Coworking Space eröffnen – wie ihr euch als Coworking-Anbieter selbständig machen könnt

Selbst ein Coworking Space eröffnen? Keine schlechte Idee, aber macht euch ein klares Konzept, bevor ihr loslegt. Hier erfahrt ihr, wie.

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Unsere Arbeitswelt verändert sich: vieles wird digital, viele Jobs werden heute von Freiberuflern und Selbständigen erledigt, immer mehr wagen mit einer zukunftsträchtigen Idee den Sprung in die Selbständigkeit. Die veränderte Arbeitswelt macht dafür aber auch eine veränderte Arbeitsinfrastruktur nötig: der Bedarf an flexibel nutzbaren Arbeitsflächen für Gründer, Freiberufler, digitale Nomaden und kurzfristig örtlich ausgelagerte Unternehmens-Abteilungen sind so gesucht wie nie zuvor. Genau die Art von Flächen also, die Coworking Spaces bieten. Ist die Selbständigkeit mit einem Coworking Space deshalb ein unfehlbarer Selbstläufer, bei dem gar nichts mehr schiefgehen kann? Mitnichten – auf einige Dinge müsst ihr dabei unbedingt achten. Welche das sind, erklären wir euch in unserem Beitrag.

Coworking Space eröffnen – die drei wichtigen Modelle vorab überdenken

Damit euer Coworking Space ein Erfolg wird, gilt es, sich in drei wesentlichen Punkten klar zu sein. Ihr benötigt:

  • ein Betreibermodell
  • ein Geschäftsmodell
  • und ein Designmodell.

Und ihr benötigt jede Menge Motivation. Denkt über folgende Fragen nach:

  • WARUM? Was treibt mich an?
  • WAS? Welche Ziele will ich erreichen?
  • WIE? Was macht meinen Space aus? Wie sieht meine Arbeit dort aus? Lebe ich den Community-Ansatz – also Menschen verbinden, bei Arbeitsprozessen unterstützen, ihnen Service bieten, als Dienstleister auftreten?

1. Das Betreibermodell für deinen Space

In deinem Betreibermodell findet sich die Organisation deines Tagesgeschäftes wieder, von Verwaltung bis hin zum Community-Management. Welche Mietverträge gibt es, welche Ansprüche hat ein modernes Büro bezüglich Telefon und IT, will ich kurzfristig oder lieber monatlich vermieten? Welche Rechtsform ist die richtige für mich, wie klärt man das Haftungsrisiko? Alles Fragen, die ihr klären solltet.

Ebenso wichtig: Welche Serviceleistungen braucht ihr, welche Infrastruktur muss vorhanden sein? Soll es Meeting-/ Communitybereiche mit Kaffee, Tee Bier zum Get together und Austausch geben? Vermietet ihr verstärkt an einzelne Gründer, oder eher an Corporates und Firmen?

Wie ist euer Personalkonzept? Habt ihr einen Community-Manager, gibt es ein Frontdesk?

Absolut wichtigster Faktor eures Coworking Spaces ist die Immobilie, die ihr bespielen wollt. Klar, am einfachsten ist es, wenn ihr bereits Eigentümer seid oder das Geld habt, eine Immobilie zu erwerben. Doch das wird in den wenigsten Fällen funktionieren – gerade dort, wo Coworking Spaces gut funktionieren können, ist es auf dem Immobilienmarkt eher teuer. Folgende Wege, ein Coworking Space zu eröffnen, sind denkbar.

Ungenutzten Büroraum aktivieren

An der Revitalisierung von Bestandsimmobilien sind Eigentümer in der Regel interessiert … entsprechend könnte für euch hier ein gutes Potenzial liegen, auch coole Altbauten für euer Projekt zu finden. Doch achtet darauf, dass ihr Planungssicherheit bei der Miete auch im Erfolgsfall habt!

Beste Lage – großes Investment

Insbesondere eine Kundengruppe, die auf Nachhaltigkeit und Shared Economy fokussiert ist, wünscht sich ein Büro in zentraler Lage… hier bietet ihr gute Erreichbarkeit mit ÖPNV.

Neue Räume entdecken

Die Umnutzungen und Zwischennutzungen etwa von Groß-Garagen, Lagerhallen und Fabriken ist ebenfalls ein lohnenswerter Weg … Hier solltet ihr mit viel Investment, mindestens an Zeit und Arbeitskraft rechnen. Aber auch mit günstigen Mieten.

Pariser Hipstertum… Im Station F wird Coworking zum schicken Aushängeschild für Startups. Mehr dazu im Fachartikel “Coworking in Paris”.

Wenn ihr wisst, wie der Coworking Space vom Prinzip funktionieren soll, dann müsst ihr ein Businessmodell aufstellen…

2. Das Designmodell für den Coworking Space: Standort, Räume, Einrichtung & Atmosphäre

Manchmal ist es auch grundsätzlich ein Ansatz, euch ein Komplettpaket für die Büroausstattung schnüren zu lassen, dafür gibt es spezialisierte Anbieter.

Die allererste und allerwichtigste Frage betrifft den Standort eures Coworking Spaces.

  • Welche Flächen habt ihr zur Auswahl?
  • Wie viel Miete müsst ihr bezahlen?
  • Wie viele Arbeitsplätze bringt ihr dort unter?
  • Welche monatlichen Kosten müsst ihr damit (pro geplantem Arbeitsplatz) unbedingt erwirtschaften können?
  • Und natürlich die Grundsatzfrage: Ist der Vermieter überhaupt grundsätzlich damit einverstanden, dass auf der Fläche kein gewöhnliches Büro, sondern ein Coworking Space entsteht?
  • Welche Auflagen macht er für den Betrieb? Das betrifft einmal die Machbarkeit, die Kostenseite und die mögliche Rentabilität bei bestimmten Flächen.

Danach müsst ihr euch bei jeder angebotenen Fläche fragen:

  • Wie sieht es mit der Erreichbarkeit aus?
  • Welche Parkmöglichkeiten gibt es in der Umgebung?
  • Könnt ihr eventuell kostengünstig Parkplätze zusätzlich anmieten oder weitervermieten?
  • Wie gut ist die Anbindung an den öffentlichen Verkehr, wie weit seid ihr von wichtigen Punkten (Unis, Bahnhof, Gründer- und Technologiezentren, etc.) mit eurem geplanten Coworking Space entfernt?

Kennt eure Zielgruppe!

Eine ganz grundlegende Forderung an jedes Business hat gerade für Coworking Spaces eine noch viel wichtigere Bedeutung: “Kennt eure Zielgruppe”.

  • Wer soll in eurem Coworking Space arbeiten?
  • Woher kommen diese Leute (örtlich gesehen)?
  • Welche besonderen Bedürfnisse gibt es unter Umständen?
Zielgruppe analysieren bei Meet/N/Work … Mehr dazu im Fachartikel “Coworking Spaces in Frankfurt/Main”

Wer nicht weiß, wo sein Zielhafen liegt, für den steht kein Wind günstig. Will sagen: wenn ihr keine Ahnung habt, auf wen ihr euch als Zielgruppe fokussierst, sondern euren Coworking Space einfach allen als Arbeitsplatz anbietet, die eben einen benötigen, werdet ihr euch sowohl mit dem Marketing enorm schwertun – und kaum einen wirklich überzeugenden Coworking Space auf die Beine stellen. Ein “Optimal für Alle” gibt es nicht.

Die grundlegende Entscheidung fällt also im Zusammenspiel mit eurer geplanten Zielgruppe, ihrem örtlichen Vorkommen und mit den euch angebotenen Flächen. Nur wenn beides zueinander passt, wird das Ganze am Ende auch ein Erfolg – und ihr habt nicht mit der Auslastung immer wieder zu kämpfen.

Ausstattung, Corporate Identity & Design: Schreibtisch, Internet und Bürostuhl sind zu wenig

Dieses – zugegeben recht banale – Konzept taugt höchstens für den Massenmarkt: Für Orte, wo ihr ein hohes Gründer-Aufkommen erwarten könnt und gleichzeitig kaum Konkurrenz habt. Wenn ihr dann viele Schreibtische auf die Fläche zwängt und vor allem auf die Masse fokussiert, werdet ihr wahrscheinlich kurzfristig viel Geld verdienen können – zumindest so lange, bis auch andere das Potenzial an diesem Ort erkennen und eure Nutzer nach und nach zu besser und für sie optimaler ausgestalteten Spaces abwandern.

Dann hat sich das Geschäftsmodell erledigt. Das zu machen, was alle machen – nämlich Tisch und Stuhl anzubieten – ist für ein erfolgreiches Geschäft auch hier zu wenig.

Einfach & doch schick: So funktioniert Coworking in Bali. Mehr erfahrt ihr in diesem Fachrtikel: “Die besten Coworking Spaces der Welt” © Hubud

Ihr braucht ein Alleinstellungsmerkmal, eine sogenannte USP (Unique Selling Proposition) und ihr musst irgendetwas besser machen, was euren Kunden wichtig ist – idealerweise etwas, das ihr als einziger machst. Dabei solltet ihr euch aber immer an realen Kundenbedürfnissen und Erwartungen orientieren – Wert hat eine USP nur dann, wenn sie auch für eure Kunden Wert hat. Hier zwei Beispiele aus Mallorca, die klar verdeutlichen, was eine gute und was eine weniger gute USP ist.

Beispiel 1: Das eigene Inselhaus wird zum Coworking Space

Da ist zum einen ein Betreiber, der kurzerhand sein ganzes Haus zum Working-and-Living-Space auf Mallorca umgebaut hat. Ab 500 Euro im Monat bekommt man hier einen Schlafplatz im Achtbett-Zimmer und einen FixDesk. Freundlich ausgestattete Einzelzimmer gibt es ab 750 Euro monatlich – ebenfalls samt dem Coworking-Fix-Desk. Doppelzimmer gibt es ab 900 Euro im Monat. So günstig kann wohl kaum einer in Palma de Mallorca leben und geordnet arbeiten. Natürlich kann man Zimmer und Tisch auch tage- oder wochenweise buchen. Der Coworking Space liegt in einem ruhigen Viertel der Hauptstadt Palma, der nächste Strand ist gerade einmal ein paar Minuten entfernt.

Beispiel 2: Ruhiges Coworken am Rande der Insel

Der andere Anbieter ist sehr stolz auf sich, weil er Deutsch spricht und aus Deutschland ausgewandert ist. Der Coworking Space liegt an einer eher ruhigen Stelle der Insel, mit Blick übers Meer. Die Unterkunftsmöglichkeiten in der Umgebung sind eher dürftig und auf lokale Touristen ausgerichtet. Dieser Coworking Space kostet – wegen der “deutschsprachigen Betreuung” – gleich einmal doppelt so viel wie jeder mallorquinische Coworking Space mitten in der Hauptstadt Palma.

Pro und Contra der beiden Angebote

Jeder von beiden hat natürlich seine indiviihrelle USP – was schon einmal grundsätzlich gut ist. Fraglich ist hier aber, welche USP bei den erwarteten Kunden besser zieht – und von ihnen als wertvoller wahrgenommen wird. Ich denke, bei diesen beiden Beispielen kannst ihr euch die Frage leicht selbst beantworten.

Coole Beispiele von Coworking Spaces auf der Insel Mallorca findet ihr hier in unserem Fachartikel “Arbeiten im Paradies”

Das Raum-Konzept: Was tut eure Zielgruppe im Coworking Space?

Das scheint zunächst einmal eine unsinnige Frage – dabei ist es eine der wichtigsten Fragen überhaupt. In einem Coworking Space kann man nämlich ganz unterschiedliche Dinge tun: still vor sich hinarbeiten den Blick aus dem Fenster schweifen lassen und kreative Lösungen für Probleme finden sich mit anderen unterhalten oder über Schwierigkeiten zu diskutieren jemand kundigen um Rat fragen (etwa den selbständig arbeitenden Online-Marketing-Fachmann am Nebentisch) Kontakte knüpfen telefonieren und Kundenakquise betreiben Besprechungen und Konferenzen abhalten Präsentationen ihrrchführen und potenzielle Kunden oder Investoren zu sich einladen sein Mittagessen einnehmen mit einer Vielzahl von Belegen auf dem Tisch endlich seine Buchhaltung angehen.

Nicht alle diese Dinge vertragen sich miteinander, wenn sie nebeneinander passieren. Während der eine händeringend einen Kunden von seinen Leistungen am Telefon zu überzeugen sucht, kann der andere wohl kaum aus dem Fenster sehen und in Ruhe nachdenken. Ihr seid auch in den seltensten Fällen in der Lage, jedem für seine Art der Tätigkeit einen passenden (Ausweich-) Raum zur Verfügung zu stellen. Dann habt ihr am Ende mehr Nebenflächen als Platz für Schreibtische.

Nicht wenige Coworking-Betreiber antworten auf die Frage dann oft ausweichend mit dem Hinweis auf einen einzelnen Besprechungsraum oder auf eine gewisse geforderte Anpassungsfähigkeit der Nutzer, da es eben ein “Großraumbüro” sei. Das kann man zwar machen – ob das sehr nutzerfreundlich und nutzergerecht ist, steht allerdings auf einem anderen Blatt. Aus diesem Grund müsst ihr zwingend eure Kunden kennen – und möglichst gezielt nach ihren Bedürfnissen wirklich brauchbare Lösungen für sie schaffen.

Das Plus im Coworking Space: Denke auch an die Work-Life-Balance

Nicht alles in einem Coworking Space ist Arbeit: auch der Kommunikation – persönlich oder am Telefon – kommt ein hoher Stellenwert zu. Und in der Regel verbringen Nutzer auch ihre Pausen im Coworking Space. Dafür sollte dann schon eine Umgebung vorhanden sein, in der auch Arbeitspausen angenehm und erholsam gestaltet werden können. Bei Wissensarbeitern machen Pausen in den meisten Fällen (so zumindest eine Studie) wenigstens ein Viertel bis ein Drittel der Gesamtarbeitszeit aus. Die Fläche, die ihr für Pausen- und Erholungsräumlichkeiten einplanen musst, fehlt euch dann später auch für die Schreibtische – denk also daran, bei eurer Kalkulation. Pause und Erholung sollte wahlweise in Ruhe, mit etwas zu essen oder im Gespräch mit anderen möglich sein. Das stellt schon gewisse komplexe Anforderungen an die Raumgestaltung.

© Surf Office

Schaffe Räume für besondere Ansprüche

Das kann im Einzelfall ihrrchaus der Grund für enormen Zulauf und hohen Erfolg sein. Es schadet dabei nichts, wenn ihr auch ein wenig querdenkst. Die in Spanien in fast jedem Space vorhandenen “Skype-Kabinen” gibt es beispielsweise hierzulande kaum – sie sind aber, ebenso wie kreativ angelegte und schalleuchte Telefon-Boxen eine sehr gute Möglichkeit, dass Zweier- oder Dreiergespräche vertraulich bleiben und Telefonate niemand anderen stören.

Zielgruppe Eltern

Das zusätzliche Angebot einer möglichen Kinderbetreuung wäre beispielsweise ein sehr interessantes Alleinstellungsmerkmal – sofern Bedarf dafür vorhanden ist.

Weiterbildungen und Seminare im Coworking Space

Angebote zur Weiterbildungen und zur Beratung “inhouse” gibt es heute schon bei vielen Coworking Spaces – allerdings muss man sich sehr genau ansehen, welche Angebote man macht, und welche Kosten man dafür aufwendet.

Ausgleich mit Yoga und Co.

Ergonomie ist wichtig – Bewegung auch. Während im einen Fall schon ergonomische Arbeitsplätze helfen, die Gesundheit zu erhalten, kann man auf der anderen Seite noch zulegen. Ein kleines Fitness-Studio, ein paar Kurse, angeleitete Aktivitäten oder Schnupper-Angebote kommen sicherlich dem einen oder anderen User zupass, um neben dem Arbeitspensum auch sein notwendiges Bewegungspensum nicht zu vernachlässigen. Zusätzlich bringst ihr eure Nutzer dazu, mehr Zeit im Space zu verbringen, was sie mehr und langfristiger an euren Space bindet und oft zusätzliche Einnahmequellen möglich macht.

Es geht hier um die berühmte P/PC-Bilanz – frei nach Stephen Covey – also um das ausgeglichene Verhältnis zwischen Proihrktivität und Proihrktiv-Kapazität. Das könnte man im Übrigen auch für sich zum Thema im Space machen. Bei den meisten Gründern und Freiberuflern steht es um die Balance bei diesem Verhältnis nicht gerade zum Besten.

Coworking Space: Ein Ort zum Leben

Übernachtungsmöglichkeiten können eine gute Möglichkeit sein, eine USP zu begründen, insbesondere wenn der Space an Orten mit hohem Touristenaufkommen liegt. Digitale Nomaden wissen so etwas enorm zu schätzen – und nutzen meist auch die angebotenen Möglichkeiten sehr gerne, wenn sie in einem passenden preislichen Rahmen liegen. Gutes Beispiel ist hier etwa das Essener “Unperfekthaus”, wo man nicht nur gleichzeitig Wohnungen mieten kann, sondern auch jeder, der seinen Schlafsack mitbringt, auch gerne für gerade einmal 6 Euro im Bauwagen übernachten kann.

Wichtig ist aber natürlich, immer zunächst den konkreten Bedarf für bestimmte Leistungen zu ermitteln. Eine sehr gute Möglichkeit dafür ist es, schon im Vorfeld mit der geplanten Zielgruppe ins Gespräch zu kommen und Ideen und Vorschläge aufzugreifen und ins eigene Konzept mit einzubauen.

Der Businessplan: Das erfolgreiche Geschäftsmodell für deinen Coworking Space

Neben den gestalterischen gibt es eine wirtschaftliche, eine rechnerische Seite. Die muss natürlich ebenfalls stimmen und die Rechnung muss aufgehen – auch bei geringerer Auslastung und weniger Betrieb, etwa in den Sommermonaten. Und natürlich muss es auch genügend Leute geben, die eure so ermittelten Preise dann auch bezahlen wollen und können. Für die finanzielle Seite solltest ihr auf jeden Fall eure Fixkosten kennen – also die Kosten, die ihr für Miete, Betriebskosten, Reinigung, Versicherungen und Internetanschluss in eurem Space auf jeden Fall und jeden Monat bezahlen musst. Bei jedem Space gibt es eine gewisse Mindest-Auslastung, die gegeben sein muss, um überhaupt kostendeckend zu arbeiten. Wenn ihr gleichzeitig auch von eurem Space leben willst, solltest ihr dabei nicht allzusehr auf Reserven für schlechte Zeiten setzen – denn Zeiten geringer Auslastung können ihrrchaus anhalten. Rechne außerdem immer mit Betriebs- und Erhaltungskosten, mit einer Reparatur-Reserve und mit einem laufenden Marketing-Budget.

Diese Kosten bleiben oft unberücksichtigt bei der Planung – im Ernstfall kann das aber bei unvorhergesehenen Zwischenfällen ihrrchaus beträchtliche Ausmaße annehmen. Das Geld für die Behebung der Schwierigkeiten sollte dann möglichst vorhanden sein, ohne in finanzielle Schieflage zu geraten. Die Planung ist – zugegeben – nicht ganz einfach, vor allem weil man oft die spätere Auslastung kaum abschätzen kann. Sei aber eher konservativ bei euren Planungen und bei euren Auslastungsprognosen – so seid ihr auf jeden Fall auf der sicheren Seite und vor unliebsamen Überraschungen eher gefeit.

Fazit

Der Bedarf an Coworking Spaces ist durchaus gegeben – von daher sind die Erfolgsaussichten bei solider Kalkulation und einer klaren, an die Zielgruppe angepassten USP gut – auch um davon leben zu können. Immer wieder müssen Coworking Spaces aber auch schließen, weil sie sich am Ende nicht mehr rentieren – ein Selbstläufer ist das Geschäft mit “Stuhl-Tisch-Internetanschluss” also nicht. Es ist ein Geschäft wie jedes andere, das sorgsame Überlegung und Planung im Vorfeld und ein sehr kundenorientiertes Arbeiten erfordert. Daran solltest ihr bei der Planung immer denken.

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