Steuererklärung für Selbstständige: 10 Dinge, die du von der Steuer absetzen kannst

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Tipp 1: Einkäufe und Anschaffungen geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) absetzen

Als geringwertige Wirtschaftsgüter werden bewegliche Gegenstände bezeichnet, die ihr langfristig für eure Tätigkeit benutzt und die ihr nicht verkaufen werdet. Es kann sich hierbei um euer Einrichtungsmobiliar im Büro handeln, um Computer, um den Kaffeevollautomat oder um Werkzeuge.

Eine wichtige Regel besagt: Um Anschaffungen als GWG von der Steuer abzusetzen, dürft ihr nicht mehr als 800 Euro (Nettobetrag) für einzelne Gegenstände ausgeben.

Je nach Kosten könnt ihr wie folgt steuerlich abschreiben:

• GWG in der Preisklasse bis zu 250 Euro: Diese GWGs könnt ihr unmittelbar steuerlich absetzen und sie in eurer Buchhaltung als Aufwand erfassen.
• GWG in der Preisklasse ab 250,01 Euro bis 800 Euro: Diese GWGs könnt ihr einzeln direkt als Betriebsausgabe absetzen oder als Sammelposten über fünf Jahre abschreiben. Bei letzterer Variante unterliegt ihr der Aufzeichnungspflicht und müsst Kaufdatum, Preis und Bezeichnung in euren Akten führen.
• GWGs bis zu einer Preisklasse von 1.000 Euro: Mit einer Laufzeit von fünf Jahren könnt ihr Anschaffungen in der Preisklasse bis zu 1.000 Euro abschreiben. Beachtet aber, dass ihr dadurch keine Sofortabschreibung mehr tätigen könnt.

Tipp 2: Arbeitszimmer im Homeoffice – als Werbungskosten absetzbar

Anfang 2021 befanden sich rund 24 % der Beschäftigen im Homeoffice und als Selbstständiger habt ihr davon sogar einige Vorteile. Ihr spart die Kosten für das Büro und könnt euer Arbeitszimmer von der Steuer absetzen.

• Ist euer Arbeitszimmer der Mittelpunkt der Tätigkeit und wird nicht privat genutzt, sind die Kosten vollständig absetzbar.
• Arbeitspätze in einem auch privat genutzten Raum könnt ihr bis zu 1.250 Euro jährlich absetzen.

Wichtig zu wissen: Absetzbar ist nicht nur der Raum selbst, sondern auch ein gewisser Teil an Miete, Stromverbrauch, Internetleitung und die Einrichtung.

Eine ausführliche Anleitung bekommt ihr in diesem Fachartikel: Dein häusliches Arbeitszimmer von der Steuer absetzen – so funktioniert´s. Weitere Infos haben wir hier zusammengefasst: Homeoffice von der Steuer absetzen: Diese Regeln gelten für Gründer | mit Corona-Spezial

Tipp 3: Bürobedarf – Arbeitsequipment beim Finanzamt einreichen

Egal ob neue Büroklammern, eine Buchhaltungssoftware oder Virenschutz für euren Dienst-Laptop, diese Kosten könnt ihr von der Steuer absetzen. Viel Kleinkram wird nebenbei gekauft, ohne dabei auf die Kosten zu achten. Rechnet ihr für ein Jahr alle Kugelschreiber, Druckerpapier, neuen Toner für den Drucker und andere Büro-Utensilien zusammen, werdet ihr auf relevante Beträge kommen.

Die absetzbaren Arbeitsmittel hängen mit dem ausgeübten Beruf zusammen. Wer sein Telefon oder das Internet für die Ausübung seines freiberuflichen Jobs benötigt, kann auch diese Kosten steuerlich geltend machen.

Tipp 4: Dienstliche Mittag- und Abendessen bei der Steuererklärung absetzen

Als Selbstständiger habt ihr Meetings mit Angestellten, Geschäftspartnern oder potenziellen Auftraggebern. Wenn ihr euch nicht im Büro trefft, sondern die dienstlichen Angelegenheiten bei einem Mittagessen besprecht, könnt ihr die Kosten dafür von der Steuer absetzen.

Achtung: Hemmungslose Völlerei wird vom Finanzamt nicht gern gesehen und als „nicht angemessen“ deklariert. Das 5-Gänge-Menü im Sternerestaurant ist für ein geschäftliches Mittagessen nicht angemessen.

Insgesamt könnt ihr 70 Prozent der entstehenden Kosten absetzen, die für die Bewirtung anfallen. Wenn ihr Verkostungen anbietet (Geschäftspartner probieren ein von euch produziertes Produkt), könnt ihr die Kosten sogar vollständig als Werbeaufwendung absetzen.

Bewirtet ihr eure Mitarbeiter, könnt ihr ebenfalls sämtliche Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Ob Betriebsfeier oder Weihnachtsessen – vergiss die Positionen auf der Steuererklärung nicht.

Achtung: Damit eure Mitarbeiter nicht noch Steuern auf diese Verfgünstigung bezahlen, solltet ihr folgendes beachten… Laut Gesetz dürfen Zuwendungen den Betrag von 110 € je „teilnehmenden Arbeitnehmer“ nicht übersteigen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 EStG).

Tipp 5: Fahrzeug (Auto & E-Bike) bei gewerblicher Nutzung absetzbar

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein gewerblich (und privat) genutztes Fahrzeug und die entstehenden Kosten abzusetzen. Wenn ihr den Wagen sowohl privat als auch gewerblich nutzt und die Fahrten für den Betrieb 50 Prozent nicht überschreiten, habt ihr die Wahl:

• Ihr könnt das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zuordnen und dann alle entstehenden Kosten (Leasing, Reparaturen oder Tankgebühren) geltend machen. Private Fahrten gelten dann aber als Einkünfte und müssen bei der Steuererklärung deklariert werden.
• Wenn ihr hingegen den PKW als Privatvermögen behaltet, könnt ihr jede einzelne Betriebsfahrt von der Steuer absetzen. Dabei können 30 Cent pro Kilometer angesetzt werden.

Wie das genau mit privaten und gewerblichen PKWs funktioniert, erfahrt ihr hier: Geschäftswagen: Kfz-Kosten von der Steuer absetzen – so geht’s.

In der Regel werdet ihr ein Fahrtenbuch führen müssen, dafür gibt es Apps, die das digitalisiert vereinfachen.

Außerdem gibt es auch die Möglichkeit, euer Fahrrad oder Pedelec von der Steuer abzusetzen, wie das geht, haben wir hier für euch zusammengefasst: Fahrrad von der Steuer absetzen – E-Bike, Pedelec und Co. für Selbstständige

Tipp 6: Kosten für geschäftliche Reisen – Pauschalen und vollständige Erstattung

Müsst ihr auf Dienstreise, wird in § 9 des Einkommenssteuergesetzes die Bezuschussung bzw. Absetzbarkeit genau geregelt. Bei Inlandsreisen könnt ihr sowohl Verpflegungskosten als auch Hotelkosten geltend machen.

Kosten für die Verpflegung werden allerdings nicht vollumfänglich übernommen. Es gibt Pauschalbeträge, die im Jahr 2021 noch bei 14 Euro pro Reisetag lagen, sofern ihr nur einen Tag verreist wart. Bei einer mehrtägigen Reise konntet ihr im Jahr 2021 pro Tag 28 Euro veranschlagen, jedoch nicht für Anreise- und Abreisetag.

Die Übernachtungskosten könnt ihr vollständig von der Steuer absetzen, sofern ihr die entsprechenden Belege vorlegen könnt.

Mehr dazu hier: Reisekosten für Selbständige und Freiberufler – wie ihr Geschäftsreisen richtig absetzt

Tipp 7: Nötige Versicherungen von der Steuer absetzen

Nicht nur für Privatpersonen, sondern auch für Selbstständige sind Versicherungen wichtig. Von der Vermögensschadenhaftpflicht über die Berufshaftpflicht bis hin zur Betriebshaftpflicht könnt ihr all eure Kosten für Versicherungspolicen als Betriebsausgaben geltend machen und von der Steuer absetzen.

Selbst private Versicherungen können steuerlich abgesetzt werden, wenn sie der Einkommensabsicherung und der Gesundheitsvorsorge dienen. Ihr dürft sie allerdings nicht als Betriebsausgabe geltend machen.

Tipp 8: Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner absetzen

Wenn ihr ein erfolgreiches Jahr mit euren Mitarbeitern und Geschäftspartnern hinter euch gebracht habt, ist der Wunsch nach einem kleinen Präsent oft groß. Pro Geschenk und Empfänger dürft ihr im Wirtschaftsjahr 35 Euro ausgeben, teurere Geschenke können nicht von der Steuer abgesetzt werden und möglicherweise sogar Compliance-Probleme mit sich bringen.

Beschenkt ihr eure Mitarbeiter, könnt ihr die Kosten als Betriebsausgabe verbuchen. Eure Arbeitnehmer müssen Geschenke allerdings als Einnahme verbuchen und Steuern bezahlen. Überlegt daher genau, ob und was ihr verschenkt. Manchmal sind geldwerte Leistungen die bessere Option, um keine Steuerpflicht bei Mitarbeitern hervorzurufen.

Tipp 9: Kosten für Weiterbildungsmaßnahmen

Unabhängig davon, ob ihr euch selbst weiterbildet oder euren Mitarbeitern die Möglichkeit zu Fortbildungen gebt, könnt ihr die Kosten von der Steuer absetzen. Sie werden als Werbungskosten deklariert.

Auch Fortbildungen können abgesetzt werden, wenn sie „die berufliche Handlungsfähigkeit erhalten, anpassen, erweitern oder Aufstiegsmöglichkeiten einräumen“. Hier ist der große Unterschied zur Weiterbildung, die nämlich auch außerhalb eures Berufszweiges stattfinden kann. Auch eine Umschulung ist als Weiterbildung absetzbar.

Tipp 10: Steuerberater nutzen & Kosten absetzen

Wenn ihr zum ersten Mal die Steuererklärung macht, ist das alles andere als ein Kinderspiel. Neue Möglichkeiten, neue Begriffe – nicht wenige Selbstständige raufen sich nach kürzester Zeit die Haare. Grundsätzlich könnt ihr eure Buchhaltung selbst machen und mit Buchhaltungsprogrammen auch eure Steuern erklären.

Doch gerade wenn ihr unsicher seid, setzt euch mit einem Steuerberater zusammen und erledigt die Steuer auf diese Weise. Die Kosten für den Steuerberater könnt ihr ebenfalls wieder in der Steuererklärung gelten machen.

Fazit

Insbesondere als Gründer und Selbstständige könnt ihr viele Kosten direkt steuerlich geltend machen oder zumindest gewinnmindernd anbringen. Ihr solltet euch aber schon zu Beginn der Geschäfte damit beschäftigen, denn es gibt so einige Voraussetzungen, die dafür erfüllt werden müssen.