Digitaler Arbeitsplatz – so organisierst du dich | Unternehmensstruktur, Kommunikation, Kollaboration
Spätestens mit der Corona-Pandemie ist Homeoffice auch in weniger innovativen Startups und Firmen angekommen. Und damit wird die Bedeutung eines gut organisierten digitalen Arbeitsplätzes größer denn je. Von den Möglichkeiten können auch Einzelgründer profitieren. Wie ihr euch am besten organisiert, erfahrt ihr hier.
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Was ist ein digitaler Arbeitsplatz
Wahrscheinlich hat jeder so seine eigene Vorstellung von einem digitalen Arbeitsplatz – und viele arbeiten ja schon beinahe komplett digital. Doch tatsächlich sind viele Arbeitsschritte noch immer analog. Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine vollständig digitalisierte Arbeitsumgebung, die es euch und euren Mitarbeitern ermöglicht, auf Anwendungen und Daten zuzugreifen – und das ist Echtzeit und von überall aus.
Es geht also um
- Zugriff auf Daten und Arbeitstools
- Tools für die Kommunikation
- Tools für die Kooperation an Inhalten und Projekten
- Tools für die Arbeitsorganisation
- automatisierte Workflows mithilfe von maschinellem Lernen
- Tools zur Datensicherheit und Datenschutz
Digital Workspace – die ultimative digitale Plattform
Es gibt quasi eine auf die Spitze getriebene digitale Arbeitsumgebung: der digital workplace ist eine zentrale digitale Arbeitsplattform. Hier werden Informationen, Tools und Services ortsungebunden zur Verfügung gestellt und in einem organisationsinternen Webportal bereitgestellt. Hier findet ihr also eine Sammlung von Werkzeugen, mit denen eure Mitarbeitenden kollaborativ arbeiten, Informationen auszutauschen und die wichtigen Daten in Unternehmens-Anwendungen wie CRM und ERP organisieren.
Vorteile & Nachteile des digitalen Arbeitsplatzes – Was könnt ihr erreichen
Machen wir uns nichts vor: jede Umstellung von Prozessen ist eine Menge Arbeit. Wenn ihr die Möglichkeiten, neue Arbeitsprozesse direkt digital zu starten, solltet ihr diese Gelegenheit nutzen. Denn grundsätzlich haben Studien klar bewiesen, digitalisierte oder auch in Teilen digitalisierte Unternehmen:
- sind schneller in ihren Prozessen, damit effektiver und sparen Kosten,
- steigern die Mitarbeitermotivation und die Produktivität der Mitarbeitenden,
- zeigen deutlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit, denn alleine der Fakt von Homeoffice Option oder auch mobile work sorgen für Verbesserungen der Work-Life-Balance,
- haben es leichter, neue Technologien einzuführen und den Umstieg in cloudbasierte Apps zu schaffen,
- können Kosten durch Desk Sharing sparen,
- und haben es einfacher, die Anforderungen von freien oder externen Mitarbeitern zu erfüllen.
Doch wie alles gibt es auch Schattenseiten des digitalen Arbeitsplatzes – oder nennen wir es Herausforderungen. Denn tatsächlich sind die Fragen nicht unlösbar.
Zum einen müsst ihr euch besondere und mehr Gedanken bezüglich Datenschutz und Datensicherheit machen. Da sind Endgeräte, die sich von außerhalb ins Unternehmen einloggen, unternehmenseigene Daten, Kundendaten oder sensible Dokumente werden in der Cloud gelagert, viele Menschen greifen auf gemeinsame Speicher zu – hier gibt es jede Menge Risiken, die ihr unter Kontrolle bekommen müsst. Dazu gehört auch ein System von Backups und Datensicherung.
Auch das Thema Compliance ist wichtig… Das Rechtemanagement bezüglich eurer Datenstruktur muss klar durchdacht und geregelt sein. Sichere Freigabeprozesse, Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten bzw. deren Unveränderbarkeit und die Archivierung müsst ihr klären.
Geeignete Tools für den digitalen Arbeitsplatz – Anwendungsbeispiele
Es gibt eine ganze Reihe von Tools, die euch beim Aufbau eines digitalen Arbeitsplatzes helfen. Wir stellen euch hier verschiedene Tool-Familien vor, was ihr damit machen könnt und wobei sie euch helfen.
Arbeitsabläufe im Team koordinieren: Workflow-Management-Tools
Standardisierte Arbeitsabläufe haben viele Vorteile: Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist einfacher, weil sie ihre Aufgaben visualisiert bekommen. Mitarbeitende können sich rückversichern, ob sie nichts vergessen haben und ihr als Gründer und Arbeitgeber habt auch einen Überblick, wo ihr gerade in den Abläufen steht. Es gibt viele Tools, die euch bei dieser Arbeitsorganisation helfen. Hier bekommt ihr einen Überblick über die wichtigsten Workflow-Management-Tools.
Mit Projektmanagement-Tools immer auf dem neuesten Stand
Kollaboration muss gezielt und organisiert sein – das trifft für Teams, die jung und vielleicht sogar rund um den Globus verteilt sind, besonders zu. Startups benötigen effiziente Tools und Apps für ihr Projektmanagement. Eine Übersicht möglicher Tools bekommt ihr in unserem Fachartikel Projektmanagement-Tools.
CRM-Systeme – die große Lösung für professionelle Datenverwaltung
Customer-Relationship-Management, kurz CRM, bezeichnet die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden und die systematische Optimierung der Geschäfts- und Kundenbeziehungsprozesse. Das funktioniert besonders dann richtig, wenn alle Mitarbeitenden in dieses System integriert sind. Gute CRM-Systeme für euch im Test.
Wir empfehlen das CRM-System von Bitrix24, mit dem ihr Vertriebs- und Projektprozesse immer unter Kontrolle habt und Personalverwaltung ebenso gut organisiert wird, wie die Zusammenarbeit innerhalb eures Unternehmens. Quasi ein vollständiger virtueller Arbeitsplatz für euer Unternehmen, bei dem alle Tools reibungslos im Einklang funktionieren, egal ob im Büro oder Homeoffice
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Neben diesen sehr großen Tools zur digitalen Organisation in eurem Unternehmen gibt es natürlich noch jede Menge kleine Lösungen, Teilaspekte, die ihr ebenfalls digital und in der Cloud bearbeiten könnt, statt stationäre als Exel oder sogar auf Papier. Noch ein paar Beispiele:
Spezielle Lösungen: Handwerker-Software 2023
Auch Handwerksbetriebe profitieren stark von der Digitalisierung ihres Arbeitsplatzes. Mehr Zeit fürs Wesentliche: Gute Handwerker-Software nimmt euch den Papierkram ab. Aufträge und Kundendaten verwalten, Angebote und Rechnungen, Baustellen managen: In unserem aktuellen Test findet ihr die besten Handwerker-Apps im Vergleich.
Tools für die digitale Arztpraxis
Und auch in Arztpraxen, die längst noch nicht als die Oasen der digitalen Handgriffe gelten, gibt es viel Potenzial für den digitalen Arbeitsplatz. Terminvereinbarungen, Standards wie wiederkehrende Rezepte – mit dieser Sammlung möglicher Arztsoftware könnt ihr eure Arztpraxis ins moderne Zeitalter führen.
Buchhaltungssoftware – Papierkram endlich nur noch digital
Ein ganz klassisches Bespiel, bei dem viele Unternehmen in die Digitalisierung starten… die Buchhaltung wird durch das Finanzamt sowieso immer stärker digital verlangt, warum den ganzen Prozess nicht gleich ganz digital abbilden? Welches die beste Buchhaltungssoftware für Startups, Freiberufler & Selbstständige ist, erfahrt ihr in unserer Liste Top Buchhaltungsprogramme im Vergleich, mit Tipps, Links & Infos!
Tipps zur Einführung: So integriert ihr erfolgreich euren digitalen Arbeitsplatz
Digitalisierung ist immer erstmal ein Investment. Hauptsächlich von Arbeit und Zeit. Damit ihr euch nicht in sinnlose Softwares verstrickt, zu viel Zeit für die falschen Apps investiert – hier ein paar Tipps.
Analyse vor Neustart
Bevor ihr startet, solltet ihr euch einen Überblick verschaffen, welche Prozesse bereits in eurem Unternehmen digitalisiert sind, welche Prozesse überhaupt digitalisiert werden können und sollten und wo eure Prioritäten liegen.
Aufwand klären
Im nächsten Schritt solltet ihr klären, was ihr tatsächlich für die Digitalisierung des jeweiligen Prozesses benötigt… welche Tools wollt ihr einsetzen, welches Netzwerk werden benötigt und auch: welche Qualifizierungen brauchen eure Mitarbeitenden?
Einbeziehung statt Konfrontation
Das kennt ihr als Unternehmer bereits… die Dinge laufen meistens besser, wenn ihr eure Mitarbeitenden einbezieht. Das gilt vor allem, wenn ihr ihnen sagen wollt, wie sie jetzt ihre Arbeit machen sollen. Besser ist, ihnen Optionen anzubieten, wie ihre Arbeit leichter und effektiver gehen könnte. Übrigens zeichnet sich ein digitaler Arbeitsplatz auch durch eine demokratischere Organisation, flachere Hierarchien und mehr Mitbestimmung aus.
Mängel kompensieren
Wenn Mitarbeitende mehr digital und damit weniger physisch zusammenarbeiten, dann leidet vor allem das „Wir-Gefühl“ eines Unternehmens. Menschen brauchen menschlichen Kontakt. Dieser Mangel an gemeinsamen Kaffeepausen und Mittagsgesprächen müsst ihr ganz bewusst kompensieren und die Interaktion im Team stärken.
Fazit
Es steht gar nicht in Frage, dass auch eure Arbeitsplätze immer digitaler werden – das fordert schon die allgemeine Veränderung in der Gesellschaft. Doch als Unternehmer habt ihr die Möglichkeit, den digitalen Arbeitsplatz für euch und eure Mitarbeitenden bewusst zu gestalten, mit großen wie kleinen Tools Alltagsarbeiten effizienter und Zusammenarbeiten kreativer zu machen.