Basics Messe-Planung: Diese fünf Fehler bei eurem Messeauftritt solltet ihr unbedingt vermeiden

Direktmarketing betreiben, Geschäftskontakte knüpfen, das eigene Produkt einer größeren Zahl potenzieller Kunden präsentieren – es gibt ein paar wichtige Argumente, warum Gründer auf Messen präsent sein sollten. Zumal es inzwischen viele explizite Startup-Messen gibt und auch die großen Events wie etwa die CeBit oder die Internationale Funkausstellung extra Startup Corner etabliert haben. Doch wie jeder Schritt nach draußen ist auch ein Messeauftritt nur so gut wie seine Vorbereitung. Die ist umso wichtiger, als ihr als junge Gründer nicht auf ein großes Budget etwa für einen Messestand zurückgreifen könnt. Die Aufgabe ist also klar: Gut überlegt mit den verfügbaren Mittel und vielleicht mit einer Prise Guerilla-Marketing euren Messestand planen.

Wie ihr die fünf häufigsten Fehler bei einem Messeauftritt vermeidet, erklären wir euch hier.

Fehler Nummer 1: Die falsche Messe

Was auf den ersten Blick kaum möglich erscheint, ist einer der häufigsten Fehler, den junge Unternehmen bei der Organisation einer Messe begehen. In vielen Fällen sind die Prioritäten falsch gesetzt. Beispielweise entscheiden sich junge Unternehmer, vor allem wenn das Budget gering ist, für Messen, die möglichst in der Nähe stattfinden und geringe Gebühren verlangen. Dabei wird weniger auf die Spezialisierung und die Erwartungen der Gäste eingegangen, vielmehr wird das Organisieren eines Messestands an sich für bereits reichlich Engagement gehalten.

Eine Übersicht an Messen findet ihr hier und speziell für Gründer passende Messen und Konferenzen gibt es in unserem ausführlichen Eventkalender. Damit ihr keine mehr verpasst, könnt ihr euch auch in unserem Newsletter anmelden.

Deshalb: Definiere das Ziel deines Messeauftritts

Ein Besuch auf einer Messe ist nicht ganz kostengünstig, daher ist es fatal, das Werbebudget für ineffektive und nicht durchdachte Projekte auszugeben. Schließlich ist ein Messebesuch nur dann erfolgreich, wenn durch die Präsentation das Unternehmen neue Kunden oder zumindest Interessenten gewinnt. Oder wenn ihr wichtige Geschäftskontakte zu Investoren, Business Angels oder Kooperationspartnern knüpfen könnt.

Checkliste: Ist das die richtige Messe für mich?

Folgende Fragen solltet ihr euch stellen und mit „Ja“ beantworten – nur dann stehen die Chancen gut, dass ihr die richtige Messe für euren Bedarf ausgewählt habt.

• Wird meine Zielgruppe auf dieser Messe in ausreichender Zahl anwesend sein?
• Sind meine Mitbewerber ebenfalls präsent?
• Informiert der Messeveranstalter genau über die erwarteten Besucher?
• Kann ich auf der Messe selbst etwas lernen?
• Gibt es für Startups besondere Angebote wie Pitch-Events?
• Erwarten meine Kunden und Vertriebspartner meine Anwesenheit?

Checkliste: Kann ich diesen Messeauftritt wirklich stemmen?

• Sind die kompletten Kosten für die Messeteilnahme klar berechnet?
• Habe ich ausreichend Personal, um den Messestand zu betreiben?
• Bietet mir der Messebetreiber Hilfe bei der Umsetzung?
• Habe ich ausreichend Ressourcen, um auch die Vor- und Nachbereitung für die Messe zu leisten?

Die Bekanntmachung des Unternehmens, also das Werben, ist das Hauptziel bei einem Messebesuch. Eine höhere Investition, beispielweise für eine längere Anreise oder höhere Teilnehmerkosten, sind häufig die bessere Entscheidung. Eine Messe, die nicht die gesuchte Zielgruppe anspricht, wäre einfach nur eine Zeit- und Geldverschwendung.

Fehler Nummer 2: Schlechte Vorbereitung

Nichts ist schlimmer, als wenn ihr auf einer teuren Messe euren riesigen Stand aufgebaut habt und dann das essentielle vergessen habt: zum Beispiel, ausreichend Personal am Stand, um den Andrang auch bewältigen zu können. Neben der Planung ist eine frühzeitige Kommunikation eurer Pläne besonders sinnvoll… denn über einen erfolgreichen Messestand entscheidet schon das Marketing vor der Messe.

Checkliste für eine erfolgreiche Messevorbereitung

• Rechtzeitige Anmeldung beim Veranstalter
• Passendes motiviertes Personal aus dem Team wählen und dieses schulen
• Die Anmeldung bezahlen
• Fahrzeuge für den Transport planen
• Reichlich Print-Medien vorbereiten
• Passende Give-Aways auswählen
• Design und Authentizität planen
• Möbelstücke, z. B. Sitzgelegenheiten für Messebesucher einplanen
• Highlights planen
• Strategie überlegen
• Alle notwendigen Informationen sammeln sowie Formulare für sofortige Verträge entwerfen
• Spezialangebote für Messebesucher planen
• Bei längeren Veranstaltung: Zeiten für die Mitarbeiter aufstellen
• Lebensmittel- sowie Getränkeversorgung sicherstellen
• Kollegen für den Aufbau, Abbau und Transport einteilen

Messekontakte schon vor der Messe

Laut einer Untersuchung der Messe Frankfurt starten rund die Hälfte der Fachbesucher ihre Vorbereitungen drei Monate vor Messebeginn, zu 62% informieren sie sich über das Internet. Das solltet ihr wissen und nutzen:

• Nutzt eure Kommunikationswege (Website, Newsletter, E-Mail-Signatur, Social Media), um auf die Messe und eure Anwesenheit hinzuweisen
• Vereinbart schon vorab Termine mit Partnern, Kunden und potenziellen Neukunden
• Nutzt alle Kanäle der Messe, auch die Messe-Gruppen in beruflichen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn sowie Online-Fachportale

Fehler Nummer 3: Falsch kalkuliertes Budget

Eine Messe kostet Geld, ohne ein Budget für das Marketing ist keine Teilnahme an einer Veranstaltung möglich. Viele Unternehmer, die noch keine oder wenig Erfahrung mit Messeständen haben, verschätzen sich häufig und planen zu wenig finanzielle Mittel für den Messebesuch ein. Das sind die klassischen Kostenfaktoren, die ihr beachten solltet:

• Platzmiete bzw. die Teilnahmegebühr
• Equipment zur Miete oder gekauft
• Werbemittel und Printmedien wie Flyer, Plakate, Unternehmensbroschüren etc
• Miete für Fahrzeuge
• Bezahlung der Mitarbeiter, eventuell zusätzliche Hosts, Hostessen

Ihr solltet auch nicht vergessen, dass euch neben den Kosten direkt an den Eventtagen weitere Kosten wie Fahrten, Vorbereitung etc entstehen.

Außerdem spart nicht an der falschen Stelle: Auf einer Messe begegnet man potentiellen Kunden und hat die Aufgabe, in kürzester Zeit nachhaltig in Erinnerung zu bleiben. Der Stand sowie sämtliche Artikel, die ein Kunde in die Hand bekommt, müssen hochwertig sein und zum Konzept eures Unternehmens passend aussehen. Selbstverständlich ist der Kostenpunkt für hochwertige, professionell angefertigte Flyer, Visitenkarten, Give-Aways oder Gutscheine hoch. Der Preis für minderwertige, billig aussehende Werbemittel ist aber noch höher: Diese halten die Kunden fern.

So solltet ihr euren Messestand kalkulieren – Beispielrechnung

• Für den Stand solltet ihr etwa 60 bis 70 Prozent eures gesamten Messe-Etats kalkulieren. Spartipp: Kurz vor Messebeginn steigen die Standgebühren, nutzt also Frühbucher-Rabatte. Der Standverleih und die anfallenden Nebenkosten dürften sich auf 3.000 bis 4.000 Euro belaufen, ausgehend von einer Standfläche von etwa 20 Quadratmetern. Messeveranstalter berechnen nämlich zirka 150 bis 200 Euro pro Quadratmeter.
• Den Aufbau des Standes sollten spezialisierte Messebau-Firmen übernehmen. Rechnet hier noch einmal mit bis zu 6.000 Euro. Extrakosten verursachen Agenturen, die ihr beauftragt, um euren Stand optisch einladend zu gestalten. Hier empfiehlt es sich immer, Vergleichsangebote einzuholen.
• Damit sind natürlich noch nicht alle Kosten erfasst, denn nun kommt die Bestückung des Messestandes hinzu: Faltblätter, Werbemittel, Infomaterialien, Büromaterial und Präsentationsmittel. Auch Möbel und Dekoration gehören in diese Kategorie. Wenn ihr für euren Messeauftritt im Vorfeld werben möchtet, (und das solltet ihr dringend tun) benötiget ihr Mailings, Anzeigen und Newsletter. Rechnet alles in allem mit 3.000 Euro, aber Vorsicht: Geht strukturiert an die Dienstleister-Suche heran. Holt euch mindestens drei Vergleichsangebote ein und versucht, den gesamten Auftrag an eine Agentur zu vergeben. So könnt ihr an dieser Stelle unnötige Ausgaben vermeiden.
• Last but not least sollte der Punkt „Personal“ in der Kalkulation auftauchen. Wie oben erwähnt, sind hier einige Dinge zu beachten. Rechnet mit etwa 2.000 Euro pro Person.
• Insgesamt kann so leicht eine stattliche Summe von bis zu 15.000 Euro zusammenkommen.

Weitere Tipps zu eurem Budget für eine Messe findet ihr in diesem Fachartikel: Startup auf der Messe: Die Kosten für einen Messestand richtig kalkulieren

Fehler Nummer 4: Keine oder falsche Werbeartikel

Gut ausgewählte Werbeartikel spielen im Marketing eine große Rolle und sind vorrangig auf Messen üblich. Ein Werbegeschenk spricht den potenziellen Kunden auf eine ganz andere Art und Weise an, als ein Flyer es tun würde. In einem Werbegeschenk schwingt immer eine freundliche Grundstimmung mit, eine positive Verbindung mit dem werbenden Unternehmen wird bereits auf einer unterbewussten ebene erschaffen. Werbegeschenke müssen zu einem Unternehmen passen, wie thematisch, so auch optisch. Beliebt sind auch Werbeartikel, die gemeinsam mit Printmedien in eine passend bedruckte Tragetasche verpackt werden. Individuelle Taschen haben einen großen Vorteil, eine sichtbare und sich in der Öffentlichkeit bewegende Werbefläche zu sein und auch Interesse anderer Menschen zu wecken.

Werbeartikel unterteilen sich in allgemeine, sprich universal einsetzbare Werbemittel, sowie spezialisierte Give-Aways. Zu den universellen Werbegeschenken gehören z. B. Klassiker, wie Kugelschreiber, Schlüsselbänder, Notizblöcke oder andere Büroartikel. Spezialisierte Werbemittel beziehen sich auf den Betätigungsbereich des Unternehmens. So sind beispielsweise Unternehmen, die mit Kindern oder Lebensmitteln zu tun haben, häufig sehr erfinderisch. Buntes Spielzeug, Süßigkeiten, Malstifte, Artikel für Haus und Küche sind beliebte Give-Aways, die auch thematisch sehr treffend sind und das richtige Publikum ansprechen. Alles, was eine Oberfläche hat, kann zum Zweck „Werbegeschenk“ verwendet werden. Spezialisierte, individuelle Werbegeschenke haben eine deutlich höhere Effektivität, als universal einsetzbarer Artikel.

Fehler Nummer 5: Fehlende Kompetenz vor Ort

Zwischen den hunderten, teils tausenden Werbeständen möchte man gesehen werden. Die Messebesucher bleiben an jedem Strand durchschnittlich eine Minute stehen. Umso wichtiger ist es, eine offene, motivierende und charismatische Person am Messestand zu haben. Bei jedem Kunden hat man nur eine Chance, diesen für das Unternehmen zu interessieren. Es ist wichtig, möglichst viele Interessenten zu sammeln, um auch nur wenige Kunden aus dem Pool der Messebesucher mitnehmen zu können.

Dies bedarf einer hohen Sozialkompetenz, einem sympathischen Auftreten sowie der Fähigkeit, glaubhaft positiv das Produkt oder Dienstleistung vorzustellen. Für den ersten Eindruck hat man nur wenig Zeit. In nur eine Minute muss man das schaffen, die Messebesucher für einen verlängerten Zeitraum an ihrem Stand zu behalten, so ist empfehlenswert, die besten Mitarbeiter mit einer hohen Sozialkompetenz für diesen Job einzusetzen. Einige Unternehmen nutzen kleine Besonderheiten, die bei den Messebesuchern grundsätzlich auf Interesse stoßen. Auch umfassendes Fachwissen zum Thema ist unerlässlich: Der Mitarbeiter muss in der Lage sein, potenzielle Kunden geduldig und fachlich sehr kompetent zu beraten.

Habt ihr diese fünf Kernprobleme umschifft, dann seid ihr bereits gut für euren Messeauftritt gerüstet – auch wenn es durchaus weitere Fallstellen gibt. In jedem Falle solltet ihr die Messe nicht einfach als Pflichttermin abreissen – wie ihr oben sehen könnt, kostet das nur viel Geld und bringt vergleichbar wenig.