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Debi­to­ren­buch­hal­tung

Die Debi­to­ren­buch­hal­tung eines Unter­neh­mes beschäf­tigt sich mit der Erfas­sung, Ver­bu­chung und Über­wa­chung aller offe­nen For­de­run­gen, die das Unter­neh­men gegen­über sei­nen Kun­den hat.

Die Debi­to­ren­buch­hal­tung eines Unter­neh­mes beschäf­tigt sich mit der Erfas­sung, Ver­bu­chung und Über­wa­chung aller offe­nen For­de­run­gen, die das Unter­neh­men gegen­über sei­nen Kun­den hat.

Debi­to­ren­buch­hal­tung: die Aufgaben

Wäh­rend die Lie­fe­ran­ten und Dienst­leis­ter, die das Unter­neh­men beauf­tragt, von der Kre­di­to­ren­buch­hal­tung bear­bei­tet wer­den, küm­mert sich die Debi­to­ren­buch­hal­tung aus­schließ­lich um die Kun­den­ge­schäf­te. Kre­di­to­ren sind Lie­fe­ran­ten an das Unter­neh­men, Debi­to­ren sind Kun­den, an die das Unter­neh­men lie­fert oder für die es Leis­tun­gen erbringt. 

Debi­to­ren­buch­hal­tung – oft auch „For­de­rungs­ma­nage­ment“ geannt

Da für die­se Leis­tun­gen, die das Unter­neh­men erbringt, eine finan­zi­el­le For­de­rung gegen­über den Kun­den besteht, heißt die Debi­to­ren­buch­hal­tung bei vie­len Unter­neh­men auch schlicht „For­de­rungs­ma­nage­ment“. Es bleibt aber damit den­noch ein Zweig der Finanzbuchhaltung. 

Ange­schlos­se­ne Berei­che bei der Debitorenbuchhaltung

Im Regel­fall erhält die Debi­to­ren­buch­hal­tung von der all­ge­mei­nen Buch­hal­tung soge­nann­te Sal­den­lis­ten, auf denen die offe­nen Fäl­lig­kei­ten von Kun­den samt dem Fäl­lig­keits­da­tum auf­ge­lis­tet sind. Die­se Sal­den­lis­ten bil­den die Grund­la­ge der Arbeit der Debitorenbuchhaltung. 

Auf der ande­ren Sei­te ist die Debi­to­ren­buch­hal­tung mit der Rechts­ab­tei­lung ver­bun­den, die im Fal­le von Zah­lungs­stö­run­gen ent­spre­chen­de recht­li­che Maß­nah­men (Bean­tra­gung der Zwangs­voll­stre­ckung und ähn­li­ches) setzt. Die Zah­lungs­über­wa­chung und der gewöhn­li­che Mahn­lauf sind aber übli­cher­wei­se Sache der Debi­to­ren­buch­hal­tung. Auch die schrift­li­chen For­de­run­gen nach Rück­ga­be oder Her­aus­ga­be von gelie­fer­ten Waren die nicht voll bezahlt sind, und damit noch im Eigen­tum des Unter­neh­mens als Lie­fe­ran­ten ste­hen, gehört zur Auf­ga­be der Debitorenbuchhaltung. 

Debi­to­ren­ri­si­ko

Nicht alle Kun­den zah­len ihre Rech­nun­gen pünkt­lich, man­che zah­len sie über­haupt nicht. Die Debi­to­ren­buch­hal­tung muss also auch mit dem soge­nann­ten Debi­to­ren­ri­si­ko umge­hen. Um das Risi­ko von Zah­lungs­aus­fäl­len mög­lichst gut ein­zu­schät­zen, nimmt das For­de­rungs­ma­nage­ment des­halb in der Pra­xis auch fast immer ein Sco­ring von Kun­den vor – ihre Zah­lungs­fä­hig­keit und das indi­vi­du­el­le Risi­ko auf Zah­lungs­aus­fäl­le soll mög­lichst gut ein­ge­schätzt wer­den, um eine gewis­se Risi­ko­mi­ni­mie­rung zu errei­chen. Dabei wird auch auf Boni­täts­da­ten von Kun­den aus exter­nen Quel­len fall­wei­se Rück­sicht genommen. 

Sco­ring

Das Sco­ring fin­det übli­cher­wei­se in Ver­bin­dung mit der Ver­wal­tung der Debi­to­ren­kon­ten statt. Dort wer­den auch alle Stamm­da­ten von Kun­den gepflegt, die das Unter­neh­men belie­fert. Buchun­gen auf einem Ein­mal- oder CpD-Kon­to, wie in der Kre­di­to­ren­buch­hal­tung sind in der Debi­to­ren­buch­hal­tung nicht üblich. Aus­nah­me ist ein soge­nann­tes „Klä­rungs­kon­to“, auf das ein­ge­hen­de Zah­lun­gen gebucht wer­den, die nicht sofort sicher zuge­ord­net wer­den können. 

Grün­der­rat: Debi­to­ren­buch­hal­tung nicht unterschätzen!

Die Schuld­ner­struk­tur eines Unter­neh­mens hat auch eine enor­me Aus­wir­kung auf den Arbeits­auf­wand der Debi­to­ren­buch­hal­tung und damit auf die Unter­neh­mens­kos­ten, die für die­se Abtei­lung auf­ge­wen­det wer­den müs­sen. In der Pra­xis wird die­ser Fak­tor oft übersehen.

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