Mitarbeiter einstellen: Was Gründer jetzt unbedingt beachten müssen | 2026

Mitarbeiter einstellen – das kommt irgendwann auf viele Gründer zu. Durchschnittlich 15,8 Mitarbeiter hat jedes deutsche Start-up, so der aktuelle Deutsche Startup Monitor (DSM 2025). Spannende Geschäftsfelder, innovative Produkte und flache Hierarchien ziehen junge Menschen weiterhin in Start-ups: Gründer sollten also unbedingt das 1 × 1 der Mitarbeiterbeschäftigung kennen und einhalten. Denn Mitarbeiter bedeuten auch Verantwortung.

Unsere Übersicht liefert dir die wichtigsten Informationen für das Finden und Einstellen von Mitarbeitern, das Beantragen einer Betriebsnummer, die notwendigen Unterlagen für die Anmeldungen bei Krankenkassen & Co. und erklärt dir, was du bei Pflichtmeldungen und Lohnabrechnung beachten musst. Dabei kannst du dir bereits von Beginn an mit Business-Software wie Sage Payroll das Leben als Gründer wesentlich vereinfachen, da viele zeitraubende Prozesse und gesetzliche Meldungen ganz einfach automatisiert werden können.

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Mitarbeiter einstellen – so findest du dein Team

Zuerst musst du natürlich die richtigen Mitarbeiter finden – in Zeiten von Fachkräftemangel kommst du wahrscheinlich nicht umhin, aktiv nach motivierten Arbeitnehmern zu suchen. Einige Dinge solltest du dabei allerdings beachten.

Mitarbeiterbedarf ermitteln: Wen brauchst du und wie viele?

Grundsätzlich solltest du dir diese Fragen stellen und beantworten:

• Bei welchen Tätigkeiten benötige ich Unterstützung?
• Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sollten neue Mitarbeitende mitbringen?
• In welchem zeitlichen Rahmen möchte ich Mitarbeitende beschäftigen?
• Welches Budget habe ich für die Anstellung?

Schon frühzeitig (also in deinem Businessplan) die absehbaren Personalkosten kalkulieren, solltest du ebenfalls nicht vergessen. Hier zeigen wir dir, wie ihr das macht: Personalkosten im Businessplan kalkulieren.

Aktive Mitarbeitersuche – alternative Kanäle

Das Schalten klassischer Stellenanzeigen in Zeitungen ist längst überholt. Am besten lassen sich Mitarbeitende über Online-Kanäle finden: Auf entsprechenden Jobbörsen oder Netzwerken wie LinkedIn und Xing können Unternehmen ein eigenes Profil erstellen und sich finden lassen oder selbst aktiv auf die Suche gehen. Gerade für die Start-up-Szene gibt es außerdem noch besondere Kanäle:

• In Berlin wird ein wöchentlicher Newsletter mit Start-up-Jobs verschickt, der sehr beliebt ist.
• Coworking Spaces sind gute Orte, um Mitarbeiter zu finden. Hier findest du Coworking Spaces in deiner Stadt.
• Es gibt auf Gründer spezialisierte Jobportale, wie CleverConnect.
• Jobanzeigen bei Instagram und anderen Social-Media-Kanälen werden immer beliebter; hier kannst du auch recht kostengünstig gutes Targeting betreiben.
• Den Punkt „Jobs“ für offene Stellen solltest du auf deiner Website natürlich auch  nicht vergessen!

Personalberater können helfen, wenn du Mitarbeiter einstellen willst

Personalberater haben oft ein umfangreiches Netzwerk und spezielle Fähigkeiten im Rekrutierungsprozess, die dich unterstützen können, geeignete Kandidaten zu finden und einzustellen. Ob nun das gesamte Recruiting an eine Personalvermittlungsagentur gegeben wird oder nur Teilprozesse: Oft sparst du dadurch Zeit und kannst dich als Unternehmerin ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren. Die Stärke von Experten für Recruiting und Personalvermittlung liegt darin, passgenau die Mitarbeiter und das Unternehmen zusammenzuführen, und dabei über den Tellerrand hinauszuschauen. Wenn also Fachkräfte oder auch Quereinsteiger mit einem ganz bestimmten Skillset gefragt sind, oder eben dieses erst eruiert werden soll, kann eine professionelle Personalberatung eine gute Option sein.

Mitarbeiter-Onboarding: Der beste Start in deinem Unternehmen

Nicht sehr überraschend, aber doch häufig ignoriert: Mitarbeitende sind sehr viel häufiger mit ihrem Arbeitsplatz zufrieden und bleiben ihrem Unternehmen treu, wenn schon der erste Schritt gut gelaufen ist. Ein mangelhafter Onboarding-Prozess rächt sich in jedem Unternehmen. Mit Onboarding ist die Art und Weise gemeint, wie du deine neuen Mitarbeitenden in dein Unternehmen einführst. Das betrifft nicht nur den ersten Arbeitstag – ein guter Onboarding-Prozess hilft den Mitarbeitenden,

• die Arbeitsräume kennenzulernen,
• die Prozesse zu verstehen,
• die Hierarchien zu erkennen,
• sich im Team willkommen zu fühlen und
• erste soziale Kontakte zu knüpfen.

Es gibt viele verschiedene Aktivitäten, die du als Arbeitgeber für ein geglücktes Onboarding vorbereiten solltest.

Mitarbeiter einstellen: Ablauf und wichtige Formalitäten

Wenn du als Arbeitgeber neue Mitarbeiter einstellen willst, musst du verschiedene Pflichten erfüllen. Intelligente HR-Software, wie Sage Payroll kann dir dabei viel Arbeit abnehmen. Hier sind Schritt für Schritt alle notwendigen Formalitäten, die Arbeitgeber erledigen müssen, wenn sie Mitarbeiter einstellen:

Schritt 1: Arbeitsvertrag erstellen und abschließen

Der Gesetzgeber gibt für Arbeitsverträge klare Regeln vor, die du auch unbedingt einhalten musst. Folgende Punkte gehören in jeden Arbeitsvertrag:

• Daten des Arbeitnehmers und des Unternehmens: Name, Anschrift, Personendaten
• Arbeitszeit und -ort, Schichtarbeit, Homeoffice: Regelt das Wann und auch das Wo für deine Mitarbeitenden. Grundsätzlich sollten Wochenstunden im Vertrag geklärt sein. Bietest du Gleitzeit an, sollte die tägliche Arbeitszeit ebenfalls angegeben werden. Benötigst du Mitarbeiter in Schichten, dann sollten im Vertrag auch die Schichtzeiten und die Pflichtanwesenheitszeiten benannt werden. Heute ist es recht üblich, Mitarbeitern auch die Chance einzuräumen, von zu Hause aus zu arbeiten. Du solltest die Homeoffice-Regelung genau festhalten: Wie viel Zeit dürfen deine Mitarbeiter im Homeoffice sein, wann willst du sie im Büro sehen?
• Überstunden/Freizeitausgleich: Werden Überstunden abgefeiert oder finanziell ausgeglichen? Wenn möglich, lasse deinen Mitarbeitern die Wahl.
• Urlaub: Eine Mindestzahl an Urlaubstagen definiert der Gesetzgeber. Willst du mehr gewähren, dann solltest du das auch im Arbeitsvertrag festlegen.
• Aufgabenbeschreibung: Grundsätzlich solltest du im Vertrag auch die Aufgabengebiete deiner Mitarbeitenden regeln. Sie definieren schließlich auch die Leistungen, zu denen sie sich mit dem Arbeitsvertrag verpflichten. Achte darauf, dass die Beschreibung offen genug ist, um Mitarbeiter auch an anderen Stellen einsetzen zu können, üblicherweise mit dem Zusatz „auch andere, zumutbare Aufgaben“ müssen akzeptiert werden.
• Kündigungsfrist und Probezeit: Diese Angaben dürfen nie fehlen und dienen der Absicherung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen.

Tipp: Rechtssichere Verträge lässt du dir am besten von deiner Anwaltskanzlei erstellen.

Schritt 2: Betriebsnummer beantragen

Um Mitarbeiter einstellen zu können, musst du bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragen. Die wird bei allen weiteren Schritten immer wieder von dir abgefragt, etwa beim An- und Abmelden deiner Mitarbeiter bei der Krankenkasse. Die Beantragung einer Betriebsnummer funktioniert online beim Betriebsnummernservice der Agentur für Arbeit.

Schritt 3: Arbeitserlaubnis überprüfen

Vor der Anstellung von ausländischen Fachkräften musst du sicherstellen, dass sie in Deutschland arbeiten dürfen.

• Staatsangehörige der EU-Mitglieder, der EWR-Staaten (Norwegen, Island, Liechtenstein) und der Schweiz benötigen grundsätzlich keine Aufenthaltserlaubnis für eine Beschäftigung.
• Staatsangehörige von Drittstaaten benötigen für die Arbeitsaufnahme einen Aufenthaltstitel oder ein Visum.

Schritt 4: Mitarbeiter einstellen: Diese Unterlagen benötigst du

Folgende Daten musst du erfassen, wenn du Mitarbeiter einstellen willst, und in einer Personalakte ablegen:

• ausgefüllter Personalfragebogen (persönliche Angaben, Angaben zur Beschäftigung, Steuer etc.)
• Kopie des Personalausweises
• Rentenversicherungsnummer
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
• Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
• Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
• Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis bei ausländischen Mitarbeitern
• ggf. Schwerbehindertenausweis
• Gesundheitsbescheinigung in Pflegeberufen, Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern usw.
• Nachweise über Zusatzqualifikationen.

Schritt 5: Meldung deiner Mitarbeitenden bei Krankenkassen

Wichtig ist die Sozialversicherung: Arbeitnehmer sind gesetzlich in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versichert. Nur bestimmte Berufsgruppen sind von dieser gesetzlichen Versicherungspflicht ausgenommen. Du bist als Arbeitgeber zwingend zur Meldung beim Sozialversicherungsträger verpflichtet. Du musst also umgehend neue Mitarbeiter bei der zuständigen Krankenkasse anmelden, die dann als sogenannte „Einzugsstelle für die Sozialversicherungsabgaben“ fungiert. Bei Minijobbern ist die Minijob-Zentrale zuständig.

Übrigens: Diese Meldungen sind nur noch über verschlüsselte Datenübertragung möglich. Es gibt dafür zugelassene Programme, wie Sage Payroll. Die spezialisierte Software-Lösung übernimmt neben fristgerechten Meldungen (auch an das Finanzamt, siehe Schritt 7) viele weitere Aufgaben im Personalmanagement – inklusive Lohn- und Gehaltsabrechnung, Onboarding, Arbeitszeitmanagement und weiteren HR-Funktionen.

Schritt 6: Mitarbeiter einstellen und bei der Berufsgenossenschaft anmelden

Auch die gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) musst du im Blick haben: Unternehmen müssen neue Mitarbeiter auch bei der Berufsgenossenschaft (BG) anmelden, der für sie zuständigen gesetzlichen Unfallversicherung. Welche für dein Unternehmen zuständig ist, erfährst du beim Dachverband der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung.

Schritt 7 zu Mitarbeiter einstellen: Finanzamt-Meldung

Zum Beschäftigungsbeginn musst du für jeden neu eingestellten Mitarbeiter

• den vollständigen Namen
• das Geburtsdatum und die
• die Steuer-Identifikationsnummer

an das Finanzamt melden. Das funktioniert über das ELStAM-Verfahren des Finanzamtes. Du musst auch mitteilen, ob es sich um eine Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung handelt. Danach kannst du die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Mitarbeitenden elektronisch abrufen und damit die korrekte Lohnsteuer berechnen und abführen.

Schritt 8: Weitere Anmeldungen für neu eingestellte Mitarbeiter

Eventuell musst du es auch beim Gesundheitsamt melden, wenn du Mitarbeiter einstellen willst: Wenn du Lebensmittel herstellst, verarbeitest oder verkaufst, müssen Mitarbeitende, die damit zu tun haben (Achtung: Eine Bürokraft in Zweifel also nicht.) beim Gesundheitsamt angemeldet werden. Für die Anmeldung benötigst du für jeden Mitarbeiter eine Unbedenklichkeitsbescheinigung von einem Amtsarzt.

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Lohnbuchhaltungs-Software: Steuer für Mitarbeiter berechnen

Du bist als Arbeitgeber auch dafür verantwortlich, dass die Lohnsteuern deiner Mitarbeiter einbehalten und rechtzeitig an das Finanzamt abgeführt werden. Die Meldung machst du über ELSTER. Wie das genau funktioniert, zeigen wir dir in unserem Ratgeber „Lohnabrechnung für Startups erstellen“.

Zwar macht Software allein noch keine Lohnbuchhaltung, aber Lohnbuchhaltungs-Tools können dir dabei helfen und einige Arbeitsschritte vereinfachen. Wir haben die wichtigsten Lohnbuchhaltungsprogramme getestet und stellen sie in dieser Übersicht kurz vor, inkl. Features, Highlights, Preisen und Empfehlungen.

Mitarbeiter einstellen: Kosten & Förderungen

Das Gehalt deiner Mitarbeitenden ist nicht der einzige Kostenfaktor. Neben dem Nettolohn, den deine Mitarbeiter monatlich ausgezahlt bekommen, müssen auch Ausgaben für die Sozialversicherung einkalkuliert werden. Krankenversicherung, Rentenversicherung und Unfallversicherung lassen die Personalkosten schnell ansteigen. Beachte auch die aktuellen Regelungen für den Mindestlohn.

Mitarbeiterkosten sparen: Alternative Beschäftigungsmodelle

Gerade in den ersten Jahren nach der Existenzgründung sind finanzielle Belastungen ein heikles Thema. Deswegen kann es sinnvoll sein, beim Personal nicht nur auf Vollzeitbeschäftigte zurückzugreifen. Je nachdem, wie hoch der Bedarf an tatkräftiger Unterstützung ist, kommen folgende alternative Beschäftigungsmöglichkeiten infrage:

• Minijob (bis 603 Euro/Monat) – Arbeitgeber zahlen eine pauschale Abgabe in Höhe von 31,17 Prozent an die Minijobzentrale der Bundesknappschaft.
• Midijob (zwischen 603 und 2000 Euro/Monat) – Arbeitgeber müssen zwischen 20 und 28 Prozent des Arbeitgeberentgeltes als Pauschalbeitrag bezahlen.
• Teilzeitbeschäftigung (20 bis 30 Stunden/Woche) – Auf Arbeitgeber kommen etwa die gleichen Kosten zu wie bei einer Vollzeitstelle, dafür genießen sie aber mehr Flexibilität bei Auftragsschwankungen.
• Freelancer beauftragen – diese können vor Ort oder Remote arbeiten. Wir haben hier eine gute Übersicht von Freelancer-Portalen für jede Projektart.

Förderung für bestimmte Arbeitnehmer

Mit einer ganzen Reihe von Programmen werden Arbeitgeber bei der Anstellung von Mitarbeitern gefördert. In der Regel geht es dabei aber darum, besondere Mitarbeiter (z. B. aus der Erwerbslosigkeit) wieder in Arbeit zu bekommen. Kennen solltest du:

• Eingliederungszuschuss der Arbeitsagentur
• KfW Gründungskredite (www.kfw.de/gruenderkredite) für Arbeitsmittel (auch Personal)
• besondere Programme der Bundesländer

Eine Übersicht über alle Gründer-Förderungen findest du in unserem „Leitfaden Gründer-Finanzierung“.

Mitarbeiter halten – geförderte Weiterbildung

Junge, dynamische Mitarbeitende wollen nicht nur arbeiten, sie wollen Erfahrungen sammeln. Um sie länger an dein Unternehmen zu binden, musst du ihnen also etwas bieten. Für den Alltag können das die sagenumwobene Tischtennisplatte und die gute Kaffeemaschine sein, perspektivisch funktioniert das aber am besten, wenn du deinen Mitarbeitenden die Chance gibst, sich zu entwickeln.

Ein Weg: Weiterbildung. Das klingt teurer, als es ist. Tatsächlich sieht es in Sachen Weiterbildung für Arbeitgeber gut aus: Arbeitgebern steht ebenso wie Angestellten eine Weiterbildungsförderung nach dem Qualifzierungschancengesetz zu. Diese Förderung kann bei der Agentur für Arbeit beantragt werden. Wie hoch die Förderung ausfällt, hängt unter anderem mit der Unternehmensgröße zusammen.

Auch eine einfache und transparente Gehaltsabrechnung sowie eine unkomplizierte Organisation von Abwesenheiten schaffen Vertrauen und entlasten gleichzeitig die Verwaltung. Digitale Lösungen wie die Self-Service-App von Sage Payroll ermöglichen es Mitarbeitern zudem, eigene Daten einzusehen oder Abwesenheiten selbst zu verwalten – schnell, übersichtlich und ohne zusätzlichen Aufwand für das Unternehmen.

Fazit: Gründlich planen, sauber umsetzen

Mitarbeiter einstellen heißt mehr als nur einen Vertrag unterschreiben. Du musst deinen Personalbedarf realistisch planen, Kosten inklusive Sozialabgaben im Blick behalten und alle formalen Pflichten erfüllen – vom Arbeitsvertrag über die Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit bis zu Meldungen an Krankenkasse, Finanzamt und Berufsgenossenschaft. Wer hier etwas vergisst, riskiert unnötigen Ärger. Deshalb gilt: strukturiert vorgehen, Fristen einhalten und Prozesse sauber dokumentieren. HR- und Lohnsoftware, wie Sage Payroll, kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und Pflichtmeldungen sowie Abrechnungen zuverlässig abzuwickeln.

FAQ Mitarbeiter einstellen