Buchführungspflicht

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Die Buchführung ist schon im Eigeninteresse jedes Kaufmanns notwendig und wichtig. Darüber hinaus sieht der Gesetzgeber aber für bestimmte Gruppen von Gewerbetreibenden eine gesetzlich festgelegte Buchführungspflicht vor. Andere Gewerbetreibende sind dagegen wiederum durch die geltende Aufzeichnungspflicht zur exakten Buchführung verpflichtet.

Wer ist verpflichtet, Bücher zu führen? Die Buchführungspflicht gilt für:

Grundsätzlich einmal nach dem HGB § 1-7 alle Kaufleute. Dazu gehören auch der sogenannte Kannkaufmann, der Formkaufmann, der Scheinkaufmann und der Fiktivkaufmann, wie sie das HGB vorsieht.

Kannkaufmann ist, wer entweder ein Kleingewerbe oder einen land- und forstwirtschaftlichen Geschäftsbetrieb besitzt, der ihn nach HGB nicht zum Kaufmann macht, und dabei dennoch die Möglichkeit nutzt, seinen Gewerbebetrieb ins Handelsregister eintragen zu lassen. Nach der Eintragung ist er Kannkaufmann nach HGB.

Der Formkaufmann ist dagegen ein Gewerbetreibender, bei dem die Rechtsform eine Eintragung ins Handelsregister zwingend erforderlich macht. Die Rechtsformen, die eine Eintragung erforderlich machen sind unter anderem die GmbH, die AG, die OHG und die KG, ebenso eingetragene Genossenschaften (eG), dazu kommen die entsprechenden europäischen Rechtsformen, wie die europäische Genossenschaft.

Fiktivkaufleute sind Kaufleute, die zwar kein Handelsgewerbe betreiben, aber durch eine freiwillige Eintragung ins Handelsregister wie Kaufleute behandelt werden. Der Scheinkaufmann dagegen erweckt einem gutgläubigen Dritten gegenüber den Anschein, Kaufmann zu sein, und muss sich deshalb zwangsweise der Einstufung als Kaufmann unterwerfen.

Kleine Einzelkaufleute sind allerdings von der Buchführungspflicht befreit. Das regelt § 241a HGB.

Neben der handelsrechtlichen Verpflichtung gibt es aber auch noch eine steuerrechtliche Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Buchführung.

Steuerrechtlich ist man immer dann verpflichtet, Bücher zu führen, wenn der Gewerbebetrieb entweder mehr als 500.000 EUR Umsatz pro Kalenderjahr erwirtschaftet (dazu zählen auch steuerfreie Umsätze), oder im Wirtschaftsjahr mehr als 50.000 EUR Gewinn erwirtschaftet werden. Zusätzlich sind die Betreiber selbstbewirtschafteter land- und forstwirtschaftlicher Flächen automatisch zur Buchführung verpflichtet, wenn der Wirtschaftswert der Flächen 25.000 EUR übersteigt.

Buchführungspflicht, Aufzeichnungspflicht, Doppik

Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass sie jederzeit einem sachverständigen Dritten in annehmbarer Zeit eine fundierte Übersicht über die wirtschaftliche Lage des Betriebs erlaubt. Dafür wurden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung entwickelt, an die sich jeder zur Buchführung verpflichtete zu halten hat. Im Wesentlichen geht es dabei um „Wahrheit und Klarheit“ in jeder Situation.

Die doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung – oft auch Doppik genannt – ist ein System, das allen Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht, und die erforderlichen Zahlenwerte für die Erstellung der verpflichtenden Bilanz(en) ergibt. Bei der doppelten Buchhaltung oder Doppik wird jeder Geschäftsfall zweimal erfasst – einmal im Soll und einmal im Haben – natürlich auf unterschiedlichen Konten.

Öffentlich-rechtliche Institutionen und Körperschaften bedienen sich nur selten der Doppik, sondern buchen immer noch nach dem schon früher gebräuchlichen Prinzip der Kameralistik. Sie liefert praktisch annähernd die gleichen Aussagen wie die doppelte Buchhaltung, ist in manchen Fällen etwas übersichtlicher, in anderen Fällen wiederum komplizierter. Die Buchungen erfolgen dennoch völlig anders.

Buchführungspflicht – Aufzeichnungspflicht

Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, hat dennoch nach § 22 UStG eine Aufzeichnungspflicht für alle Zahlungen und Einnahmen, das gilt für steuerpflichtige und steuerbefreite Beträge. Es müssen daneben die geltenden Steuersätze aufgezeichnet werden, ebenso das Datum des jeweiligen Geschäftsfalls.

Ausnahmen – vor allem Erleichterungen und Einschränkungen von dieser Pflicht – gibt es für land- und forstwirtschaftliche Betriebe, sofern sie nicht die oben genannten Größen nicht überschreiten (§ 24 UStG), und für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sowie für Unternehmer im Straßenhandel.

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