Selbstständig machen als Buchhalter – Buchhaltungsbüro eröffnen

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Jedes Unternehmen muss eine Buchhaltung führen und da gibt es keine Ausnahmen. Ob großer Konzern oder Einzelkämpfer, ordentliche Bücher sind eine Hauptvoraussetzung, um den Überblick über die Einnahmen und Ausgaben zu behalten und Stress mit dem Finanzamt zu vermeiden. Nur wer über eine ordnungsgemäße Buchführung verfügt, kann seinen Gewinn richtig ermitteln.

Schritt 1: Buchhalter werden | Voraussetzungen & Tätigkeitsfelder

Um sich als Buchhalter selbstständig machen zu dürfen, sind bestimmte persönliche Voraussetzungen erforderlich. Dazu werden gewisse Qualifikationen benötigt. Eine Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Beruf ist zwingend notwendig. Als kaufmännischer Beruf wird eine Ausbildung zum Bürokaufmann oder zur Bürokauffrau sowie zum oder zur Steuerfachangestellten verstanden. Nach der abgeschlossenen Berufsausbildung müssen mindestens drei Jahre berufliche Praxis im Bereich der Buchhaltung vorgewiesen werden. Die wöchentliche Tätigkeit muss mindestens 16 Stunden umfassen. Weiterhin ist die Selbständigkeit als Buchhalter ebenfalls möglich, nachdem eine Ausbildung in einem Ausbildungsberuf der steuer- oder wirtschaftsberatenden Tätigkeiten absolviert worden ist. Eine Ausbildung als Bilanzbuchhalter ist ideal, da keine dreijährige Berufserfahrung erforderlich ist, um den Schritt in die Selbständigkeit zu wagen.

Tätigkeitsfelder eines Buchhalters/Steuerberaters

Grundsätzlich gibt es Tätigkeiten für Buchhalter und Steuerberater, welche voneinander abgegrenzt sind. Das bedeutet, dass ein Steuerberater dieselben Tätigkeiten ausüben darf wie ein Buchhalter. Allerdings gilt dies nicht umgekehrt. Ein Buchhalter darf die folgenden Tätigkeiten ausführen:

• Belegsortierung
• Übertragung der Belege ins Kassenbuch
• Datenerfassung von vorbereiteten, kontierten Buchhaltungsunterlagen in das Buchhaltungsprogramm

Wurde eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und liegen mindestens drei Jahre Erfahrung im Buchhaltungswesen vor, dürfen die folgenden Tätigkeiten zusätzlich ausgeführt werden:

• Belege kontieren im Buchhaltungsprogramm
• Buchungsanweisungen erteilen
• Lohnabrechnung erstellen
• offene Posten pflegen, Mahnungen erstellen
• Zahlungsverkehr ausführen
• Lohnsteuer-Anmeldungen durchführen

Die Einrichtung der Buchführung, die Erstellung des betrieblichen Kontenplans, die Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung, die Aufstellung eines Jahresabschlusses, Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie die Erstellung einer Steuererklärung bleiben den Vertretern steuerberatender oder gleichgestellter Berufe vorbehalten.

Mögliche Leistungen eures Buchhaltungsbüros

Das Leistungsangebot eines selbstständigen Buchhalters richtet sich nach § 6 Nr. 3 und 4 StBerG, sie beginnt bei der laufenden Buchhaltung. Ihr könnt aber noch weitere Bürodienstleistungen anbieten. Typischerweise können das folgende Leistungen sein:

• Leistungen in der Finanzbuchhaltung: Ordnen, Sortieren, Digitalisieren, Kontieren, Erfassen der laufenden Buchungen eures Mandanten einschließlich umsatzsteuerrechtlicher Entscheidungen
• Lohn- und Gehaltsbuchhaltung: Abrechnung, Erfassung, Erstellung der Abrechnungen in Papierform oder digital, führen von digitalen Personalakten sowie alle Meldungen von der Lohnsteuer bis zur Sozialversicherung
• Betriebsinternes Controlling: Erstellen von betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Controlling, Auswertungen und daraus folgend Unternehmensberatung
• Digitalisierung & Archivierung: Belege digitalisieren, Datenaustausch organisieren, Aufbau eines digitale Archivs

Buchführung – Das dürft ihr nicht!

Es gibt einige Tätigkeiten in der Buchführung bzw. Bilanzierung, die dürfen nur von Vertretern steuerberatender oder gleichgestellter Berufe ausgeführt werden. Das bedeutet, ihr müsst Steuerberater, Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer sein oder eine  Buchprüfungsgesellschaft gegründet haben, nur dann dürft ihr folgende Leistungen anbieten:

• Einrichtung der Buchführung
• Erstellung des betrieblichen Kontenplans (FIBU)
• Aufstellung vom Jahresabschluss (Bilanz, GuV)
• Gewinnermittlung durch EÜR
• Einrichtung der Lohnkonten
• Lohnsteuerschlussarbeiten am Jahresende
• Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• Steuererklärung

Strafen für Überschreitung von Kompetenzen

Solltet ihr als selbstständige Buchhalter eure Kompetenzen überschreiten, verstoßt ihr gegen das Steuerberatungsgesetz. Solche Verstoßen werden mit Bußgelder von bis zu 5.000 Euro pro Fall geahndet.

Perspektiven | Einnahmen | Gewinne des Buchhalters

Etwa 115.000 Buchhalter in Deutschland gibt es, davon sind etwa 25 % selbstständig – so Schätzungen. Die Nachfrage ist groß, denn vor allem kleine und mittlere Unternehmen sind auf die Expertise eines Buchhalters angewiesen.

In einer Standortanalyse solltet ihr prüfen:

• wie viele selbstständige Buchhalter es bereits gibt und
• wie viele Unternehmen diese Dienstleistungen potenziell in Anspruch nehmen würden.

Grundsätzlich könnt und solltet ihr als selbständiger Buchhalter einen deutlich höheren Stundenlohn verlangen, als er im Beschäftigtenverhältnis üblich ist. Schließlich habt ihr auch zusätzliche Kosten und tragt das Betriebsrisiko. Angebrachte Gebührensätze findet ihr in der Gebührenverordnung des Bundesverbandes der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) oder auch in der Gebührentabelle des Bundesverbandes selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter (BBH). Laut den Tabellen solltet ihr mit Stundensätzen von  30 bis 60 Euro rechnen. 

Schritt 2 zum Buchhalter: Genehmigungen

Während es sich beim Steuerberater um einen freien Beruf handelt, muss sich ein selbständiger Buchhalter beim Gewerbeamt anmelden. Wird die selbständige Tätigkeit lediglich nebenberuflich betrieben, gilt dies ebenfalls.

Bei der Gewerbeanmeldung sollte darauf geachtet werden, dass nicht nur „Buchhaltung“ in das Formular eintragen wird. Stattdessen müssen auf die erlaubten Tätigkeiten in der Tätigkeitsbeschreibung hingewiesen werden. Allerdings ist es ebenfalls möglich, als selbständiger Buchhalter als freier Mitarbeiter im Angestelltenverhältnis für ein Steuerberatungsbüro tätig zu sein. Jedoch muss er unter der fachlichen Aufsicht sowie beruflichen Verantwortung des Steuerberaters tätig und somit weisungsgebunden sein. Des Weiteren ist ein Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einzureichen.

Nur bestimmte Berufsbezeichnungen sind erlaubt

Buchhaltern dürfen laut § 4 Abs. 4 StBerG verschiedene Berufsbezeichnungen nutzen, zulässig sind:

• Kontierer
• Buchführungshelfer
• Buchhalter
• Geprüfter Bilanzbuchhalter, Steuerfachwirt (da dies ein geschützter Begriff ist, müsst ihr die Voraussetzungen erfüllen, um diese Berufbezeichnung zu nutzen)

Schritt 3 zum Buchhalter: Praktische Schritte & Anschaffungen

Wie für jede Gründung solltet ihr auch für eure Selbstständigkeit einen Businessplan schreiben. Der gibt euch einen festen Rahmen, wie ihr euer Geschäft entwickelt und dient dazu, Partnern und Finanziers zu überzeugen.

Businessplan schreiben für Buchhalter

Auch wenn das Fachwissen von Buchhaltern in Unternehmen unverzichtbar ist: Die Geschäftsidee ist nicht neu, der Markt nicht unbeackert und damit ist eure Idee auch kein Selbstläufer. Die größte Herausforderung wird es sicher die Kundenakquise sein.

Generell ist eine Existenzgründung als Buchhalter mit einem geringen finanziellen Risiko verbunden: ihr benötigt schlicht keine großen Investitionen.

Kostentreiber Weiterbildung | Das solltet ihr als Buchhalter beachten

Besonders im Bereich Lohnsteuer ist es wichtig, sich regelmäßig fortzubilden. Da die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung ständigen Änderungen unterliegt, ist es für das Lohnbüro wichtig, immer die neuesten Gesetze und Verordnungen zu kennen. Nur so können die Löhne ordnungsgemäß erstellt werden. Besonders in dem vergangenen Jahr hat das Kurzarbeitergeld mehr Aufmerksamkeit erhalten als üblich. Neuerungen und gesetzliche Grundlagen wirken sich direkt auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus.

Beachtet, dass solche Weiterbildung oft Geld kosten und deshalb in eure Gründungs- und vor allem Finanzplanung mitkalkuliert werden sollten.

Benötigte Software für Buchhalter

Eine Buchhaltungssoftware ist unerlässlich für eure täglichen Arbeit. Sie sollte über eine Schnittstelle verfügen, damit ein Austausch der Daten zwischen euch und euren Mananten möglich ist. Weiterhin sollte darauf geachtet werden, dass das Programm über eine Cloud läuft. Das hat den Vorteil, dass von jedem Gerät ortsunabhängig online an dem Projekt gearbeitet werden kann. Überdies sollte die Software bestimmte Funktionen enthalten:

• Belegerfassung: Sie dient dazu, um die Rechnungen unkompliziert ins System übertragen zu können.
• Onlinebanking: Eine Schnittstelle zum Bankkonto kann hilfreich sein, da der Mandant von nun an keine Kontoauszüge mehr einreichen muss.
• Rechnungswesen: Rechnungen und Mahnungen lassen sich mit wenig Aufwand erstellen.

Eine Software zur Erstellung der Lohnabrechnung ist ebenfalls sinnvoll, da der Arbeitsaufwand mit diesem Programm geringer wird. Die Stammdaten der Mitarbeiter sowie die Lohndaten werden selbst erfasst. So kann eine schnellere Beratung erfolgen. Die Gehalts- und Lohnabrechnungen werden immer transparent, modern und auf dem neuesten Stand erstellt. Um das passende Lohn Programm zu finden, sollte zunächst der Bedarf analysiert werden. Die Abrechnung der Mitarbeiter stellt das Herzstück eines jeden Lohnprogramms dar. Die Anbieter stellen hier verschiedene Lösungen zur Verfügung.

In der Regel werden verschiedene Pakete angeboten, in einer Preisstaffelung je nach dem Umfang der enthaltenen Leistungen. Weiterhin sollte man die relevanten Lohnarten analysieren. In der Regel sind Vollzeit, Minijob und Werkstudenten interessant. Diejenigen, die sich viel Zeit und Arbeit ersparen wollen, greifen am besten auf eine Lösung zurück, indem sie für jeden Mitarbeiter ein umfassendes Profil anlegen, das ein Zeit- und Urlaubskonto beinhaltet. Einsteiger sollten sich für ein Programm mit einem Einrichtungs-Assistenten oder zumindest umfassenden Support entscheiden.

Risikominimierung: Notwendige Versicherungen für Buchhalter

Auch wenn es keine Verpflichtung dazu gibt, der b.b.h. Bundesverband empfiehlt allen selbständigen Buchhaltern oder Bilanzbuchhaltern eine Vermögenschadenshaftpflichtversicherung – und zwar auch aus Gründen des Verbraucherschutzes. Denn bei der Tätigkeit können sich schnell immense Verluste ergeben, die betroffene Unternehmen eventuell mit Schadenersatz einfordern werden.

Schritt 4: Marketing und Werbung für das Buchhaltungsbüro

Zu Beginn der Selbständigkeit ist es häufig schwer, sich einen festen Kundenstamm aufzubauen. In der Praxis zeigt sich,  dass vor allem ein funktionierendes Netzwerk, Kontakte und eure Flexibilität die Erfolgsfaktoren für ein Buchhaltungsbüro sind. Wichtig zu Beginn ist vor allem, potenzielle Kunden auf den eigenen Service hinzuweisen. Eine optimierte Homepage ist dafür die Basis. Außerdem kann beispielsweise Google Business behilflich sein. Es enthält ein Bewertungs-Tool und sollte regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden. Google Ads ist zudem eine sinnvolle Möglichkeit, um kein Werbebudget unnötig zu verbrennen, aber dennoch gezielt die Kunden zu erreichen. Aber auch über die sozialen Medien, wie Instagram und Facebook, können regelmäßig Anzeigen geschaltet werden, sodass die Zielgruppe erreicht wird.

Vorsicht bei Werbung

Ihr dürft keine so genannte „überschüssige” Werbung machen, etwa indem ihr mit „Buchhaltungsservice” werbt, obwohl ihr einige Leistungen, die unter diesem Begriff verstanden werden, gar nicht ausführen dürft.

Das Prinzip dahinter: Die Werbung darf nie den Anschein erwecken, dass ihr mehr leisten könnt, als es euch als selbstständigem Buchhalter überhaupt erlaubt ist. Da ihr zum Beispiel keine Steuererklärungen machen dürft, solltet ihr auch nicht damit werben. Auch der Satz „Wir übernehmen ihre Buchhaltung“ darfnicht genutzt werden – er beinhaltet einfach Tätigkeiten, die ihr als Buchhalter vom Gesetz ausgehend gar nicht anbieten dürft.

Fazit: Selbstständiger Buchhalter

Sich als Buchhalter selbstständig zu machen, ist nicht nur ein spannendes Projekt – es ist durchaus auch lohnenswert. Und ihr müsst weder große Gründungskosten noch eine hohe Anschubfinanzierung planen – Rechner, Software und Skills: und los gehts! Allerdings solltet ihr sehr genau aufpassen, was ihr als Buchhalter dürft und was nicht. Sonst drohen hohe Strafen.