Basics: Das solltet ihr über die Buchhaltung für Startups und KMUs wissen

Man kann es nicht oft genug betonen – die immer so ungeliebte Buchhaltung ist und bleibt eines der wesentlichsten Tools für die Unternehmensplanung und auch für die Unternehmensentwicklung und die Steuerung. Gerade Startups sollten sich deshalb sehr eingehend mit der Schaffung einer vernünftigen Buchhaltung beschäftigen. Und auch für KMU’s lohnt es sich immer wieder, zu überprüfen, was noch besser gemacht werden kann. Nicht nur, weil es gesetzlich vorgeschrieben ist – sondern vor allem für den Erfolg des Unternehmens selbst.

Rechnungen und Mahnwesen

Hier bereits beginnt die Sache mit der Buchhaltung. Richtige Rechnungen zu schreiben, sie effizient zu versenden und ein automatisiertes, und technisch wie juristisch einwandfreies Mahnwesen zu betreiben, ist für Unternehmen immens wichtig. Dabei muss es nicht unbedingt immer gleich mit der juristischen Keule zur Sache gehen – eine gut gestaltete Zahlungserinnerung kann vielfach helfen, Probleme mit ausstehenden Zahlungen schon einfach und ohne großen Aufwand im Vorfeld zu lösen.

Wie ihr eine saubere Rechnung erstellt, erfahrt ihr in diesem Fachartikel: Basics „Rechnung schreiben“: Eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen, inklusive Musterrechnung. Und damit das ganze einfacher wird, könnt ihr hier kostenlose Rechnungsvorlagen bekommen: Basics: Die Rechnungsvorlage – coole Rechnungsvorlagen im Web (Infos & Linktipps).

Wer sich gerade in der Startup-Phase befindet, denkt vielleicht nicht als allererstes daran, sein Mahnwesen zu planen, oder wirksame Formulierungen für Zahlungserinnerungen zu entwerfen – gerade in dieser Unternehmensphase ist es aber besonders wichtig, dass Zahlungen auch wirklich geleistet werden. Bei KMU’s sind es vor allem größere Zahlen von säumigen Zahlern, die oft zu massiven Problemen mit dem Cashflow und der eigenen Bonität führen können.

Wie ihr euer Mahnwesen am besten organisiert, erfahrt ihr hier: Basics: Mahnung schreiben – So kommst du an dein Geld.

Buchhaltung und Tools

Die Buchhaltung ist immer noch – mit Abstand – des Unternehmers ungeliebtestes Kind. Daran ändern auch zahlreiche sehr einfach und schnell zu bedienende Buchhaltungs-Programme nicht wirklich grundlegend etwas. Immerhin lassen sich damit aber nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch der Zeitaufwand für die verhasste Buchhaltung lässt sich deutlich verringern.

Unter den zahlreichen Tools und Software-Lösungen, die angeboten werden, ist es schwierig, die Übersicht zu behalten – und herauszufinden, was am besten zum Unternehmen passt. Testberichte können hier sehr hilfreich sein und die Auswahl erheblich erleichtern. Wir haben eine Übersicht von wirklich guten Buchhaltungsprogrammen hier für euch: Buchhaltungssoftware – welches Buchhaltungsprogramm ist das Beste für Startups?

Eine Liste von Buchhaltungstools, die in der Cloud arbeiten, haben wir hier für euch: Buchführung mit Online-Tools: Vergleich guter Buchhaltungsprogramme in der Cloud

Dazu besteht ab 2017 eine Auflage des Finanzamtes, dass vor allem bargeldintenisve Unternehmen auch zwingend eine elektronische Kasse (für die bestimmte Vorgaben gelten) führen müssen. Mehr dazu erfahrt ihr in unserem Fachartikel GoBD-konforme Kassensysteme – das erwartet ab 2017 das Finanzamt von euch.

Das kompliziert die Geschichte teilweise noch für viele Unternehmen – umgekehrt kann ein elektronisches Kassenbuch aber auch helfen, die Abläufe im Unternehmen deutlich zu beschleunigen und die Aussagekraft der Buchhaltung auch noch mit vielen zusätzlichen Daten deutlich zu erhöhen (wann entstehen wo welche Umsätze, Kundenfrequenzen, Auslastung von Shops, etc.) Auch hier sind Testberichte ein gutes Hilfsmittel, um die richtige und auch kostenmäßig passende Lösung zu finden. Gerade bei Startups ist das Budget ja meist nicht unerschöpflich.

Die wichtigsten Bereiche der Buchhaltung in einer knappen Übersicht

Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist das Kernstück der Unternehmensbuchhaltung. Sie gibt nicht nur einen profunden Überblick über die Unternehmensentwicklung und den Unternehmenserfolg, sondern dient auch dazu, mit Steuerlasten zu kalkulieren, Kosten zu ermitteln und möglichst sinnvoll zu planen.

Für das Finanzamt ist die Finanzbuchhaltung auch der Bereich, der für die Ermittlung der zu zahlenden Steuern herangezogen wird. Sorgfalt zahlt sich hier in jedem Fall aus – Probleme mit dem Finanzamt, das auch schnell einzelne Posten, oder im schlimmsten Fall die gesamte Buchhaltung, verwerfen kann, werden immer teuer. Die geltenden Vorschriften und die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ sollte man als Unternehmer also sehr genau kennen.

Natürlich spielt die Finanzbuchhaltung auch für die Umsatzsteuervoranmeldungen und für die Möglichkeit, Vorsteuern geltend zu machen, eine wichtige Rolle – es sei denn, man fällt als Unternehmer oder Unternehmen noch unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Buchhaltungen (und auch die Rechnungen für Kleinunternehmer) sind etwas einfacher. Alle Geschäftsfälle, Reisekosten, und Belege müssen aber natürlich auch hier richtig und vollständig verbucht werden.

Lohnbuchhaltung

Sobald ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, wird alles viel komplizierter. Aus diesem Grund ist die Lohnbuchhaltung ein eigener Bereich. Hier kommen – neben der regelmäigen Gehaltsabrechnung – auch noch viele andere administrative Tätigkeiten zum Tragen – etwa die Anmeldung der Mitabeiter, die pünktliche und richtige Abführung aller Abgaben und Beiträge und die Verwaltung von Arbeitsverträgen, Personaldaten, Kündigungen und Entlassungen.

Kreditorenbuchhaltung

Wer als Unternehmen von Lieferanten abhängig ist, führt meist auch eine separate Kreditorenbuchhaltung. Das ist nicht unerheblich, weil ohne pünktliche Bezahlung der Lieferanten und eine klare Übersicht darüber, welche Kosten aus Lieferverträgen entstehen Probleme für das Unternehmen selbst unweigerlich die Folge sind. In vielen Fällen ist es dabei sinnvoll, Warenwirtschaftssysteme und Kreditorenbuchhaltung miteinander intensiv zu vernetzen und dabei auch alle Lieferverträge zentral zu verwalten.

Die Steuerberatung

An den Steuerberater kann man auch wichtige Arbeiten delegieren – nicht nur das Erstellen eines Jahresabschlusses, sondern beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldungen. Um ein solches „Outsourcing“ nutzen zu können muss die Buchhaltungssoftware über entsprechende Anbindungen verfügen. Auch über die Datensicherheit sollte man sich in diesem Fall immer ein wenig Gedanken machen.

Bei den zahlreichen und komplizierten Steuergesetzen in Deutschland ist eine Beratung – auch für kleine Unternehmen und Startups – eigentlich unverzichtbar, um die Steuerlast zu minimieren. Etwas Geld in die Verbesserung der Abläufe, eine laufende Kontrolle auf Fehler durch den Steuerberater und eine konsequente Minimierung der steuerlichen Lasten zu investieren, kann sich also vielfach lohnen.

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