaltung geht, denken viele Unternehmensgründer vor allem an die Debitorenbuchhaltung – manche vielleicht auch noch an die Lohnbuchhaltung. An die Kreditorenbuchhaltung wird viel seltener gedacht: Dabei ist genau sie es, die am Ende alles bezahlt.

Was ist das: Debitoren- und Kreditoren

Debitoren sind Menschen, die einem etwas schulden. Kreditoren sind die, denen man selbst etwas schuldet. Das sind also alle Lieferanten, Zulieferer und die Händler, von denen man regelmäßig etwas kauft. Damit erklärt sich auch, warum die Kreditorenbuchhaltung so wichtig ist: Wer nämlich als Unternehmen oder Unternehmer seinen Zahlungsverpflichtungen nicht oder nicht pünktlich nachkommt, wird sehr bald Schwierigkeiten mit seinem Geschäftsbetrieb bekommen. Wer seine Lieferantenrechnungen nicht pünktlich zahlt, erhält oft auch keine pünktlichen Lieferungen – und damit ist der Work-Flow in einem Unternehmen schnell empfindlich gestört. Nicht zuletzt können auch eigene Lieferverzögerungen durch fehlenden Nachschub und Mahngebühren von den Lieferanten bares Geld und wertvolle Kundenbeziehungen kosten.

Organisieren von Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Buchhaltung – egal welcher Art – ist immer das Stiefkind im Unternehmen. Kein Unternehmer setzt sich gerne mit Buchhaltungsfragen auseinander, und die ungeliebte Buchhaltung wird häufig nur allzu gerne auf die berühmte lange Bank geschoben. Gerade bei der Debitorenbuchhaltung kann sich das aber schnell rächen.

Um alle finanziellen Dinge im Unternehmen einfach und effizient zu regeln und eindeutige Verantwortung zu schaffen, kann man sich an die übliche und bewährte Aufgabenteilung zwischen den beiden Buchhaltungsarten halten.

Das verwaltet die Debitorenbuchhaltung

• das Verbuchen aller Kundenbelege
• alle Kundenrechnungen
• das Mahnwesen im Bereich der Unternehmenskunden
• das Einziehen von Lastschriften bei Kunden (alle diese Bereiche heißen auch „Forderungsmanagement)
• alle Kundendaten und Kundenstammdaten
• Lieferverträge mit Kunden
• alle zu erfüllenden Wartungsverträge bei Kunden
• Bonitätsprüfung bei Kunden
• Vergabe und Verwaltung von Kreditlinien für Kunden
• Zusammenstellung von offenen Forderungen, Summieren aller noch ausstehenden Beträge mit Eingangswahrscheinlichkeiten
• Erstellung eines Überblicks über den Cashflow im Unternehmen

Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet …

• alle Stammdaten von Lieferanten, mit denen es längerfristige Geschäftsbeziehungen gibt
• alle Lieferverträge des Unternehmens
• Prüfung und Verbuchung der Lieferantenbelege
• Anweisungen der Zahlungen an Lieferanten, Management von regelmäßigen Zahlungen (Daueraufträgen)
• Anzahlungen und Vorauszahlungen an Lieferanten
• Reisekostenabrechnung
• die gesamte Korrespondenz mit Kreditoren
• Übersicht über die Kreditorenkosten des Unternehmens insgesamt (Unternehmenskosten)
• Analyse der Fälligkeitsstruktur von Kreditorenforderungen (wichtig für die Unternehmensplanung und die Sicherstellung der Liquidität)
• üblicherweise auch die gesamte Eingangspost
• üblicherweise auch die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien auch außerhalb des Buchhaltungswesens und bei unternehmensinternen Vorschriften

Auf diese Art und Weise ist die Aufgabenlast gleichmäßig verteilt und die Mitarbeiter-Ressourcen sind vorteilhaft ausgenutzt. In der Regel hat die Debitorenbuchhaltung ja mit Buchhaltungsaufgaben bei einem gut laufenden Unternehmen deutlich weniger Arbeit – dieser Arbeitsmangel wird durch die Zuführung zusätzlicher Aufgabenbereiche optimal ausgeglichen. Es entstehen zudem klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten und wichtige Unternehmensaufgaben werden geordnet und regelmäßig wahrgenommen.

Effiziente Kreditorenbuchhaltung in 4 Schritten

Schritt 1 zur sauberen Kreditorenbuchhaltung: Prüft die eingegangene Rechnung

Zahlt keine Rechnung, bevor ihr sie geprüft habt. Denn ihr habt weder Zeit, falsch gezahltem Geld hinterher zu rennen noch könnt ihr euch falsche Zahlungen leisten. Also schaut, ob Leistung auf der Rechnung auch wirklich erbracht wurden, vergleicht Einzelpreise mit dem Angebot und rechnet auch die Mehrwertsteuern nach – selbst hier gibt es Fehler, die eure Rechnungssteller machen.

Schritt 2 zur sauberen Kreditorenbuchhaltung: Kontierung und Buchung

Eingehende Rechnungen werden in der Kreditorenbuchhaltung kontiert und verbucht. Die Kontierung bezeichnet die Zuweisung einzelner Rechnungsposten auf entsprechende Konten wie „Materialeinkauf“ oder „Büroeinrichtung“. Dafür gibt es so genannte Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04 – diese sollen euch das Ganze vereinfachen.

Schritt 3 zur sauberen Kreditorenbuchhaltung: Auszahlung

Zahlung so früh wie möglich macht vor allem dann Sinn, wenn es Skonto gibt, ihr also bei früher Zahlung etwas einspart. Ansonsten solltet ihr eure Liquidität im Auge behalten und mögliche Zahlungen einkalkulieren..

Schritt 4 zur sauberen Kreditorenbuchhaltung: Archivierung

Geprüfte, kontierte und bezahlte Rechnungen solltet ihr ordentlich archivieren. Denn auch für Gründer und Selbstständige schreibt der Gesetzgeber strenge Aufbewahrungsfristen vor, die man unbedingt beachten sollte.

Gut verknüpft: Kreditorenbuchhaltung und Einkauf

Es kann sich lohnen, das Beschaffungswesen (den „Einkauf“) im Unternehmen sehr eng mit der Kreditorenbuchhaltung zu verzahnen. Im Beschaffungswesen zählen möglichst günstige Preise, gute Konditionen und schnelle Leistung der Lieferanten. Ein Vergleich der Zahlungsbedingungen und Kosten sowie von durchschnittlichen Kostensteigerungen ist mithilfe von Daten aus der Kreditorenbuchhaltung viel einfacher und umfassender zu bewerkstelligen. So können unnötige Beschaffungskosten vermieden und Kostensteigerungen rechtzeitig erkannt und abgemildert oder ausgeglichen werden. Das kommt dann wiederum den Unternehmenskosten zugute, die damit auf niedrigstmöglichem Niveau liegen.

Digitale Buchhaltungshelfer: Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung?

Gerade in den letzten Jahren kommen immer mehr Buchhaltungshelfer auf den Markt, bei denen die Software über eine gewisse Menge an künstlicher Intelligenz verfügt. Gerade die – strukturell einfachere – Kreditorenbuchhaltung kann sich für einen solchen Ansatz durchaus eignen. Wer alleine arbeitet, oder nicht viel Zeit für die Buchhaltung hat, kann sich damit das Leben in Zukunft wohl deutlich erleichtern.

Die ersten Systeme sind zwar schon auf dem Markt, wirklich praxisbewährt und völlig ausgereift sind sie allerdings noch nicht, in den nächsten Jahren ist hier sicherlich noch deutlich mehr zu erwarten. Wer nur wenig Buchhaltungsaufwand hat, und im Bedarfsfall Fehler schnell finden und korrigieren kann, kann aber schon einmal durchaus einen Testversuch wagen. Die in Deutschland bekanntesten Systeme sind derzeit

• ChillBill und
• SMACC.

Bei beiden schickt man die Belege einfach an das Unternehmen, die Software erstellt die gesamte Buchhaltung dann automatisch.

Für alle, die dem noch nicht so ganz trauen, spielt vor allem die Organisation der Abläufe und die gute Übersichtlichkeit in der Kreditorenbuchhaltung die tragende Rolle, wenn es um das Verringern des Aufwands geht. Gerade in der Kreditorenbuchhaltung lässt sich vieles sehr gut automatisieren – diesen Vorteil sollte man nutzen und hier ein wenig Zeit und Überlegung investieren, die sich später mehrfach bezahlt macht.