Reisekosten für Selbständige und Freiberufler – wie ihr Geschäftsreisen richtig absetzt

Reise sponsored by Finanzamt? Vorsicht! Reisekosten sind einer der häufigsten Gründe für Ärger mit dem Finanzamt. Anders als beim Arbeitnehmer ist das Absetzen von Geschäftsreisen für Unternehmer und Freiberufler manchmal durchaus trickreich und erfordert ein wenig Sachkenntnis. Welche grundlegenden Punkte immer wichtig sind, und was man unbedingt in Bezug auf die Reisekostenabrechnung wissen sollte, haben wir hier für euch zusammengefasst.

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Reisekosten sind Kosten für die Geschäftsreise? So sieht es das Finanzamt

Ein Arbeitnehmer hebt einfach seine Belege auf, und bekommt danach tatsächlich entstandene Kosten für die Geschäftsreise vom Arbeitgeber voll ersetzt. Für den Unternehmer und Freiberufler ist das leider nicht so einfach. Und die Reisekostenreform 2014 mit ihren zahlreichen Änderungen hat es leider auch nicht unbedingt einfacher gemacht.

Wichtig ist zunächst folgender Punkt: Bei den Reisekosten werden nicht immer und überall die tatsächlichen Kosten für die Reise als Betriebsausgabe abgesetzt, sondern es dürfen in manchen Fällen nur bestimmte Pauschalen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dabei wird aktuell zwischen ein- und mehrtägigen (Geschäfts-)Reisen unterschieden (Reisekostenreform 2014). Die Pauschalbeträge ändern sich jeweils zum Anfang eines Jahres.

Grundsätzlich unterscheidet das Finanzamt bei den Reisekosten vier verschiedene Kostenarten, die jeweils unterschiedlich geltend zu machen sind:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungskosten
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Achtet unbedingt darauf, dass es Belege dafür gibt, dass die Reise tatsächlich beruflich veranlasst und notwendig war. Hier ist das Finanzamt besonders bei Auslandsreisen oft sehr kritisch.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Als Geschäftsführer einer GmbH rechnet ihr die Reisekosten nicht wie ein Unternehmer ab, sondern wie ein Arbeitnehmer! Die hier angegebenen Dinge gelten für euch also nicht!

So setzt ihr Reisekosten in der Steuererklärung ab

Alle Reisekosten werden als Betriebsausgaben in der EÜR oder in der Gewinn- und Verlustrechnung in der Bilanz angegeben.

So weist ihr Reisekosten für die Steuererklärung nach

Zunächst muss man bei den Reisekosten nachweisen, dass die Reise beruflich veranlasst war. Eine beruflich veranlasste Reise ist beispielsweise ein Seminarbesuch oder ein Kunden- oder Messebesuch. Der Nachweis gelingt auch über die Aufzeichnung des Reisewegs, den Schriftverkehr im Zusammenhang mit der Reise und durch das Beilegen passender Belege (etwa Hotelrechnungen oder Tankquittungen). Auch die Einträge im Fahrtenbuch können manchmal zusätzlich hilfreich sein, um zu belegen, dass die Reise beruflich veranlasst war.

Reisekosten: Die Kostenarten im Einzelnen

Alle nachfolgenden Erklärungen gehen davon aus, dass es sich dabei um eine vom Finanzamt tatsächlich anerkannte Geschäftsreise („Auswärtstätigkeit“) handelt: das heißt, man ist aus beruflichen Gründen einen oder mehrere Tage außerhalb der „ersten Tätigkeitsstätte“ (der Ort wo man sich beruflich mindestens ein Drittel der Woche – also zwei Tage aufhält).

1. Fahrtkosten – So werden sie berechnet und abgesetzt

Fahrtkosten können immer dann geltend gemacht werden, wenn man nicht mit dem Firmenwagen unterwegs ist. Fahrtkosten kann man also immer dann geltend machen, wenn man

  • entweder öffentliche Verkehrsmittel nutzt
  • oder mit einem privaten Fahrzeug
  • oder einem geliehenen Fahrzeug unterwegs ist.

Bei den Reisekosten wird dabei jeder einzelne Kilometer geltend gemacht.

Bei der Reise mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist das relativ einfach – hier bekommt ihr ja einen Beleg mit dem jeweiligen Betrag, den ihr bezahlt habt (Ticket). Auch bei einem geliehenen Fahrzeug gibt es dann entsprechende Belege.

Beim eigenen Kfz kann man entweder ein Fahrtenbuch führen, um die Kosten für die beruflichen Fahrten zu belegen, oder man rechnet die Kosten nach der Pauschalmethode ab und macht diese (von vornherein vom Finanzamt festgelegten) Kosten geltend.

Hier gelten dann folgende Sätze:

  • 30 Cent je gefahrenem Kilometer – für mitgenommene Personen bei Fahrten mit einem KFZ darf nun nichts mehr abgesetzt werden
  • Für andere Transportmittel (Motorrad, Motorroller, Mofa) – und neuerdings auch für alle E-Bikes, die schneller als 25 km/h fahren dürfen – gelten 20 Cent je gefahrenem Kilometer, allerdings ist das in der Praxis wohl kaum relevant.
  • Der Kilometerbetrag für die Fahrten mit Fahrrädern ist mittlerweile ebenfalls weggefallen.
Mehr zum Absetzen von Fahrtkosten und zum Absetzen des privaten Kfz beim beruflichen Einsatz findet ihr in unserem Fachtext

2. Verpflegungskosten – So werden sie berechnet und abgesetzt

Hier werden nicht die tatsächlichen Kosten geltend gemacht, sondern bestimmte Pauschalsätze. Die Höhe der Pauschale (und manchmal auch die Bedingungen) ändern sich immer am Jahresanfang, hier muss man also immer aufpassen.

Verpflegungsmehraufwand

Steuerrechtlich spricht man hier vom sogenannten „Verpflegungsmehraufwand“. Die Pauschalen („Pauschsätze“) sind für Inland und Ausland unterschiedlich. Die Kosten für die eigene Verpflegung dürfen ausschließlich über diese Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden.

Abwesenheits- und Reisetage im Inland

Maßgeblich für die mögliche Geltendmachung ist die Zeitdauer des Aufenthalts. Das heißt:

  • für An- und Abreisetage gilt (bei mehrtägigen Reisen) eine Pauschale von 12 Euro (2016)
  • bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte 12 Euro
  • bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit können 24 Euro geltend gemacht werden

Abwesenheits- und Reisetage im Ausland

Das gilt allerdings nur für Reisen im Inland. Im Ausland werden jährlich für jedes Land besondere Sätze festgelegt, vielfach sogar für einzelne Städte. Für eine korrekte Abrechnung braucht man also entsprechende Tabellen. Mit 1.1.2018 gibt es hier Änderungen in über 50 verschiedenen Ländern.

Mahlzeiten müsst ihr auch noch abrechnen

Um das alles noch ein wenig komplizierter zu machen: werden Mahlzeiten gereicht, müssen diese anteilig von der Pauschale abgezogen werden. Gibt es also ein Frühstück mit eingerechnet, verringert sich die Pauschale um 20 Prozent. Bei Mittagessen und Abendessen um jeweils 40 Prozent. Das gilt übrigens auch für Snacks, die zu diesen Uhrzeiten gereicht werden – sie müssen auch dann von der Pauschale entsprechend abgezogen werden.

3. Übernachtungskosten – So werden sie berechnet und abgesetzt

Das Geltendmachen von Übernachtungskosten ist dagegen wiederum etwas einfacher. Ihr könnt sie als volle Betriebsausgabe geltend machen, wenn sie belegt werden. Übernachtungskosten sind auch vorsteuerabzugsfähig, es gilt für Übernachtungskosten allerdings ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 %.

Leider nur für Angestellte: Für die Übernachtung im Ausland gelten entsprechende Pauschalbeträge, die man ebenfalls in den entsprechenden Tabellen nachschlagen kann. 2017 wurden vor allem die Pauschalen für die USA angehoben, während die Sätze für Serbien, Griechenland, die Ukraine und Ungarn gesenkt wurden.

Mit 2018 ändern sich die Pauschalen für Neuseeland und Australien und die Städte Canberra und Sydney, sowie für Kanada und viele kanadische Städte. Daneben sind Änderungen für Ägypten, für viele südamerikanische Länder, für die Dominikanische Republik und für Dschibuti geplant. Auch für Guinea und Haiti, für einige afrikanische Länder sowie für den Iran und Tokio werden 2018 die Sätze angepasst.

Im europäischen Raum gibt es geänderte Sätze für:

  • Belgien
  • Dänemark
  • Finnland
  • Norwegen und
  • Portugal

Vorsicht: Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen keine Übernachtungspauschalen geltend machen. Der Unternehmer darf nur seine tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben abziehen!

Beachtet außerdem, dass inkludierte Mahlzeiten bei Übernachtungen wiederum die Verpflegungspauschale des jeweiligen Tages beeinflussen. Gibt es einen ausgewiesenen Betrag, muss die Service-Pausachale um die tatsächlichen Kosten der Mahlzeiten gekürzt werden, sind die Kosten nicht zu ermitteln, wird prozentual gekürzt.

Service-Kosten und Reisenebenkosten – So werden sie berechnet und abgesetzt

Servicekosten bei einem Hotelaufenthalt (beispielsweise Kosten für Mahlzeiten, die ihr selbst bezahlt, Gepäcktransport, Kommunikationskosten für Telefon, WLAN, Kleiderreinigung etc.) müsst ihr getrennt ausweisen, für diese Kosten gilt der übliche Umsatzsteuer-Satz von 19 Prozent.

Ihr dürft diese Kosten auch in einem Sammelposten zusammenfassen. Wenn ihr keine Belege habt, müsst ihr einen Eigenbeleg erstellen (siehe oben) und sollten am besten als Beleg eine Preisliste für die Leistungen beilegen.

Rein private Leistungen können natürlich nicht geltend gemacht werden (etwa private Telefonate). Besteht der begründete Verdacht, sieht das Finanzamt die gesamten Kosten als privat veranlasst an und verweigert die Anerkennung.

Belege – Voraussetzung um die Reisekosten abzusetzen

Alles was man absetzen möchte, muss man natürlich auch belegen können. Rechnungen und Quittungen sind also für alles notwendig. Geht das in einzelnen Fällen nicht, kann man auf den sogenannten Eigenbeleg zurückgreifen.

Eigenbeleg schreiben – das müsst ihr beachten

Eigenbelege müssen

  • einzeln erstellt werden
  • einen betrieblichen Aufwand betreffen
  • der Höhe nach für das Finanzamt glaubhaft sein

Das kann zum Beispiel eintreten, wenn man Münzen in eine Parkuhr werfen muss, einen Kopierer benutzt oder ein Trinkgeld gibt. Dafür erhält man nicht immer Belege, und um auch diese Ausgaben geltend machen zu können, muss man einen Eigenbeleg erstellen.

Folgendes müsst ihr auf dem Eigenbeleg immer angeben

  • der Zahlungsempfänger (vollständige Anschrift)
  • die Art der Aufwendung
  • das Datum
  • alle nötigen Kostendetails (Einzelpreis, Ust-Satz)
  • eine Begründung warum ein Eigenbeleg erstellt wird
  • eigene Unterschrift

Ein Beleg über die realistische Höhe des Preises (etwa eine Preisliste) sollte beigefügt werden.

Gründerrat zu Eigenbelegen

Eigenbelege sind übrigens nicht vorsteuerabzugsfähig (das geht nur mit einer ordentlichen Rechnung nach § 14 UStG). Die Aufbewahrungspflicht für Eigenbelege beträgt – wie auch für alle anderen Quittungen der Reise – die üblichen 10 Jahre.

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