Honorar berechnen für Freelancer, Freiberufler & Selbstständige – so macht ihr es richtig | 2024

Als Freiberufler oder Selbstständiger euer Honorar berechnen: Das wird maßgeblich über euren finanziellen Erfolg bestimmen. Verlangt ihr zuviel, seid ihr gegenüber Konkurrenten eventuell nicht marktfähig – verkauft ihr euch unter Wert, wird sich das mittelfristig in euer Gesamtbilanz negativ auswirken.

Ihr solltet euch also schon in einer frühen Phase eurer Gründung – schon bei der Erstellung des Businessplans braucht ihr die Einnahmenseite – Gedanken darüber machen, wie ihr euer Honorar berechnen wollt.

Honorar berechnen für Freelancer – die wichtigsten Faktoren

Es gibt eine ganze Reihe von Faktoren, die in eurer Honorarberechnung als Freelancer berücksichtigt werden müssen.

Bedenkt euren administrativen Aufwand, der sich aus der Selbstständigkeit ergibt.

• Euer hoher zeitliche Aufwand für Akquise, Angebotserstellung, Terminplanung, Kommunikation mit Dienstleistern und Subunternehmern und die ganzen Abläufe von Abrechnung bis Buchhaltung und Steuer.
• Auch das Netzwerken, Teil der Akquise, kostet Geld aber vor allem Zeit: Euren Aufwand für die Erstellung und Wartung der eigenen Website und anderer Marketingmaßnahmen solltet ihr ebenfalls mitkalkulieren, wenn ihr euer Honorar berechnen wollt.
• Im Tagesgeschäft eines Freelancers sind viele Aufgaben, die nicht direkt mit einem Auftrag verbunden sind – aber eben doch gemacht werden müssen. Eure Geschäftsabläufe, vom Lesen & Beantworten der E-Mails bis zur Wartung eurer Betriebsanlagen (und wenn es nur das Windows- oder Mac-Update auf eurem Rechner ist) kosten ebenfalls Zeit und Geld. Übrigens: Erfahrungen zeigen, dass der zeitliche Aufwand für die administrativen Aufgaben üblicherweise bei bis zu 40 Prozent eurer Arbeitszeit betragen kann.
• Dazu gehört auch, dass ihr euch beinahe täglich auch über den aktuellen Stand der Technik, die rechtlichen Rahmenbedingungen und relevanten politischen Entscheidungen (zum Beispiel in der Pandemiephase über die Corona-bedingten Schliessungen) informieren müsst. Auch das kostet Zeit.

Achtet auf die Kosten, die ihr durch eure Freelancer-Tätigkeit habt.

Ihr müsst ebenfalls wissen, wie viel Geld ihr ausgeben müsst, um eurer Tätigkeit überhaupt nachgehen zu können. Diese Kostenseite wird ganz maßgeblich darüber entscheiden, wieviel ihr verdienen (also wieviel Honorar berechnen) müsst, um am Ende auch ein positives Betriebsergebnis zu haben. Deshalb berechnet, welche

• laufende Kosten für Büromiete, Geschäftsausstattung (Möbel, Betriebsmittel etc),
• Kosten für Kommunikation (Telefon- Handy- und Internetverträge),
• Ausgaben für Verbrauchsmaterialien, Software-Ausstattung, Wartung und Instandhaltung,
• Kosten für Steuerberater, Rechtsanwalt, Gewerbeversicherungen,
• Rücklagen für Neuanschaffungen, in die ihr absehbar investieren müsst,
• Kosten für Fort- und Weiterbildungen, für Fachliteratur und Seminare inklusive der Fahrt- und Reisekosten,
• Ausgaben für Angestellte, Subunternehmer, weitere Dienstleister und
• die betriebliche Steuerbelastung

auf euch zukommen.

Vergesst beim Honorar berechnen eure persönlichen Kosten nicht.

Und natürlich wollt ihr nicht nur, dass eure Einnahmen die Kosten des Betriebes decken – ihr wollt von eurer Arbeit auch euer Leben finanzieren.

Außerdem müsst ihr Steuerrücklagen (etwa für eure Einkommenssteuer) bilden, habt persönliche Versicherungen, tragt die Sozialversicherungen für euch selbst, müsst euch selbst (privat) krankenversichern und euch um eure Altersvorsorge kümmern. Das alles spielt eine große Rolle, wenn ihr euer Honorar berechnen wollt.

Hilfe dabei bietet unser Fachartikel Businessplan schreiben: So kalkuliert Ihr Euren Unternehmerlohn.

Honorar berechnen: Wann macht ihr Gewinn?

Warum es so wichtig ist, dass ihr alle Ausgaben und Kosten detailliert aufschreibt? Weil ihr wissen müsst, ob ihr mit euren Honorar auch Gewinn macht. Als Freiberufler und Selbstständiger müsst ihr dem Finanzamt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vorlegen: Um sie zu erstellen, müsst ihr unter anderem wissen, wie hoch eure Betriebsausgaben sind und wie ihr eure Einnahmen berechnen müsst. Gewinn macht ihr nur, wenn die Betriebseinnahmen größer sind als die Betriebsausgaben.

Kosten und Aufwand beim Honorar berechnen nicht unterschätzen

Klar, wenn ihr versuchen wollt, euren Honorarsatz so gering wie möglich zu halten, um im Markt überhaupt starten zu können,  dann liegt es nahe, etwa auf Kosten für Weiterbildung einfach zu verzichten. Muss ja nicht.

Doch Vorsicht: Das mag zu Beginn noch funktionieren, aber ihr wollt ja auch dauerhaft bestehen. Und dann kommt ihr um Weiterbildungen nicht herum.

Um den durchschnittlichen Aufwand und die üblichen Kosten von Freiberuflern abschätzen zu können, hilft euch der Freelancer Kompass von freelancermap.

Ein paar Fakten aus dem Kompass, die ihr bei eurer Planung beachten solltet:

• 68 % der Befragten sehen in der Akquise die größte Herausforderung
• 83 % führen ihren Erfolg auf Fachwissen zurück
• 55 % nennen als größten eigenen Gründerfehler einen zu geringen Stundensatz
• 27 Urlaubstage nehmen Freelancer im Durchschnitt
• 998 € monatlich werden für Altersvorsorge zurückgelegt

Was ist besser: Stundensatz, Tagessatz oder festes Honorar?

Eine erste wichtige Entscheidung, um das Honorar berechnen zu können, dass ihr für eure Leistung verlangen wollt, ist die Frage, ob ihr nach Stunden, Tagen oder pauschal berechnet.

Freelancer Honorar berechnen nach Stundensatz

Ein Stundensatz ist gängig. Die Vorteile:

• 90 Euro/Stunde klingt erstmal weniger als 720 Euro/Tag.
• Kunden können sehr genau euer Zeitinvest nachvollziehen.
• Ihr seid flexibel bezüglich neuer Details und Anforderungen des Auftrages.

Die Nachteile sind allerdings nicht zu unterschätzen:

• Administrative Arbeiten und Kosten (siehe oben) müssen im Stundensatz integriert werden.
• Zeitmanagement und Zeiterfassung müssen auftragsgenau erfolgen.
• Kunden wünschen sich eigentlich eine Budgetplanung, ihr seid in der Verantwortung, dass das Budget eingehalten wird.

TIPP: In jedem Falle solltet ihr ein gutes System zur Zeiterfassung gleich zu Beginn in euren Arbeitsalltag integrieren.  Das geht heute auch in Form einer mobilen Zeiterfassung per App. Unsere Empfehlungen findet ihr hier: Die besten Zeiterfassungs-Apps 2024 im Vergleich.

Freelancer Honorar berechnen nach Tagessätzen

Auch Tagessätze sind üblich. Sie geben euch ein bisschen mehr Freiheit in der Arbeitszeit-Planung, und ihr könnt in einen Arbeitstag auch die unproduktive Arbeitszeit (etwa für alle die Arbeiten, die zur Koordination eures Unternehmens zählen) unterbringen. Auf der anderen Seite ist der Arbeitstag für den Kunden nicht ganz so leicht nachvollziehbar. Bedeutet ein Tagessatz, dass ihr acht Stunden durchknüppelt? Habt ihr Pausen rein- oder rausgerechnet? Und was passiert, wenn ihr nur halbe Tage am Kundenprojekt arbeitet oder vielleicht nur eine Stunde Meeting abrechnen wollt?

Modernes Pricing für Freelancer: das Festpreismodell

Wenn ihr nach dem Festpreismodell das Honorar berechen wollt, schätzt ihr die kompletten Kosten eines Projektes ab. Dafür müsst ihr die Anzahl der für das Projekt erforderlichen Stunden und euren Stundensatz berechnet und ermittelt daraus einen Gesamtpreis.

Die Vorteile eines festen Honorars:

• In jedem Falle freuen sich Kunden über das Modell, denn sie können mit einem festen Budget rechnen.
• Ihr habt erst einmal einen klaren Budgetrahmen und müsst nicht jede (zusätzliche) Stunde rechtfertigen.

Tatsächlich argumentieren einige, dass das Stundenmodell rein psychologisch nicht für moderne Freelancer passt. Denn es basiert letztlich auf dem Verkauf von Arbeitsstunden, entspricht also dem „Tagelöhner“-Prinzip. Nicht die eigentliche Leistung (eure kreative Dienstleistung) sondern eure Zeit wird bezahlt.

Die Wertschätzung eurer tatsächlichen Leistung würde sich steigern, wenn Kunden für das Ergebnis bezahlen und nicht für eure Arbeitszeit.

Tatsächlich hat das Festpreismodell einige praktische Nachteile:

• Ändern sich die Projektanforderungen, müsst ihr entweder die Mehrarbeit leisten, ohne zusätzliches Honorar berechnen zu können –  oder eben mit dem Kunden nachverhandeln.
• Ihr müsst viel Projekterfahrung besitzen, damit eure Schätzung realistisch ist.
• Bei der Auftragserteilung ist eine sehr klare Kommunikation erforderlich: Euer Projektmanagement benötigt ein detailiertes Lasten- und Pflichtenheft.

Klarzahlen – so berechnet ihr euer Honorar

Im Idealfall rechnet ihr alle Kosten (wie oben beschrieben) zusammen, addiert dazu das Unternehmergehalt und brecht die Kostenseite auf den einzelnen Arbeitstag ( beziehungsweise auf eine einzelne Arbeitsstunde) herunter.

Ein Tipp: Diese Berechnung solltet ihr auf jeden Fall auch einmal „trocken“ durchführen. Denn mit dem Wissen um euer Idealhonorar könnt ihr besser abschätzen, wie effizient ihr arbeitet.

Ideal Honorar berechnen

Um das ideale Honorar berechnen zu können, benötigt ihr folgende Daten:

Alle Kosten (inkl. Gehalt) im Jahr / Potenzielle Arbeitsstage (365 Kalendertage pro Jahr – 104 Tage Wochenenden – 13 Feiertage – 20 Urlaubstage – 12 [durchschnittliche] Krankheitstage – 5 [durchschnittliche] Kinderkrankheitstage) = Tagessatz

Fazit: Dein Freelancer Honorar berechnen – und am Markt abgleichen

Es wäre toll, wenn ihr euren Kunden das Idealhonorar auch tatsächlich immer in Rechnung stellen könntet. Es mag ganz einige Dienstleistungen geben, bei denen ihr mit der Preisgestaltung frei seid. In der Regel aber müsst ihr im Auge behalten, welche Preise im Markt tatsächlich bezahlt werden – sprich, was eure Konkurrenz verlangt.

Dabei können euch direkte Vergleiche mit freiberuflichen Kollegen ebenso helfen wie Studien und Marktanalysen. So findet ihr im Freelancer-Kompass von Freelancermap Durchschnittswerte für das monatliche Einkommen von Freiberuflern aus verschiedenen Fachbereichen.

Durchschnitt bedeutet hier immer, dass die bundesweiten Zahlen auf ein Mittel gebracht werden. Wie die Honorare in euer Region ausfallen, solltet ihr im Detail herausfinden. Helfen können euch dabei auch Projektbörsen für Freelancer.

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