Geschäftswagen: Kfz-Kosten absetzen – so geht’s

Hier haben Selbständige endlich mal einen Vorteil: während Arbeitnehmer in der Regel nur ihre Haftpflichtversicherung und Kilometergeld für berufliche Fahrten geltend machen können, kann man als Selbständiger praktisch die gesamten Fahrzeugkosten steuerlich absetzen.

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Fahrtkosten richtig abzusetzen ist allerdings auch wesentlich komplizierter als bei Arbeitnehmern und es geht vor allem darum, die Kfz-Kosten auf die richtige Weise abzusetzen. Alles was ihr über die 1% Regel, Fahrzeugabschreibung und die richtige Vorgehensweise beim Absetzen der Fahrzeugkosten wissen müsst, erklären wir euch in unserem Beitrag.

Fahrzeuge sind betrieblich notwendig

So sieht es zumindest das Finanzamt – was einen Vorteil für den Steuerpflichtigen darstellt. Zunächst muss man allerdings einmal festlegen, wann das Finanzamt einen Firmenwagen tatsächlich als Firmenwagen sieht.

Die einfache Regel ist: Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 % für betriebliche Zwecke genutzt, gehört es automatsch zum Betriebsvermögen des Unternehmens. Wer das Firmenfahrzeug dagegen weniger als 10 % für die Arbeit nutzt, kann es nicht als Betriebsvermögen ansetzen.

Bei einer Nutzung, die zwischen 10 % und 50 % beruflich ist, kann man als Steuerpflichtiger selbst entscheiden, ob das Fahrzeug Betriebs- oder Privatbesitz ist. In diesen Fällen muss man auf jeden Fall genau rechnen, welche Variante steuerlich die meisten Vorteile bringt. In vielen Fällen wird das die Betriebsvermögen-Variante sein, das muss aber nicht zwangsläufig gelten.

Abschreibung des Fahrzeugs als Betriebsgegenstand

Wer ein neues Fahrzeug für den Betrieb kauft, kann es im Allgemeinen nach den Richtlinien der AfA über die folgenden 6 Jahre hinweg abschreiben.

Das gilt aber nicht für Gebrauchtfahrzeuge oder sehr intensiv genutzte Firmenwagen: Gebrauchtwagen schreibt man steuerlich in der Regel über die voraussichtliche Restnutzungsdauer ab, sehr intensiv genutzte Fahrzeuge kann man auch in kürzeren Zeitdauern als die sonst vorgesehenen 6 Jahre abschreiben. Maß dafür ist die jährliche Kilometerleistung des Fahrzeugs.

Ausgaben rund um das Fahrzeug abschreiben

Hier gibt es für euch als Selbständige nur wenig Probleme: Ihr bewahrt einfach alle Belege auf, die mit dem Auto zu tun haben:

  • Tankrechnungen
  • Belege für Versicherungskosten und Kfz-Steuer
  • Reparatur- und Service-Rechnungen
  • Mautgebühren etc.

Alle diese Dinge könnt ihr komplett als Betriebsausgaben absetzen.

Fahrten zwischen Wohnort und Betrieb

Eine Ausnahme gilt hier lediglich für die Fahrten zwischen Wohnort und Betrieb: Dafür wird die Entfernungspauschale angesetzt – mit 0,30 Cent pro km können diese Fahrten geltend gemacht werden. Die Entfernungspauschalbeträge werden dann ebenfalls wie Betriebsausgaben behandelt und auch so abgesetzt. Die Fahrt von der Wohnung zum Betrieb und zurück ist in steuerlicher Hinsicht ebenfalls eine betriebliche Nutzung des Fahrzeugs.

Vorsicht Falle: Private Nutzung des Fahrzeugs

Grundsätzlich sieht das Finanzamt immer eine zusätzliche private Nutzung des Fahrzeugs – selbst wenn es gar keine gibt (etwa wenn sich beispielsweise das Fahrzeug in einem Fuhrpark befindet und nur vom Unternehmensgelände aus für Fahrten zu betrieblichen Zwecken genutzt wird). Dem Finanzamt ist das aber egal. Ein Privatanteil für die Nutzung muss immer angesetzt werden. Ein Ausschluss des Privatanteils ist zwar möglich, wenn man schlüssig nachweisen kann, dass es keine private Nutzung gibt oder geben kann – es obliegt aber dann dem Finanzamt, selbst dann noch eine private Nutzung zu unterstellen und entsprechend steuerlich zu berücksichtigen.

Wer dem Finanzamt glaubhaft machen möchte, dass es keinerlei private Nutzung beim Firmenwagen gibt, kann das in folgenden Fällen:

  • wenn es gleichwertige und gleich ausgestattete Fahrzeuge im Privatbesitz gibt und private Fahrten mit diesem Fahrzeug nachgewiesen werden
  • wenn es sich um ein Fahrzeug handelt, bei dem private Nutzung praktisch ausgeschlossen ist (etwa einem Werkstattwagen).

Sehr häufig akzeptiert das Finanzamt diese Gegebenheiten zwar, unterstellt am Ende aber dann doch eine private Nutzung, wenn nicht durch Fahrtenbücher eindeutig belegt wird, dass tatsächlich nur betriebliche Fahrten unternommen wurden.

Steuerrechtlich geht es also nun darum, den Anteil der privaten Nutzung vom Anteil der betrieblichen Nutzung zu trennen. Das ist grundlegend wichtig, da nur die Kosten für die betriebliche Nutzung am Ende abgesetzt werden können – die Kosten für die private Nutzung nicht. Aus steuerlicher Sicht sollte der Anteil der Privatnutzung also so gering wie möglich ausfallen.

Fahrtenbuch versus 1% Regelung

Bei Fahrzeugen, die mehr als 50 % zu betrieblichen Zwecken genutzt werden, hat man die Wahl, ein Fahrtenbuch zu führen oder auf die 1%-Regelung zu optieren. Die 1%-Regelung funktioniert ganz einfach: Ihr müsst nur formlos belegen, dass das Fahrzeug wirklich zu mehr als 50 % für betriebsinterne Zwecke genutzt wird, außer wenn sich das logischerweise ohnehin von selbst ergibt (etwa bei Taxis oder bei Handelsvertretern, auch bei den Betriebsfahrzeugen von Handwerkern ist kein Nachweis notwendig, da sich die hohe betriebliche Nutzung dem Finanzamt von selbst erschließt).

In diesem Fall könnt ihr dann 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat als Pauschale für die private Nutzung ansetzen. Als Bruttolistenpreis müsst ihr dabei die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs heranziehen. Dabei ist es unerheblich zu welchem Preis das Fahrzeug tatsächlich gekauft wurde, oder ob es gebraucht angeschafft wurde.

Durch die 1 %-Regelung wird der steuerliche Gewinn des Unternehmens um 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat erhöht. Ihr habt am Ende also dann einen entsprechend höheren Unternehmensgewinn, den ihr dann versteuern müsst.

Wir wollen das einmal anhand eines konkreten Beispiels erläutern:

Angenommen euer Fahrzeug hat 50.000 Euro gekostet und ist bereits abgeschrieben (Alter > 6 Jahre). Ihr fahrt täglich 30 km zum Betrieb und das an 230 Arbeitstagen im Jahr. Insgesamt habt ihr 10.000 Euro Kosten für euer Fahrzeug belegt. Nun rechnet ihr wie folgt:

10.000 Euro Betriebsausgaben + 0 Euro AfA + 2.070 Euro Entfernungspauschale =
12.070 Euro Gesamtkosten.

Der 1 %-Anteil beträgt in diesem Fall 6.000 Euro (1 % x 50.000 x 12), die belegten Entfernungskosten zwischen Wohnort und Betrieb sind durch die Pauschale bereits abgegolten. Die anfallenden Kosten (10.000 Euro Gesamtkosten – 6.000 Euro private Nutzung = 4.000 Euro) können also nicht angesetzt werden, sondern werden dem Gewinn zugeschlagen.

Die absetzbare Summe aller Beträge liegt damit also bei 2.070 Euro.
(-12.070 Euro + 6.000 Euro + 4.000 Euro = – 2.070 Euro).

Fahrtenbuch: bringt das was?

Als Alternative könnt ihr auch Fahrtenbücher führen, um den Anteil der privaten Nutzung zu dokumentieren. Die Kosten für die private Nutzung werden vom Finanzamt dann anhand der tatsächlichen privaten Nutzung berechnet. Das lohnt sich in vielen Fällen, insbesondere dann, wenn der Anteil der privaten Nutzung sehr gering ist.

Beim Fahrtenbuch müsst ihr bei betrieblichen Fahrten immer aufzeichnen:

  • das Datum
  • die Reiseroute (Ziel bei einfachen Fahrten)
  • den Fahrtzweck und die eventuell aufgesuchten Geschäftspartner oder Kunden
  • den Gesamtkilometerstand am Fahrtende

Bei Privatfahrten reicht es, wenn ihr die Fahrt als „privat“ markiert und Anfangs- und Endkilometerstand (beide!) eintragt.

Fahrtenbücher müssen immer gebundene Bücher sein, es darf sich nicht um lose Blätter handeln. Einträge müssen immer sofort erfolgen, nachträgliche Korrekturen sind nicht zulässig. Das Fahrtenbuch darf nur dann elektronisch erstellt werden, wenn sämtliche Änderungen sofort ersichtlich sind und die gesamte Änderungshistorie nachvollziehbar ist und sichtbar gemacht werden kann. Wer sein Fahrtenbuch in einem Cloud-Programm führt, muss überdies alle Fahrten innerhalb von 7 Tagen nach Fahrtende dort eintragen. Spätere Eintragungen sind nicht zulässig.

Ihr müsst immer im Einzelfall prüfen, welche Methode der Privatanteilsermittlung euch den größeren Kostenvorteil bringt. Im Allgemeinen kann man davon ausgehen, das bei hoher privater Nutzung die 1 %-Regelung günstiger ist, bei geringer privater Nutzung meist die Fahrtenbuch-Methode.

Was passiert mit Kosten für Fahrten zwischen Betrieb und Wohnort, die über die Pauschale hinausgehen?

Fahrtkosten lassen sich nicht immer auf 30 Cent pro Kilometer begrenzen. Für die Fahrten zwischen Wohnort und Betrieb werden aber nur diese 30 Cent pro Kilometer bezahlt. Alles was für diese Wege zusätzlich an Kosten anfällt, kann anteilig als „nicht abzugsfähige Betriebsausgabe“ in die Buchhaltung übernommen werden, um die geleisteten Kosten komplett zu erfassen.

Da ihr also in diesem Falle besonders sparsam sein solltet, lohnt sich die Suche nach einer preiswerten Autoversicherung, am besten auf einer der Plattformen wie Autoversicherung-Vergleich.info.

Was ist, wenn ich meinen Privat-PKW für Unternehmensfahrten benutze?

Für alle Fahrten zum Betrieb dürft ihr beim Privat-PKW (Nutzung von weniger als 50 % beruflich) genauso die Entfernungspauschale mit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Eine Ausnahme gibt es nur für Menschen mit Behinderungen – diese dürfen doppelt so hohe Kosten, nämlich 0,60 Euro pro Kilometer für diese Wege ansetzen.

Für alle anderen betrieblichen Fahrten mit dem Privat-PKW könnt ihr entweder die tatsächlichen Kosten oder ebenfalls 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Hier ist das Führen eines durchgehenden Fahrtenbuchs auf jeden Fall zu empfehlen, um die betrieblichen Fahrtkosten belegen zu können. Es gelten dann die Regelungen wie für das Fahrtenbuch eines Unternehmensfahrzeugs.

Bei Fahrzeugüberlassung wird es kompliziert

Einen oft zu wenig beachteten Bereich stellt die Überlassung eines Fahrzeugs durch den Betrieb dar. Das betrifft überwiegend oft Gesellschafter von Personen- oder Kapitalgesellschaften.

Wenn diese Gesellschafter den überlassenen PKW privat nutzen dürfen oder auch für Fahrten zum Betrieb nutzen, sieht das Finanzamt das als eine „verdeckte Gewinnausschüttung“. Der Gesellschafter nutzt hier einen sogenannten „geldwerten Vorteil“ der – wie jedes andere Arbeitseinkommen auch – versteuert werden muss.

Steuerlich ist hier wichtig, ob es sich um eine Privatfahrt handelt, oder ob der Gesellschafter diese Fahrt für eine andere berufliche Tätigkeit durchführt. Fahrten vom Betrieb und zur Wohnung des Gesellschafters sind ein zweischneidiges Schwert: werden tatsächlich nur rein alleine diese Fahrten durchgeführt (die ja als betriebliche Fahrten gelten), hätte das theoretisch keine steuerlichen Konsequenzen. Das muss man dem Finanzamt allerdings so erst glaubhaft machen – ein Verbot der privaten Nutzung der überlassenen PKWs ist hier zwar eine Möglichkeit, in vielen Fällen aber oft nicht ausreichend.

Am besten ist in einem solchen Fall, von vornherein gemeinsam mit dem Steuerberater schriftliche Vereinbarungen zwischen dem Gesellschafter und dem Unternehmen (besipielsweise der GmbH) auszuarbeiten, um verdeckte Gewinnausschüttungen zu vermeiden. An diese Vereinbarungen müssen sich die Gesellschafter dann aber selbstverständlich auch strikt halten.

Vorsteuerabzug für Firmenwagen

Grundsätzlich kann man sich als Selbständiger die Vorsteuer beim Kauf eines Wagens abziehen, wenn er mehr als 10 % beruflich genutzt wird. Für den Anteil der Privatnutzung muss dann aber wieder entsprechend Umsatzsteuer entrichtet werden. Berechnet wird dieser Anteil aus den Kosten, die für die Privatnutzung anfallen. Am besten besprecht ihr mit dem Steuerberater, wie ihr diese Beträge am besten in eurer Buchhaltung unterbringt.

Ihr seht also: als Selbständiger darf man zwar deutlich mehr Kosten für das eigene Kfz absetzen als der Arbeitnehmer – es gibt dabei aber auch viel mehr Dinge, die man beachten muss.

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