Kassenbuch – Kassenbuchführung

Das Kassenbuch ist nicht nur ein gesetzlich vorgeschriebenes sondern eigentlich auch unverzichtbares Hilfsmittel bei der Buchführung von Handelsgeschäften. Voraussetzung zur Kassenbuchfürhung ist natürlich, dass es überhaupt eine Geschäftskasse gibt.

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Das Kassenbuch ist nicht nur ein gesetzlich vorgeschriebenes sondern eigentlich auch unverzichtbares Hilfsmittel bei der Buchführung von Handelsgeschäften. Voraussetzung ist natürlich, dass es überhaupt eine Geschäftskasse gibt.

Definition Kassenbuch: das ist die Tageserfassung

Im Kassenbuch müssen alle Ein- und Ausgänge in der Kasse einzeln erfasst werden. Das sehen sowohl die Abgabenordnung (im § 146) als auch das UStG vor. Registrierkassen übernehmen hier zwar einen Großteil der Arbeit, es müssen aber sowohl die Einzelbelege als auch der sogenannte Tagesbericht aufbewahrt werden.

Der Tagesbericht ist für jeden einzelnen Tag zu erstellen, an dem das Geschäft geöffnet hat. Die Erstellung des Tagesberichts muss auch am selben Tag erfolgen – sie darf nicht einfach an einem späteren Tag erfolgen. Auch die Erfassung in einer veränderbaren Datei (etwa einer Excel-Datei) ist – wie übrigens auch beim Fahrtenbuch – unzulässig.

Wer allerdings nicht zur Umsatzsteuer verpflichtet ist, führt mit der Einnahmenüberschussrechnung ohnehin eine besondere – und umfangreicher gestaltete – Form des Kassenbuchs. Die Verpflichtung zur Erstellung von täglichen Kassenberichten trifft aber auch die Selbständigen, die nur zur Einnahmenüberschussrechnung verpflichtet sind.

Kassenbuchführung: Daten, die im Kassenbuch erfasst werden müssen

Die Erfassung des Datums des Geschäftsfalls, der fortlaufenden Belegnummer und des jeweiligen Einnahmen- und Ausgabenbetrages verstehen sich von selbst. Daneben müssen aber auch der geltende Steuersatz für den Geschäftsvorgang und die durch diesen Geschäftsvorgang anfallende Vorsteuer oder USt. ausgewiesen werden. Der Kassenbericht hat auch den aktuellen Kassenbestand zu enthalten. Die Einzelbelege sind entsprechend der geltenden Einzelaufzeichnungspflicht aufzubewahren.

Häufige Fehler beim Führen des Kassenbuchs

Das Kassenbuch darf keinesfalls nur rechnerisch geführt werden, auch dann nicht, wenn eine sogenannte offene Ladenkasse verwendet wird. Auch eine offene Ladenkasse erfordert die Aufzeichnung und Aufbewahrung jedes einzelnen Belegs, zusätzlich muss beim Kassenabschluss am Ende des Geschäftstages der Kassenbestand ausgezählt werden und das Zählprotokoll dem Kassenbericht beigefügt werden. Das dient auch der Nachvollziehbarkeit der Kassenführung, und auch der Feststellung von Fehlbeträgen. Auch diese müssen in jedem Fall ausgewiesen werden. Nur so bleibt die Kassenrechnung tatsächlich nachvollziehbar. Neben- und Sonderkassen, die noch existieren, müssen in den Kassenbericht ebenfalls einfließen.

Fehler bei der Kassenbuchführung – was passiert dann?

Wenn Fehler beim Kassenbuch festgestellt werden, ist das für den Geschäftsinhaber oft schmerzlich – einerseits kann die Behörde sogenannte Hinzuschätzungen (§ 162 AO) vornehmen, und die Einnahmen tatsächlich höher schätzen als sie tatsächlich waren – oder sie kann in ernsteren Fällen gleich die gesamte Buchhaltung als „nicht ordnungsgemäß“ verwerfen. Das kann danach sogar zur Folge haben, dass die Gewerbeausübung untersagt wird, oder sogar die Betriebserlaubnis oder Konzession entzogen werden kann. Außerdem kann damit der Anfangsverdacht für eine Steuerhinterziehung begründet werden – was ein Ermittlungsverfahren nach sich zieht.

Gründerrat zum Thema Kassenbuch und Kassenbuchführung

Die Konsequenzen für ein achtloses Führen des Kassenbuchs können also durchaus drastisch sein – besser man setzt sich mit diesem Thema schon zuvor eingehend auseinander – und leistet sich dabei besser keine Nachlässigkeiten.
In unserem Fachartikel „Kassenbuch richtig führen“ erklären wir die wichtigsten Dinge rund um die Kassenbuchführung.

Fachartikel: Kassenbuch führen – so geht´s, inkl. Kassenbuch-Vorlage zum Download

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