So rüstet ihr euer Kleinunternehmen für die Zukunft – CRM-Software, Onlineshop & Website-Builder, digitale Buchhaltung und KI

Kleinunternehmen funktionieren ganz anders als ihre größeren Brüder und Schwestern: bodenständiger, weniger technisch, Hands-on-Mentalität. Blödsinn! Ob ihr mit weniger als 10 oder mit mehreren Hundert Teammitgliedern agiert – eine kluge technische Organisation macht euren Arbeitsalltag effektiver und eure Ergebnisse besser. Wir zeigen euch, wie ihr für eure kleinen Firmen wichtige Tools nutzt und euch damit für die Zukunft rüstet.

Was ist ein Kleinunternehmen – Kleiner sein, nicht kleiner denken

Was ist eigentlich ein Kleinunternehmen – gehört eure Firma dazu? Zuerst einmal… verwechselt das nicht mit dem Kleinunternehmerregel (eine rechtliche Konstruktion, die euch steuerlich vor allem anders eingliedert). Unter diese Regelung fallen Firmen mit maximale 22.000 Euro Umsatz im Jahr und der Vorteil ist vor allem, dass ihr keine Umsatzsteuer erheben und abführen müsst. Doch wie ihr am Umsatz seht, ist in so kleinem Umfang kein Unternehmen zu führen, das mehr als ein Nebengewerbe sein kann – quasi ein Zubrot. Also weiter, welches Klein, Mittel und Groß gibt es noch?

Tatsächlich unterscheidet man zwischen Kleinstunternehmen, kleinen Unternehmen und mittleren Unternehmen. Laut Europäischer Union sind Betriebe unter 10 Mitarbeitern Kleinstunternehmen, unter 50 Mitarbeitern kleine Unternehmen und unter 250 Mitarbeitern mittlere Unternehmen. Neben der Beschäftigtenzahl gelten auch Umsatzerlöse oder Bilanzsummen als Eingrenzung: Kleinstunternehmen liegen unter 2 Millionen Umsatz im Jahr.
Sehr wahrscheinlich findet ihr euch – vor allem als Gründer und Startups – in der ersten Gruppe wieder, schließlich beginnt kaum einer mit mehr als 10 Mitarbeitenden. (Wir benutzen im Text aber weiter den Begriff Kleinunternehmen – weil kleinst einfach zu klein klingt.)

Wer mit 10 Mitarbeitenden agiert, weiß: hier sind definitiv schon Teamführungsqualitäten gefordert. Hier ist schon ordentlich Arbeit bei der Personalplanung und bei der Lohnabrechnung. Und hier gilt es ein Team zu befähigen, miteinander effektiv zu arbeiten.

Deshalb solltet ihr auch in eurem Kleinunternehmen bereits jede Tools nutzen, die euch und eurem Team die Arbeit vereinfachen. Und wir zeigen euch, welche …

Kleinunternehmen im Web: Website- und Onlineshop Baukästen

Nichts geht mehr ohne das Online-Geschäft und auch wenn ihr ein Café eröffnet, ein Friseur-Salon führt oder euch als Elektriker selbstständig gemacht habt – ganz ohne Online-Präsenz werdet ihr nicht gefunden und früher oder später Kunden verlieren.

Ob eine einfache Homepage, die wie eine verlängerte Visitenkarte funktioniert, über eine Website, auf der eure Kunden Termine vereinbaren, qualifizierte Aufträge erteilen oder einen Tisch reservieren können bis zu einem komplexen Onlineshop, über den ihr eure Produkte auch überregional vermarktet … all das lässt sich gut, kostengünstig und in recht kurzer Zeit mit Tools erstellen.

Unser Tipp: Mit dem Tool von Bitrix24 könnt ihr auf einen Website- und Onlineshop-Builder zugreifen und damit eure Online-Präsenz einfach umsetzen. Daneben liefert euch Bitrix24 auch ein leistungsfähiges CRM System, inklusive KI Tools – Perfekt für den Start.

Diese Website-Builder oder Webbaukästen gibt es in großer Zahl und oft auch branchenspezifisch – wir haben euch hier eine Übersicht erstellt: Homepage-Baukasten Vergleich: Die besten Webbaukästen für Gründer im Test.

CRM – Eure Kunden und deren Wünsche im Blick behalten

Customer-Relationship-Management, kurz CRM – dahinter steckt die konsequente Ausrichtung eures Unternehmens auf eure Kunden. Ihr optimiert systematisch Geschäfts- und Kundenbeziehungsprozesse. Falls ihr denkt, „so ein System brauche ich jetzt noch nicht“, seid gewarnt. Erstens ist es später immer schwieriger, eure Abläufe ganz neu aufzusetzen. Und zweitens ist gerade zu Beginn des Geschäftes jeder zufriedene Kunden Gold wert. Denn bedenkt: Neukunden zu akquirieren ist in jedem Fall deutlich teurer, als sogenannte Upsales bei bestehenden Kunden.

Außerdem: Wer am Kunden vorbei entwickelt, produziert oder verkauft, wird damit langfristig so gut wie immer scheitern. Kundenbedürfnisse müssen aber erforscht werden. Dank der vielen Verknüpfungen von Daten wisst ihr, welche Produkte eure Kunden gekauft haben, was sie sich auf eurer Website oder eurem Shop angeschaut haben und wie sie auf Postings in euren Social-Media-Kanälen reagiert haben. Aus diesen Daten könnt ihr lernen. Und dank KI könnt ihr daraus sogar zielgenaue Angebote stricken:

Und ihr ermöglicht euren Mitarbeitenden mit einem solchen System auch, besser zu arbeiten. Wenn jeder die Daten eines Kunden in Echtzeit abfragen kann, entsteht beim Kunden das Gefühl, dass man „ihn kennt“ und über seine Wünsche und Vorlieben genau Bescheid weiß. Das ermöglicht Mitarbeitenden, wesentlich zielgerichteter zu verkaufen, Reklamationen zu bearbeiten oder Lösungen für Probleme mit dem Kunden zu finden.

Buchhaltung im Kleinunternehmen – sofort sauber und digital

Inhaltlich richtig und vollständig müsst ihr eure Buchhaltung von Tag 1 eures Unternehmens führen. Das ist nicht weiter zu erklären. Aber warum solltet ihr gleich digital starten? Wie bei allem… Prozesse, die man schon etabliert hat, umzustellen, ist aufwändig und kostet Zeit, Geld und Nerven. Beginnt ihr gleich mit einem guten Tool für die Lohnbuchhaltung und auch für die eigentliche Buchhaltung, dann erspart ihr euch diese Veränderung.

Und ihr profitiert gleich von guter Systematik der Programme sowie von deren stetigen Weiterentwicklung. Inzwischen helfen euch Buchhaltungstools bei der digitalen Erfassung und Ablage von Belegen, prüfen eure Angaben und bringen euch auch immer auf den neuesten gesetzlichen Stand.

Mehr mit KI – Künstliche Intelligenz im Kleinunternehmen

Es ist rasant, wie sich die KI-Tools in den vergangenen Monaten entwickeln und wie vielen sie zur Verfügung stehen. Kleinunternehmen lassen ihre Website-Texte von ChatGPT erstellen, Bilder für Werbekampagnen werden generiert und auch Programmierer greifen immer häufiger auf die Unterstützung durch einen Bot zurück.

Das alles sollte euch nicht abschrecken sondern euch Möglichkeiten verschaffen. Anstrengend Alltagsarbeit, das Formulieren von Standardtexten, die Antwort auf Standardfragen usw… all das könnt ihr klug automatisieren und mit den selbst lernenden Tools wird das Ergebnis immer besser.

Wir haben euch hier ein paar spannende Anwendungsfälle von KI im Unternehmen zusammengefasst, schaut doch mal, was für euch dabei nützlich sein kann:

Fazit

Auch als Kleinstunternehmen seid ihr nicht zu klein, um mit digitalen Tools den Arbeitsalltag effektiver und damit erfolgreicher zu gestalten. Vor allem ein CRM und ein Buchhaltungstool sind sehr empfehlenswert.

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