Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung eines Unternehmes beschäftigt sich mit der Erfassung, Verbuchung und Überwachung aller offenen Forderungen, die das Unternehmen gegenüber seinen Kunden hat.
Die Debitorenbuchhaltung eines Unternehmes beschäftigt sich mit der Erfassung, Verbuchung und Überwachung aller offenen Forderungen, die das Unternehmen gegenüber seinen Kunden hat.
Debitorenbuchhaltung: die Aufgaben
Während die Lieferanten und Dienstleister, die das Unternehmen beauftragt, von der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet werden, kümmert sich die Debitorenbuchhaltung ausschließlich um die Kundengeschäfte. Kreditoren sind Lieferanten an das Unternehmen, Debitoren sind Kunden, an die das Unternehmen liefert oder für die es Leistungen erbringt.
Debitorenbuchhaltung – oft auch „Forderungsmanagement“ geannt
Da für diese Leistungen, die das Unternehmen erbringt, eine finanzielle Forderung gegenüber den Kunden besteht, heißt die Debitorenbuchhaltung bei vielen Unternehmen auch schlicht „Forderungsmanagement“. Es bleibt aber damit dennoch ein Zweig der Finanzbuchhaltung.
Angeschlossene Bereiche bei der Debitorenbuchhaltung
Im Regelfall erhält die Debitorenbuchhaltung von der allgemeinen Buchhaltung sogenannte Saldenlisten, auf denen die offenen Fälligkeiten von Kunden samt dem Fälligkeitsdatum aufgelistet sind. Diese Saldenlisten bilden die Grundlage der Arbeit der Debitorenbuchhaltung.
Auf der anderen Seite ist die Debitorenbuchhaltung mit der Rechtsabteilung verbunden, die im Falle von Zahlungsstörungen entsprechende rechtliche Maßnahmen (Beantragung der Zwangsvollstreckung und ähnliches) setzt. Die Zahlungsüberwachung und der gewöhnliche Mahnlauf sind aber üblicherweise Sache der Debitorenbuchhaltung. Auch die schriftlichen Forderungen nach Rückgabe oder Herausgabe von gelieferten Waren die nicht voll bezahlt sind, und damit noch im Eigentum des Unternehmens als Lieferanten stehen, gehört zur Aufgabe der Debitorenbuchhaltung.
Debitorenrisiko
Nicht alle Kunden zahlen ihre Rechnungen pünktlich, manche zahlen sie überhaupt nicht. Die Debitorenbuchhaltung muss also auch mit dem sogenannten Debitorenrisiko umgehen. Um das Risiko von Zahlungsausfällen möglichst gut einzuschätzen, nimmt das Forderungsmanagement deshalb in der Praxis auch fast immer ein Scoring von Kunden vor – ihre Zahlungsfähigkeit und das individuelle Risiko auf Zahlungsausfälle soll möglichst gut eingeschätzt werden, um eine gewisse Risikominimierung zu erreichen. Dabei wird auch auf Bonitätsdaten von Kunden aus externen Quellen fallweise Rücksicht genommen.
Scoring
Das Scoring findet üblicherweise in Verbindung mit der Verwaltung der Debitorenkonten statt. Dort werden auch alle Stammdaten von Kunden gepflegt, die das Unternehmen beliefert. Buchungen auf einem Einmal- oder CpD-Konto, wie in der Kreditorenbuchhaltung sind in der Debitorenbuchhaltung nicht üblich. Ausnahme ist ein sogenanntes „Klärungskonto“, auf das eingehende Zahlungen gebucht werden, die nicht sofort sicher zugeordnet werden können.
Gründerrat: Debitorenbuchhaltung nicht unterschätzen!
Die Schuldnerstruktur eines Unternehmens hat auch eine enorme Auswirkung auf den Arbeitsaufwand der Debitorenbuchhaltung und damit auf die Unternehmenskosten, die für diese Abteilung aufgewendet werden müssen. In der Praxis wird dieser Faktor oft übersehen.