Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung erfasst alle Beziehungen zu Lieferanten oder Dienstleistungsanbietern, denen man einmal oder dauerhaft verpflichet ist (daher die Bezeichnung Kreditoren – also Kreditgeber oder Lieferanten).
In der Finanzbuchhaltung von Unternehmen unterscheidet man immer grundsätzlich zwischen der Kreditorenbuchhaltung und der Debitorenbuchhaltung.
Kreditorenbuchhaltung – Definition
Von der Kreditorenbuchhaltung werden alle Beziehungen zu Lieferanten oder Dienstleistungsanbietern erfasst, denen man einmal oder dauerhaft verpflichet ist (daher die Bezeichnung Kreditoren – also Kreditgeber oder Lieferanten).
Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung beinhaltet bestimmte Verpflichtungen, denen man als Unternehmer oder Kaufmann nachkommen muss. Es geht dabei insbesondere um:
– die sogenannte Stammsatzpflege,
– die Erfassung und Verbuchung aller eingehenden Rechnungen und offenen Posten und
– die Veranlassung der Zahlung aller Rechnungen zum Zeitpunkt der Fälligkeit.
Auch in der Kreditorenbuchhaltung müssen natürlich – wie in der Debitorenbuchhaltung auch – die Rechnungen archiviert und die gesetzlich festgelegten Berichts- und Aufbewahrungsrichtlinien umgesetzt werden.
In größeren Unternehmen übernimmt eine eigene Kreditorenbuchhaltung („Einkauf“) auch den Kontakt mit Lieferanten, die gesamte Korrespondenz und das Management des gesamten Zahlungsverkehrs an Lieferanten und Dienstleister. Auch die Reisekostenabrechnungen sind Sache der Kreditorenbuchhaltung.
Die Stammsatzpflege
Die Kreditorenstammsatzpflege verlangt, dass für jeden Kreditor (Lieferant oder Dienstleister) eine Kreditorennummer zugeteilt wird, wenn mit ihm ein dauerhafte oder möglicherweise dauerhafte Geschäftsbeziehung eingegangen wird. Dafür dienen in der Praxis häufig sogenannte ERP Systeme. In den Stammsatzdaten sind alle Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Zahlungswege und Bankverbindungen hinterlegt, da sich diese Daten auch langfristig nicht ändern, aber häufig gebraucht werden.
Für einzelne Geschäftsbeziehungen gibt es vielfach ein sogenanntes CpD Konto – CpD steht für Conto-pro-Diverse, also ein Konto für Einmalvorgänge. Auf diesem Konto werden alle einmaligen Zahlungsvorgänge, egal ob an Kreditoren oder von Debitorenseite, gesammelt. Zusätzlich werden auch alle unklaren Zahlungen meist auf diesem Konto geparkt.
Die Rechnungsprüfung / Kontierung bei der Kreditorenbuchhaltung kurz erklärt
Die Eingangsrechnungen der Kreditoren müssen von der Kreditorenbuchhaltung auch geprüft werden. Das verursacht oft nicht wenig Aufwand, weil daran häufig mehrere Abteilungen beteiligt sind:
Eine bestellte Ware geht im Lager ein, und muss in Umfang und Qualität mit der Bestellung gegengeprüft werden.
Danach muss ebenfalls geprüft werden, ob der verrechnete Preis der Ware auch tatsächlich mit dem Preis übereinstimmt, der zum Zeitpunkt der Bestellung vorgesehen war.
Eine Bezahlung der Kreditorenrechnung erfolgt immer erst dann, wenn die Rechnungsprüfung keine Mängel oder Diskrepanzen ergeben hat, und eine Freigabe für die Rechnung erfolgt ist.
Gründerrat: Prozessoptimierungspotential bei der Kreditorenbuchhaltung!
Gerade in diesem Bereich der Kreditorenbuchhaltung liegt auch sehr viel Spielraum für Prozessoptimierung im Unternehmen und für eine Beschleunigung und Vereinfachung der Unternehmensabläufe und damit eine wirksame Senkung der Unternehmenskosten.