Selbst­stän­dig machen als Baris­ta: So eröff­nest du dein eige­nes Café

Ein Café zu eröff­nen ist der Traum vie­ler Grün­der. Zwar könnt ihr die Eröff­nung eines Cafés mit rela­tiv gerin­gem Start­ka­pi­tal stem­men und könnt als Baris­ta ohne spe­zi­el­le Berufs­aus­bil­dung tätig wer­den. Aber man beob­ach­tet auch häu­fig, dass vie­le net­te Cafés schon nach weni­gen Mona­ten wie­der schlie­ßen. Damit das nicht pas­siert, sind hier wich­ti­ge Grund­re­geln zusammengestellt.

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Ein Café zu eröff­nen ist der Traum vie­ler Grün­der. Einen Caf­fè Lat­te trin­ken, dazu die Lieb­lings­mu­sik hören und ein Stück Kuchen mit Freun­den essen – so stel­len sich vie­le Grün­der den Arbeits­all­tag vor. Zwar stimmt es, dass die Eröff­nung eines Cafés mit rela­tiv gerin­gem Start­ka­pi­tal zu stem­men ist und der Gas­tro­nom ohne spe­zi­el­le Berufs­aus­bil­dung tätig wer­den kann, aber man beob­ach­tet auch häu­fig, dass vie­le net­te Cafés schon nach weni­gen Mona­ten wie­der schlie­ßen. Damit das nicht pas­siert, sind hier wich­ti­ge Grund­re­geln zusammengestellt.

Schritt 1: Von der Idee zur Pla­nung | Stand­ort und Stil

Das klas­si­sche Kaf­fee­haus, in dem Zei­tun­gen gele­sen und Dis­kus­sio­nen aus­ge­foch­ten wer­den, gibt es fast nur noch in Wien und Prag. Heu­te domi­nie­ren Steh­ca­fés, Caféket­ten und Loun­ges den Markt. Soll nur Kaf­fee und Kuchen ange­bo­ten wer­den oder soll es auch Früh­stück und einen ein­fa­chen Mit­tags­tisch geben? Soll auf Trends wie vegan und Fair-Tra­de gesetzt wer­den? Ist geplant auch Alko­hol aus­zu­schen­ken? Je genau­er ihr vor­her defi­niert, wel­ches Kon­zept einem vor­schwebt, umso ein­fa­cher wird die Standortsuche.

Die Lage eures Cafés macht sehr viel aus und in den wenigs­ten Fäl­len könnt ihr auf Lauf­kund­schaft ver­zich­ten. In der Nähe von Bus- oder Bahn­hal­te­stel­len ist übli­cher­wei­se viel Betrieb, aber meist haben sich dort schon ande­re Gas­tro­no­men nie­der­ge­las­sen. Einen Stand­ort zu ent­de­cken, des­sen Poten­zi­al noch nicht erschlos­sen ist, kann zum Mas­ter­plan gehören.

Tipp: Viel­ver­spre­chend ist es sich in der Nähe von Schu­len umzu­se­hen, auch bei Ein­rich­tun­gen wie Gerich­ten, Arbeits­äm­tern oder Poli­zei­prä­si­di­en – also über­all dort, wo Men­schen War­te­zei­ten über­brü­cken müs­sen. Denn dann setz­ten sie sich ger­ne zwi­schen­durch ins Café. Es lohnt sich manch­mal auch, bei Inha­bern bereits bestehen­der Cafés nach­zu­fra­gen, ob ein Ver­kauf denk­bar sei.

In jedem Fal­le soll­tet ihr eine Poten­zi­al­ana­ly­se eurer Wunsch­lo­ca­ti­on durch­füh­ren – wo kom­men eure Kun­den her? Wann kom­men sie und wel­che Spei­sen und Geträn­ke wün­schen sie? Defi­niert eure Ziel­grup­pe, in Alter, Ein­kom­men und Inter­es­sen. Das alles ist Teil des Busi­ness­plans, den ihr auf jeden Fall auf­stel­len soll­tet. Schon des­halb, weil ihr ihn für jede Art von Fremd­fi­nan­zie­rung brau­chen wer­det. Aber auch, um nicht blind ins Aben­teu­er zu starten.

Lese­tipp: Wie ihr einen Busi­ness­plan schnell und effek­tiv erstellt, erfahrt ihr in unse­rem Fach­ar­ti­kel Basics: In 7 Schrit­ten zum Busi­ness­plan.

Schritt 2: Kon­zept, prak­ti­sche Schrit­te und Finanzen

Wich­tig bei dem Kauf und der Ein­rich­tung ist auch, dass das Café grü­nes Licht vom Gesund­heits­amt und Ord­nung- oder Gewer­be­amt bekom­men muss. Pro­fes­sio­nel­le Hygie­ne ist dabei ein Schlüs­sel­the­ma, dazu zählt bei einer Küche auch der Abluft­ka­nal. Wer Alko­hol aus­schen­ken möch­te oder mehr als 50 Qua­drat­me­ter Flä­che bespielt, muss Gäs­te­toi­let­ten bereit­hal­ten. Es emp­fiehlt sich, schon im Vor­feld bei den Ämtern nach­zu­fra­gen, wel­che Regeln für das indi­vi­du­el­le Kon­zept und Café gelten.

Am Papier­krieg kommt man ohne­hin nicht vor­bei. Um die­sen zu bewäl­ti­gen, kann ein Vor­be­rei­tungs­kurs der Indus­trie- und Han­dels­kam­mer hel­fen. Will man nur allein im Café arbei­ten, kann es genü­gen, ein Gewer­be anzu­mel­den. Ein Nach­weis der absol­vier­ten Hygie­neun­ter­wei­sung ist in jedem Fall vor­zu­le­gen. Aber wer soll die Buch­hal­tung und Steu­er­fra­gen erle­di­gen? Wer küm­mert sich um Mar­ke­ting, Putz­dienst und ande­re Details? Sobald Per­so­nal ein­ge­stellt wird, wird der Papier­berg grö­ßer. Und weil in der Gas­tro­no­mie viel mit Bar­geld han­tiert wird, ist es für die Ange­stell­ten rela­tiv ein­fach, den Chef zu betrü­gen. Zuver­läs­si­ge, moti­vier­te und ehr­li­che Mit­ar­bei­ter zu fin­den ist viel schwie­ri­ger, als vor­her gedacht.

Schritt 3: Vor­schrif­ten, Geneh­mi­gun­gen und Absicherungen

Check­lis­te: Die­se Anmel­dun­gen müsst ihr machen

Erlaub­nis und Anzei­ge­pflicht für ein Gast­stät­ten­ge­wer­be: Der Betrieb eines Gast­stät­ten­ge­wer­bes bedarf grund­sätz­lich der Erlaub­nis gem. § 2 Gast­stät­ten­ge­setz, seit 2015 ist nun­mehr nur noch die Ver­ab­rei­chung von alko­ho­li­schen Geträn­ken erlaub­nis­pflich­tig. Das heisst: Solan­ge ihr nur alko­hol­freie Geträn­ke, unent­gelt­li­che Kost­pro­ben, zube­rei­te­te Spei­sen oder in Ver­bin­dung mit einem Beher­ber­gungs­be­trieb Geträn­ke und zube­rei­te­te Spei­sen an Haus­gäs­te ver­ab­reicht, braucht ihr kei­ne Geneh­mi­gung. Und in man­chen Bun­des­län­dern benö­tigt ihr nicht mal für den Alko­hol­aus­schrank eine Erlaub­nis, näm­lich in

  • Hes­sen
  • Bran­den­burg
  • Nie­der­sach­sen
  • Sach­sen
  • Sach­sen-Anhalt
  • Thü­rin­gen
  • Saar­land

In die­sen Län­dern über­prü­fen die Behör­den eure Zuver­läs­sig­keit als Gewer­be­trei­ben­der, ihr müsst dafür euer Füh­rungs­zeug­nis sowie die Aus­kunft aus dem Gewer­be­zen­tral­re­gis­ter vorlegen.
Grund­sätz­lich gilt aber, egal wo ihr euer Café eröff­net: Ihr habt eine so genann­te Anzei­ge­pflicht, das heisst bei der Gewer­be­an­mel­dung müsst ihr ange­ben, dass ihr ein Gast­stät­ten­ge­wer­be begin­nen wollt.

Gewer­be­an­mel­dung: Ihr müsst den Beginn eures Gewer­bes bei der zustän­di­gen Behör­de anmel­den (Gewer­be­an­mel­dung). Dafür nötig sind neben den Vor­dru­cken zur Anmel­dung auch übli­cher­wei­se Unter­la­gen zu den Räu­men, die ihr als Gast­raum nut­zen wollt. Detail­lier­te Zeich­nun­gen oder Skiz­zen zei­gen, dass der Raum für die­sen Zweck geeig­net ist. Es ist daher rat­sam, sich über die Anfor­de­run­gen z. B. für einen Grund­riss bei einem kom­pe­ten­ten Ansprech­part­ner (z. B. Archi­tekt) zu informieren.

Unter­rich­tungs­nach­weis über lebens­mit­tel­recht­li­che Kennt­nis­se: Grund­sätz­lich sind für die Ertei­lung der Gast­stät­ten­er­laub­nis lebens­mit­tel­recht­li­che Kennt­nis­se nach­zu­wei­sen (Unter­rich­tungs­nach­weis). Die Beschei­ni­gung über den Nach­weis wird von der zustän­di­gen Indus­trie- und Han­dels­kam­mer aus­ge­stellt, vor­aus­ge­setzt ihr habt an einer ein­tä­gi­gen Unter­rich­tung, ver­an­stal­tet von der IHK, teil­ge­nom­men hat oder ihr habt die Abschluss­prü­fung eines staat­lich aner­kann­ten Aus­bil­dungs­be­rufs bei einer IHK, HWK oder Hand­werks­in­nung bestan­den und zu den Prü­fungs­ge­gen­stän­den gehör­ten auch die Grund­zü­ge der lebens­mit­tel­recht­li­chen Vorschriften.

Pflich­ten des Unter­neh­mers bei ver­pack­ter Ware: Auch auf die Lebens­mit­tel­in­for­ma­ti­ons-Ver­ord­nung (Ver­ord­nung (EU) Nr. 11692011) müsst ihr ach­ten. Beim Ver­kauf unver­pack­ter bzw. loser Ware (z. B. Eis­kre­me, Bröt­chen, Geträn­ke­aus­schank, Kuchen) reicht es aus, wenn ihr auf Ver­lan­gen des Gas­tes eine münd­li­che Aus­kunft über die ver­wand­ten Zuta­ten und Ver­ar­bei­tungs­hilfs­stof­fe geben könnt. Eine schrift­li­che Doku­men­ta­ti­on muss für den Kun­den und die Kon­troll­be­hör­den vor­ge­hal­ten wer­den. Im Ver­kaufs­raum muss in einem Aus­hang dar­auf hin­ge­wie­sen wer­den, dass Anga­ben zu den Zuta­ten und Hilfs­stof­fen münd­lich erfragt wer­den kön­nen und eine schrift­li­che Auf­zeich­nung zugäng­lich ist.

Pflich­ten nach dem Lebens­mit­tel­hy­gie­ne-Recht: Ihr benö­tigt eine Beschei­ni­gung des Gesund­heits­am­tes nach § 43 Infek­ti­ons­schutz­ge­setz, wenn ihr  gewerbs­mä­ßig fol­gen­de Lebens­mit­tel her­stellt, behan­delt oder in Ver­kehr bringt:

  • Fleisch, Geflü­gel­fleisch und Erzeug­nis­se daraus
  • Milch und Erzeug­nis­se auf Milchbasis
  • Fische, Kreb­se oder Weich­tie­re und Erzeug­nis­se daraus
  • Eipro­duk­te
  • Säug­lings- und Kleinkindernahrung
  • Spei­se­eis und Speiseeishalberzeugnisse
  • Back­wa­ren mit nicht durch­ge­ba­cke­ner oder durch­er­hitz­ter Fül­lung oder Auflage
  • Fein­kost-, Roh­kost- und Kar­tof­fel­sa­la­te, Mari­na­den, Mayon­nai­sen, ande­re emulgierte
    Soßen und Nahrungshefen

Und wenn ihr mit die­sen Lebens­mit­teln direkt oder indi­rekt über Bedarfs­ge­gen­stän­de (z. B. Besteck oder Geschirr) in Berüh­rung kommt oder in Küchen von Gast­stät­ten und sons­ti­gen Ein­rich­tun­gen mit oder zur Gemein­schafts­ver­pfle­gung tätig seid.

Lese­tipp: Mehr dazu und wie das funk­tio­niert, erfahrt ihr in dem Fach­ar­ti­kel Gewer­be­an­mel­dung – so mel­det man ein Gewer­be rich­tig an (inklu­si­ve Gewer­be­an­mel­dung Formular).

Anmel­dung eurer selbst­stän­di­gen gewerb­li­chen Tätig­keit beim Finanz­amt: Gewer­be­trei­ben­de bekom­men von ihrem zustän­di­gen Finanz­amt, wel­ches von der Gemein­de nach der Gewer­be­an­mel­dung über die Grün­dung infor­miert wur­de, einen Fra­ge­bo­gen zur steu­er­li­chen Erfas­sung (Betriebs­er­öff­nungs­bo­gen) zugeschickt.

Pflicht zur Betriebs­haft­pflicht­ver­si­che­rung: Grund­sätz­lich musst ihr prü­fen, ob euer Grün­dungs­vor­ha­ben eine Haft­pflicht­ver­si­che­rung vor­aus­setzt. Für Cafés gibt es die­se Pflicht nicht.

Lese­tipp: Mehr dazu erfahrt ihr in die­sem Fach­ar­ti­kel Die Berufs­haft­pflicht- und Betriebs­haft­pflicht­ver­si­che­rung: Was das ist und wer sie braucht.

Rechts­form und eure Fir­ma: Grund­sätz­lich habt ihr zwei ver­schie­de­nen Mög­lich­kei­ten, ihr könnt eurem Salon einen schö­nen spre­chen­den Namen geben und die Orga­ni­sa­ti­on (also den Betrieb) anders nen­nen und müsst dann hier je nach Rechts­form die Regeln ein­hal­ten. Oder ihr bringt das bei­des zusam­men, dann soll­tet ihr aller­dings eine Rechts­form wäh­len, in der ihr auch frei in der Benen­nung eurer Fir­ma seid. Ob GmbH, UG (haf­tungs­be­schränkt), GbR, AG, OHG oder Limi­ted – ihr soll­tet genau prü­fen, wel­che Rechts­form sich für euer Unter­neh­men eignet.

Eure eige­ne Sozi­al­ver­si­che­rung: Grund­sätz­lich sind Selbst­stän­di­ge von der Ver­si­che­rungs­pflicht in den Sozi­al­ver­si­che­run­gen befreit (§ 2 SGB IV). Eine Aus­nah­me bil­det die Kran­ken- und Pfle­ge­ver­si­che­rung, die auch für Selbst­stän­di­ge eine Pflicht­ver­si­che­rung ist (§ 5 Abs. 1 Nr. 13 SGB V). Ach­tung: Ihr könnt euch unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen frei­wil­lig in den gesetz­li­chen Sozi­al­ver­si­che­run­gen ver­si­chern. Dies gilt auch für die Arbeits­lo­sen­ver­si­che­rung (§ 28a SGB III). Alter­na­tiv kön­nen Ver­si­che­rungs­ver­trä­ge mit pri­va­ten Anbie­tern abge­schlos­sen wer­den. Exis­tenz­grün­der soll­ten im Rah­men ihrer Grün­dung also unbe­dingt Kon­takt mit ihrem
bis­he­ri­gen Ver­si­che­rer (z. B. Deut­sche Ren­ten­ver­si­che­rung) auf­neh­men und ggf. auch
Ange­bo­te ande­rer (pri­va­ter) Ver­si­che­rer einholen.

Anmel­dung eurer Mit­ar­bei­ter: Euer Unter­neh­men benö­tigt eine Betriebs­num­mer, die ihr bei der zustän­di­gen Agen­tur für Arbeit bean­tragt. Der Sozi­al­ver­si­che­rungs­aus­weis eurer Mit­ar­bei­ter benö­tigt ihr, um Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge eurer Mit­ar­bei­ter monat­lich an die zuständige(n) Krankenkasse(n) abfüh­ren. Das Mel­de­ver­fah­ren für gering­fü­gig Beschäf­tig­te läuft über die Knapp­schaft Bahn See (KBS).

Schritt 4: Finan­zen & Finan­zie­rung klären

Nun geht es dar­um, finan­zi­ell auf siche­ren Bei­nen zu ste­hen. Es soll­te lie­ber groß­zü­gig kal­ku­liert und auch Reser­ven unbe­dingt mit­ein­ge­rech­net wer­den, damit kei­ne finan­zi­el­len Eng­päs­se auf­tre­ten, wenn sich bei­spiels­wei­se die Eröff­nung uner­war­tet ver­zö­gert. In die Berech­nung gehö­ren Miet­kos­ten, ein Betrag für die Aus­stat­tung des Cafés sowie die Kos­ten für Waren und Per­so­nal. Mit die­sem Busi­ness­plan, der die erwar­te­ten Ein­nah­men her­vor­hebt, kann bei Ban­ken ein Kre­dit bean­tragt wer­den oder sich um eine Bei­hil­fe zur Exis­tenz­grün­dung bemüht wer­den, Die­se kann bei­spiels­wei­se bei dem Pro­gramm des Bun­des­wirt­schafts­mi­nis­te­ri­ums bean­tragt werden.

Die Finan­zie­rung steht und die pas­sen­de Immo­bi­lie wur­de auch gefun­den. Wenn nicht mit einem Fran­chi­se­un­ter­neh­men koope­riert oder ein alt­ein­ge­ses­se­nes Café über­nom­men wird, muss die Innen­ein­rich­tung her. Um Geld zu spa­ren, lohnt sich der Blick auf den Gebraucht­markt. Teu­re Details wie der Kaf­fee­au­to­mat, die Kühl­the­ke, der Back­ofen oder die Kas­se, sind oft voll funk­ti­ons­fä­hig als Second­hand-Ware zum attrak­ti­ven Preis zu bekommen.

Lese­tipp: Gebrauch­te Aus­stat­tung für euer Café… fin­det ihr bei Maschi­nen­su­cher, die Grün­der­sto­ry zu die­sem Start­up fin­det ihr hier.

Kaf­fee­voll­au­to­ma­ten kann man auch gebraucht bei Tchi­bo Cof­fee Ser­vice mie­ten und muss so nicht den vol­len Preis für eine neue Maschi­ne bezah­len. Auch bei den Möbeln und Geschirr ist die Alter­na­ti­ve zu Ikea der Gang zum Floh­markt oder Antiquariat.

Schritt 5: Das rich­ti­ge Mar­ke­ting | So star­tet ihr erfolgreich

Jetzt soll end­lich die Tür für zah­len­de Gäs­te auf­ge­schlos­sen wer­den – doch halt: Der Eröff­nungs­tag bie­tet so viel Poten­zi­al, dass mit einem soge­nann­ten Soft-Ope­ning geprüft wer­den soll­te, ob wirk­lich alles bereit ist. Dazu kön­nen Freun­de und Bekann­te ein­ge­la­den wer­den, um unter den ech­ten Bedin­gun­gen eines vol­len Cafés zu tes­ten, ob die Tech­nik der Belas­tung stand­hält und ob Arbeits­ab­läu­fe funktionieren.

Denn für die wirk­li­che Eröff­nung kann kos­ten­lo­se PR von den ört­li­chen Medi­en ange­sto­ßen und mit einer Akti­on wie Son­der­prei­sen oder einem DJ kön­nen zudem Erst­be­su­cher ange­lockt wer­den. Wenn denen das Café gefällt, sie zu Stamm­gäs­ten wer­den und es mit Mund-zu-Mund-Pro­pa­gan­da wei­ter­emp­feh­len, ist das Café auf dem rich­ti­gen Weg. Es soll­te also unbe­dingt sicher­ge­stellt wer­den, dass zum Eröff­nungs­tag hin­ter den Kulis­sen kei­ne uner­war­te­ten Pro­ble­me den Betrieb stören.

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