Hausmeister-Service gründen – selbstständig machen als Facility Manager: in 4 einfachen Schritten erklärt

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Dienstleistungen rund ums Haus und um Gewerbegebäude werden immer wichtiger – und sollten möglichst professionell und reibungslos erledigt werden. Mit der Gründung eines professionellen Hausmeister-Service liegt ihr daher ganz richtig und seid gesuchte Dienstleister – vor allem wenn die Qualität eurer Arbeit stimmt.

Bevor ihr euch selbstständig macht, müsst ihr euch allerdings über einige Punkte Gedanken machen: ein Businessplan ist Pflicht, ein Geschäftskonto ebenso. Und wenn ihr gleich richtig durchstarten und wachsen wollt, kommt ihr um eine gute Handwerker-App wie ToolTime oder Hero nicht herum. Damit erledigt ihr lästige Büroarbeiten im Handumdrehen und habt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Schritt 1: Perspektiven für euren Hausmeisterservice | Konzept, Ausbildung und Einkommen

Schon vor der Gründung sollte man sich überlegen, welche Dienstleistungen man überhaupt anbieten will. Für diese Dienstleistungen muss es im gebotenen Umfang auch eine ausreichende Nachfrage am aktuellen Standort geben.

Was verdient man als selbstständiger Hausmeister?

Übliche Stundensätze liegen in den meisten Gebieten zwischen 20 und 35 EUR pro Stunde (inkl. MwSt.). Für viele Leistungen sind besondere Sätze üblich – bei der Glasreinigung etwa zwischen 3 und 6 EUR für mittelgroße Fenster, bei der Treppenhausreinigung gewöhnlich um 20 EUR pro Etage. Winterdienst wird häufig mit einer Monatspauschale und Quadratmeterkosten je Einsatz (ca. 1 EUR pro m²) verrechnet. Das stellt aber nur einen groben Anhaltspunkt dar – die Preise für die eigenen Leistungen sinnvoll und für den Markt attraktiv zu kalkulieren, ist eine der Kernaufgaben als selbstständiger Unternehmer. Wie das geht, zeigen wir euch in unserem Fachartikel: Honorare richtig berechnen.

Mit Handwerker-Software professionell vorbereitet

Ihr solltet euch von Anfang an mit der richtigen Software auf eure administrativen Arbeiten vorbereiten: Buchhaltung, Lagerverwaltung, Kommunikation oder das Schreiben von Rechnungen könnt ihr mit digitalen Tools sehr viel einfacher gestalten. Es gibt durchaus die Möglichkeit, für jede Aufgabe eine eigene Software einzusetzen. Die Bandbreite reicht von Open-Source-Lösungen bis zu Spezialsoftware mit enormem Leistungsumfang.

Der Nachteil ist, dass eine komplexe Softwarelandschaft entsteht. Dies erhöht den Aufwand für die laufende Wartung massiv und erfordert eine Einarbeitung in jede einzelne Software. Wenn dann noch Schnittstellen zwischen den Plattformen fehlen und Daten nicht frei fließen können, wird die IT zum zeitraubenden Ärgernis.

Eine Alternative, die sich gerade für Startups anbietet, sind spezielle Apps und Programme für Handwerker & Betreibe. Solche Handwerker-Software, wie etwa ToolTime oder Hero vereint alle administrativen Funktionen in einer Plattform. Dies hat den Vorteil, dass eine schlanke IT-Infrastruktur entsteht, die einfach zu verwalten ist. Nutzt ihr dann noch einen Service, der cloud-basiert ist, ist der Zugriff jederzeit und von jedem Ort aus möglich, ob vom Homeoffice, einem Co-Working Space oder dem regulären Büro. Eigene Server werden zum Betrieb nicht benötigt, was auch die Anforderungen an die Räumlichkeiten deutlich reduziert.

Erlaubte Tätigkeiten eines Hausmeisters

Ein sehr wichtiger Punkt ist die rechtliche Beschränkung des Tätigkeitsbereich: Grundsätzlich darf man als Hausmeister nur folgende Tätigkeiten jederzeit ausüben:

• Pflege von Gehwegen und Grünanlagen, Dachrinnenreinigung
• Winterdienst
• Aufräumarbeiten, Entrümpeln
• Kontrolle von Anlagen (Heizungsanlage, Aufzugsanlage)
• Hausverwaltungsarbeiten (z. B. Vorbereiten / Erstellen der Nebenkostenabrechnungen)
• Kontrolle der Einhaltung der Hausordnung und laufende Überwachung des Gebäudezustands
• Reinigungsarbeiten
• einfache handwerkliche Tätigkeiten in sehr eingeschränktem Umfang: Tapezieren, Glühbirnenwechsel, Türen in Funktion setzen, einfache Trockenbauarbeiten

Jede andere handwerkliche Tätigkeit ist an eine entsprechende berufliche Befähigung (Meisterbrief) gebunden, wenn man sie in selbständiger Form ausüben möchte. Einen Wasseranschluss darf man als Hausmeister also nur dann reparieren, wenn man tatsächlich als Klempnermeister in die Handwerksrolle eingetragen ist.

In einigen Fällen wird man vielleicht im Auftrag des Gebäudeeigentümers oder der Wohnungseigentümergemeinschaft auch Angebote für größere Reparaturen oder Sanierungen einholen oder die Planung und die Kommunikation mit den ausführenden Handwerksbetrieben übernehmen – so großes Vertrauen wird einem aber sicherlich nicht überall entgegengebracht werden.

Ausbildung zum Hausmeister/ Facility Manager

Um den Tätigkeitsumfang auch tatsächlich professionell ausführen zu können und auch über rechtliche und versicherungsrechtliche Aspekte ausreichend Bescheid zu wissen, lohnt es sich, über eine entsprechende Ausbildung oder Schulungen nachzudenken.

Die Akademie der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft bietet gewöhnlich in regelmäßigen Abständen Ausbildungen zur „Geprüften Fachkraft für Gebäudemanagement“ in rund 120 Stunden an, die Kosten liegen bei rund 2.500 EUR, können aber unter Umständen vom Staat gefördert oder zumindest als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Auch andere Anbieter haben Kurse und Schulungen für Hausmeister im Angebot. Zuvor sollte allerdings immer der Umfang und die Qualität der Ausbildung geprüft werden, das Erlangen von anerkannten Zertifikaten ist natürlich immer sinnvoll.

Schritt 2: Gründungsvoraussetzungen für euren Hausmeister-Service

Gründungsformalitäten: Gewerbeschein, Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft

Die einfache Gründung als Einzelunternehmer ist an sich nicht besonders kompliziert: man braucht einen Gewerbeschein (zwingend erforderlich), dazu kommen die Anmeldung beim Finanzamt und bei der Krankenkasse als Selbständiger. Die Kosten für den Gewerbeschein sind nicht besonders hoch und liegen gewöhnlich deutlich unter 100 EUR. Für die Anmeldung bei der Krankenkasse und beim Finanzamt fallen in der Regel keine Gebühren an.

Innerhalb von 4 Wochen nach der Gründung ist zudem eine Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (BG) verpflichtend – selbst wenn man nicht plant, Mitarbeiter einzustellen. Die Anmeldung an sich ist kostenlos, die Mitgliedschaft in der BG ist aber beitragspflichtig (laufende Kosten). Zuständig hier ist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG).

Ein Geschäftskonto ist Pflicht

Sobald ihr euren Hausmeister-Service gründet, solltet ihr auch ein Geschäftskonto eröffnen. Das wird zwar gern verschoben und das private Konto für Transaktionen genutzt: Clever ist das aber nicht. Und erlaubt auch in den seltensten Fällen.

Gesetzlich ist die Einrichtung eines Geschäftskontos zwar nur für Kapitalgesellschaften (wie zum Beispiel AG, UG und GmbH) vorgeschrieben: Aber viele Banken verbieten in ihren AGB die Nutzung privater Konten für geschäftliche Zwecke. Vor dem Abschluss empfiehlt sich freilich ein Geschäftskonto-Vergleich mehrerer Anbieter.

Passende Rechtsform für euren Hausmeister-Service

Über diesen Punkt sollte man sich bereits zuvor umfassend Gedanken gemacht haben. Die einfachste und unkomplizierteste Form ein Unternehmen zu gründen ist als Einzelunternehmer – allerdings ist das nicht in allen Fällen die beste mögliche Rechtsform für das Unternehmen. Bei einem Scheitern des Unternehmens haftet man als Einzelunternehmer in vollem Umfang auch mit dem Privatvermögen für alle Verbindlichkeiten. Um das auszuschließen, kann man über die Gründung einer GmbH (25.000 EUR Einlagekapital) oder einer UG (geringes Einlagekapital, eine UG-Gründung theoretisch ab 1 Euro möglich) nachdenken.

Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine „Vorstufe“ zur GmbH und wird in den Jahren des laufenden Betriebs durch Zuzahlungen zum Einlagekapital schrittweise in eine vollwertige GmbH umgewandelt.

Wenn man sich mit einem Partner zusammentut, kann auch eine GbR eine Möglichkeit sein, allerdings stellt sich auch hier die Frage nach der Haftung mit dem Privatvermögen und zusätzlich die Frage der Gewinnverteilung.

Hausmeister-Service im Nebenerwerb gründen

Grundsätzlich eignet sich euer Hausmeister-Service zumindest zu Beginn schon, das Unternehmen im Nebenerwerb also neben eurem Hauptjob zu gründen. Allerdings solltet ihr bedenken, dass eure Auftraggeber (Hausverwaltungen, Eigentümer, Eigentümergemeinschaften) in der Regel erwarten, dass ihr Rund-ums-Haus und Rund-um-die-Uhr zur Verfügung steht.

Ihr solltet also schauen, dass ihr bei einer Gründung im Nebenerwerb nur solche Leistungen anbietet, die ihr auch neben eurem Job leisten könnt.

Denkbar wäre etwa die gärtnerische Betreuung eines Hauses, die regelmässige Reinigung oder ähnliches – hier könnt ihr feste Einsatzzeiten mit eurem Auftraggeber vereinbaren und müsst nicht auf jeden Notruf der Hausbewohner reagieren.

Was ihr bei der Gründung im Nebenerwerb beachten solltet, haben wir euch in diesem Leitfaden zusammengestellt: Leitfaden Nebenberuflich gründen | So startet ihr euer Unternehmen neben dem Job.

Betriebsorganisation: Personalplanung

Auch wenn es möglich ist, euren Hausmeister-Service allein und vielleicht sogar im Nebengewerbe zu gründen: Wirklich einträglich wird das Geschäft erst, wenn ihr mehrere Auftraggeber bedient und auch einige Leistungen anbieten könnt. Schnell übersteigt das die Kräfte eines Einzelnen, dann müsst ihr euch mit angestelltem Personal verstärken.

Eine der größten Herausforderungen werdet ihr dabei bei der Personalakquise vor euch haben: In Zeiten von allgemeinem Fachkräftemangel und immer weniger Menschen, die einen Job suchen, wird es nicht leicht, Angestellte für euren Hausmeister-Service zu finden. Harte Arbeit, schwierige Arbeitszeiten (etwa beim Winterdienst noch in der Nacht) und hochbezahlt sind solche Arbeiten in der Regel auch nicht. Ihr solltet also frühzeitig ein Konzept finden, wie ihr eure Mitarbeitenden findet und auch an euch bindet.

Kostenpunkt Mitarbeitende

Die Gehälter eurer Mitarbeitenden solltet ihr schon im Finanzplan eures Hausmeisterservices berücksichtigen. So solltet ihr kalkulieren: Das monatliche Durchschnittsgehalt für Hausmeister in Deutschland beträgt 2.272 Euro brutto. (Stand Januar 2018).

Schritt 3 zum selbstständigen Hausmeister: Finanzierung und Versicherungen

Kostenkalkulation, Finanzplan und Businessplan

Für die Anschaffung von geeigneten Werkzeugen, Geräten und der gesamten Ausrüstung fallen schon vorab Kosten an. Diese Kosten sollten möglichst lückenlos in einem Investitionskostenplan aufgeführt sein.

Daneben ist – wie bei jeder Gründung – ein detaillierter Businessplan und ein Finanzplan dringend empfehlenswert. Will man aus der Arbeitslosigkeit heraus gründen, und zum Beispiel eine Förderung wie den Gründungszuschuss in Anspruch nehmen, ist ein professioneller Businessplan und eine umfassende Prüfung des Geschäftsvorhabens durch eine zugelassene Stelle ohnehin Pflicht.

Auch wenn ihr aus anderen Umständen heraus gründet, lohnt sich in der Regel beides: die Erstellung eines sehr detaillierten Businessplan und die Prüfung des Geschäftsvorhabens durch eine Fachstelle (z. B. im Rahmen einer Gründungsberatung).

Der Finanzplan legt klar dar, welche Kosten vorab und anfangs anfallen, wie man seinen Lebensunterhalt und seine laufenden Verpflichtungen und Betriebskosten decken will und welche Gewinne und Rücklagen sich in den ersten 5 Jahren jährlich voraussichtlich erwirtschaften lassen. Dabei sollte man möglichst konservativ rechnen und sich keinesfalls zu all zu optimistischen Erwartungen hinreißen lassen.

Betriebshaftpflichtversicherung und andere Absicherungen

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die versicherungstechnische Absicherung der eigenen Gewerbetätigkeit. Wer unabsichtlich oder durch Unachtsamkeit durch seine Arbeiten einen Schaden verursacht (z. B. beim Winterdienst versehentlich ein parkendes Auto beschädigt), steht oft schnell vor sehr hohen Kosten, für die er dann aufkommen muss, bei Personenschäden ist das gewöhnlich bereits existenzvernichtend. Aus diesem Grund sollte der Versicherungsschutz umfassend und professionell geplant werden. Eine Betriebs-Rechtsschutzversicherung, eine leistungsfähige betriebliche Unfallversicherung aber vor allem eine Betriebshaftpflichtversicherung sind in den allermeisten Fällen auch dringend empfehlenswert.

Dazu können im Einzelfall noch weitere Absicherungen sinnvoll sein, etwa eine Berufsunfähigkeitsversicherung oder eine sogenannte Inhaltsversicherung, die den Inhalt von Werkstatt, Lagerraum und Büro abdeckt.

Das Thema Versicherungen sollte man grad beim Hausmeisterservice keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen!

Schritt 4: Euren Hausmeister-Service bekannt machen

Schlussendlich geht es nach der Gründung dann als erstes darum, Kunden zu gewinnen – und auch möglichst lange zu behalten. Eine bereits vor der Gründung durchgeführte Marktanalyse sollte einem bereits verraten haben, wie viele potenzielle Auftraggeber man im eigenen näheren Umfeld hat, welche Konkurrenzunternehmen aktiv sind und welche Konditionen sie anbieten.

Eigenes Profil stärken: Spezialisierungen eures Hausmeister-Services

Aus der Marktanalyse ergeben sich bereits wichtige „Lücken“, die die Mitbewerber bisher nicht abdecken. Solche Lücken kann man versuchen, mit seinem Marketing gleich von Anfang an geschickt zu nutzen, um gewissermaßen einen Fuß in die Tür zu bekommen.

Marketing gut durchplanen

Wie alles andere im Geschäftsleben sollte man sein Marketing auch vorab detailliert durchplanen – welche Kanäle und welche Kundenansprache man nutzen will, welche Rabatte und welche Angebote man wo und zu welcher Zeit machen will – und wo die eigene „Schmerzgrenze“ bei Preisnachlässen liegen.

Bei der Wahl der Marketingmethoden sollten sowohl Online- als auch Offline-Marketing ausreichend berücksichtigt werden.

Eigene Webseite, SEO und SEM

Ohne eine Firmenwebsite kommt heute keiner mehr aus: Menschen schauen im Netz nach Anbietern und beurteilen euch auch nach der Qualität dieses Webauftrittes. Mit etwas Geduld und ein paar Fähigkeiten könnt ihr den Aufbau einer Homepage auch selbst versuchen – ohne Programmierkenntnisse und zum Teil sogar kostenlos: Mit einem Webbaukasten könnt ihr eure eigene Webseite sehr schnell selbst zusammenklicken, fertige Templates lassen die Seite sogar ohne viel Auswand richtig schick aussehen.  Empfehlenswert sind zum Beispiel Webnode oder Wix.  Hier findet ihr eine Übersicht der Übersicht der Webbaukasten, die für euer Projekt geeignet sind.

Das Erstellen und SEO-Optimieren (die Seite so für Suchmaschinen aufbereiten, dass sie möglichst weit oben in den Suchergebnissen erscheint) der eigenen Webseite ist heute auch für einen Hausmeister-Service ein praktisch unverzichtbarer Schritt – die Qualität des Webauftritts, der SEO- und SEM-Strategie wird vermutlich weitgehend darüber entscheiden, wie erfolgreich ihr bei euer Kundengewinnung sein werdet. Ein guter Tipp: tragt eure Seite unbedingt bei GoogleMyBusiness ein. Das ist kostenlos, eure Seite erscheint sofort unter den lokalen Suchergebnissen (auf der Google Karte) und ist kinderleicht selbst zu machen! Lohnt sich definitiv!

Offline-Strategie: Mund zu Mund Propaganda

Daneben sind natürlich immer ein guter Ruf, Mundpropaganda und gute Bewertungen wichtige Marketingfaktoren, die man nie unterschätzen darf. Alle drei können für sich bereits den Unterschied zwischen gerade-so-durchkommen oder Vollauslastung bedeuten.

Ob es sich lohnt, eine professionelle Marketing-Agentur für Online- und Offline-Marketing zu beauftragen, besonders am Anfang der Geschäftstätigkeit, muss jeder im Einzelfall für sich entscheiden. Marketing-Agenturen wissen allerdings im Allgemeinen was sie tun, was gewöhnlich funktioniert und was höchstwahrscheinlich nicht funktionieren wird. Dieses Wissen und die dahinter stehende Sachkenntnis haben einen nicht geringen Wert. Den Gedanken daran solltet ihr also nicht sofort abtun.

Neben all dem bleibt nur als wichtigste Aufgabe: Qualitativ gute Arbeit leisten, für möglichst viele gut sichtbare Bewertungen und Referenzen und für Weiterempfehlungen sorgen. Das „klassische“ Marketing also.

Fazit: Hausmeister-Service gründen bietet gute Chance

Handwerkliches Geschick, einen guten Umgang mit Menschen und organisatorische Fähigkeiten vorausgesetzt, ist das Gründen eines Hausmeister-Service eine gute Möglichkeit, sich selbstständig zu machen. Der Bedarf ist groß und auch die Preise im Markt sind nach einigen Jahren wieder stabil und steigen. Vor allem, wenn ihr euch deutlich von den semiprofessionellen Nebenbei-Helfern unterscheidet.