Erfolgsrezepte für Startups und Gründer

Basics: Das soll­tet ihr über die Buch­hal­tung für Start­ups und KMUs wissen

Man kann es nicht oft genug beto­nen – die immer so unge­lieb­te Buch­hal­tung ist und bleibt eines der wesent­lichs­ten Tools für die Unter­neh­mens­pla­nung und auch für die Unter­neh­mens­ent­wick­lung und die Steue­rung. Gera­de Start­ups soll­ten sich des­halb sehr ein­ge­hend mit der Schaf­fung einer ver­nünf­ti­gen Buch­hal­tung beschäftigen.

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Man kann es nicht oft genug beto­nen – die immer so unge­lieb­te Buch­hal­tung ist und bleibt eines der wesent­lichs­ten Tools für die Unter­neh­mens­pla­nung und auch für die Unter­neh­mens­ent­wick­lung und die Steue­rung. Gera­de Start­ups soll­ten sich des­halb sehr ein­ge­hend mit der Schaf­fung einer ver­nünf­ti­gen Buch­hal­tung beschäf­ti­gen. Und auch für KMU’s lohnt es sich immer wie­der, zu über­prü­fen, was noch bes­ser gemacht wer­den kann. Nicht nur, weil es gesetz­lich vor­ge­schrie­ben ist – son­dern vor allem für den Erfolg des Unter­neh­mens selbst.

Rech­nun­gen und Mahnwesen

Hier bereits beginnt die Sache mit der Buch­hal­tung. Rich­ti­ge Rech­nun­gen zu schrei­ben, sie effi­zi­ent zu ver­sen­den und ein auto­ma­ti­sier­tes, und tech­nisch wie juris­tisch ein­wand­frei­es Mahn­we­sen zu betrei­ben, ist für Unter­neh­men immens wich­tig. Dabei muss es nicht unbe­dingt immer gleich mit der juris­ti­schen Keu­le zur Sache gehen – eine gut gestal­te­te Zah­lungs­er­in­ne­rung kann viel­fach hel­fen, Pro­ble­me mit aus­ste­hen­den Zah­lun­gen schon ein­fach und ohne gro­ßen Auf­wand im Vor­feld zu lösen.

Wie ihr eine sau­be­re Rech­nung erstellt, erfahrt ihr in die­sem Fach­ar­ti­kel: Basics „Rech­nung schrei­ben“: Eine ord­nungs­ge­mä­ße Rech­nung erstel­len, inklu­si­ve Mus­ter­rech­nung. Und damit das gan­ze ein­fa­cher wird, könnt ihr hier kos­ten­lo­se Rech­nungs­vor­la­gen bekom­men: Basics: Die Rech­nungs­vor­la­ge – coo­le Rech­nungs­vor­la­gen im Web (Infos & Link­tipps).

Wer sich gera­de in der Start­up-Pha­se befin­det, denkt viel­leicht nicht als aller­ers­tes dar­an, sein Mahn­we­sen zu pla­nen, oder wirk­sa­me For­mu­lie­run­gen für Zah­lungs­er­in­ne­run­gen zu ent­wer­fen – gera­de in die­ser Unter­neh­mens­pha­se ist es aber beson­ders wich­tig, dass Zah­lun­gen auch wirk­lich geleis­tet wer­den. Bei KMU’s sind es vor allem grö­ße­re Zah­len von säu­mi­gen Zah­lern, die oft zu mas­si­ven Pro­ble­men mit dem Cash­flow und der eige­nen Boni­tät füh­ren können.

Wie ihr euer Mahn­we­sen am bes­ten orga­ni­siert, erfahrt ihr hier: Basics: Mah­nung schrei­ben – So kommst du an dein Geld.

Buch­hal­tung und Tools

Die Buch­hal­tung ist immer noch – mit Abstand – des Unter­neh­mers unge­lieb­tes­tes Kind. Dar­an ändern auch zahl­rei­che sehr ein­fach und schnell zu bedie­nen­de Buch­hal­tungs-Pro­gram­me nicht wirk­lich grund­le­gend etwas. Immer­hin las­sen sich damit aber nicht nur Feh­ler ver­mei­den, son­dern auch der Zeit­auf­wand für die ver­hass­te Buch­hal­tung lässt sich deut­lich verringern.

Unter den zahl­rei­chen Tools und Soft­ware-Lösun­gen, die ange­bo­ten wer­den, ist es schwie­rig, die Über­sicht zu behal­ten – und her­aus­zu­fin­den, was am bes­ten zum Unter­neh­men passt. Test­be­rich­te kön­nen hier sehr hilf­reich sein und die Aus­wahl erheb­lich erleich­tern. Wir haben eine Über­sicht von wirk­lich guten Buch­hal­tungs­pro­gram­men hier für euch: Buch­hal­tungs­soft­ware – wel­ches Buch­hal­tungs­pro­gramm ist das Bes­te für Startups?

Eine Lis­te von Buch­hal­tungs­tools, die in der Cloud arbei­ten, haben wir hier für euch: Buch­füh­rung mit Online-Tools: Ver­gleich guter Buch­hal­tungs­pro­gram­me in der Cloud

Dazu besteht ab 2017 eine Auf­la­ge des Finanz­am­tes, dass vor allem bar­geld­in­te­nis­ve Unter­neh­men auch zwin­gend eine elek­tro­ni­sche Kas­se (für die bestimm­te Vor­ga­ben gel­ten) füh­ren müs­sen. Mehr dazu erfahrt ihr in unse­rem Fach­ar­ti­kel GoBD-kon­for­me Kas­sen­sys­te­me – das erwar­tet ab 2017 das Finanz­amt von euch.

Das kom­pli­ziert die Geschich­te teil­wei­se noch für vie­le Unter­neh­men – umge­kehrt kann ein elek­tro­ni­sches Kas­sen­buch aber auch hel­fen, die Abläu­fe im Unter­neh­men deut­lich zu beschleu­ni­gen und die Aus­sa­ge­kraft der Buch­hal­tung auch noch mit vie­len zusätz­li­chen Daten deut­lich zu erhö­hen (wann ent­ste­hen wo wel­che Umsät­ze, Kun­den­fre­quen­zen, Aus­las­tung von Shops, etc.) Auch hier sind Test­be­rich­te ein gutes Hilfs­mit­tel, um die rich­ti­ge und auch kos­ten­mä­ßig pas­sen­de Lösung zu fin­den. Gera­de bei Start­ups ist das Bud­get ja meist nicht unerschöpflich.

Die wich­tigs­ten Berei­che der Buch­hal­tung in einer knap­pen Übersicht

Finanz­buch­hal­tung

Die Finanz­buch­hal­tung ist das Kern­stück der Unter­neh­mens­buch­hal­tung. Sie gibt nicht nur einen pro­fun­den Über­blick über die Unter­neh­mens­ent­wick­lung und den Unter­neh­mens­er­folg, son­dern dient auch dazu, mit Steu­er­las­ten zu kal­ku­lie­ren, Kos­ten zu ermit­teln und mög­lichst sinn­voll zu planen.

Für das Finanz­amt ist die Finanz­buch­hal­tung auch der Bereich, der für die Ermitt­lung der zu zah­len­den Steu­ern her­an­ge­zo­gen wird. Sorg­falt zahlt sich hier in jedem Fall aus – Pro­ble­me mit dem Finanz­amt, das auch schnell ein­zel­ne Pos­ten, oder im schlimms­ten Fall die gesam­te Buch­hal­tung, ver­wer­fen kann, wer­den immer teu­er. Die gel­ten­den Vor­schrif­ten und die „Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung“ soll­te man als Unter­neh­mer also sehr genau kennen.

Natür­lich spielt die Finanz­buch­hal­tung auch für die Umsatz­steu­er­vor­anmel­dun­gen und für die Mög­lich­keit, Vor­steu­ern gel­tend zu machen, eine wich­ti­ge Rol­le – es sei denn, man fällt als Unter­neh­mer oder Unter­neh­men noch unter die soge­nann­te Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung. Buch­hal­tun­gen (und auch die Rech­nun­gen für Klein­un­ter­neh­mer) sind etwas ein­fa­cher. Alle Geschäfts­fäl­le, Rei­se­kos­ten, und Bele­ge müs­sen aber natür­lich auch hier rich­tig und voll­stän­dig ver­bucht werden.

Lohn­buch­hal­tung

Sobald ein Unter­neh­men Mit­ar­bei­ter beschäf­tigt, wird alles viel kom­pli­zier­ter. Aus die­sem Grund ist die Lohn­buch­hal­tung ein eige­ner Bereich. Hier kom­men – neben der regel­mäi­gen Gehalts­ab­rech­nung – auch noch vie­le ande­re admi­nis­tra­ti­ve Tätig­kei­ten zum Tra­gen – etwa die Anmel­dung der Mit­a­bei­ter, die pünkt­li­che und rich­ti­ge Abfüh­rung aller Abga­ben und Bei­trä­ge und die Ver­wal­tung von Arbeits­ver­trä­gen, Per­so­nal­da­ten, Kün­di­gun­gen und Entlassungen.

Kre­di­to­ren­buch­hal­tung

Wer als Unter­neh­men von Lie­fe­ran­ten abhän­gig ist, führt meist auch eine sepa­ra­te Kre­di­to­ren­buch­hal­tung. Das ist nicht uner­heb­lich, weil ohne pünkt­li­che Bezah­lung der Lie­fe­ran­ten und eine kla­re Über­sicht dar­über, wel­che Kos­ten aus Lie­fer­ver­trä­gen ent­ste­hen Pro­ble­me für das Unter­neh­men selbst unwei­ger­lich die Fol­ge sind. In vie­len Fäl­len ist es dabei sinn­voll, Waren­wirt­schafts­sys­te­me und Kre­di­to­ren­buch­hal­tung mit­ein­an­der inten­siv zu ver­net­zen und dabei auch alle Lie­fer­ver­trä­ge zen­tral zu verwalten.

Die Steu­er­be­ra­tung

An den Steu­er­be­ra­ter kann man auch wich­ti­ge Arbei­ten dele­gie­ren – nicht nur das Erstel­len eines Jah­res­ab­schlus­ses, son­dern bei­spiels­wei­se die Umsatz­steu­er­vor­anmel­dun­gen. Um ein sol­ches „Out­sour­cing“ nut­zen zu kön­nen muss die Buch­hal­tungs­soft­ware über ent­spre­chen­de Anbin­dun­gen ver­fü­gen. Auch über die Daten­si­cher­heit soll­te man sich in die­sem Fall immer ein wenig Gedan­ken machen.

Bei den zahl­rei­chen und kom­pli­zier­ten Steu­er­ge­set­zen in Deutsch­land ist eine Bera­tung – auch für klei­ne Unter­neh­men und Start­ups – eigent­lich unver­zicht­bar, um die Steu­er­last zu mini­mie­ren. Etwas Geld in die Ver­bes­se­rung der Abläu­fe, eine lau­fen­de Kon­trol­le auf Feh­ler durch den Steu­er­be­ra­ter und eine kon­se­quen­te Mini­mie­rung der steu­er­li­chen Las­ten zu inves­tie­ren, kann sich also viel­fach lohnen.

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