Café eröffnen: So stellt ihr euren Finanzplan auf

Ihr wollt euch mit einem Café selbstständig machen – ein schöner Plan. Konzept, Standort und alle nötigen Genehmigungen und Anmeldungen sind durchdacht und geplant – falls nicht, könnt ihr in unserem Fachartikel Selbstständig machen als Barista: So eröffnest du dein eigenes Café nochmal nachlesen, was ihr benötigt.

Doch damit euer Plan, ein Café zu eröffnen (und erfolgreich zu führen) nicht schon nach kurzer Zeit scheitert, müssen die Zahlen stimmen. Welche Kosten müsst ihr planen, welche Preise solltet ihr kalkulieren, wie arbeitet ihr kostendeckend und gewinnbringend? Auskunft darüber gibt euch eine valide Finanzplanung. Wie ihr die aufstellt, erfahrt ihr hier.

Finanzplan für ein Café: Inhalte & Struktur

Ein Finanzplan zeigt in Zahlen die voraussichtliche Entwicklung eures Unternehmens. Er ist ein wichtiger Teil des Businessplans. Mit dem Finanzplan steuert ihr aber auch alle Vorgänge im Unternehmen.

Der Finanzplan für euer „Café-eröffnen-Projekt“ sollte die ersten drei Jahre eures Unternehmens darstellen, das erste Jahr am besten monatlich, die folgenden Jahre dann auf Jahresebene. Grundsätzlich solltet ihr den Finanzplan für euer Café in folgende Teile gliedern:

Der Umsatzplan eures Cafés

Wieviel Absatz an Kaffee, Kuchen, Getränken und sonstigen Produkten in eurem Café plant ihr, zu welchen Preisen? Was ist realistisch? Was für eine Steigerung zu erwarten? Mit welchen Mitteln? Diese Zahlen solltet ihr am besten am Beispiel vergleichbarer Unternehmen recherchieren und aufschreiben. Bedenkt auch die Startphase – die ersten Monate nachdem ihr das Café eröffnet habt, und euch eure (Stamm)Kunden noch erarbeiten müsst.

Der Kostenplan für euer Café

Hier erfasst ihr alle laufenden Kosten eures Cafés. Dazu gehören

• Wareneinkauf
• Miete
• Nebenkosten
• Personalkosten (Achtung: Mindestlohn)
• das eigene Gehalt (Unternehmerlohn)
• Marketing
• Beratungskosten
• Gründerkosten (etwa bei Gründung einer GmbH)
• Versicherungen
• Gebühren

Der Investitionsplan für euer Café

Gerade am Anfang eures Unternehmens ist das eine der größten Posten, die ihr auch gut planen solltet. Ihr benötigt

• Technische Ausrüstung wie Kassensystem, Kaffeemaschine usw.
• Einrichtung, wie Tresen und Präsentationsflächen
• Küchenausrüstung
• Ausstattung wie Tische, Stühle, Außenbestuhlung usw.
• Gestalterische Ausstattung (Lampen, Design usw.)
• Transportmittel

Kosten für Beratungen oder Marketing gehören nicht zu den Investitionen und müssen im Kostenplan berücksichtigt werden.

Denkt auch hier in Phasen und perspektivisch – welche Investitionen benötigt ihr schon bis zur Eröffnung, welche kommen später auf euch zu? Welche Gerätschaften haben nur eine begrenzte Nutzungszeit und müssen dann wieder neu angeschafft werden?

Diese Investitionen sind auch euer Anlagevermögen. Dafür gibt es unterschiedliche Abschreibungsvorschriften und -zeiten, die in der Afa Tabelle des Bundesministeriums für Finanzen festgelegt sind. In eurem Finanzplan sollte auch ersichtlich sein, wie ihr geringwertige Wirtschaftsgüter (GWGs) steuerlich behandelt (Sofortabschreibung, Sammelposten oder Abschreibung nach Afa-Tabelle).

Der Rentabilitätsplan – lohnt sich der Traum vom eigenen Café?

Nun wird es zum ersten Mal richtig spannend: Aus den drei Plänen mit den Kennzahlen zu Investition, Kosten und Umsatz ergibt sich, ob und wie euer Café-Projekt rentabel werden kann.

Ergeben die erwarteten Umsätze auf der einen Seite und die Kosten und notwendigen Investitionen auf der anderen Seite der Rechnung zumindest ein Plus-Minus-Null? Und wann ist euer Café potenziell aus den „roten Zahlen“?

Der Kapitalbedarfsplan

Wenn ihr also nun wisst, wie lange es dauern wird, bis eurer Café rentabel ist, dann müsst ihr euch Gedanken darüber machen, wo das nötige Geld bis dahin her kommen soll. Deshalb ist es Teil eures Finanzierungsplans, genau zu notieren, wieviel Geld ihr in den verschiedenen Monaten und Jahren benötigt und aus welchen Quellen ihr dieses Kapital speisen wollt. Macht deutlich, ob es eigene finanzielle Mittel sind, ob und wer sich an den Ausgaben beteiligen wird (und ob und wie da auch eine Beteiligungen am Unternehmen damit verbunden ist) oder welches Fremdkapital ihr aufnehmen wollt.

Denkbar ist es für euch sicherlich, mit einem Kredit eure Investitionen abzusichern. Es gibt eine ganze Menge Gründerkredite, üblich ist auch eine Finanzierung durch Folls, Family and Friends. Auch Kredit Vermittler wie zum Beispiel auxmoney können helfen: Diese Plattform bietet entsprechende Online Kredite auch für Personen, die den Weg in ihre Selbständigkeit gründen wollen.

Der Kapitalbedarfsplan – die Finanzierung eures Cafés

Mit dem Liquiditätsplan behaltet ihr die Entwicklung der Zahlungsfähigkeit eures Cafés im Blick. Denkt daran: ein Mangel an liquiden Mitteln führt schnell in die Insolvenz. Deshalb solltet ihr insbesondere hier sehr realistisch, wenn nicht sogar konservativ rechnen und die Entwicklung dieser Zahlen regelmässig zu überprüfen.

Erfasst gut sichtbar alle (potenziellen) Einzahlungen und Auszahlungen auf eurem Konto für das für das erste halbe Jahr monatlich. Arbeitet mit Bruttowerten, erfasst auch Kredite als Einzahlungen und Tilgungen von Krediten als Auszahlungen und vor allem: Beachtet die Zahlungsziele (also Kalendertage) der Zahlungen.

In dem Zusammenhang solltet ihr auch darüber nachdenken, wie ihr euer Finanzströme organisiert. Welches Geschäftskonto lohnt sich für euer Café? Welches Kassensystem wollt ihr einsetzen? Wer macht die Buchhaltung, bzw. welches Tool wollt ihr dafür nutzen?

Café eröffnen: die Gründungskosten realistisch berechnen

Auch für ein recht klares Unterfangen, ein Café zu eröffnen, solltet ihr als Neugründer einen qualifizierten Berater aufsuchen und euer Unternehmen mit ihm besprechen.

Die Kosten für diese Beratung müsst ihr ebenfalls einkalkulieren. Für diese Kosten gibt es übrigens viele Förderungen, mehr dazu erfahrt ihr hier:

Beratungsförderung vor der Gründung | wichtige über Beratungsangebote für Gründer im Überblick

Auch eure Kosten, um ein Gewerbe anzumelden und eventuell weitere Genehmigungen und Lizenzen müsst ihr beachten und berechnen.

Hinzu kommen häufig Kosten für den Anwalt bzw. den Notar, den Immobilienmakler, die Markteinführung (Marketing und Vertrieb), die Produktionskosten sowie für Forschung und Entwicklung.