Zeiterfassung-Apps: die besten Tools im Vergleich | Übersicht 2024

Zeiterfassung-Apps im Vergleich 2024: Ob selbstständig, Freelancer oder Startup – um seine Projektzeiten abrechnen zu können und den Überblick für das eigene Zeitmanagement zu erhalten, braucht es ein Zeiterfassungstool. Wir haben die besten Zeiterfassungs-Apps getestet und hier für euch zusammengestellt, inkl. Beschreibung, Preise, Links und Empfehlungen.

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Zeiterfassung-Apps – wichtiger denn je

Zeiterfassung-Apps für die einfache und digitale Dokumentation der Arbeitszeit – das Thema ist aktueller denn je. Ob selbstständig, Freelancer, Angesteller oder freier Mitarbeiter: um Projektzeiten abrechnen zu können und den Überblick für das eigene Zeitmanagement zu erhalten, braucht es ein Zeiterfassungstool. Und auch für Startups, die oft dezentral miteinander arbeiten, ist es wichtig, den Personalaufwand für Projekte kundengenau zu erfassen.

Auf Zettel geschriebene Zeiten helfen da kaum und bevor man sich eine selbst kreierte Excel-Liste erstellt, greift man doch besser zu einem guten Zeiterfassungs-Programm online. Doch auch das sei gesagt: Die Zeiterfassung ist ein viel diskutiertes Thema: Welche Rechte genieße ich als Arbeitnehmer? Worauf muss ich als Arbeitgeber achten? In unseren Fachartikel haben wir Tipps und Tricks zur klassischen Zeiterfassung am Arbeitsplatz zusammengefasst. Für Details der Angebote schaut auf die Screenshots mit dem Funktionsumfang der jeweiligen Zeiterfassungs-Apps.

Unsere Empfehlung
Papershift macht Zeiterfassung einfach und intuitiv

Zeit ist Geld, heisst es – sie ist aber noch viel mehr: eine wichtige Ressource. Papershift bietet eine ideale Lösung, um die Personalplanung so effizient wie möglich zu gestalten: Schichtplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Urlaubsplanung vereint in einer Anwendung. Am Ende haben alle: mehr Zeit.

Eure Vorteile mit Papershift
  • immer verfügbar, auf jedem Gerät von überall
  • Dienstplan erstellen
  • Abwesenheiten verwalten
  • zuverlässige Zeiterfassung per Mobile App, Browser-Stempeluhr oder Dienstplan
  • automatische Stundenabrechnung
  • vielseitige Add-Ons für individuelle Bedürfnisse

Jetzt kostenlos starten

Top 4 Zeiterfassung-Apps für Projekte & Teams

Clocko:do – die digitale Stempeluhr

Arbeitstag starten, Pausen erfassen, Arbeitstag beenden: Die Zeiterfassung ist das Herz von Clockodo. Ob am Mac/PC oder als offline-fähige mobile App – die Zeiterfassung funktioniert schnell und unkompliziert. Aus den erfassten Daten könnt ihr nach Projekten, Kunden, Mitarbeitern und Zeiträumen filtern und könnt Überstunden, Urlaubszeiten, Krankheitstage, Pausen und Zuschläge als Exceldaten für eure Lohnbuchhaltung exportieren. Sicher, komfortabel und Mindestlohngesetz-konform. Ihr könnt eure Abrechnungs- und Lohnbuchhaltungssoftware direkt über die Schnittstellen oder die Programmierschnittstelle (API) anbinden oder die CSV-Exporte nutzen. Und das Tool ist auf deutsch verfügbar! 

Preis: ab 4 € pro Nutzer und Monat

Testversion: 14 Tage kostenlose Testphase 

Web: www.clockodo.com/de/

Screenshot der digitalen Stempeluhr von clockodo zeigt klares Design mit Fokus auf Funktionalität.Papershift – Schichtplantool mit integrierter Zeiterfassung

Papershift legt nicht den Fokus nicht nur auf die Zeiterfassung. Die Software liefert die Schichtplanung, in einfachen Schritten erstellt ihr euren Dienstplan und legt für jeden Arbeitsbereiche Schichten fest. Als nächstes weist ihr euren Mitarbeiter per Klick den Schichten zu – oder lasst das die Mitarbeiter selbst machen. Außerdem verwaltet ihr Dienstpläne, Abwesenheiten, Urlaub oder Zeiterfassungen von jedem beliebigen Endgerät einfach online. Für die Arbeitszeiterfassung stehen verschiedene Methoden der Zeiterfassung zB via Stempeluhr oder online zur Verfügung. 

Preis: – 

Testversion: 14 Tage 

Web: www.papershift.com

Bitrix24 – Arbeitszeiterfassung

In Bitrix24 gibt es zwei Arten der Zeiterfassung: eine für Aufgaben und Projekte, die eine einfache Abrechnung mit dem Kunden ermöglicht, sowie eine für eure Mitarbeiter, die für Dienstpläne, die Gehaltsabrechnung oder ähnliche Zwecke genutzt werden kann. Dies macht Bitrix24 zu einer umfassenden Lösung, die sowohl die Bedürfnisse von Freelancern als auch von Unternehmen mit Mitarbeitern abdeckt. Besonders gut gefällt uns die minutengenaue Erfassung von Aufgaben. Das ist ein großer Vorteil gerade für Freelancer, da für die Honorarkalkulation wichtig ist zu wissen, welchen zeitlichen Aufwand einzelne Arbeitsschritte in vorherigen Projekten erforderten. Bonus für alle Teams, die viel und oft im Homeoffice arbeiten: neben der Arbeitszeiterfassung gibt es auch eine integrierte HD-Videochat-Funktion für bis zu 48 Teilnehmer.

Preis: Bitrix24 gibt es in einer kostenfreien Version 

Web: Bitrix24 Der Screenshot zeigt die Zeiterfassung für Aufgaben und Projekte von Bitrix24

Clickup – Kooperationstool mit Arbeitszeiterfassung

Großes Verwaltungsprogramm und Kooperationstool mit jeder Menge Apps, mit denen eure Mitarbeiter kommunizieren, gemeinsam planen und ihre Arbeit organisieren können. Clickup lohnt sich für alle, die ein einzelnes System für alle Funktionen wünschen – das hat auch den Vorteil, dass der Datenaustausch sicher läuft und ihr nicht erst schauen müsst, ob die Schnittstellen zusammenpassen. Und natürlich ist auch ein Zeiterfassungstool integriert. 

Preis: es gibt eine kostenfreie Variante, dann zwischen 5 $ pro Nutzer und Monat 

Testversion: – 

Web: clickup.com

Kostenlose Zeiterfassung-Apps für Freelancer

Insbesondere für den Start wünschen sich kleine Unternehmen und Gründer eine Zeiterfassungs-App, die wenig bis keine Kosten generiert.

Clockify – Zeiterfassung mit Berichten für Startups & Gründer

Zeiterfassung- und Arbeitszeittabelle-App, mit der sich Arbeitsstunden projektübergreifend erfassen lassen und ihr Produktivität, Anwesenheit und abrechenbare Stunden mit einem einfachen Zeiterfassungssystem und einer Arbeitszeittabelle erfassen könnt.  

Preis: unbegrenzte Nutzeranzahl, kostenlos 

Web: clockify.me

GetHarvest – Integratives Zeiterfassungs-Tool

Intuitive Lösung zur Erfassung von Arbeitszeiten und Projekten, die es eurem Team so einfach wie möglich macht, mit Apps auf allen Geräten zu erfassen. Harvest lässt sich in die Tools integrieren, die ihr bereits verwendet, es erstellt automatisierte Erinnerungen, um euerem Team dabei zu helfen, die Zeit regelmäßig und genau zu erfassen. Ihr verfolgt die Stunden und nutzt eine große Auswahl an visuellen Berichten, die dazu beitragen, dass Projekte reibungslos ablaufen. 

Preis: kostenfrei für einen Nutzer und 2 Projekte, danach 10,80 $ pro Monat und Nutzer 

Web: www.getharvest.com

toggl – kostenfreies Zeiterfassungstool für kleine Teams

Toggl Track konzentriert sich auf die genaue und vor allem leicht zugängliche Zeiterfassung, besonderes Hauptaugenmerk wird auf die Integration in andere Tools gelegt… so bleibt eure Zeiterfassung nicht im Tool liegen sondern kann in euer Projektmanagement, Abrechnungssysteme usw integriert werden.

Preis: kostenlos bis 5 Nutzer, danach ab 9 Euro pro Nutzer und Monat

Web: toggl.com/track/

Stechuhr X – einfache Zeiterfassung mit MacOS

Zeiterfassung-Apps müssen nicht alles können: Stechuhr macht nicht viel – das aber gut. Wenn ihr über ein Apple-Produkt verfügt, könnt ihr mit dieser App einfach eure Zeiten tracken. Für Freelancer, die nur eine Übersicht ihrer Arbeitszeiten für die einzelnen Projekte benötigen, genau das richtige.  

Preis: kostenlos

Web:  Applestore

Mobile Zeiterfassung im Handwerk

Für Handwerker und KMUs gibt es noch besondere Ansprüche – vor allem sollen Zeiterfassung-Apps einfach im Zugang sein.

clockin – Zeiterfassung für Handwerker

clockin wurde bewusst so einfach entwickelt, dass auch nicht-technikaffine Menschen direkt damit starten können. Ziel ist die kinderleichte Bedienung, ohne notwendige Schulungen und auch ohne großen Technikeinsatz. Dafür bietet das Unternehmen ein Service-Team mit Support-Hotline & Chat, 48h-Ticketsystem und vielen Tutorial-Videos bzw Support-Leitfäden. clockin richtet sich vor allem an Handwerksbetriebe, Gastronomie und Physiotherapie-Praxen.

Preis: ab 3,59 € pro Nutzer und Monat

Testversion: 14 Tage kostenlose Testphase

Web: www.clockin.de

Handwerker-Software Hero: Zeiterfassung und mehr

Hero ist eine Software, die sich direkt an Handwerker richtet und die gesamte Palette an Services bietet: von der Auftragserfassung und -verwaltung über die Mitarbeiterplanung,  Baustellendokumentation bis zum Rechnungsprogramm und zur Buchhaltung. Teil der modernen Cloud-Software inklusive App für Mobilgeräte ist auch die mobile Zeiterfassung. Mehr Details findet ihr in unserem Report Hero Software im Test.

Preis: eingeschränkte kostenlose Variante, Vollversion 29 Euro/Monat (Starter), 39 Euro/Monat (Pro)

Testversion: Hero-App 14 Tage kostenlos testen

Link zur Software: Hero

Screenshot der Hero App, der den Funktionsumfang wie Auftragsverwaltung oder Rechnungsprogramm der Software zeigt
Einfach zu bedienen, kann richtig viel: die Hero App ist viel mehr als nur eine digitale Zeiterfassung.

Handwerker-Software ToolTime: Online und mit Zeiterfassung

ToolTime ist ein Allrounder, der die  Angebots- und Rechnungserstellung, die Terminplanung und auch Arbeitsberichte in einer App integriert. Teil des Tools ist auch die mobile Zeiterfassung. Um Handwerkern den Einstieg zu erleichtern, bietet ToolTime eine kostenlose Demo mit persönlichem Termin.

Preis: ab 44 Euro pro Monat, Rabatte für Langnutzer. Bei Vertragsabschluss gibt es 250 Euro  geschenkt – als Gutschrift auf die erste Rechnung.

Testversion: kostenlose Demo

Link zur Software: ToolTime

Weitere Zeiterfassungs-Tools für Unternehmer & Startups

Goodtime – Arbeitszeit-Erfassung online

zeiterfassungtools-online-goodtimeBesitzt eigentlich alles was man braucht, inklusive Excel Exports der Reports. Eignet sich auch für ein kleines Team, pro Nutzer zahlt man etwas mehr als einen Euro pro Monat. Schön geht vielleicht anders, aber man kann es nutzen und für kleine Teams auch gebrauchen.  

Preis: 1,79 Euro pro Nutzer und Monat

Testversion: 30 Tage kostenlose Testphase

Web: www.goodtimerecording.com/de/

Timedoctor – Produktivität mit Zeiterfassung steigern

Time Doctor erstellt eine Zusammenfassung der für jedes Projekt, jeden Kunden und jede Aufgabe aufgewendeten Zeit. Ihr bekommt eine Übersicht, wie viel Zeit Mitarbeiter am Computer verbringen und wie lange ihre Pausen dauern. Tägliche und wöchentliche zusammenfassende E-Mail-Berichte erleichtern die Analyse von Mustern.

Preis: ab 5,90 $ pro Nutzer und Monat

Testversion: 14 Tage kostenlose Testphase

Web: www.timedoctor.com

Hubstaff – Mitarbeitertool mit Zeiterfassung

Großes Tool zur Mitarbeiterplanung, Projektkoordination und mit integriertem Zeiterfassungstool. Das Tool funktioniert auf allen Plattformen, Windows, Mac, Linux und über eine Google Chrome Erweiterung.  

Preis: ab 5,83 $ pro Nutzer und Monat

Testversion: 14 Tage kostenlose Testphase

Web: hubstaff.com

Mite – bequemes Online-Zeiterfassungs-Tool für Teams

zeiterfassungtools-online-mitemite ist ein schönes, auf die Funktionalität reduziertes Online-Tool zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeit. „Zeiterfassung ohne KlimBim“ bringt es Mite selbst auf den Punkt. Entworfen in enger Zusammenarbeit mit und für Teams und Freiberufler: Werbeagenturen, Architekten, Rechtsanwälte, Designer, Unis und und und. Mit Sicherheit eines der bekanntesten deutschen Online-Tool zur Zeiterfassung. Schlichtweg toll und keine versteckten Kostenfallen in den AGBs.

Preis: 5 Euro pro Nutzer und Monat

Testversion: 30 Tage volle Funktionalität

Web: mite.yo.lk/

Timr – die App von Arbeitszeiterfassung bis Fahrtenbuch

zeiterfassungtools-online-timrArbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Fahrtenbuch in einem. Für den anspruchsvolleren Nutzer, der alles aus einer Hand möchte, gehört Timr zu den Zeiterfassung-Apps der Wahl. Außerdem gibt es die Timr-App für alle gängigen Smartphone-Systeme. Gute Tutorials und ein Magazin mit vielen spannenden Tipps.  

Preise: 0 Euro Basispreis und 8 Euro pro Nutzer und Monat (Regular) / 29 Euro Basispreis und 8 Euro pro Nutzer und Monat (Plus) / 79 Euro Basispreis und 8 Euro pro Nutzer und Monat (Enterprise)

Testversion: 30 Tage

Web: www.timr.com/

Toggl – bekannte Time-Tracking-Software

zeiterfassungtools-online-togglKommt aus den USA und kann sowohl im Web, auf dem Desktop und mobil genutzt werden. Bietet verschiedene Schnittstellen. Per Stoppuhr wird manuell getrackt, auch für Teams geeignet. Reports können ebenfalls erstellt werden. Es können mehrere Projekte angelegt und getrackt werden. Einfache Bedienung, gut aufgbaut.

Preise: 10 Euro pro Nutzer und Monat (Pro) / 20 Euro pro Nutzer und Monat (Pro Plus) / 59 Euro pro Nutzer und Monat (Business)

Testversion:

Web: toggl.com

Xopido – webbasiertes Zeiterfassungstool

zeiterfassungtools-online-xopidoHier bekommt man eine Online-Zeiterfassung, die ein wenig aussieht wie Excel, sprich nicht wie das modernste aller Tools. Auf eine Vertragsbindung muss man sich auch einstellen. Aber dafür funktioniert das Projekt Zeiterfassung gut.  

Preise: 20 Euro Grundgebühr / 9.90 Euro pro jeden zusätzlichen Nutzer

Testversion: 30 Tage

Web: www.projekt-zeiterfassung.net

Atoss – Arbeitszeitmanagement – Zeiterfassung ganz professionell

zeiterfassungtools-online-atoss„Stempeln“ per Telefon, Smartphone, Notebook, Internet, Kassensystem, Software- oder Hardware-Terminal. Oder automatisch beim Tür öffnen – Zeiten und Tätigkeiten werden da erfasst, wo sie anfallen. Mit Atoss hat man die hochprofessionelle Variante der Zeiterfassung-Apps. Und ihr könnt weitere Services wie Mitarbeiterplanung darüber organisieren.

Testversion: nein

Web: www.atoss.com/kmu/zeiterfassung

zep – online Zeiterfassung, Reisekosten & Controlling

zeiterfassungtools-online-zepZEP steht für Zeit-Erfassung für Projekte und ist die seit 2000 als webbasierte Lösung für projektorientiertes Arbeiten am Markt. Kernfunktionen sind optimierte online Zeiterfassung, Erstellen von Zeitnachweisen, Berechnung von Reisekosten sowie Projektmanagement und Projekt-Controlling. Besonders gut: monatliche Kündigung möglich und viele optionale Services, die man modular dazu buchen kann.

Preise: 10 Euro Grundgebühr pro Nutzer + Services, die man einzeln dazu buchen kann, von Reisekostenabrechnung bis Salesforce-Schnittstelle

Testversion: 30 Tage

Web: www.zep.de

Jephi – Projektverwaltung mit Zeiterfassung

Jephi ist eine Projektverwaltungssoftware, die alle relevanten Projektinformationen an einem Ort sammelt, ob To-Do-Listen, Notizen, Linksammlungen und auch die online erfassten Arbeitszeiten.    

Preise: 5 oder 10 Euro pro Monat

Testversion: 30 Tage

Web: www.jephi.de/

LogMyTime – Arbeitszeiterfassung ganz easy

zeiterfassungtools-online-logmytimeMit LogMyTime erfasst ihr online eure Arbeitszeiten für Projekte, Auftragsarbeiten und auch eure Personalzeit live per Stoppuhr oder nachträglich. Auch übersichtliche Auswertungen lassen sich einfach erstellen. Alle Daten werden am PC, Mac oder mit Zeiterfassung-Apps für verschiedene Betriebssysteme per Smartphone erfasst und automatisch zusammengeführt. Ein großes Plus: Bei LogMyTime schreibt man Datensicherheit groß. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in Deutschland.

Preise: 6,95 Euro (inkl. 19% deutsche Umsatzsteuer) pro Monat und Mitarbeiter

Testversion: 30 Tage

Web: www.logmytime.de

Timenote – Online Zeiterfassung inkl. Effizient-Grafiken

zeiterfassungtools-online-timenoteZeitnot gehört dem Ende an, schließlich ist alles gutes Management. Timenote gibt es jetzt in der Version 2.0: Die Online-Projekt-Zeiterfassung wurde auf Basis von User-Feedback überarbeitet, das Design erneuert, die Bedienbarkeit einfacher gestaltet und bestehende Funktionen wurden verbessert und neue hinzugefügt. Die Anwendung ist jetzt mehrsprachig, die Seiten können dem Look and Feel des Anwenders angepasst werden, Wochen-Arbeitstage, Wochenarbeitsstunden und Arbeitsstunden pro Tag sind konfigurierbar und können auch für einzelne Mitarbeitern abweichend festgelegt werden. Und in der Auswertung gibt es neue Effizienz-Grafiken, die verfügbare Stunden, erfasste Stunden und verrechenbare Stunden gegenüberstellen sowie Kuchendiagramme, die für „Kunden“, „Mitarbeiter“, „Projekte“ und „Leistungen“ wählbar sind.

Preise: 5 Euro (inkl. 19% deutsche Umsatzsteuer) pro Monat und Mitarbeiter

Testversion: 30 Tage

Web: www.timenote.de

Crewmeister – großes Zeiterfassungstool für Profis

Zeiterfassung aus Deutschland – mit Urlaubsplaner, Schichtplaner und minutengenauer Arbeitszeiterfassung. Die Daten können auch über GPS-Standort erfasst werden und können euren Projekten zu geordnet werden. Mit einem Klick lassen sich alle erfassten Daten aus der digitalen Zeiterfassung als ganz normale Excel-Datei herunterladen oder über eine Datev-Schnittstelle exportiert werden.

Preise: ab 11,90 Euro pro Monat

Testversion: 14 Tage

Web: crewmeister.com

shiftbase – Personalplanung und Zeiterfassung im Fokus

Dienstplan, Zeiterfassung, Urlaubsplanung – shiftbase konzentriert sich auf den Kern der Zeiterfassung und Personalplanung. Integiert ist eine Online Stempeluhr, es gibt eine mobile App und jede Menge Statistiken. Eine Reihe von Integrationen sorgen dafür, dass ihr eure Daten auch an weitere Tools übergeben könnt, etwa an Datev.

Preise: kostenlose Version Dienstplan für max. 75 Mitarbeiter, Starter-Version 3 Euro/Mitarbeiter mit Zeiterfassung usw., Premium 4 Euro/Mitarbeiter mit allen Funktionen

Testversion: ja

Web: www.shiftbase.com/de/

Personio – Personalplanung und Zeiterfassung aus Deutschland

Personio, gegründet am Center for Digital Technology & Management (CDTM) in München, bietet eine Software für die komplette Personalverwaltung, Personalplanung und Abrechnung. Teil der App ist auch die Zeiterfassung.  

Preise: drei verschiedene Pakete

Testversion: ja

Web: www.personio.de

Fazit

Stundenzettel auf Papier oder in Excel – kann man machen. Es geht aber auch effizienter: Wenn ihr den Aufwand im Backoffice gering haltet, könnt ihr euch besser um euer Kerngeschäft kümmern. Dabei kann die Nutzung von Zeiterfassung-Apps ein guter und zeitsparender Schritt sein. Abgesehen davon, dass ihr damit euren Mitarbeitenden auch zeigt, dass ihr nicht komplett outdated seid.

Zeiterfassung-Apps – FAQs

Welches Zeiterfassungssystem passt für Kleinbetriebe?

Es gibt eine ganze Reihe von Zeiterfassungstools, darunter solche, die sich auf Handwerksbetriebe spezialisiert haben, andere bieten einfache Zeiterfassung kostenlos. Wir haben die gesamte Übersicht passender Zeiterfassungs-Apps zusammengestellt.

Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Allerdings werden die Richtlinien aktuell überarbeitet.

Wird die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Die elektronische Zeiterfassung soll Pflicht werden - doch bisher ist das nur ein Plan und kein Gesetz,

Wer kontrolliert die Zeiterfassung?

Das Arbeitszeitgesetz wird von den Arbeitsschutzbehörden kontrolliert. Das heißt ganz praktisch, dass der Zoll vor eurer Tür stehen kann. Aber auch im Rahmen einer Betriebsprüfung können eure Unterlagen im Nachhinein geprüft werden.

Wie funktioniert die elektronische Zeiterfassung?

Im Prinzip funktioniert die Zeiterfassung elektronisch ähnlich der klassischen Stempeluhr... durch einen Impuls wird der Startstempel ausgelöst und durch einen weiteren das Ende der Arbeitszeit. Die elektronischen Tools können dies aber sehr viel genauer und vor allem integrativer: ihr könnt Arbeitszeiten bestimmten Projekten zuordnen, ihr könnt verschiedene Arbeitszeitphasen definieren und vor allem ist es möglich, die aufgezeichneten Zeiten in eure Lohnabrechnung und Mitarbeiterverwaltung zu übertragen.

 

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