Dein eigenes Café eröffnen – so geht’s richtig: Kosten, Voraussetzungen und Chancen 2024

Ein eigenes Café eröffnen – das ist ein ziemlich lässiger Weg in die Selbstständigkeit. Einen Caffè Latte trinken, dazu die Lieblingsmusik hören und ein Stück Kuchen mit Freunden essen – so stellen sich viele Gründer den Arbeitsalltag vor. Ganz so einfach ist dann aber doch nicht.

Zwar stimmt es, dass du relativ wenig Startkapital benötigst, um ein Café eröffnen zu können. Und du kannst in der Gastronomie auch ohne spezielle Berufsausbildung tätig werden, aber man beobachtet auch häufig, dass viele nette Cafés schon nach wenigen Monaten wieder schließen. Deswegen solltest du einige Grundregeln beachten, wenn du wirklich ein Café eröffnen willst.

Schritt 1: Café eröffnen – von der Idee zur Planung

Das klassische Kaffeehaus, in dem Zeitungen gelesen und Diskussionen ausgefochten werden, gibt es fast nur noch in Wien und Prag. Heute dominieren Stehcafés, Caféketten und Lounges den Markt.

Standort und Stil

Je genauer du vorher definierst, welches Konzept dir vorschwebt, umso einfacher wird die Standortsuche. Soll nur Kaffee und Kuchen angeboten werden oder soll es auch Frühstück und einen einfachen Mittagstisch geben? Soll auf Trends wie vegan und Fair-Trade gesetzt werden? Ist geplant auch Alkohol auszuschenken? 

Die Lage deines Cafés macht sehr viel aus und in den wenigsten Fällen kannst du auf Laufkundschaft verzichten. In der Nähe von Bus- oder Bahnhaltestellen ist üblicherweise viel Betrieb, aber meist haben sich dort schon andere Gastronomen niedergelassen. Einen Standort zu entdecken, dessen Potenzial noch nicht erschlossen ist, muss deshalb ein früher Schritt in deinem Masterplan sein, wenn du ein Café eröffnen willst.

Tipp: Es lohnt sich manchmal auch, bei Inhabern bestehender Cafés nachzufragen, ob ein Verkauf denkbar sei.

So wichtig ist die Potenzial-Analyse, wenn du ein Café eröffnen willst

Vielversprechend ist es, wenn du dich in der Nähe von Schulen nach potenziellen Standorten umsiehst. Lohnenswert ist auch das Umfeld von Einrichtungen wie Gerichten, Arbeitsämtern oder Polizeipräsidien – also überall dort, wo Menschen Wartezeiten überbrücken müssen. Denn dann setzten sie sich gerne zwischendurch ins Café.

Hast du eine Wunschlocation gefunden, solltest du auf jeden Fall eine Potenzialanalyse durchführen und folgende Fragen klären:

• Wo kommen deine Kunden her?
• Wann kommen sie?
• Welche Speisen und Getränke wünschen sie?

Definiere deine Zielgruppe und berücksichtige dabei Alter, Einkommen und Interessen.

Ohne Businessplan ein Café eröffnen zu wollen, ist unvernünftig

Deine Erkenntnisse werden später Teil des Businessplans, den du zwingend schreiben solltest, wenn du ein erfolgreiches Café eröffnen willst. Du bruachst den Businessplan zum einen für jede Art von Fremdfinanzierung. Zum anderen aber auch, um deine Ziele klar zu formulieren und nicht blind ins Abenteuer zu starten.

Schritt 2: Konzept, praktische Schritte und Finanzen

Wichtig bei dem Kauf und der Einrichtung ist auch, dass das Café grünes Licht vom Gesundheitsamt und Ordnung- oder Gewerbeamt bekommen muss. Professionelle Hygiene ist dabei ein Schlüsselthema, dazu zählt bei einer Küche auch der Abluftkanal. Wer Alkohol ausschenken möchte oder mehr als 50 Quadratmeter Fläche bespielt, muss Gästetoiletten bereithalten. Es empfiehlt sich, schon im Vorfeld bei den Ämtern nachzufragen, welche Regeln für das individuelle Konzept und Café gelten.

Denke auch daran, eine „Gastronomie Management Software“ anzuschaffen. Du brauchst ein Kassensystem, das zu deinen Bedürfnissen möglichst optimal passt und die Anforderungen des Finanzamtes erfüllt.

Am Papierkrieg kommt man ohnehin nicht vorbei. Um diesen zu bewältigen, kann ein Vorbereitungskurs der Industrie- und Handelskammer helfen. Will man nur allein im Café arbeiten, kann es genügen, ein Gewerbe anzumelden. Ein Nachweis der absolvierten Hygieneunterweisung ist in jedem Fall vorzulegen. Aber wer soll die Buchhaltung und Steuerfragen erledigen? Wer kümmert sich um Marketing, Putzdienst und andere Details? Sobald Personal eingestellt wird, wird der Papierberg größer. Und weil in der Gastronomie viel mit Bargeld hantiert wird, ist es für die Angestellten relativ einfach, den Chef zu betrügen. Zuverlässige, motivierte und ehrliche Mitarbeiter zu finden ist viel schwieriger, als vorher gedacht.

Schritt 3: Vorschriften, Genehmigungen und Absicherungen

Checkliste: Diese Anmeldungen müsst ihr machen

Erlaubnis und Anzeigepflicht für ein Gaststättengewerbe: Der Betrieb eines Gaststättengewerbes bedarf grundsätzlich der Erlaubnis gem. § 2 Gaststättengesetz, seit 2015 ist nunmehr nur noch die Verabreichung von alkoholischen Getränken erlaubnispflichtig. Das heisst: Solange ihr nur alkoholfreie Getränke, unentgeltliche Kostproben, zubereitete Speisen oder in Verbindung mit einem Beherbergungsbetrieb Getränke und zubereitete Speisen an Hausgäste verabreicht, braucht ihr keine Genehmigung. Und in manchen Bundesländern benötigt ihr nicht mal für den Alkoholausschrank eine Erlaubnis, nämlich in

• Hessen
• Brandenburg
• Niedersachsen
• Sachsen
• Sachsen-Anhalt
• Thüringen
• Saarland

In diesen Ländern überprüfen die Behörden eure Zuverlässigkeit als Gewerbetreibender, ihr müsst dafür euer Führungszeugnis sowie die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister vorlegen.
Grundsätzlich gilt aber, egal wo ihr euer Café eröffnet: Ihr habt eine so genannte Anzeigepflicht, das heisst bei der Gewerbeanmeldung müsst ihr angeben, dass ihr ein Gaststättengewerbe beginnen wollt.

Gewerbeanmeldung: Ihr müsst den Beginn eures Gewerbes bei der zuständigen Behörde anmelden (Gewerbeanmeldung). Dafür nötig sind neben den Vordrucken zur Anmeldung auch üblicherweise Unterlagen zu den Räumen, die ihr als Gastraum nutzen wollt. Detaillierte Zeichnungen oder Skizzen zeigen, dass der Raum für diesen Zweck geeignet ist. Es ist daher ratsam, sich über die Anforderungen z. B. für einen Grundriss bei einem kompetenten Ansprechpartner (z. B. Architekt) zu informieren.

Unterrichtungsnachweis über lebensmittelrechtliche Kenntnisse: Grundsätzlich sind für die Erteilung der Gaststättenerlaubnis lebensmittelrechtliche Kenntnisse nachzuweisen (Unterrichtungsnachweis). Die Bescheinigung über den Nachweis wird von der zuständigen Industrie- und Handelskammer ausgestellt, vorausgesetzt ihr habt an einer eintägigen Unterrichtung, veranstaltet von der IHK, teilgenommen hat oder ihr habt die Abschlussprüfung eines staatlich anerkannten Ausbildungsberufs bei einer IHK, HWK oder Handwerksinnung bestanden und zu den Prüfungsgegenständen gehörten auch die Grundzüge der lebensmittelrechtlichen Vorschriften.

Pflichten des Unternehmers bei verpackter Ware: Auch auf die Lebensmittelinformations-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 1169/2011) müsst ihr achten. Beim Verkauf unverpackter bzw. loser Ware (z. B. Eiskreme, Brötchen, Getränkeausschank, Kuchen) reicht es aus, wenn ihr auf Verlangen des Gastes eine mündliche Auskunft über die verwandten Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe geben könnt. Eine schriftliche Dokumentation muss für den Kunden und die Kontrollbehörden vorgehalten werden. Im Verkaufsraum muss in einem Aushang darauf hingewiesen werden, dass Angaben zu den Zutaten und Hilfsstoffen mündlich erfragt werden können und eine schriftliche Aufzeichnung zugänglich ist.

Pflichten nach dem Lebensmittelhygiene-Recht: Ihr benötigt eine Bescheinigung des Gesundheitsamtes nach § 43 Infektionsschutzgesetz, wenn ihr  gewerbsmäßig folgende Lebensmittel herstellt, behandelt oder in Verkehr bringt:

• Fleisch, Geflügelfleisch und Erzeugnisse daraus
• Milch und Erzeugnisse auf Milchbasis
• Fische, Krebse oder Weichtiere und Erzeugnisse daraus
• Eiprodukte
• Säuglings- und Kleinkindernahrung
• Speiseeis und Speiseeishalberzeugnisse
• Backwaren mit nicht durchgebackener oder durcherhitzter Füllung oder Auflage
• Feinkost-, Rohkost- und Kartoffelsalate, Marinaden, Mayonnaisen, andere emulgierte
  Soßen und Nahrungshefen

Und wenn ihr mit diesen Lebensmitteln direkt oder indirekt über Bedarfsgegenstände (z. B. Besteck oder Geschirr) in Berührung kommt oder in Küchen von Gaststätten und sonstigen Einrichtungen mit oder zur Gemeinschaftsverpflegung tätig seid.

Lesetipp: Mehr dazu und wie das funktioniert, erfahrt ihr in dem Fachartikel Gewerbeanmeldung – so meldet man ein Gewerbe richtig an (inklusive Gewerbeanmeldung Formular)

Anmeldung eurer selbstständigen gewerblichen Tätigkeit beim Finanzamt: Gewerbetreibende bekommen von ihrem zuständigen Finanzamt, welches von der Gemeinde nach der Gewerbeanmeldung über die Gründung informiert wurde, einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Betriebseröffnungsbogen) zugeschickt.

Pflicht zur Betriebshaftpflichtversicherung: Grundsätzlich musst ihr prüfen, ob euer Gründungsvorhaben eine Haftpflichtversicherung voraussetzt. Für Cafés gibt es diese Pflicht nicht.

Lesetipp: Mehr dazu erfahrt ihr in diesem Fachartikel Die Berufshaftpflicht- und Betriebshaftpflichtversicherung: Was das ist und wer sie braucht

Rechtsform und eure Firma: Grundsätzlich habt ihr zwei verschiedenen Möglichkeiten, ihr könnt eurem Salon einen schönen sprechenden Namen geben und die Organisation (also den Betrieb) anders nennen und müsst dann hier je nach Rechtsform die Regeln einhalten. Oder ihr bringt das beides zusammen, dann solltet ihr allerdings eine Rechtsform wählen, in der ihr auch frei in der Benennung eurer Firma seid. Ob GmbH, UG (haftungsbeschränkt), GbR, AG, OHG oder Limited – ihr solltet genau prüfen, welche Rechtsform sich für euer Unternehmen eignet.

Eure eigene Sozialversicherung: Grundsätzlich sind Selbstständige von der Versicherungspflicht in den Sozialversicherungen befreit (§ 2 SGB IV). Eine Ausnahme bildet die Kranken- und Pflegeversicherung, die auch für Selbstständige eine Pflichtversicherung ist (§ 5 Abs. 1 Nr. 13 SGB V). Achtung: Ihr könnt euch unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig in den gesetzlichen Sozialversicherungen versichern. Dies gilt auch für die Arbeitslosenversicherung (§ 28a SGB III). Alternativ können Versicherungsverträge mit privaten Anbietern abgeschlossen werden. Existenzgründer sollten im Rahmen ihrer Gründung also unbedingt Kontakt mit ihrem bisherigen Versicherer (z. B. Deutsche Rentenversicherung) aufnehmen und ggf. auch Angebote anderer (privater) Versicherer einholen.

Anmeldung eurer Mitarbeiter: Euer Unternehmen benötigt eine Betriebsnummer, die ihr bei der zuständigen Agentur für Arbeit beantragt. Der Sozialversicherungsausweis eurer Mitarbeiter benötigt ihr, um Sozialversicherungsbeiträge eurer Mitarbeiter monatlich an die zuständige(n) Krankenkasse(n) abführen. Das Meldeverfahren für geringfügig Beschäftigte läuft über die Knappschaft Bahn See (KBS).

Schritt 4: Finanzen & Finanzierung klären

Nun geht es darum, finanziell auf sicheren Beinen zu stehen. Es sollte lieber großzügig kalkuliert und auch Reserven unbedingt miteingerechnet werden, damit keine finanziellen Engpässe auftreten, wenn sich beispielsweise die Eröffnung unerwartet verzögert. In die Berechnung gehören Mietkosten, ein Betrag für die Ausstattung des Cafés sowie die Kosten für Waren und Personal. Mit diesem Businessplan, der die erwarteten Einnahmen hervorhebt, kann bei Banken ein Kredit beantragt werden oder sich um eine Beihilfe zur Existenzgründung bemüht werden, Diese kann beispielsweise bei dem Programm des Bundeswirtschaftsministeriums beantragt werden.

Die Finanzierung steht und die passende Immobilie wurde auch gefunden. Wenn nicht mit einem Franchiseunternehmen kooperiert oder ein alteingesessenes Café übernommen wird, muss die Inneneinrichtung her. Um Geld zu sparen, lohnt sich der Blick auf den Gebrauchtmarkt. Teure Details wie der Kaffeeautomat, die Kühltheke, der Backofen oder die Kasse, sind oft voll funktionsfähig als Secondhand-Ware zum attraktiven Preis zu bekommen.

Lesetipp: Gebrauchte Ausstattung für euer Café… findet ihr bei Maschinensucher, die Gründerstory zu diesem Startup findet ihr hier

Kaffeevollautomaten kann man auch gebraucht mieten (z.B. bei Tchibo Coffee Service ) und muss so nicht den vollen Preis für eine neue Maschine bezahlen. Auch bei den Möbeln und Geschirr ist die Alternative zu Ikea der Gang zum Flohmarkt oder Antiquariat.

Neben der Ausstattung ist auch die Reinigung ein wichtiger Punkt, den du nicht vernachlässigen solltest. Gerade auch für Tischwäsche und Schürzen bpsw., die ja regelmäßig anfällt, lohnt sich ein Reinigungsservice. Genau für diese wiederkehrende Reinigung von Tischdecken und Servietten, könnt ihr eine Wäscherei beauftragen, das erleichtert euch einiges an. Dafür solltet ihr aber die entsprechenden Kosten unbedingt mit einkalkulieren.

Schritt 5: Das richtige Marketing | So startet ihr erfolgreich

Jetzt soll endlich die Tür für zahlende Gäste aufgeschlossen werden – doch halt: Der Eröffnungstag bietet so viel Potenzial, dass mit einem sogenannten Soft-Opening geprüft werden sollte, ob wirklich alles bereit ist. Dazu können Freunde und Bekannte eingeladen werden, um unter den echten Bedingungen eines vollen Cafés zu testen, ob die Technik der Belastung standhält und ob Arbeitsabläufe funktionieren.

Denn für die wirkliche Eröffnung kann kostenlose PR von den örtlichen Medien angestoßen und mit einer Aktion wie Sonderpreisen oder einem DJ können zudem Erstbesucher angelockt werden. Wenn denen das Café gefällt, sie zu Stammgästen werden und es mit Mund-zu-Mund-Propaganda weiterempfehlen, ist das Café auf dem richtigen Weg. Es sollte also unbedingt sichergestellt werden, dass zum Eröffnungstag hinter den Kulissen keine unerwarteten Probleme den Betrieb stören.