Rei­se­kos­ten für Selb­stän­di­ge und Frei­be­ruf­ler – wie ihr Geschäfts­rei­sen rich­tig absetzt

Rei­se spon­so­red by Finanz­amt? Vor­sicht! Rei­se­kos­ten sind einer der häu­figs­ten Grün­de für Ärger mit dem Finanz­amt. Anders als beim Arbeit­neh­mer ist das Abset­zen von Geschäfts­rei­sen für Unter­neh­mer und Frei­be­ruf­ler manch­mal durch­aus trick­reich und erfor­dert ein wenig Sach­kennt­nis. Wel­che grund­le­gen­den Punk­te immer wich­tig sind, und was man unbe­dingt in Bezug auf die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung wis­sen soll­te, haben wir hier für euch zusammengefasst.

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Rei­se spon­so­red by Finanz­amt? Vor­sicht! Rei­se­kos­ten sind einer der häu­figs­ten Grün­de für Ärger mit dem Finanz­amt. Anders als beim Arbeit­neh­mer ist das Abset­zen von Geschäfts­rei­sen für Unter­neh­mer und Frei­be­ruf­ler manch­mal durch­aus trick­reich und erfor­dert ein wenig Sach­kennt­nis. Wel­che grund­le­gen­den Punk­te immer wich­tig sind, und was man unbe­dingt in Bezug auf die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung wis­sen soll­te, haben wir hier für euch zusammengefasst.

Rei­se­kos­ten sind Kos­ten für die Geschäfts­rei­se? So sieht es das Finanzamt

Ein Arbeit­neh­mer hebt ein­fach sei­ne Bele­ge auf, und bekommt danach tat­säch­lich ent­stan­de­ne Kos­ten für die Geschäfts­rei­se vom Arbeit­ge­ber voll ersetzt. Für den Unter­neh­mer und Frei­be­ruf­ler ist das lei­der nicht so ein­fach. Und die Rei­se­kos­ten­re­form 2014 mit ihren zahl­rei­chen Ände­run­gen hat es lei­der auch nicht unbe­dingt ein­fa­cher gemacht.

Wich­tig ist zunächst fol­gen­der Punkt: Bei den Rei­se­kos­ten wer­den nicht immer und über­all die tat­säch­li­chen Kos­ten für die Rei­se als Betriebs­aus­ga­be abge­setzt, son­dern es dür­fen in man­chen Fäl­len nur bestimm­te Pau­scha­len als Betriebs­aus­ga­be gel­tend gemacht wer­den. Dabei wird aktu­ell zwi­schen ein- und mehr­tä­gi­gen (Geschäfts-)Reisen unter­schie­den (Rei­se­kos­ten­re­form 2014). Die Pau­schal­be­trä­ge ändern sich jeweils zum Anfang eines Jahres.

Grund­sätz­lich unter­schei­det das Finanz­amt bei den Rei­se­kos­ten vier ver­schie­de­ne Kos­ten­ar­ten, die jeweils unter­schied­lich gel­tend zu machen sind:

  • Fahrt­kos­ten
  • Ver­pfle­gungs­kos­ten
  • Über­nach­tungs­kos­ten
  • Rei­sen­eben­kos­ten

Ach­tet unbe­dingt dar­auf, dass es Bele­ge dafür gibt, dass die Rei­se tat­säch­lich beruf­lich ver­an­lasst und not­wen­dig war. Hier ist das Finanz­amt beson­ders bei Aus­lands­rei­sen oft sehr kritisch.

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Punkt: Als Geschäfts­füh­rer einer GmbH rech­net ihr die Rei­se­kos­ten nicht wie ein Unter­neh­mer ab, son­dern wie ein Arbeit­neh­mer! Die hier ange­ge­be­nen Din­ge gel­ten für euch also nicht!

Rei­se­kos­ten: Die Kos­ten­ar­ten im Ein­zel­nen und ihre Absetzung

Alle nach­fol­gen­den Erklä­run­gen gehen davon aus, dass es sich dabei um eine vom Finanz­amt tat­säch­lich aner­kann­te Geschäfts­rei­se („Aus­wärts­tä­tig­keit“) han­delt: das heißt, man ist aus beruf­li­chen Grün­den einen oder meh­re­re Tage außer­halb der „ers­ten Tätig­keits­stät­te“ (der Ort wo man sich beruf­lich min­des­tens ein Drit­tel der Woche – also zwei Tage aufhält).

1. Fahrt­kos­ten – So wer­den sie berech­net und abgesetzt

Fahrt­kos­ten kön­nen immer dann gel­tend gemacht wer­den, wenn man nicht mit dem Fir­men­wa­gen unter­wegs ist. Fahrt­kos­ten kann man also immer dann gel­tend machen, wenn man

  • ent­we­der öffent­li­che Ver­kehrs­mit­tel nutzt
  • oder mit einem pri­va­ten Fahrzeug
  • oder einem gelie­he­nen Fahr­zeug unter­wegs ist.

Bei den Rei­se­kos­ten wird dabei jeder ein­zel­ne Kilo­me­ter gel­tend gemacht.

Bei der Rei­se mit öffent­li­chen Ver­kehrs­mit­teln ist das rela­tiv ein­fach – hier bekommt ihr ja einen Beleg mit dem jewei­li­gen Betrag, den ihr bezahlt habt (Ticket). Auch bei einem gelie­he­nen Fahr­zeug gibt es dann ent­spre­chen­de Belege.

Beim eige­nen Kfz kann man ent­we­der ein Fahr­ten­buch füh­ren, um die Kos­ten für die beruf­li­chen Fahr­ten zu bele­gen, oder man rech­net die Kos­ten nach der Pau­schal­me­tho­de ab und macht die­se (von vorn­her­ein vom Finanz­amt fest­ge­leg­ten) Kos­ten geltend.

Hier gel­ten dann fol­gen­de Sätze:

  • 30 Cent je gefah­re­nem Kilo­me­ter plus 2 Cent pro Kilo­me­ter für mit­ge­nom­me­ne Per­so­nen bei Fahr­ten mit einem KFZ
  • 5 Cent pro km bei Fahr­ten mit Fahrrädern
  • Für ande­re Trans­port­mit­tel (Motor­rad, Motor­rol­ler, Mofa) gel­ten wie­der­um ande­re Sät­ze, aller­dings ist das in der Pra­xis wohl kaum relevant.

2. Ver­pfle­gungs­kos­ten – So wer­den sie berech­net und abgesetzt

Hier wer­den nicht die tat­säch­li­chen Kos­ten gel­tend gemacht, son­dern bestimm­te Pau­schal­sät­ze. Die Höhe der Pau­scha­le (und manch­mal auch die Bedin­gun­gen) ändern sich immer am Jah­res­an­fang, hier muss man also immer auf­pas­sen. Für Inland und Aus­land gel­ten über­dies unter­schied­li­che Sätze.

Abwe­sen­heits- und Rei­se­ta­ge im Inland

Maß­geb­lich für die mög­li­che Gel­tend­ma­chung ist die Zeit­dau­er des Auf­ent­halts. Das heißt:

  • für An- und Abrei­se­ta­ge gilt (bei mehr­tä­gi­gen Rei­sen) eine Pau­scha­le von 12 Euro (2016)
  • bei 8 bis 24 Stun­den Abwe­sen­heit von der ers­ten Tätig­keits­stät­te 12 Euro
  • bei mehr als 24 Stun­den Abwe­sen­heit kön­nen 24 Euro gel­tend gemacht werden

Abwe­sen­heits- und Rei­se­ta­ge im Ausland

Das gilt aller­dings nur für Rei­sen im Inland. Im Aus­land wer­den jähr­lich für jedes Land beson­de­re Sät­ze fest­ge­legt, viel­fach sogar für ein­zel­ne Städ­te (Frank­reich Lyon: 36 Euro / 53 Euro, Paris 39 Euro / 58 Euro, Por­tu­gal 24 Euro / 36 Euro). Für eine kor­rek­te Abrech­nung braucht man also ent­spre­chen­de Tabellen.

Mahl­zei­ten müsst ihr auch noch abrechnen

Um das alles noch ein wenig kom­pli­zier­ter zu machen: wer­den Mahl­zei­ten gereicht, müs­sen die­se antei­lig von der Pau­scha­le abge­zo­gen wer­den. Gibt es also ein Früh­stück mit ein­ge­rech­net, ver­rin­gert sich die Pau­scha­le um 20 Pro­zent. Bei Mit­tag­essen und Abend­essen um jeweils 40 Pro­zent. Das gilt übri­gens auch für Snacks, die zu die­sen Uhr­zei­ten gereicht wer­den – sie müs­sen auch dann von der Pau­scha­le ent­spre­chend abge­zo­gen werden.

3. Über­nach­tungs­kos­ten – So wer­den sie berech­net und abgesetzt

Das Gel­tend­ma­chen von Über­nach­tungs­kos­ten ist dage­gen wie­der­um etwas ein­fa­cher. Ihr könnt sie als vol­le Betriebs­aus­ga­be gel­tend machen, wenn sie belegt wer­den. Über­nach­tungs­kos­ten sind auch vor­steu­er­ab­zugs­fä­hig, es gilt für Über­nach­tungs­kos­ten aller­dings ein ermä­ßig­ter Umsatz­steu­er­satz von 7 Prozent.

Vor­sicht: Die für Arbeit­neh­mer übli­che „Pau­scha­le ohne Beleg“ von 20 Euro gilt für Unter­neh­mer und Selb­stän­di­ge NICHT!

Beach­tet außer­dem, dass inklu­dier­te Mahl­zei­ten bei Über­nach­tun­gen wie­der­um die Ver­pfle­gungs­pau­scha­le des jewei­li­gen Tages beein­flus­sen. Gibt es einen aus­ge­wie­se­nen Betrag, muss die Ser­vice-Pau­sa­cha­le um die tat­säch­li­chen Kos­ten der Mahl­zei­ten gekürzt wer­den, sind die Kos­ten nicht zu ermit­teln, wird pro­zen­tu­al gekürzt.

Ser­vice-Kos­ten und Rei­sen­eben­kos­ten – So wer­den sie berech­net und abgesetzt

Ser­vice­kos­ten bei einem Hotel­auf­ent­halt (bei­spiels­wei­se Kos­ten für Mahl­zei­ten, die ihr selbst bezahlt, Gepäck­trans­port, Kom­mu­ni­ka­ti­ons­kos­ten für Tele­fon, WLAN, Klei­d­er­rei­ni­gung etc.) müsst ihr getrennt aus­wei­sen, für die­se Kos­ten gilt der übli­che Umsatz­steu­er-Satz von 19 Prozent.

Ihr dürft die­se Kos­ten auch in einem Sam­mel­pos­ten zusam­men­fas­sen. Wenn ihr kei­ne Bele­ge habt, müsst ihr einen Eigen­be­leg erstel­len (sie­he oben) und soll­ten am bes­ten als Beleg eine Preis­lis­te für die Leis­tun­gen beilegen.

Rein pri­va­te Leis­tun­gen kön­nen natür­lich nicht gel­tend gemacht wer­den (etwa pri­va­te Tele­fo­na­te). Besteht der begrün­de­te Ver­dacht, sieht das Finanz­amt die gesam­ten Kos­ten als pri­vat ver­an­lasst an und ver­wei­gert die Anerkennung.

Bele­ge – Vor­aus­set­zung um die Rei­se­kos­ten abzusetzen

Alles was man abset­zen möch­te, muss man natür­lich auch bele­gen kön­nen. Rech­nun­gen und Quit­tun­gen sind also für alles not­wen­dig. Geht das in ein­zel­nen Fäl­len nicht, kann man auf den soge­nann­ten Eigen­be­leg zurückgreifen.

Eigen­be­leg schrei­ben – das müsst ihr beachten

Eigen­be­le­ge müssen

  • ein­zeln erstellt werden
  • einen betrieb­li­chen Auf­wand betreffen
  • der Höhe nach für das Finanz­amt glaub­haft sein

Das kann zum Bei­spiel ein­tre­ten, wenn man Mün­zen in eine Park­uhr wer­fen muss, einen Kopie­rer benutzt oder ein Trink­geld gibt. Dafür erhält man nicht immer Bele­ge, und um auch die­se Aus­ga­ben gel­tend machen zu kön­nen, muss man einen Eigen­be­leg erstellen.

Fol­gen­des müsst ihr auf dem EIgen­be­leg immer angeben

  • der Zah­lungs­emp­fän­ger (voll­stän­di­ge Anschrift)
  • die Art der Aufwendung
  • das Datum
  • alle nöti­gen Kos­ten­de­tails (Ein­zel­preis, Ust-Satz)
  • eine Begrün­dung war­um ein Eigen­be­leg erstellt wird
  • eige­ne Unterschrift

Ein Beleg über die rea­lis­ti­sche Höhe des Prei­ses (etwa eine Preis­lis­te) soll­te bei­ge­fügt werden.

Grün­der­rat zu Eigenbelegen

Eigen­be­le­ge sind übri­gens nicht vor­steu­er­ab­zugs­fä­hig (das geht nur mit einer ordent­li­chen Rech­nung nach § 14 UStG). Die Auf­be­wah­rungs­pflicht für Eigen­be­le­ge beträgt – wie auch für alle ande­ren Quit­tun­gen der Rei­se – die übli­chen 10 Jahre.

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