Betriebsausgaben
Betriebsausgaben sind nach dem Wortlaut des Gesetzes damit alle Ausgaben, die objektiv mit dem Betrieb zusammenhängen, und wenigstens subjektiv dem Betrieb dienen.
Nach § 4 Abs. 4 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) sind Betriebsausgaben alle jene Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasste Aufwendungen sind. Betriebsausgaben gibt es daher nur im Bereich der gewerblichen Tätigkeit, aus anderer selbständiger Tätigkeit und aus land- und forstwirtschaftlichen Betrieben. Betriebsausgaben mindern den Gewinn, und können deshalb im Zuge der Steuererklärung geltend gemacht werden, um auch die Steuerbelastung zu minimieren.
Angestellte und nicht selbständig Beschäftigte können demnach keine Betriebsausgaben geltend machen. Für sie gibt es andere Möglichkeiten der Steuerabschreibung.
Definition der Betriebsausgaben
Betriebsausgaben sind nach dem Wortlaut des Gesetzes damit alle Ausgaben, die objektiv mit dem Betrieb zusammenhängen, und wenigstens subjektiv dem Betrieb dienen. Das heißt, solange man der Meinung ist, die Ausgabe hilft oder fördert im Betrieb in irgendeiner Weise, ist sie als Betriebsausgabe zu betrachten – gleich ob diese hilfreiche oder fördernde Wirkung dann tatsächlich gegeben ist. Als Unternehmer darf man hier ausdrücklich sein eigenes Ermessen einsetzen.
Notwendigkeit, Üblichkeit und Zweckmäßigkeit – Betriebsausgaben = Ermessenssache?
Nach dem Grundsatz dieses eigenen Ermessens ergibt sich auch, dass eine Betriebsausgabe weder notwendig, üblich oder zweckmäßig sein muss. Keine Steuerbehörde prüft, ob eine Ausgabe tatsächlich sinnvoll war. Wenn sie dem Unternehmer sinnvoll erschienen ist, genügt das.
Es darf aber – und das ist wichtig – bei Betriebsausgaben keine überwiegend private Veranlassung zur Ausgabe geführt haben. Ein gemütliches Abendessen mit Freunden auf Kosten des Betriebs ist als Betriebsausgabe also definitiv nicht anzusehen, weil hier augenscheinlich die private Veranlassung über die geschäftliche deutlich überwiegt. Geschäftsessen sind aber ohnehin ein kniffliger Bereich, wenn es um Betriebsausgaben geht.
Eine einzige Grenze für das Ermessen des Unternehmers kennt das Gesetz mit dem § 4 Abs. 5 des EStG: wenn Aufwand und Erfolg der Betriebsausgabe in einem sehr krassen Missverhältnis stehen, ist eine Absetzbarkeit der Betriebsausgabe in Zweifel zu ziehen, wenn es sich nach allgemeinem Verständnis ohnehin schon um eine unangemessene Ausgabe handelt. Das versteht sich aber eigentlich schon von selbst, und stellt auch nicht wirklich kluges, unternehmerisches Handeln dar.