Fahrtenbuch führen – Pflicht für jeden Gründer?

Können auch Gründer mit dem Führen eines Fahrtenbuch Steuern sparen? Und wenn ja, wie? Eine Anleitung.

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Einer der großen Vorteile der Selbstständigkeit liegt darin, deutlich mehr Steuern sparen zu können als in einem Angestelltenverhältnis. Seien es Mietzahlungen für das Büro, Rechnungen von Freelancern oder der Geschäftswagen – Gründer können viele Kosten steuerlich geltend machen und somit ihre Steuerlast drücken. Allerdings ist das deutsche Steuersystem bekanntlich komplex und gerade beim Thema „Auto von der Steuer absetzen“ kommt immer wieder Verwirrung auf. Außerdem werden die Vorgaben immer wieder verschärft. Eine häufige Frage ist dabei, ob das Führen eines Fahrtenbuchs Pflicht ist?

Wer sich für die Gründung eines eigenen Unternehmens entscheidet, muss sich mit allerhand steuerlichen Fragen auseinandersetzen. Umsatzsteuer, Vorsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer – das System ist komplex und bei Unternehmen sieht der Fiskus gerne genauer hin. Denn zahlreiche Gründer möchten die Möglichkeit, nun mehr Kosten von der Steuer absetzen zu können, ausnutzen und machen auch allerhand private Anschaffungen geltend. Ein Problem, welchem das Finanzamt durch die Unterscheidung zwischen geschäftlicher und privater Nutzung von Dingen wie dem PKW, Smartphone & Co einen Riegel vorschieben möchte. Gerade beim Firmenwagen haben solche Sonderregelungen aber die Folge, dass die Rechtlage extrem komplex sowie undurchsichtig ist. Wir bringen für euch Licht ins Dunkel.

Firmenwagen von der Steuer absetzen – ja oder nein?

Erst einmal geht es um die grundlegende Frage, ob ein Firmenwagen von der Steuer abgesetzt werden kann. Diese lässt sich leider nicht pauschal mit einem einfachen Ja oder Nein beantworten. Stattdessen unterscheidet das Finanzamt einerseits zwischen der Art der Selbstständigkeit und
andererseits zwischen der Art der Nutzung.

Gerade bei  Einzelunternehmern oder Selbstständigen im Nebengewerbe geht das Finanzamt in der Regel davon aus, dass der Firmenwagen nicht
ausschließlich geschäftlich, sondern auch – zumindest teilweise – privat genutzt wird. Er kann somit nicht immer zu 100 Prozent von der Steuer abgesetzt werden.

Dies macht bereits deutlich, inwiefern die Art der Nutzung eine Rolle spielt: Ob und in welchem Ausmaß die Kosten für den PKW wie der Kaufpreis oder die Tankbelege steuerlich geltend gemacht werden können, hängt davon ab, ob er rein geschäftlich genutzt wird oder ob auch eine Privatnutzung vorliegt. So sehen die Regelungen aus:

  • Ein Firmenwagen, der zu mehr als 50 Prozent geschäftlich genutzt wird, gehört zum Betriebsvermögen.
  • Ein Geschäftswagen, der weniger als zehn Prozent geschäftlich genutzt wird, gehört zwingend zum Privatvermögen.
  • Für jene Fahrzeuge, deren geschäftliche Nutzung zwischen zehn und 50 Prozent liegt, könnt ihr frei wählen, ob sie ins Privat- oder Geschäftsvermögen aufgenommen werden.

In allen drei Fällen können jene Ausgaben, welche für die geschäftliche Nutzung des Firmenwagens anfallen vom Kaufpreis über die Versicherung bis hin zum Kraftstoff – steuerlich geltend gemacht werden. Liegt zugleich eine Privatnutzung vor, ist dafür ein entsprechender Privatanteil anzusetzen.
Eine Mindestgrenze gibt es dafür nicht. Um diesen Privatanteil realistisch zu bewerten, stehen Gründern zwei verschiedene Möglichkeiten zur Versteuerung ihres Firmenwagens zur Verfügung.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung?

Für das Finanzamt muss also ersichtlich werden, inwiefern das Fahrzeug privat beziehungsweise geschäftlich genutzt wird. Hierfür gibt es zwei verschiedene Methoden:

  • Das Führen eines Fahrtenbuchs oder
  • die pauschale Versteuerung über die Ein-Prozent-Regelung.

Das Fahrtenbuch als Absicherung

Dass es für jeden Gründer Pflicht sei, ein Fahrtenbuch zu führen, ist also ein Irrtum. Sinnvoll ist das Fahrtenbuch dennoch in vielen Fällen, und zwar immer dann, wenn mehrere Personen das Fahrzeug benutzen, beispielsweise also Mitarbeiter. So bleibt auch bei eventuellen Schäden oder Verstößen wie Geschwindigkeitsüberschreitungen nachvollziehbar, wer zum betreffenden Zeitpunkt hinter dem Steuer saß. Denn wer wiederholt zu schnell fährt, riskiert unter Umständen hohe Strafen oder den Verlust seines Führerscheins.

Das Fahrtenbuch ist also für alle jene Gründer sinnvoll, deren Fahrzeug von mehreren Personen dienstlich genutzt wird. Kann bei solchen Verstößen der Fahrzeugführer nachträglich nicht ermittelt werden, haftet unter Umständen der Fahrzeughalter. Zudem kann ihm dann die Pflicht eines Fahrtenbuchs auferlegt werden.

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zum Führen eines Fahrtenbuches findet ihr in diesem Fachartikel: Basics: Fahrtenbuch fürs Finanzamt erstellen | Inhalt, Form und Vergleich zur 1-Prozent-Regel.

Die Ein-Prozent-Regelung

Die Ein-Prozent-Regelung funktioniert hingegen als Pauschalbesteuerung. Hierbei wird jeden Monat ein Prozent des deutschen Listenpreises für das betreffende Fahrzeug als geldwerter Vorteil versteuert. Somit ist das Fahrtenbuch nicht mehr notwendig, sondern die Kosten für den Firmenwagen können pauschal abgesetzt werden. Eine Regelung, die auf den ersten Blick zwar günstig und nach weniger Aufwand klingt, auf den zweiten Blick oft aber finanziell nachteilig ist.

Fahrtenbuch führen: Die Vor- und Nachteile für Gründer

Sicher muss jeder Gründer, der keine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs hat, also selbst entscheiden, welche der beiden Varianten zur Besteuerung für ihn sinnvoller ist. In vielen Fällen bedeutet das Fahrtenbuch zwar mehr Aufwand, jedoch können die Kosten exakter abgesetzt werden und die geschäftliche sowie Privatnutzung bleibt nachvollziehbar. Das hat – wie bereits erwähnt – auch in rechtlichen Belangen Vorteile.

Doch Vorsicht: Das Finanzamt erkennt (vor allem elektronische) Fahrtenbücher nicht immer an, wenn sie die Möglichkeit zur nachträglichen Manipulation bieten und verlangt gegebenenfalls
nachträgliche Belege für die private beziehungsweise geschäftliche Nutzung des PKW.

Mehr zum elektronisches Fahrtenbuch in unserem Fachartikel: Fahrtenbuch-Tools & Apps im Überblick inkl. Anforderungen, Links & Tipps

Zudem bedeutet das Fahrtenbuch natürlich eine Menge Aufwand. Ihr solltet deshalb sorgfältig und am besten mit Hilfe eines Steuerberaters berechnen, welche der beiden Varianten in eurem individuellen Fall kostengünstiger ist.

Alternativ ist es in vielen  Unternehmen praktisch, früher oder später mehrere Fahrzeuge zu besitzen und somit strikt zwischen privatem und geschäftlichem Auto zu unterscheiden. Dies vereinfacht die Besteuerung erheblich, ist jedoch vor allem für Gründer oft noch nicht erschwinglich.

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