Die Grundlagen der GoBD für Gründer in der Gastronomie

Worum geht es in der GoBD?

Eine Steuererklärung muss jeder machen: egal ob Privatperson, oder Unternehmer. Früher wurde diese klassisch auf Papier angefertigt und bei der zuständigen Finanzbehörde eingereicht. Mit fortschreitender Digitalisierung hat sich das Verfahren jedoch geändert. Für Unternehmen und Restaurants gilt inzwischen eine Verpflichtung, alle steuerrelevanten Daten elektronisch abzulegen. Wichtig sind dabei der Datenschutz und die Datenunveränderlichkeit. Das bedeutet, dass zum einen Daten weder verloren gehen dürfen noch von Unbefugten eingesehen werden dürfen. Alles das ist mit den GoBD – die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie jene zum Datenzugriff geregelt.

Zum anderen sind Unternehmer und Gastronomen gehalten, Rechnungen nachträglich nicht mehr zu verändern. Das heißt konkret für ein Restaurant:

• verkaufte Speisen und Getränke dürfen nicht im Anschluss aus dem Kassensystem entfernt werden
• Rechnungen und Einträge im Kassensystem dürfen nicht überschrieben oder ersetzt werden.

Nur im Ausnahmefall sind Änderungen hier zulässig. Diese müssen jedoch immer klar gekennzeichnet werden. Von diesen Regelungen ist die komplette Buchhaltung eures Restaurants betroffen: also Finanz- und Lohnbuchhaltung, der komplette Zahlungsverkehr und die Warenwirtschaft. Weiterhin muss die elektronische Buchführung laut den Vorgaben

• nachvollziehbar und prüfbar,
• unveränderlich,
• klar, wahrhaftig und
• fortlaufend aufgezeichnet,
• geordnet,
• vollständig und richtig sowie
• zeitgerecht sein.

Mehr dazu erfahrt ihr in unserem Fachartikel GoBD – Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronische Form sowie zum Datenzugriff | Erklärung und Übersicht

Für euch als angehende Gastronomen ist es wichtig, bereits im Rahmen eurer Geschäftsausstattung, mit den Regularien der GoBD auseinanderzusetzen. Zur richtigen Dokumentation von Bareinahmen und -ausgaben in oder aus einer Kasse, müsst ihr Aufzeichnungen leisten, die jeweils mit den Vorgaben der GoBD konform sind.

Ihr solltet also mit einem Kassensystem arbeiten, das ebenfalls mit der GoBD konform ist.

Das Kassensystem sollte mit einem Warenwirtschaftssystem verknüpft sein, das die gesamten Geschäftsabläufe dokumentiert. Ein Restaurant bewältigt mehrmals die Woche Wareneingänge von verschiedenen Zulieferern wie Obst- und Gemüsehändlern, dem Getränkefachgroßhandel und Fleischereibetrieben. Diese Wareneingänge können in einem modernen Kassensystem direkt dokumentiert werden.

Darüber hinaus ist es für ein Restaurantbetrieb sinnvoll, den Kunden neben der Möglichkeit der Barzahlung die Kartenzahlung zu ermöglichen. Insbesondere für Geschäftskunden ist dieses Angebot zuvorkommend, da sie häufig mit der firmeneigenen EC-/Kreditkarte bezahlen. Flexibel und sicher ist man mit einem kompakten und mobilen Kartenzahlungsgerät ausgestattet, das eine hindernisfreie und kabellose Bezahlung am Tisch ermöglicht. Außerdem könnt ihr damit Rechnungen erstellen und per E-Mail an eure Kunden versenden, sollte dies Mal erforderlich sein. Firmenkunden benötigen außerdem in den meisten Fällen einen Bewirtungsbeleg, um das Firmenessen zu dokumentieren. Früher wurden sie handschriftlich auf einer Vorlage verfasst, mittlerweile erfolgt dies ebenfalls mit einem Knopfdruck am smarten Kassensystem.

Wir haben die wichtigsten Kassensysteme getestet – hier gehts zu unseren Empfehlungen: die besten Kassensysteme 2024.

In diesem Fachartikel zeigen wir euch, welche Anforderungen euer Kassensystem erfüllen muss: Die Vorgaben 2024 vom Finanzamt an euer Kassensystem

GoBD konform Rechnungen erstellen

Für die Erstellung von Rechnungen gelten laut GoBD diese Regeln:

• Jede Rechnung braucht eine eindeutig zuordenbare Belegnummer, Rechnungs- oder Eingangsnummer.
• Das Ausstellungsdatum darf auf der Rechnung nie fehlen.
• Außerdem muss eure Restaurantadresse als Aussteller des Beleges korrekt aufgeführt sein.
• Die Art eurer Leistung samt eventueller Mengenangabe sowie der Rechnungsbetrag müssen überdies korrekt aufgeführt werden.
• Selbstverständlich muss auch die Währung, mit der gearbeitet wird, genannt werden.

Vor Beginn des Restaurantbetriebes werden diese Informationen im Kassensystem gespeichert, sodass keine manuellen Eingaben erforderlich sind. Oft übernehmen die Anbieter von Kassensystemen die anfängliche Eintragung der Daten und der Übertragung der Speisekarte ins Kassensystem. Auch ein ordentlicher Tischplan ist Bestandteil eines Kassensystems für ein Restaurant, um die Zuordnung der Bestellungen organisieren zu können.

Die gespeicherten Informationen wie Rechnungen, Umsätze und Wareneingänge können problemlos digital an euren Steuerberater weitergeleitet werden, sodass dieser die Steuererklärungen vornehmen kann. Und auch bei einer Steuerprüfung habt ihr alles geordnet und vorzeigbar für das Finanzamt aufgelistet.

Beachtet die Aufbewahrungspflichten

Alle Rechnungen und steuerrelevanten Belege müssen auch von Gastronomen vom ersten Tag an GoBD konform aufbewahrt werden. Rechnungen, Kontoauszüge und sämtliche Buchungsbelege, wie zum Beispiel Tankquittungen oder Bewirtungsbelege, müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Lieferscheine und Mahnbescheide müsst ihr mindestens sechs Jahre lang aufheben.

GoBD Tipps für Gründer

Es ist ersichtlich geworden, dass im Rahmen der GoBD zwei Dinge besonders wichtig sind: saubere Kennzeichnung aller Vorgänge und Belege, sowie eine saubere Ablage. Als angehender Gastronom babt ihr die Chance, die Inhalte der GoBD von Anfang an gezielt umzusetzen, indem ihr euch für ein Kassensystem entscheidest, das all diese Erfordernisse berücksichtigt. Da die Pflicht zur Umsetzung der GoBD alleine bei euch als steuerpflichtige Gründer liegt, solltet ihr vorausschauend agieren. Denn bei Nichtbeachtung drohen Strafen um die 25.000 Euro.

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