Steuerfreie Sachbezüge für Mitarbeiter – so geht´s!

Ihr als Gründer kennt das: Wollt ihr euren Mitarbeitern etwas Gutes tun und mehr bezahlen, dann zahlt ihr auf diesen Mehrbetrag Steuern und auch eure Arbeitnehmer müssen dafür Steuern abführen. Mit dem Prinzip „Steuerfreien Sachbezüge“ gibt es eine Möglichkeit, ohne extra Versteuerung eurem Team etwas Mehr zu bieten. Wir erklären euch, wie Steuerfreie Sachbezüge funktionieren, Beispiele & Möglichkeiten wie Gutscheine, und was ihr dabei unbedingt in der Lohnabrechnung beachten müsst.

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Was sind Sachbezüge?

Als Sachbezüge gelten Einnahmen, die kein Geld sind, also zum Beispiel Waren und Dienstleistungen, die ihr als Arbeitgeber euren Arbeitnehmern als Gehaltsnebenleistung anbietet. Diese sogenannten Benefits gelten prinzipiell erstmal als Einnahmen eurer Mitarbeiter – also Güter, die nach § 8 EStG in Geld oder Geldwert bestehen.

Der Wert dieser Leistung gehört also erst einmal zum steuerpflichtigen Arbeitslohn eines Arbeitnehmers. Allerdings: Bis zu einer Freigrenze von 44 Euro im Monat und ab 2022 bis 50 Euro pro Monat wird der Sachbezug allerdings nicht zum Arbeitslohn dazu gerechnet.

Steuerbegünstigte vs. steuerfreie Sachbezüge – der Unterschied

Ein Sachbezug ist grundsätzlich zunächst einmal eine Zuwendung, die nicht direkt in Euro und Cent ausgezahlt wird, sondern in Form einer Sachleistung. Unterschieden werden Sachleistungen, die lediglich steuerbegünstigt sind und solche, die komplett steuerfrei sind, sogenannte steuerfreie Sachbezüge.

Zu den steuerbegünstigten Sachbezügen gehört z.B. der Firmenwagen. In jedem Falle müsst ihr die Sachbezüge in der Buchhaltung als geldwerten Vorteil dem Arbeitsentgelt hinzuzurechnen. Laut Einkommensteuergesetz § 8 Abs. 2 Satz 11 EstG könnt ihr also euren Mitarbeitern aktuell bis zu 528 € mehr pro Jahr auszahlen, ab 2022 sogar bis zu 600 € pro Jahr – und das steuer- und sozial­ab­gaben­frei.

Aber Vorsicht: Nur ein Cent zu viel führt dazu, dass der gesamte Betrag abgaben­pflichtig wird!

Kein Geld, nur Sachleistung

Die Sachbezugsregelung ist 2020 konkretisiert worden (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EStG) und benennt die Art der Leistung nun sehr viel genauer: „Zu den Einnahmen in Geld gehören auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.“ Das heisst, jede Übergabe von Geld an den Arbeitnehmenden sind steuerpflichtig. Auch nachträgliche Kostenerstattungen als Barlohn sind vom ersten Euro an steuerpflichtig. Dieser Unterschied ist besonders wichtig, wenn ihr euren Arbeitnehmern einen Vorteil verschaffen wollt, denn es kommt sehr darauf an, wie ihr das macht.

Steuerfreier Sachbezug richtig machen: Beispiel Dienstfahrrad

Inzwischen schon ein klassischer Benefit: Ihr mobilisiert eure Mitarbeiter mit einem Dienstfahrrad, E-Bike oder Pedelec. Im Arbeitsvertrag steht also als Benefit der Anspruch auf ein Fahrrad. Doch es kommt eben darauf an, wie ihr die Übergabe organisiert.

So ist es falsch:

Anstelle des geschuldeten Fahrrads zahlt ihr eurem Arbeitnehmer einen Betrag von 800 Euro für den Erwerb des Fahrrads. Auch wenn ihr das im Arbeitvertrag mit dem Zweck des Benefits definiert – steuerrechtlich führt das nicht zur Annahme eines Sachbezugs. Vielmehr handelt es sich um eine zweckgebundene Geldleistung. Geht der Arbeitnehmer los, kauft ein Rad und ihr zahlt den Kaufpreis nach Vorlage seines Kaufbelegs, dann handelt sich um eine nachträgliche Kostenerstattung – ebenfalls keine Sachleistung.

So geht es richtig:

Tatsächlich müsst ihr als Arbeitgeber das Rad erwerben und es dann dem Mitarbeiter übergeben. Das gleiche gilt übrigens für zweckgebundene Tankzuschüsse oder nachträglich erstattete Treibstoffkosten. Ebenso betroffen: Von euch als Arbeitgeber selbst erstellte Gutscheine, die ebenfalls als nachträgliche Kostenerstattung gelten.

Übrigens: Wie ihr für euch selbst ein Fahrrad absetzen könnt, erfahrt ihr in unserem Fachartikel Fahrrad von der Steuer absetzen – E-Bike, Pedelec und Co. für Selbstständige.

Gutscheine als Sachbezüge – steuerfrei?

Besonders beliebt sind Gutscheine, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zu Verfügung stellen. Schließlich bekommt jeder Einzelne damit recht viel Freiheit, wann und wie er diese einsetzen kann und will. Doch Vorsicht, hier hat der Gesetzgeber vieles neu und auch strenger geregelt. Denn mit der Formulierung aus § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG sind zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate wie Kredit- und Guthabenkarten sowie andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten keine Sachbezüge. Ein Gutschein hat aber eine klare Wertbezeichnung in Euro/Cent und fällt damit aus den erlaubten Sachbezügen raus.

Doch es gibt eine Ausnahme:

Satz 3 im Gesetz definiert eine Ausnahmeregelung für Gutscheine und Gutscheinkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen.

So genannte Closed-Loop-Karten, also aufladbare Geschenkkarten für bestimmte Geschäfte und Akzeptanzstellen, sowie sogenannte Controlled-Loop-Karten, also Gutscheine für Einkaufszentren und City-Cards, die nur in bestimmten Läden eingelöst werden können, sind doch möglich. Vorausgesetzt, dass sie nicht als Zahlungsdienste gelten und keine Barzahlungsfunktion haben. Beim Warenumtausch darf kein Bargeld ausgezahlt werden.

Wie ihr diesen steuerfreien Sachbezug mit einer Karte nutzen könnt, erfahrt ihr hier.

Beispiele steuerfreie Sachbezüge

Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten, euren Mitarbeitern steuerfreie Sachbezüge zukommen zu lassen. Hier findet ihr eine Auswahl in der Übersicht:

50 Euro Sachbezug Gutschein Warengutscheine und Geldkarten im Rahmen der Freigrenze
Steuerfreie Sachgeschenke Steuerfreie Sachgeschenke zu persönlichen Anlässen bis 60 Euro
Gesundheitsförderung

Gesundheitsförderung zur Verminderung von Krankheitsrisiken und zur Förderung der Gesundheit bis zu 600 € im Jahr

mobile Endgeräte Überlassung von mobilen Endgeräten wie z.B. Firmenhandy, Tablet oder Computer
Verpflegungszuschuss

Essenszuschuss etwa über eine Kantine, Restaurantgutscheine oder eine digitale Essensmarke

Jobticket Nutzung von öffentlichem Personennahverkehr komplett steuerfrei
Bahncard Bahncard auch zur privaten Nutzung, allerdings muss Einsparung höher sein als Bahncard Kosten
Kindergartenzuschuss Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten etc komplett steuerfrei
Betriebliche Kran­ken­zu­satz­ver­si­che­rung betriebliche Kran­ken­ver­si­che­rung mit monatliche Beiträgen von höchstens 50 Euro

Personalrabatt-Freibetrag

Unabhängig von weiteren Angeboten für eure Mitarbeiter gibt es für selbst produzierte oder verkaufte Waren oder Dienstleistungen den so genannten Personalrabatt-Freibetrag. Der beträgt 1.080 Euro im Jahr (§ 8 Abs. 3 EStG). Bis dahin fällt weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung an.

Corona-Bonus: steuerfrei

Im Laufe der Corona-Krise hat das Bundesfinanzministerium Arbeitgebern die Möglichkeit eingeräumt, Mitarbeitern für den höheren Aufwand und Stress steuerfreie Boni auszuzahlen. Bis zu 1.500 Euro dürft ihr im Zeitraum 1. März 2020 bis 31. März 2022 steuer- und sozialversicherungsfrei an einen Arbeitnehmer auszahlen.

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Disclaimer

Dieser Text ist eine Übersicht möglicher Sachbezüge aus steuerlicher Sicht. Dies entspricht keiner steuerlichen Beratung und wir weisen explizit darauf hin, dass mögliche redaktionelle Fehler oder nicht mehr aktuelle Vorgaben nicht ausgeschlossen werden können.

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