Basics Mes­se-Pla­nung: Die­se fünf Feh­ler bei eurem Mes­se­auf­tritt soll­tet ihr unbe­dingt vermeiden

Für Start­ups sind Mes­sen eine gute Gele­gen­heit, sich vor der poten­zi­el­len Ziel­grup­pe oder vor Inves­to­ren zu prä­sen­tie­ren. Doch wie beim Pitch ist gute Vor­be­rei­tung alles, um vor kri­ti­schen Augen zu bestehen. Wor­auf ihr unbe­dingt ach­ten soll­tet und wel­che Feh­ler ihr ver­mei­den soll­tet, erfahrt ihr hier.

Direkt­mar­ke­ting betrei­ben, Geschäfts­kon­tak­te knüp­fen, das eige­ne Pro­dukt einer grö­ße­ren Zahl poten­zi­el­ler Kun­den prä­sen­tie­ren – es gibt ein paar wich­ti­ge Argu­men­te, war­um Grün­der auf Mes­sen prä­sent sein soll­ten. Zumal es inzwi­schen vie­le expli­zi­te Start­up-Mes­sen gibt und auch die gro­ßen Events wie etwa die CeBit oder die Inter­na­tio­na­le Funk­aus­stel­lung extra Start­up Cor­ner eta­bliert haben. Doch wie jeder Schritt nach drau­ßen ist auch ein Mes­se­auf­tritt nur so gut wie sei­ne Vor­be­rei­tung. Die ist umso wich­ti­ger, als ihr als jun­ge Grün­der nicht auf ein gro­ßes Bud­get etwa für einen Mes­se­stand zurück­grei­fen könnt. Die Auf­ga­be ist also klar: Gut über­legt mit den ver­füg­ba­ren Mit­tel und viel­leicht mit einer Pri­se Gue­ril­la-Mar­ke­ting euren Mes­se­stand planen.

Wie ihr die fünf häu­figs­ten Feh­ler bei einem Mes­se­auf­tritt ver­mei­det, erklä­ren wir euch hier.

Feh­ler Num­mer 1: Die fal­sche Messe

Was auf den ers­ten Blick kaum mög­lich erscheint, ist einer der häu­figs­ten Feh­ler, den jun­ge Unter­neh­men bei der Orga­ni­sa­ti­on einer Mes­se bege­hen. In vie­len Fäl­len sind die Prio­ri­tä­ten falsch gesetzt. Bei­spiel­wei­se ent­schei­den sich jun­ge Unter­neh­mer, vor allem wenn das Bud­get gering ist, für Mes­sen, die mög­lichst in der Nähe statt­fin­den und gerin­ge Gebüh­ren ver­lan­gen. Dabei wird weni­ger auf die Spe­zia­li­sie­rung und die Erwar­tun­gen der Gäs­te ein­ge­gan­gen, viel­mehr wird das Orga­ni­sie­ren eines Mes­se­stands an sich für bereits reich­lich Enga­ge­ment gehalten.

Eine Über­sicht an Mes­sen fin­det ihr hier und spe­zi­ell für Grün­der pas­sen­de Mes­sen und Kon­fe­ren­zen gibt es in unse­rem aus­führ­li­chen Event­ka­len­der. Damit ihr kei­ne mehr ver­passt, könnt ihr euch auch in unse­rem News­let­ter anmel­den.

Des­halb: Defi­nie­re das Ziel dei­nes Messeauftritts

Ein Besuch auf einer Mes­se ist nicht ganz kos­ten­güns­tig, daher ist es fatal, das Wer­be­bud­get für inef­fek­ti­ve und nicht durch­dach­te Pro­jek­te aus­zu­ge­ben. Schließ­lich ist ein Mes­se­be­such nur dann erfolg­reich, wenn durch die Prä­sen­ta­ti­on das Unter­neh­men neue Kun­den oder zumin­dest Inter­es­sen­ten gewinnt. Oder wenn ihr wich­ti­ge Geschäfts­kon­tak­te zu Inves­to­ren, Busi­ness Angels oder Koope­ra­ti­ons­part­nern knüp­fen könnt.

Check­lis­te: Ist das die rich­ti­ge Mes­se für mich?

Fol­gen­de Fra­gen soll­tet ihr euch stel­len und mit „Ja“ beant­wor­ten – nur dann ste­hen die Chan­cen gut, dass ihr die rich­ti­ge Mes­se für euren Bedarf aus­ge­wählt habt.

  • Wird mei­ne Ziel­grup­pe auf die­ser Mes­se in aus­rei­chen­der Zahl anwe­send sein?
  • Sind mei­ne Mit­be­wer­ber eben­falls präsent?
  • Infor­miert der Mes­se­ver­an­stal­ter genau über die erwar­te­ten Besucher?
  • Kann ich auf der Mes­se selbst etwas lernen?
  • Gibt es für Start­ups beson­de­re Ange­bo­te wie Pitch-Events?
  • Erwar­ten mei­ne Kun­den und Ver­triebs­part­ner mei­ne Anwesenheit?

Check­lis­te: Kann ich die­sen Mes­se­auf­tritt wirk­lich stemmen?

  • Sind die kom­plet­ten Kos­ten für die Mes­se­teil­nah­me klar berechnet?
  • Habe ich aus­rei­chend Per­so­nal, um den Mes­se­stand zu betreiben?
  • Bie­tet mir der Mes­se­be­trei­ber Hil­fe bei der Umsetzung?
  • Habe ich aus­rei­chend Res­sour­cen, um auch die Vor- und Nach­be­rei­tung für die Mes­se zu leisten?

Die Bekannt­ma­chung des Unter­neh­mens, also das Wer­ben, ist das Haupt­ziel bei einem Mes­se­be­such. Eine höhe­re Inves­ti­ti­on, bei­spiel­wei­se für eine län­ge­re Anrei­se oder höhe­re Teil­neh­mer­kos­ten, sind häu­fig die bes­se­re Ent­schei­dung. Eine Mes­se, die nicht die gesuch­te Ziel­grup­pe anspricht, wäre ein­fach nur eine Zeit- und Geldverschwendung.

Feh­ler Num­mer 2: Schlech­te Vorbereitung

Nichts ist schlim­mer, als wenn ihr auf einer teu­ren Mes­se euren rie­si­gen Stand auf­ge­baut habt und dann das essen­ti­el­le ver­ges­sen habt: zum Bei­spiel, aus­rei­chend Per­so­nal am Stand, um den Andrang auch bewäl­ti­gen zu kön­nen. Neben der Pla­nung ist eine früh­zei­ti­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on eurer Plä­ne beson­ders sinn­voll… denn über einen erfolg­rei­chen Mes­se­stand ent­schei­det schon das Mar­ke­ting vor der Messe.

Check­lis­te für eine erfolg­rei­che Messevorbereitung

  • Recht­zei­ti­ge Anmel­dung beim Veranstalter
  • Pas­sen­des moti­vier­tes Per­so­nal aus dem Team wäh­len und die­ses schulen
  • Die Anmel­dung bezahlen
  • Fahr­zeu­ge für den Trans­port planen
  • Reich­lich Print-Medi­en vorbereiten
  • Pas­sen­de Give-Aways auswählen
  • Design und Authen­ti­zi­tät planen
  • Möbel­stü­cke, z. B. Sitz­ge­le­gen­hei­ten für Mes­se­be­su­cher einplanen
  • High­lights planen
  • Stra­te­gie überlegen
  • Alle not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen sam­meln sowie For­mu­la­re für sofor­ti­ge Ver­trä­ge entwerfen
  • Spe­zi­al­an­ge­bo­te für Mes­se­be­su­cher planen
  • Bei län­ge­ren Ver­an­stal­tung: Zei­ten für die Mit­ar­bei­ter aufstellen
  • Lebens­mit­tel- sowie Geträn­ke­ver­sor­gung sicherstellen
  • Kol­le­gen für den Auf­bau, Abbau und Trans­port einteilen

Mes­se­kon­tak­te schon vor der Messe

Laut einer Unter­su­chung der Mes­se Frank­furt star­ten rund die Hälf­te der Fach­be­su­cher ihre Vor­be­rei­tun­gen drei Mona­te vor Mes­se­be­ginn, zu 62% infor­mie­ren sie sich über das Inter­net. Das soll­tet ihr wis­sen und nutzen:

  • Nutzt eure Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge (Web­site, News­let­ter, E-Mail-Signa­tur, Soci­al Media), um auf die Mes­se und eure Anwe­sen­heit hinzuweisen
  • Ver­ein­bart schon vor­ab Ter­mi­ne mit Part­nern, Kun­den und poten­zi­el­len Neukunden
  • Nutzt alle Kanä­le der Mes­se, auch die Mes­se-Grup­pen in beruf­li­chen Netz­wer­ken wie Xing oder Lin­kedIn sowie Online-Fachportale

Feh­ler Num­mer 3: Falsch kal­ku­lier­tes Budget

Eine Mes­se kos­tet Geld, ohne ein Bud­get für das Mar­ke­ting ist kei­ne Teil­nah­me an einer Ver­an­stal­tung mög­lich. Vie­le Unter­neh­mer, die noch kei­ne oder wenig Erfah­rung mit Mes­se­stän­den haben, ver­schät­zen sich häu­fig und pla­nen zu wenig finan­zi­el­le Mit­tel für den Mes­se­be­such ein. Das sind die klas­si­schen Kos­ten­fak­to­ren, die ihr beach­ten solltet:

  • Platz­mie­te bzw. die Teilnahmegebühr
  • Equip­ment zur Mie­te oder gekauft
  • Wer­be­mit­tel und Print­me­di­en wie Fly­er, Pla­ka­te, Unter­neh­mens­bro­schü­ren etc
  • Mie­te für Fahrzeuge
  • Bezah­lung der Mit­ar­bei­ter, even­tu­ell zusätz­li­che Hosts, Hostessen

Ihr soll­tet auch nicht ver­ges­sen, dass euch neben den Kos­ten direkt an den Event­ta­gen wei­te­re Kos­ten wie Fahr­ten, Vor­be­rei­tung etc entstehen.

Außer­dem spart nicht an der fal­schen Stel­le: Auf einer Mes­se begeg­net man poten­ti­el­len Kun­den und hat die Auf­ga­be, in kür­zes­ter Zeit nach­hal­tig in Erin­ne­rung zu blei­ben. Der Stand sowie sämt­li­che Arti­kel, die ein Kun­de in die Hand bekommt, müs­sen hoch­wer­tig sein und zum Kon­zept eures Unter­neh­mens pas­send aus­se­hen. Selbst­ver­ständ­lich ist der Kos­ten­punkt für hoch­wer­ti­ge, pro­fes­sio­nell ange­fer­tig­te Fly­er, Visi­ten­kar­ten, Give-Aways oder Gut­schei­ne hoch. Der Preis für min­der­wer­ti­ge, bil­lig aus­se­hen­de Wer­be­mit­tel ist aber noch höher: Die­se hal­ten die Kun­den fern.

So soll­tet ihr euren Mes­se­stand kal­ku­lie­ren – Beispielrechnung

  • Für den Stand soll­tet ihr etwa 60 bis 70 Pro­zent eures gesam­ten Mes­se-Etats kal­ku­lie­ren. Spar­tipp: Kurz vor Mes­se­be­ginn stei­gen die Stand­ge­büh­ren, nutzt also Früh­bu­cher-Rabat­te. Der Stand­ver­leih und die anfal­len­den Neben­kos­ten dürf­ten sich auf 3.000 bis 4.000 Euro belau­fen, aus­ge­hend von einer Stand­flä­che von etwa 20 Qua­drat­me­tern. Mes­se­ver­an­stal­ter berech­nen näm­lich zir­ka 150 bis 200 Euro pro Quadratmeter.
  • Den Auf­bau des Stan­des soll­ten spe­zia­li­sier­te Mes­se­bau-Fir­men über­neh­men. Rech­net hier noch ein­mal mit bis zu 6.000 Euro. Extra­kos­ten ver­ur­sa­chen Agen­tu­ren, die ihr beauf­tragt, um euren Stand optisch ein­la­dend zu gestal­ten. Hier emp­fiehlt es sich immer, Ver­gleichs­an­ge­bo­te einzuholen.
  • Damit sind natür­lich noch nicht alle Kos­ten erfasst, denn nun kommt die Bestü­ckung des Mes­se­stan­des hin­zu: Falt­blät­ter, Wer­be­mit­tel, Info­ma­te­ria­li­en, Büro­ma­te­ri­al und Prä­sen­ta­ti­ons­mit­tel. Auch Möbel und Deko­ra­ti­on gehö­ren in die­se Kate­go­rie. Wenn ihr für euren Mes­se­auf­tritt im Vor­feld wer­ben möch­tet, (und das soll­tet ihr drin­gend tun) benö­ti­get ihr Mai­lings, Anzei­gen und News­let­ter. Rech­net alles in allem mit 3.000 Euro, aber Vor­sicht: Geht struk­tu­riert an die Dienst­leis­ter-Suche her­an. Holt euch min­des­tens drei Ver­gleichs­an­ge­bo­te ein und ver­sucht, den gesam­ten Auf­trag an eine Agen­tur zu ver­ge­ben. So könnt ihr an die­ser Stel­le unnö­ti­ge Aus­ga­ben vermeiden.
  • Last but not least soll­te der Punkt „Per­so­nal“ in der Kal­ku­la­ti­on auf­tau­chen. Wie oben erwähnt, sind hier eini­ge Din­ge zu beach­ten. Rech­net mit etwa 2.000 Euro pro Person.
  • Ins­ge­samt kann so leicht eine statt­li­che Sum­me von bis zu 15.000 Euro zusammenkommen.

Wei­te­re Tipps zu eurem Bud­get für eine Mes­se fin­det ihr in die­sem Fach­ar­ti­kel: Start­up auf der Mes­se: Die Kos­ten für einen Mes­se­stand rich­tig kalkulieren

Feh­ler Num­mer 4: Kei­ne oder fal­sche Werbeartikel

Gut aus­ge­wähl­te Wer­be­ar­ti­kel spie­len im Mar­ke­ting eine gro­ße Rol­le und sind vor­ran­gig auf Mes­sen üblich. Ein Wer­be­ge­schenk spricht den poten­zi­el­len Kun­den auf eine ganz ande­re Art und Wei­se an, als ein Fly­er es tun wür­de. In einem Wer­be­ge­schenk schwingt immer eine freund­li­che Grund­stim­mung mit, eine posi­ti­ve Ver­bin­dung mit dem wer­ben­den Unter­neh­men wird bereits auf einer unter­be­wuss­ten ebe­ne erschaf­fen. Wer­be­ge­schen­ke müs­sen zu einem Unter­neh­men pas­sen, wie the­ma­tisch, so auch optisch. Beliebt sind auch Wer­be­ar­ti­kel, die gemein­sam mit Print­me­di­en in eine pas­send bedruck­te Tra­ge­ta­sche ver­packt wer­den. Indi­vi­du­el­le Taschen haben einen gro­ßen Vor­teil, eine sicht­ba­re und sich in der Öffent­lich­keit bewe­gen­de Wer­be­flä­che zu sein und auch Inter­es­se ande­rer Men­schen zu wecken.

Wer­be­ar­ti­kel unter­tei­len sich in all­ge­mei­ne, sprich uni­ver­sal ein­setz­ba­re Wer­be­mit­tel, sowie spe­zia­li­sier­te Give-Aways. Zu den uni­ver­sel­len Wer­be­ge­schen­ken gehö­ren z. B. Klas­si­ker, wie Kugel­schrei­ber, Schlüs­sel­bän­der, Notiz­blö­cke oder ande­re Büro­ar­ti­kel. Spe­zia­li­sier­te Wer­be­mit­tel bezie­hen sich auf den Betä­ti­gungs­be­reich des Unter­neh­mens. So sind bei­spiels­wei­se Unter­neh­men, die mit Kin­dern oder Lebens­mit­teln zu tun haben, häu­fig sehr erfin­de­risch. Bun­tes Spiel­zeug, Süßig­kei­ten, Mal­stif­te, Arti­kel für Haus und Küche sind belieb­te Give-Aways, die auch the­ma­tisch sehr tref­fend sind und das rich­ti­ge Publi­kum anspre­chen. Alles, was eine Ober­flä­che hat, kann zum Zweck „Wer­be­ge­schenk“ ver­wen­det wer­den. Spe­zia­li­sier­te, indi­vi­du­el­le Wer­be­ge­schen­ke haben eine deut­lich höhe­re Effek­ti­vi­tät, als uni­ver­sal ein­setz­ba­rer Artikel.

Feh­ler Num­mer 5: Feh­len­de Kom­pe­tenz vor Ort

Zwi­schen den hun­der­ten, teils tau­sen­den Wer­be­stän­den möch­te man gese­hen wer­den. Die Mes­se­be­su­cher blei­ben an jedem Strand durch­schnitt­lich eine Minu­te ste­hen. Umso wich­ti­ger ist es, eine offe­ne, moti­vie­ren­de und cha­ris­ma­ti­sche Per­son am Mes­se­stand zu haben. Bei jedem Kun­den hat man nur eine Chan­ce, die­sen für das Unter­neh­men zu inter­es­sie­ren. Es ist wich­tig, mög­lichst vie­le Inter­es­sen­ten zu sam­meln, um auch nur weni­ge Kun­den aus dem Pool der Mes­se­be­su­cher mit­neh­men zu können.

Dies bedarf einer hohen Sozi­al­kom­pe­tenz, einem sym­pa­thi­schen Auf­tre­ten sowie der Fähig­keit, glaub­haft posi­tiv das Pro­dukt oder Dienst­leis­tung vor­zu­stel­len. Für den ers­ten Ein­druck hat man nur wenig Zeit. In nur eine Minu­te muss man das schaf­fen, die Mes­se­be­su­cher für einen ver­län­ger­ten Zeit­raum an ihrem Stand zu behal­ten, so ist emp­feh­lens­wert, die bes­ten Mit­ar­bei­ter mit einer hohen Sozi­al­kom­pe­tenz für die­sen Job ein­zu­set­zen. Eini­ge Unter­neh­men nut­zen klei­ne Beson­der­hei­ten, die bei den Mes­se­be­su­chern grund­sätz­lich auf Inter­es­se sto­ßen. Auch umfas­sen­des Fach­wis­sen zum The­ma ist uner­läss­lich: Der Mit­ar­bei­ter muss in der Lage sein, poten­zi­el­le Kun­den gedul­dig und fach­lich sehr kom­pe­tent zu beraten.

Habt ihr die­se fünf Kern­pro­ble­me umschifft, dann seid ihr bereits gut für euren Mes­se­auf­tritt gerüs­tet – auch wenn es durch­aus wei­te­re Fall­stel­len gibt. In jedem Fal­le soll­tet ihr die Mes­se nicht ein­fach als Pflicht­ter­min abreis­sen – wie ihr oben sehen könnt, kos­tet das nur viel Geld und bringt ver­gleich­bar wenig.

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